Logiciel de laboratoire dentaire : chaque dossier, de la commande du dentiste à la facture payée

La plupart des laboratoires commencent de la même façon. Un dentiste appelle ou envoie un message, quelqu'un note le travail sur un bon ou dans un cahier, l'empreinte part sur une étagère, et le responsable garde le reste en tête. Avec deux prothésistes et quelques cabinets, cela fonctionne. Puis cela cesse de fonctionner, discrètement d'abord, puis d'un seul coup.

Les signes sont bien connus :

• Un délai que personne n'a vu. La commande est arrivée par téléphone le lundi, le bon a fini sous un autre plateau, et le jeudi le cabinet appelle pour savoir où est sa couronne.
• Un travail terminé mais jamais facturé. Une refabrication, une unité en plus, une réparation faite par complaisance : quand les factures sont établies plus tard de mémoire, certaines ne le sont jamais.
• Des soldes que personne ne sait donner. « Combien ce cabinet nous doit-il ? » demande une soirée avec les relevés bancaires et un tableur, et la réponse reste approximative.
• Des questions auxquelles une seule personne sait répondre. À quelle étape en est le bridge ? Qui fait la céramique ? Quand le responsable est absent, le laboratoire ralentit.

Rien de tout cela n'est un problème de personnes. C'est un problème d'information : les faits sur chaque dossier sont dispersés entre un téléphone, un bon, une étagère et un tableur, et rien ne les relie. Un logiciel de laboratoire dentaire sert à réunir ces faits dans une seule fiche et à les y garder, depuis l'arrivée de la commande jusqu'à l'encaissement.

Un logiciel ne rend pas un laboratoire plus rapide à lui seul. Il rend chaque dossier visible, et un travail visible est un travail livré à temps et payé.

Avant de comparer les programmes, mettez-vous d'accord sur ce qu'une fiche de dossier doit contenir. Quel que soit l'outil, papier compris, chaque commande doit répondre à ces questions sans coup de téléphone :

Il y a aussi une raison réglementaire de tenir cette fiche. Dans l'Union européenne, une couronne ou une prothèse réalisée sur prescription d'un dentiste est un dispositif médical sur mesure au sens du règlement (UE) 2017/745 relatif aux dispositifs médicaux (lien externe). Son annexe XIII demande au fabricant de conserver une déclaration pour chaque dispositif pendant au moins dix ans après sa mise sur le marché, et quinze ans pour les dispositifs implantables. Hors de l'UE, ce sont les règles nationales sur les dispositifs médicaux qui s'appliquent, et vos obligations dépendent du lieu de livraison. L'habitude est bonne partout : pour chaque pièce, vous devez pouvoir dire qui l'a commandée, pour quel patient, quand elle est arrivée, qui l'a travaillée et quand elle est partie.

Voici le parcours d'une commande dans OPALEVI pour les laboratoires dentaires, de l'appel du dentiste à la facture payée. Les mots en gras sont les noms que vous voyez à l'écran.

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   Le cabinet devient un client

   Chaque dentiste ou cabinet qui vous confie du travail est un client avec sa propre fiche : personne à contacter, adresse, téléphone, numéro d'entreprise et e-mail. Le numéro d'entreprise figure sur chaque facture établie à ce cabinet, et la fiche rassemble ses commandes, ce qui a été facturé, ce qui a été payé et ce qui reste dû.

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   Prendre la commande

   Choisissez Nouvelle commande, sélectionnez le client, puis indiquez le patient, la date de réception et l'échéance. La commande reçoit son propre code (P-00001, P-00002, etc.). Ajoutez les travaux de votre grille de prix avec Choisir un travail tarifé…, ou saisissez une ligne comme « Couronne zircone 21 » avec sa quantité et son prix.

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   Planifier les étapes

   Dans Étapes de travail, choisissez les postes que le dossier traverse, dans l'ordre : CFAO, puis céramique, par exemple. Un nouveau laboratoire démarre avec six postes (couronnes et bridges, implants dentaires, prothèses amovibles, CFAO, céramique et accueil), que vous pouvez renommer, ajouter ou archiver sous Paramètres → Unités de travail.

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   Travailler le dossier

   Les prothésistes appuient sur Démarrer et Terminer pour leurs étapes, sur la commande elle-même ou sur le tableau Flux de travail du laboratoire. Le statut de la commande suit tout seul : en attente, en cours, puis terminée une fois toutes les étapes achevées.

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   Livrer

   Imprimez la Feuille de commande pour qu'elle accompagne le travail, avec des lignes pour la personne qui l'a livré et celle qui l'a reçu, puis choisissez Marquer comme livrée. La date de livraison est inscrite sur la commande.

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   Facturer

   Appuyez sur Facturer cette commande. Les lignes de la commande sont copiées sur la facture, elles sont ensuite verrouillées pour que les deux documents ne divergent pas, et la commande renvoie à sa facture.

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   Être payé

   Enregistrez le paiement en espèces, par carte ou par virement. Tant qu'il n'est pas réglé en totalité, le montant attend sous Soldes impayés, du plus ancien au plus récent, avec un bouton Encaisser à côté.

Deux précisions sur les détails. OPALEVI n'a ni schéma dentaire ni sélecteur de teinte dans la commande : les prothésistes notent les numéros de dents et la teinte dans la ligne de travail ou dans les notes. Et le logiciel ne stocke ni scans ni photos dans la commande ; les fichiers STL restent donc dans le logiciel de votre scanner ou dans l'e-mail qui les a apportés, repérés par le code de la commande.

