Comment choisir le logiciel d'une petite clinique ou d'un cabinet dentaire : 12 questions à poser avant de payer
Choisir un logiciel de clinique est une décision avec laquelle vous vivrez chaque jour de travail, en général pendant des années. Ce guide vous donne douze questions à poser à n'importe quel programme, les signaux d'alerte qui doivent mettre fin à la discussion, et un plan d'essai de deux semaines qui montre si un système convient à votre clinique avant que vous ne le payiez.
À retenir
- Partez de la vraie journée de votre clinique, pas d'une liste de fonctions : le meilleur programme est celui que vos médecins et votre accueil utiliseront vraiment.
- Posez tôt les questions peu glamour : des factures conformes à vos règles, la caisse, les rôles, et comment vous partez avec vos données.
- Les données des patients sont des données sensibles au regard de la loi sur la protection des données dans la plupart des pays, et dans l'UE au regard du RGPD. Demandez à l'éditeur de montrer par écrit comment elles sont protégées.
- Ne décidez jamais sur une démonstration. Faites un essai de deux semaines avec vos propres patients, votre propre équipe et une grille de notation.
Partez de votre journée, pas d'une liste de fonctions
Tous les programmes de clinique affichent une longue liste de fonctions, et la plupart se ressemblent sur le papier. Ce qui les distingue, c'est l'effet qu'ils font à 8 h 30 un lundi, quand l'accueil a trois personnes au comptoir, que le téléphone sonne et que le premier patient est déjà dans le fauteuil.
Avant de regarder le moindre logiciel, mettez donc votre journée par écrit. Cela prend vingt minutes et vous évitera de mal choisir :
- Qui fait quoi ? L'accueil, les médecins, les infirmiers ou assistants, la personne qui encaisse, et le responsable.
- Comment les patients vous joignent-ils ? Par téléphone, en se présentant, par message ou en ligne.
- Comment êtes-vous payé ? En espèces au comptoir, par carte, par virement, en plusieurs fois, ou après la fin du traitement.
- Que remettez-vous à votre comptable en fin de mois, et sous quelle forme ?
- Qu'est-ce qui ne va pas aujourd'hui ? Des rendez-vous perdus, des soldes impayés, des notes que personne ne sait relire, une caisse qui ne tombe pas juste.
Le bon programme supprime ce qui ne va pas aujourd'hui dans votre clinique. Une fonction que vous n'utiliserez jamais n'est une raison de choisir quoi que ce soit.
Les 12 questions à poser à tout logiciel de clinique
Posez ces questions à chaque programme que vous envisagez. Elles valent pour un cabinet de médecine générale, une clinique spécialisée, un cabinet dentaire ou un petit service hospitalier. Un bon éditeur y répond clairement, par écrit, sans « cela dépend ».
1. Vos médecins tiendront-ils vraiment le dossier dans le logiciel ?
Un logiciel de clinique vit ou meurt par le dossier du patient. Si les médecins le trouvent lent, ils reviennent au papier, et tous les rapports que vous espériez sont vides. Demandez un dossier par patient qui contienne chaque visite, chaque document et chaque paiement ; un avertissement avant d'enregistrer deux fois la même personne ; une recherche rapide par nom, code ou téléphone ; et des fiches adaptées à chaque service, comme un schéma dentaire en dentisterie, sans imposer à tous des champs qui n'ont aucun sens pour eux.
2. Le calendrier correspond-il à votre façon de prendre les rendez-vous, et rappelle-t-il les patients ?
Vérifiez les vues jour, semaine et mois par médecin, des horaires de travail que le calendrier respecte, un moyen rapide d'accueillir les patients sans rendez-vous, et la prise de rendez-vous en ligne depuis votre propre page si vous la souhaitez. Demandez ensuite comment les patients sont rappelés : par e-mail, SMS ou WhatsApp, seulement avec leur consentement, et pour quel coût par message. Les rendez-vous manqués sont des revenus perdus ; les rappels comptent parmi les moyens les moins chers de les récupérer.
3. Les factures respectent-elles vos règles ?
Une facture est un document juridique, pas une simple impression. Elle doit porter le nom, l'adresse et le numéro d'entreprise de votre structure (le numéro fiscal ou d'immatriculation que votre pays utilise), être numérotée dans une séquence continue et ne pas pouvoir être supprimée une fois émise, seulement annulée. Demandez si vous pouvez émettre une facture pro forma ou un devis avant le traitement, fixer vos propres taux de TVA (ou aucun, lorsque vos actes sont exonérés) et envoyer les factures en PDF par e-mail.
