Logiciel d'accueil de clinique : la journée du secrétariat, du premier appel à la caisse fermée
Un logiciel d'accueil de clinique doit suivre le rythme d'une journée qui se passe rarement comme prévu : le téléphone sonne pendant l'enregistrement d'un patient, quelqu'un arrive sans prévenir, un autre réserve en ligne à minuit, et la caisse doit quand même tomber juste à la fermeture. Ce guide suit un secrétariat à travers cette journée dans OPALEVI, y compris ce qu'il laisse à d'autres outils.
À retenir
- Prenez les rendez-vous dans un seul agenda qui connaît la semaine de chaque clinicien, pour que l'accueil ne promette jamais une heure que personne ne peut tenir.
- Les appels, les patients sans rendez-vous, les réservations du site et les adressages relèvent d'une seule liste de demandes, les plus anciennes d'abord.
- Marquer un patient comme arrivé déclenche le chronomètre d'attente et le place dans la salle d'attente du clinicien.
- L'argent au comptoir, ce sont trois choses : un reçu par paiement, une caisse qui ne contient que des espèces, et une liste de dettes.
Où un secrétariat perd le fil, et ce qu'il doit enregistrer
Beaucoup de cliniques font tourner l'accueil avec un agenda papier, un téléphone, un tiroir-caisse et la mémoire de quelqu'un. Cela tient jusqu'à l'arrivée d'un deuxième médecin et au changement d'horaires du jeudi. Alors les mêmes choses tournent mal :
- Des rendez-vous impossibles. L'agenda oublie qu'un médecin part à midi le vendredi.
- Des appelants jamais rappelés. Le papillon de 09:15 est encore sur l'écran à 17:00.
- Une salle d'attente que personne ne sait lire. Qui est arrivé le premier, et le médecin le sait-il ?
- Une caisse qui ne tombe pas juste, parce que les cartes et les espèces ont été comptées ensemble.
| Enregistrement | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Les horaires de travail de chaque clinicien | C'est la condition pour que l'agenda refuse un rendez-vous impossible. |
| Patient, clinicien, acte, début et fin | La durée de l'acte fixe la fin, donc le créneau suivant est réel. |
| Statut et heure d'arrivée | L'attente est mesurée, et les lignes annulées restent au dossier. |
| Chaque demande, avec sa source | Rien n'attend hors de la liste tant qu'il n'est ni planifié ni clos. |
| Chaque paiement : montant, mode, qui l'a encaissé | Le reçu, le rapport du jour et le solde viennent d'une seule ligne. |
| Les espèces comptées à la fermeture | Une journée en déficit est écrite, non débattue. |
Le secrétariat est l'endroit où une clinique fait ses promesses. Un bon logiciel veille à ce que chacune puisse être tenue.
Un logiciel d'accueil de clinique commence par un seul agenda
Dans OPALEVI, l'accueil travaille sous Calendrier : Rendez-vous, Demandes et Admission rapide. Rendez-vous propose les vues Jour, Semaine, Mois et Liste. Dans la vue du jour, la colonne de chaque clinicien montre ses horaires, et les heures où il ne travaille pas sont grisées.
Ces horaires se règlent sous Paramètres → Horaires d'ouverture, où Horaires pour bascule entre la semaine de la clinique et celle d'une personne ; quiconque n'a pas de semaine propre suit celle de la clinique.
Prendre le rendez-vous d'un appelant
Un clic sur un créneau libre ouvre Ajouter un rendez-vous avec l'heure et le clinicien déjà remplis :
- Le patient. Un Patient existant, ou un Nouveau patient avec un nom, un prénom et un téléphone ; les dossiers qui se ressemblent s'affichent avant qu'un doublon ne soit créé.
- L'acte. Sa durée fixe l'heure de fin.
- La vérification. Un conflit, ou une heure en dehors de la semaine propre du clinicien, est signalé et refusé à l'enregistrement.