Un délai manqué coûte plus cher que la refabrication. Le dentiste doit déplacer un patient et commence à se demander si le prochain dossier ne devrait pas aller ailleurs. Un bon logiciel de laboratoire ne se contente pas d'enregistrer l'échéance : il la place sous les yeux des personnes qui peuvent encore agir.

Dans OPALEVI, la même échéance apparaît à quatre endroits :

• Commandes, la liste de toutes les commandes, que vous pouvez filtrer par statut et rechercher par code de commande, client ou patient.
• Flux de travail du laboratoire, un tableau qui présente les étapes de chaque commande ouverte en trois colonnes (en attente, en cours, terminées), avec des filtres rapides Mes tâches, À faire aujourd'hui et En retard. Les cartes se déplacent d'une colonne à l'autre et peuvent être confiées à un autre prothésiste du même poste.
• Calendrier des livraisons, un mois de ce qui doit quitter le laboratoire chaque jour, coloré selon le statut.
• Aujourd'hui, le premier écran que voit un prothésiste : ses propres tâches, ce qui est à faire aujourd'hui, ce qui est en retard et la prochaine étape qui l'attend.

Sur téléphone, la barre en bas de l'écran ouvre directement les commandes, le calendrier et le tableau du flux de travail du laboratoire : un prothésiste peut ainsi consulter le travail du jour à l'établi, sans aller jusqu'à un ordinateur.

Les laboratoires facturent selon l'un de deux rythmes : par dossier, à chaque livraison, ou une fois par mois et par cabinet. Quel que soit le vôtre, une règle vaut toujours : la facture doit venir de la commande, pas de la mémoire.

Dans OPALEVI, facturer un dossier tient en une seule étape. Facturer cette commande copie les lignes chiffrées soit sur une facture ordinaire, numérotée dans une séquence continue (F-00001, F-00002…) qui peut être annulée mais jamais supprimée, soit sur une facture pro forma, pour un cabinet qui veut un montant avant la facture définitive. Une facture pro forma peut ensuite être transformée en facture ordinaire. Les laboratoires qui facturent au mois retrouvent les mêmes informations au même endroit : la fiche du client liste chaque commande avec sa valeur, et Nouvelle facture pour ce client lance la facture du mois à partir de là.

La première fois que vous facturez, OPALEVI vous demande une seule fois les informations de votre entreprise (nom, adresse, ville et numéro d'entreprise) pour que chaque facture les porte. Les factures s'impriment ou se téléchargent en PDF, partent par e-mail et affichent vos coordonnées bancaires pour les cabinets qui paient par virement.

Qui nous doit de l'argent ?

C'est la question que se pose tout responsable, et la réponse doit prendre quelques secondes. Soldes impayés liste ce que les cabinets clients doivent encore au laboratoire, de la facture la plus ancienne à la plus récente, et signale ce qui est en retard. La fiche de chaque client raconte la même histoire pour un seul cabinet : la valeur de ses commandes, le montant facturé, le montant payé et la dette restante.

Si votre laboratoire encaisse de l'argent au comptoir, la Caisse s'ouvre avec un montant de départ et se ferme avec les espèces que vous comptez : un manque ou un excédent se voit tout de suite. Les cabinets qui demandent d'abord un prix peuvent recevoir un devis, facturé en une étape dès qu'ils l'acceptent ; les devis s'activent sous Paramètres → Menus de l'application.

Un laboratoire réunit des personnes aux besoins différents, et l'argent ne regarde pas tout le monde. Dans OPALEVI, chaque personne a un rôle :

• Prothésiste dentaire : enregistre les commandes, les travaille et les rend ; voit les devis, mais pas l'argent du laboratoire. Un prothésiste ne peut ni ajouter de clients ni émettre de factures.
• Accueil : enregistre les travaux, répond aux cabinets, émet les factures et encaisse les paiements au comptoir.
• Finances / Comptabilité : tient les factures, les paiements et la caisse, et consulte les rapports financiers.
• Administrateur : dirige l'activité : clients, commandes, argent, personnel et paramètres.

Chaque rôle peut être ajusté permission par permission si votre laboratoire fonctionne autrement. Chacun se connecte avec son propre compte, si bien que personne ne partage de mot de passe, et chaque personne peut travailler dans sa langue.

Que vous choisissiez OPALEVI ou un autre programme, posez ces questions à chaque solution envisagée, et répondez-y avec vos propres commandes plutôt qu'avec une démonstration.

Le tarif complet, avec un calculateur pour votre équipe, se trouve sur la page des tarifs. Pour une liste de contrôle plus large qui couvre aussi les cliniques, lisez comment choisir un logiciel de clinique.

Installer un laboratoire dans OPALEVI prend un après-midi, pas un projet. Une fois inscrit comme laboratoire dentaire, une courte liste de contrôle sur l'écran Aujourd'hui vous guide pas à pas et coche les étapes au fur et à mesure :

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   Ajouter les dentistes qui commandent

   Ajoutez chaque cabinet ou dentiste comme client. Un nom suffit pour commencer ; les coordonnées peuvent suivre.

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   Définir votre grille de prix

   OPALEVI vous propose d'abord une courte liste d'exemples (couronne céramique, prothèse complète, réparation de prothèse). Remplacez-la par vos propres travaux et prix sous Paramètres → Services avant de facturer la première commande.

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   Prendre votre première commande

   Saisissez un vrai dossier. Ses étapes apparaissent sur le tableau du flux de travail du laboratoire dès que vous les ajoutez.

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   Inviter votre équipe

   Ajoutez vos prothésistes et votre accueil, chacun avec son rôle, pour que le tableau se remplisse de vrais noms.