Interrogez votre comptable sur la fiscalisation
Les règles fiscales applicables aux reçus et aux factures diffèrent d'un pays à l'autre, et elles évoluent. Demandez à votre comptable quelles obligations s'appliquent à votre cabinet, et si le logiciel les couvre ou fonctionne avec le dispositif ou le service fiscal que vous utilisez déjà. Beaucoup de programmes de clinique ne sont pas des systèmes fiscaux : obtenez la réponse par écrit.
4. Saurez-vous où est l'argent à la fin de la journée ?
Les petites cliniques perdent rarement de l'argent par fraude ; elles en perdent à cause de soldes que personne ne relance. Demandez une caisse quotidienne que vous ouvrez avec un montant de départ et fermez avec les espèces comptées, avec des rapports de fin de journée que votre comptable reconnaît, et une liste des soldes impayés, du plus ancien au plus récent, que quelqu'un peut traiter chaque vendredi. Les paiements par carte et par virement doivent être enregistrés avec leur mode, et les remboursements doivent être possibles sans rien supprimer.
5. Chacun peut-il voir uniquement ce que son travail exige ?
L'accueil a besoin du calendrier et de l'argent, pas des notes cliniques. La finance a besoin des factures, pas des diagnostics. Demandez des rôles reconnaissables (administrateur, médecin, infirmier ou assistant, accueil, finance) que vous pouvez ajuster, et un compte personnel pour chacun. Les identifiants partagés rendent impossible de savoir qui a modifié quoi, et ils figurent parmi les points faibles les plus courants d'un petit cabinet.
6. Comment protège-t-il les données des patients, et l'éditeur peut-il le prouver ?
Les informations de santé sont des données personnelles sensibles au regard des lois sur la protection des données de la plupart des pays, comme le règlement général sur la protection des données de l'UE (lien externe). En tant que clinique, vous en restez responsable, même lorsqu'un logiciel les conserve pour vous. Demandez donc :
- Existe-t-il un accord de traitement des données, publié ou signé, qui indique où les données sont stockées et quels prestataires les traitent ?
- Les dossiers de chaque clinique sont-ils séparés de ceux de toutes les autres ?
- Les mots de passe sont-ils stockés uniquement sous forme de hachage, et chaque connexion utilise-t-elle HTTPS ?
- Chacun peut-il activer la vérification en deux étapes, et un écran peut-il être verrouillé quand quelqu'un s'éloigne ?
- Existe-t-il un journal d'activité que personne ne peut modifier ?
- À quelle fréquence les données sont-elles sauvegardées, et combien de temps les sauvegardes sont-elles conservées ?
7. Existe-t-il dans la langue de votre équipe ?
Un programme que votre personnel comprend à moitié produit des dossiers à moitié remplis. Demandez si toute l'interface, et pas seulement les menus, existe dans votre langue, si les documents destinés aux patients et les factures s'impriment dans cette langue, et si une équipe mixte peut travailler dans des langues différentes, par exemple une langue à l'accueil et l'anglais pour un spécialiste de passage, ou tout le monde dans une seule langue si vous le préférez.
8. Fonctionne-t-il sur ce que vous avez déjà ?
Un programme qui fonctionne dans le navigateur marche sur les ordinateurs, tablettes et téléphones que vous possédez déjà, se met à jour tout seul et n'exige aucun serveur dans un placard. Demandez si quelque chose doit être installé, s'il est utilisable sur un téléphone, et ce qui se passe quand votre connexion internet tombe ; le point d'accès mobile d'un téléphone est une solution de secours économique et raisonnable pour n'importe quelle clinique.
9. Pouvez-vous partir avec vos données ?
Le meilleur moment pour demander comment on repart, c'est avant d'arriver. Demandez comment vous importez vos patients existants (par exemple depuis un tableur), ce que vous pouvez exporter vous-même à tout moment, ce que l'éditeur exporte pour vous sur demande, et ce que deviennent vos données si vous fermez le compte. Les réponses doivent figurer dans les conditions, pas dans la promesse d'un commercial.
10. Pouvez-vous prévoir le prix ?
Les logiciels de clinique sont facturés par utilisateur, par patient, par module ou par site, et les écarts s'additionnent. Demandez ce qui est exactement compté, si les patients, les services et les sites coûtent en plus, combien coûtent les messages de rappel, s'il existe une remise annuelle, et comment le prix évolue quand vous embauchez une personne de plus. Calculez votre prix pour aujourd'hui et pour dans deux ans.
11. Qui répond quand quelque chose ne va pas ?
Demandez comment joindre le support (e-mail, téléphone, WhatsApp, formulaire), dans quelle langue et avec quel délai. Testez-le ensuite pendant l'essai avec une vraie question. Un guide d'aide intégré au programme, écrit pour le personnel des cliniques plutôt que pour des programmeurs, répond à la plupart des questions courantes avant que personne n'ait à appeler.