- Le rappel. Cochez Envoyer un rappel par e-mail au patient la veille pour un patient dont le dossier contient une adresse e-mail.
- Une cure. Cure de traitement réserve de 2 à 30 séances à la même heure, ou aucune si l'une est en conflit.
Donnez aux cliniciens à temps partiel leur propre semaine
Les horaires d'ouverture de la clinique ne refusent jamais un rendez-vous à eux seuls ; seule la semaine propre d'un clinicien le fait. Saisissez-la avant que l'accueil commence à planifier.
Confirmé, arrivé, vu
Les rendez-vous passent par Confirmer, Arrivé, Vu et Absent. Les filtres (Attendus, Non confirmés, À la clinique, Terminé, Manqués) remodèlent la journée ; Non confirmés est la liste d'appels du matin. Déplacer replanifie, Annuler garde la ligne au dossier, Rétablir la ramène tant que l'heure est libre, et Annuler l'arrivée corrige un mauvais clic avant le début de toute consultation.
Les appels à rappeler et les réservations de la page de la clinique
Certaines demandes ne peuvent pas être planifiées sur-le-champ : l'appelant doit vérifier un planning, ou un message demande « n'importe quel matin la semaine prochaine ». Elles attendent dans Demandes : Ajouter une demande enregistre qui demande, comment la demande est arrivée (téléphone, sans rendez-vous, site web ou adressage externe) et ce qu'il souhaite. Les demandes ouvertes se placent les plus anciennes d'abord, avec Rappeler, Prendre rendez-vous et Fermer, qui demande un motif.
La réservation en ligne
Chaque clinique peut publier sa propre page, configurée par un administrateur sous Site web de la clinique. Dans Publication et réservation, Accepter les réservations en ligne active la réservation, et Réservation la plus proche et Réservation la plus éloignée fixent le préavis et l'horizon. Seuls les actes cochés Réservable en ligne, réalisés par un clinicien affiché sur la page, peuvent être réservés.
Les visiteurs choisissent un acte, un clinicien ou Toute personne disponible, et une heure libre dans l'agenda même du secrétariat, puis laissent un numéro de téléphone ou une adresse e-mail.
Avec Confirmer les réservations automatiquement désactivé, les réservations arrivent dans Demandes et l'accueil en est informé par la cloche ; planifier l'une d'elles envoie un e-mail de confirmation au visiteur qui a laissé une adresse. Avec l'option activée, l'heure entre directement dans l'agenda comme confirmée. Dans les deux cas, à l'enregistrement du patient, l'accueil rattache le bon dossier avec Réservé en ligne — associer un patient. Sous Adresse et code QR, le code QR de la page se télécharge sous forme d'image à imprimer pour le comptoir.
Patients sans rendez-vous, arrivées et salle d'attente
Admission rapide admet un patient sans rendez-vous sur un seul formulaire : Trouver le patient par nom, téléphone ou code, ou Enregistrer un nouveau patient. Quand un nom saisi correspond à des dossiers existants, OPALEVI demande De quel dossier s'agit-il ? avec le code, la date de naissance et la dernière visite de chaque candidat, et l'accueil appuie sur C'est bien cette personne au lieu de créer un doublon.
Ensuite Démarrer la visite ouvre la consultation, ou Mettre en attente marque le patient arrivé dans la première demi-heure libre du clinicien et en informe le clinicien. La page du service d'accueil montre comment l'accueil s'articule avec les autres services.
La journée sur un écran
Aujourd'hui, le premier écran de l'accueil, montre à la réception ces sections, entre autres :
- En salle d'attente, l'attente la plus longue d'abord, en rouge après vingt minutes.
- Arrivées prochaines, les deux prochaines heures.
- À confirmer, les rendez-vous non confirmés de la semaine, chacun avec Confirmer.
- Demandes de rendez-vous encore ouvertes.
- Impayé au bureau, les consultations du jour qui doivent encore de l'argent.
