Logiciel pour psychologue et psychiatre : évaluations, séances hebdomadaires et notes qui restent confidentielles

Beaucoup de cabinets commencent avec le logiciel existant de la clinique, ou avec un agenda et des questionnaires imprimés. Les ennuis commencent alors, discrètement :

• L'accueil peut lire les notes. Dans de nombreux logiciels généralistes, quiconque ouvre le dossier d'un patient ouvre toutes les séances qu'il contient.
• Les questionnaires restent sur papier. Quelqu'un additionne le PHQ-9 à la main, et seul le total, s'il y en a un, arrive dans le dossier.
• Le plan de sécurité vit sur un seul ordinateur, avec des numéros de téléphone que personne n'a vérifiés depuis.
• Les séances hebdomadaires sont planifiées une à une : dix passages dans l'agenda pour dix séances.

En santé mentale, la confidentialité n'est pas un réglage que l'on ajoute plus tard. C'est la première chose que le logiciel doit réussir.

Mettez cette liste d'accord avec vos collègues avant de comparer les logiciels ; elle vaut aussi sur papier :

Voici le parcours d'un patient dans OPALEVI pour les centres de santé mentale, dans le département Psychologie et psychiatrie. Un établissement enregistré comme centre de santé mentale voit Séance là où les autres cliniques voient consultation, et clinicien là où elles voient médecin. Les mots en gras sont les libellés affichés à l'écran.

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   Planifier

   L'accueil ou le clinicien ouvre Ajouter un rendez-vous, retrouve ou enregistre le patient, choisit l'acte et l'heure, et voit immédiatement si le clinicien est disponible.

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   Accueillir

   L'accueil enregistre l'arrivée et appuie sur Envoyer au clinicien, ce qui place le patient sur la liste du clinicien sans ouvrir quoi que ce soit de clinique.

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   Rédiger le compte rendu

   Douze sections suivent l'entretien, des plaintes principales et de l'état émotionnel actuel au sommeil et aux habitudes alimentaires, aux objectifs de la thérapie et aux suivis. Chacune indique qui l'a rédigée en dernier et quand.

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   Examiner

   Sous Évaluation psychologique, l'Examen de l'état mental marque onze domaines, de l'apparence au jugement, comme normal, anormal ou Non évalué ; une ligne vide signifie simplement que rien n'a été consigné.

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   Noter la thérapie

   Sous Thérapie : le champ Séance n°, l'Approche thérapeutique (TCC, psychodynamique, systémique, soutien, autre), les objectifs, les interventions et la date de la Séance suivante.

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   Prévoir l'étape suivante

   Planifier un rendez-vous de suivi, sous Étapes suivantes, ouvre l'agenda pour ce patient à la date de la séance suivante. Le paiement se prend sur le même écran, avec Imprimer le reçu.

Deux remarques simples. Séance n° est saisi par vous ; l'agenda numérote lui-même une cure, et les deux ne sont pas liés. Et chaque enregistrement qui modifie quelque chose arrive dans l'Historique des modifications, qui montre qui a changé quelle section, avant et après. Les infirmiers et les assistants peuvent préparer une séance, mais le dossier clinique est à rédiger par le clinicien traitant.

Sous Échelles de notation se trouvent le Questionnaire PHQ-9 et le Questionnaire GAD-7. Chaque item reçoit une réponse parmi quatre boutons, de « pas du tout » à « presque tous les jours », et le panneau additionne au fur et à mesure, en affichant le nombre de réponses et l'étendue à côté du total : « 3 (9/9 · 0–27) » ne peut jamais être pris pour un total de deux réponses. Effacer annule un mauvais choix. Les deux peuvent être reproduits librement, comme l'indique le site officiel des questionnaires (lien externe), de sorte que chaque item est à l'écran.

La même section enregistre Humeur aujourd'hui (0-10), Niveau d'anxiété (0-10), la qualité du sommeil, les heures de sommeil et le fonctionnement quotidien, le tout saisi par le clinicien. Dès que deux séances contiennent des évaluations, Humeur et anxiété au fil des séances trace les deux sur les séances de ce patient dans le département.

Deux limites en toute honnêteté. Les items, leur ordre et la cotation sont ceux qui sont publiés, et la formulation anglaise reste proche du texte publié ; dans les autres langues, il s'agit d'une traduction de travail, non validée, qu'il faut donc comparer à la version validée avant de s'y fier. Et sans portail patient, les questionnaires se remplissent pendant la séance, et ne sont pas envoyés à l'avance.

Gardez deux papiers séparés. Le dossier du clinicien se trouve sous Évaluation du risque, intitulé « Un enregistrement, pas une évaluation automatique — le jugement reste celui du clinicien » : un choix Préoccupation de sécurité, une grille Substances psychoactives (jamais, par le passé, actuellement) et des notes de sécurité.