12. L'essai vous permet-il de le prouver ?
Une démonstration montre le meilleur jour de l'éditeur. Un essai montre le vôtre. Demandez un essai gratuit sans carte bancaire, avec toutes les fonctions que vous paieriez, assez long pour tenir deux vraies semaines, et une réponse claire sur ce qui se passe à la fin.
Les signaux d'alerte qui doivent mettre fin à la discussion
- Impossible de connaître le prix sans appel commercial. Si le prix dépend de la personne qui le demande, il changera à votre renouvellement.
- La démonstration utilise des données d'exemple parfaites, et vous ne pouvez pas essayer avec les vôtres.
- Récupérer vos données coûte en plus, ou personne ne veut écrire comment cela fonctionne.
- On vous suggère des identifiants partagés pour économiser des licences.
- Personne ne peut dire où vos données sont conservées ni quelles entreprises les traitent.
- Toute question sur les factures ou sur la loi reçoit pour réponse « tous nos clients l'utilisent ».
Un essai de deux semaines qui prouve quelque chose
La plupart des essais échouent parce que personne ne les prévoit : le compte est ouvert, quelqu'un clique un peu partout pendant un après-midi, et deux semaines plus tard la décision se prend à l'impression. Suivez plutôt ce plan :
Jour 1 : poser les bases
Saisissez les informations de votre entreprise, vos horaires d'ouverture, vos actes et vos prix. Invitez deux ou trois collègues avec leurs vrais rôles.
Jour 2 : importer de vrais patients
Importez un tableur de patients, ou ajoutez à la main les patients de cette semaine.
Jours 3 à 7 : vivre la vraie semaine
Prenez chaque rendez-vous dans le nouveau système, en parallèle de l'actuel. Enregistrez les visites, encaissez les paiements, ouvrez et fermez la caisse chaque jour.
Jour 8 : facturer et rapprocher
Émettez les factures de la semaine et comparez les totaux avec ce que vous savez avoir encaissé. Ils doivent concorder au centime près.
Jours 9 et 10 : poser les questions difficiles
Connectez-vous comme l'accueil : voyez-vous des notes cliniques que vous ne devriez pas voir ? Exportez vos patients vers un tableur. Envoyez au support une vraie question et chronométrez la réponse.
Jours 11 et 12 : montrer à votre comptable
Imprimez les rapports et une facture, et demandez s'ils contiennent ce dont le comptable a besoin.
Jours 13 et 14 : décider ensemble
Notez le programme avec la grille ci-dessous, et interrogez les personnes qui l'ont utilisé chaque jour. Leur avis compte plus que le vôtre.
Une grille de notation à copier
Donnez à chaque domaine 0, 1 ou 2 points, et pondérez les domaines qui comptent le plus pour votre clinique. Un programme qui obtient 0 en factures, en rôles ou en protection des données ne doit l'emporter sur aucun autre critère.
| Domaine | 2 points | 0 point |
|---|---|---|
| Dossier patient | Les médecins y ont gardé chaque visite pendant l'essai. | Les notes sont revenues sur papier dès le troisième jour. |
| Calendrier et rappels | Chaque rendez-vous y a été pris ; les patients ont été rappelés avec leur consentement. | L'accueil a tenu un deuxième agenda. |
| Factures | Votre numéro d'entreprise, une numérotation continue, des factures pro forma, un PDF par e-mail. | Les numéros peuvent être supprimés ou modifiés après l'émission. |
| Caisse et impayés | La semaine concordait au centime près ; liste des impayés, du plus ancien au plus récent. | Personne ne pouvait dire ce qui était dû. |
| Rôles | Chacun a vu uniquement ce que son travail exige. | Tout le monde utilisait un seul identifiant partagé. |
| Protection des données | Un accord de traitement des données écrit, des sauvegardes, un journal d'activité. | Les réponses étaient orales ou vagues. |
| Langue | Toute l'équipe a travaillé dans sa langue. | La moitié des écrans étaient dans une autre. |
| Appareils | Fonctionnait sur vos ordinateurs et téléphones sans rien installer. | Exigeait un serveur ou un matériel spécial. |
| Départ | Vous avez exporté vous-même vos patients pendant l'essai. | L'export exige une demande payante. |
| Prix | Vous pouvez calculer dès aujourd'hui le prix de l'an prochain. | Le prix n'est venu qu'après un appel. |
| Support | Une vraie question a reçu une réponse rapide, dans votre langue. | Aucune réponse pendant l'essai. |
| Essai | Deux semaines complètes avec vos propres données et sans carte bancaire. | Une démonstration seulement. |
Comment OPALEVI répond aux 12 questions
Nous développons OPALEVI : voici donc nos propres réponses, y compris celles qui sont « non ». Jugez-les avec la même grille que celle que vous utilisez pour tous les autres.