- Non venus, y compris les rendez-vous terminés depuis plus de quinze minutes sans arrivée.
Au-dessus, La file d'attente de la clinique compte ceux qui attendent et ceux qui sont avec un clinicien, à côté d'un bouton Patient sans rendez-vous ; l'écran s'actualise toutes les 20 secondes. Envoyer au clinicien place un patient arrivé sur la liste du clinicien, et un infirmier qui a pris les constantes appuie sur Marquer prête pour le médecin.
Ce que l'accueil peut lire
Le rôle Accueil par défaut planifie, annule, ouvre des consultations et encaisse, mais ne peut pas saisir de constantes ni écrire dans le dossier clinique, et n'en lit aucun à moins que la clinique n'active La réception peut consulter l'historique des visites des patients. sous Paramètres → Autres paramètres. La confidentialité propre à une spécialité est traitée dans le logiciel de gynécologie.
Paiements, reçus, caisse et ce qui reste dû
Un reçu pour chaque paiement
Encaissez un paiement sur la consultation avec Payer, ou sur le dossier du patient, où un seul montant couvre d'abord les consultations impayées les plus anciennes ; Acompte accepte de l'argent avant les soins. Imprimer le reçu donne un Reçu de paiement avec le numéro d'entreprise de la clinique, la consultation, le mode et le total, aussi en PDF ou par e-mail. Un remboursement, par une personne autorisée à en faire, est une nouvelle ligne avec un motif ; rien n'est supprimé.
La caisse ne contient que des espèces
La Caisse quotidienne commence par Démarrer la journée et un Montant d'ouverture ; Ajouter une entrée ou une sortie enregistre les espèces maniées à la main. Fermer la journée demande les Espèces comptées et indique si la caisse est juste, en déficit ou en excédent, avec le Rapport X, le Rapport Z et le Rapport quotidien à imprimer. Seules les espèces entrent dans la caisse : les paiements par carte et par virement apparaissent sur chaque rapport sous leur mode, si bien que les encaissements par carte ne font jamais manquer le compte.
Qui doit encore de l'argent à la clinique
Soldes impayés liste ce que les patients doivent, la dette la plus ancienne d'abord, tout ce qui dépasse 30 jours étant marqué en retard. Cherchez par nom, code, téléphone ou numéro de facture et appuyez sur Encaisser ; Encaisser un paiement l'enregistre et propose le reçu. Une demi-heure avec cette liste chaque vendredi vaut mieux que la plupart des rapports.
Pas un système fiscal
Le reçu d'OPALEVI est le propre registre de la clinique. Il n'imprime aucun reçu fiscal, ne se connecte à aucune imprimante fiscale ni à aucun terminal de carte et n'envoie aucune demande de remboursement à une assurance ; gardez le dispositif ou le service fiscal que votre pays exige.
Les factures sont activées dès le départ : les Étapes suivantes d'une consultation proposent Facturer cette visite à côté de Planifier un rendez-vous de suivi. Une clinique qui ne facture pas désactive le module sous Paramètres → Menus de l'application.