Le papier du patient est le Plan de sécurité et plan de traitement, qui suit les étapes de Stanley et Brown dans leur ordre, rédigé avec le patient dans ses propres mots :

• les signes avant-coureurs, et ce qu'il peut faire seul pour penser à autre chose ;
• les personnes et les lieux qui aident, les personnes à solliciter, les professionnels à contacter, avec leurs téléphones et leurs horaires ;
• les Numéros de crise et d'urgence, saisis pour son pays : aucun n'est rempli à votre place ;
• rendre son environnement plus sûr, et ce qui compte le plus pour lui ;
• les Actions convenues (quoi, qui, pour quand) et une Date de révision.

Une fois enregistré, le bouton Plan de sécurité et d'adaptation l'imprime sur le papier à en-tête de la clinique, avec seulement les étapes que vous avez rédigées, numérotées telles qu'elles sont. Il n'imprime rien de la section sur le risque et aucun score, de sorte que le patient puisse le montrer chez lui.

Dans une clinique partagée, la question est de savoir qui, dans le bâtiment, peut lire une note. OPALEVI répond en trois niveaux.

L'accueil et la comptabilité

L'accueil planifie, enregistre les arrivées et encaisse les paiements, mais ne lit les dossiers cliniques que si la clinique coche La réception peut consulter l'historique des visites des patients., ce qui est désactivé dans une nouvelle clinique. La comptabilité ne les lit jamais. La journée de l'accueil est décrite dans le logiciel d'accueil de clinique.

Chaque département

L'option Enregistrer la confidentialité, sous Paramètres → Configuration des départements, propose Toute la clinique, Le département (son personnel, le clinicien désigné et les administrateurs) ou Seul le clinicien. La psychologie et la psychiatrie démarrent au niveau du département tant que personne n'a choisi, de sorte qu'un généraliste de la même polyclinique ne lit pas les notes de thérapie. Un cabinet à un seul département dispose de Automatique ou de Seul le clinicien. Les administrateurs peuvent toujours lire, donc n'accordez ce rôle qu'avec parcimonie. Dans les listes, un dossier fermé conserve sa date, son département et son clinicien et affiche Limité.

Chaque clinicien

L'option Les médecins n'accèdent qu'à leurs propres patients limite chaque clinicien à sa propre patientèle. Chacun a un identifiant personnel, et les rôles peuvent être ajustés permission par permission ou servir de base à vos propres rôles, comme celui d'un travailleur social.

Dans Ajouter un rendez-vous, une case Cure de traitement cochée demande les Jours de la semaine et le Nombre de séances, de deux à trente, et les place toutes à l'heure de la première séance. En cas de conflit, la cure entière est refusée au lieu d'être planifiée à moitié. Chaque séance est ensuite un rendez-vous ordinaire intitulé « Séance 3 sur 10 », et Arrêter la cure annule la séance choisie et toutes celles qui suivent. Les kinésithérapeutes utilisent le même outil ; voir le logiciel de kinésithérapie. Lorsque Envoyer un rappel par e-mail au patient la veille est coché, cela s'applique à chaque séance de la cure, de sorte que le patient peut recevoir un e-mail avant chacune si le dossier contient une adresse e-mail.

Enregistré comme centre de santé mentale, un établissement obtient aussi des Groupes (séances de groupe avec une feuille de présence, une note privée par participant et des noms visibles seulement du personnel clinique), des Programmes (un programme de traitement avec des objectifs, un référent et un plan de sortie) et un registre d'incidents pour des événements comme l'automutilation ou le départ d'un patient sans prévenir, que couvre aussi le logiciel de maison de retraite. Un cabinet privé n'utilise aucun des trois.

Essayez chaque programme sur la semaine d'un vrai patient plutôt que sur une démonstration, et demandez :

Les tarifs et un calculateur pour votre équipe : tarifs. Une liste de contrôle générale pour les cliniques : comment choisir un logiciel de clinique. Le reste du produit : fonctionnalités.

L'inscription comme centre de santé mentale crée le département Psychologie et psychiatrie, et Premiers pas sur l'écran du jour énumère la suite.

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   Fixer vos tarifs

   Ajoutez vos actes et vos tarifs : une évaluation initiale, une séance de thérapie, une séance familiale.

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   Décider qui lit quoi

   Ouvrez Enregistrer la confidentialité avant la première vraie note ; choisissez Seul le clinicien là où les notes d'un thérapeute doivent rester les siennes.

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   Faire venir l'équipe

   Invitez vos collègues avec leurs vrais rôles, pour que chaque clinicien ait sa colonne dans l'agenda.

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   Mener une vraie cure

   Planifiez les séances hebdomadaires d'un patient comme une cure, remplissez un PHQ-9 et imprimez un plan de sécurité.