| Question | OPALEVI |
|---|---|
| 1. Dossier patient | Un dossier par patient avec visites, documents, photos et paiements ; un avertissement avant un doublon ; des fiches pour chaque service, dont un schéma dentaire en dentisterie. |
| 2. Calendrier et rappels | Vues jour, semaine, mois et liste par médecin, horaires de travail, Admission rapide pour les patients sans rendez-vous, prise de rendez-vous en ligne depuis la page de votre clinique. Rappels par e-mail la veille, et par WhatsApp ou SMS pour les patients qui ont accepté, payés à partir d'un solde prépayé. |
| 3. Factures | Factures ordinaires numérotées sans trou (annulation possible, suppression jamais) et factures pro forma ; votre numéro d'entreprise sur chaque facture ; vos propres taux de TVA ; PDF et e-mail. Ce n'est pas un système fiscal : il fonctionne avec votre dispositif ou service fiscal. |
| 4. Argent | Une caisse quotidienne avec rapports X et Z, des paiements par mode, des remboursements, et Soldes impayés, du plus ancien au plus récent. |
| 5. Rôles | Administrateur, médecin, infirmier ou assistant, accueil et finance, chacun ajustable, plus des profils prêts à l'emploi comme caissier ; un compte personnel pour chacun. |
| 6. Protection des données | Un accord de traitement des données publié ; les dossiers de chaque clinique séparés ; mots de passe stockés uniquement sous forme de hachage ; HTTPS partout ; un journal d'activité que personne ne peut modifier ; des sauvegardes quotidiennes conservées jusqu'à 30 jours. La vérification en deux étapes est un choix de chaque personne ; une clinique ne peut pas la rendre obligatoire. |
| 7. Langue | 47 langues d'interface ; chacun choisit la sienne, ou l'administrateur fixe une langue pour tous. Les factures s'impriment dans 35 d'entre elles. |
| 8. Appareils | Fonctionne dans le navigateur sur ordinateurs, tablettes et téléphones, sans rien à installer. Une connexion internet est nécessaire. |
| 9. Départ | Import des patients depuis un tableur avec un rapport ligne par ligne ; export vous-même des patients, des visites, des factures et de chaque rapport vers un tableur ; une copie complète du compte fournie par OPALEVI sur demande. |
| 10. Prix | 10,95 € par membre du personnel et par mois, ou 7,95 € par mois avec l'abonnement annuel. Les patients, les services et les sites ne sont jamais comptés. Voir la page des tarifs. |
| 11. Support | E-mail, WhatsApp et le formulaire de contact, et un guide intégré dans votre langue. |
| 12. Essai | Un essai gratuit avec toutes les fonctions et sans carte bancaire ; à la fin, rien n'est facturé et le compte passe en lecture seule. |
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Questions fréquentes
Que doit contenir le logiciel d'une petite clinique ?
Au minimum : un dossier patient que vos médecins utiliseront, un calendrier avec rappels, des factures qui portent votre numéro d'entreprise et ne peuvent pas être supprimées, une caisse quotidienne avec une liste des soldes impayés, des rôles pour chaque fonction, et un moyen d'exporter vous-même vos données.
Un logiciel dans le cloud est-il sûr pour les données des patients ?
Il peut l'être davantage qu'un ordinateur dans l'arrière-bureau, si l'éditeur sépare les données de chaque clinique, chiffre chaque connexion, sauvegarde chaque jour, journalise qui a fait quoi et signe avec vous un accord de traitement des données. Demandez-le par écrit ; dans les deux cas, la clinique reste responsable des données de ses patients.
Combien de temps doit durer l'essai d'un logiciel ?
Assez pour tenir deux vraies semaines de travail avec vos propres patients et votre équipe. Les essais plus courts ne montrent que la démonstration.
Pouvons-nous transférer nos patients actuels dans un nouveau logiciel ?
En général, depuis un tableur. Demandez à l'éditeur comment l'import signale les lignes qu'il n'a pas pu lire, et testez-le avec une copie de votre liste pendant l'essai. OPALEVI importe les patients depuis un tableur et indique ce qu'il est advenu de chaque ligne.
Combien coûte OPALEVI pour une petite clinique ?
10,95 € par membre du personnel et par mois avec l'abonnement mensuel, ou 7,95 € par mois avec l'abonnement annuel. Une clinique dont trois personnes l'utilisent paie trois fois ce montant ; les patients, les services et les sites ne sont jamais comptés. La taxe s'ajoute au paiement lorsqu'elle s'applique.