Questions à poser avant de choisir un logiciel d'accueil
La liste d'achat complète se trouve dans comment choisir un logiciel de clinique. Pour l'accueil, faites passer chaque logiciel par une vraie matinée :
| Test | À quoi ressemble un bon logiciel | OPALEVI |
|---|---|---|
| Planifier en dehors des horaires d'un médecin | Refusé, personne par personne. | Oui, dès que le clinicien a sa propre semaine. |
| Planifier deux patients à la même heure | Refusé à l'écran et à l'enregistrement. | Oui. |
| Admettre un patient sans rendez-vous | Un écran, avec un avertissement de doublon. | Oui : Admission rapide. |
| Laisser les patients réserver en ligne | Vos actes et votre préavis, confirmés ou non. | Oui : la page propre à la clinique. |
| Rappeler un patient | Un rappel que le patient a accepté. | Oui : un e-mail la veille. |
| Fermer la caisse | Seules les espèces comptées. | Oui. |
| Tenir l'accueil à l'écart des notes cliniques | Un rôle qui ne fait que planifier et encaisser. | Oui, par défaut. |
| Imprimer un reçu fiscal ou envoyer une demande à une assurance | Ce que votre pays exige. | Non : gardez votre dispositif ou service fiscal. |
| Débiter une carte | Une intégration de terminal, ou un non clair. | Non : les paiements par carte sont enregistrés, non débités. |
Vous dirigez un cabinet dentaire ? Voir le logiciel de cabinet dentaire. Vous soignez des animaux ? Lisez le logiciel de clinique vétérinaire. Ces outils d'accueil font partie d'OPALEVI pour les cliniques ; le reste est sur la page des fonctionnalités, et le prix par membre du personnel sur la page des tarifs.
La première semaine de l'accueil dans OPALEVI
Après votre inscription, Premiers pas dans Aujourd'hui coche la configuration :
Régler les horaires
La semaine de la clinique, puis celle de chaque clinicien à temps partiel sous Horaires pour.
Ajouter les actes
Avec les prix et les durées, pour que les rendez-vous se terminent quand les soins se terminent.
Inviter l'accueil
Chaque réceptionniste avec son propre compte et le rôle Accueil.
Ouvrir la première journée
Encaissez chaque paiement dans OPALEVI, puis fermez la caisse avec un vrai comptage.
Publier la page
Cochez les actes réservables, présentez vos cliniciens et imprimez le code QR.
Tenez deux agendas pendant une semaine
Notez chaque appel dans OPALEVI et sur papier pendant cinq jours. Si OPALEVI contient chaque rendez-vous et que la caisse était juste chaque soir, abandonnez le papier.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel d'accueil de clinique ?
Un programme pour le secrétariat d'une clinique : l'agenda des rendez-vous, les demandes des appelants et du site de la clinique, l'enregistrement des patients et ceux sans rendez-vous, la salle d'attente et l'argent encaissé au comptoir, réunis dans un seul dossier partagé par toute l'équipe à la place d'un agenda, de papillons et d'un livre de caisse.
L'accueil peut-il voir les notes cliniques des patients ?
Pas par défaut. Le rôle Accueil d'OPALEVI planifie, ouvre des consultations et encaisse, n'écrit jamais dans le dossier clinique, et ne lit les dossiers cliniques que lorsque la clinique active « La réception peut consulter l'historique des visites des patients. ». Les rôles peuvent être ajustés autorisation par autorisation.
Les patients peuvent-ils réserver un rendez-vous en ligne ?
Oui. Une clinique peut publier sa propre page où les visiteurs choisissent un acte, un clinicien ou toute personne disponible, et une heure libre dans le vrai agenda. La clinique décide si les réservations sont confirmées tout de suite ou attendent à l'accueil comme demandes.
OPALEVI rappelle-t-il aux patients leurs rendez-vous ?
Oui. Un patient peut recevoir un rappel par e-mail la veille : cochez « Envoyer un rappel par e-mail au patient la veille » en planifiant quelqu'un dont le dossier contient une adresse e-mail. La case est cochée ou non au départ, selon le dossier du patient.
Cela fonctionne-t-il sur une tablette ou un téléphone ?
Oui, dans le navigateur de n'importe quel ordinateur, tablette ou téléphone, sans rien à installer. Les petits écrans ont une barre en bas à la place du menu du haut.
Combien coûte OPALEVI, et peut-on l'essayer ?
Par membre du personnel qui utilise OPALEVI ; les patients, les rendez-vous et les départements ne changent pas le prix. L'essai gratuit ne demande aucune carte, et une clinique qui ne s'abonne pas ne paie rien : ses dossiers passent en lecture seule, sans rien supprimer. Les tarifs sont sur la page des tarifs.
