Logiciel de cabinet dentaire : du schéma dentaire au devis et à la facture
Un logiciel de cabinet dentaire se justifie au fauteuil ou pas du tout : si marquer une face prend plus de temps que de la dire à voix haute, le schéma retourne sur le papier et le plan de traitement reste dans la tête du dentiste. Ce guide présente ce qu'un dossier dentaire doit contenir, une consultation dans OPALEVI de la prise de rendez-vous au suivi, et la place du plan de traitement, du devis chiffré et de la facture.
À retenir
- Schématisez par face, pas par dent, et laissez les indices comme l'indice CAO être comptés à partir du schéma, jamais saisis à côté.
- Chaque ligne d'un plan de traitement exige une dent, un acte, une phase et un coût estimé, et le devis exige une date jusqu'à laquelle il reste valable.
- Faites d'abord le devis, puis facturez à partir du devis, pour que le prix accepté par le patient soit le prix qu'il paie.
- Testez n'importe quel logiciel sur une vraie semaine de vos propres patients, schémas, devis et paiements.
Les signes que votre cabinet a dépassé le dossier papier et le logiciel généraliste
Beaucoup de cabinets dentaires commencent avec une fiche papier par patient, un agenda et un logiciel généraliste pour les factures. Cela tient tant qu'un seul dentiste connaît chaque bouche, et cela glisse quand un deuxième dentiste arrive ou quand des patients paient un bridge sur plusieurs mois. Les signes :
- Un schéma que seule une personne sait lire. Des abréviations sur une fiche, une obturation dessinée au crayon, et aucun moyen de savoir si elle était déjà là à la première visite.
- Des devis écrits trois fois : au fauteuil, comme devis à l'accueil, puis sur la facture, chacun avec un total différent.
- Des soldes que personne ne suit. La moitié d'une couronne payée en mars, et en juin personne ne sait ce qui reste dû.
- Des radiographies sur un seul ordinateur, à côté de l'appareil de radiologie, hors de portée du dentiste de l'autre salle.
Un logiciel dentaire vaut son prix quand le schéma, le plan et l'argent décrivent la même bouche, au même endroit, pour tous ceux qui en ont besoin.
Ce que doit contenir un dossier dentaire
Mettez-vous d'abord d'accord sur ce que chaque consultation doit laisser derrière elle, quel que soit l'outil, papier compris :
| Champ | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Schéma dentaire par face | Caries, obturations, couronnes, implants, traitements canalaires et dents absentes, en numérotation FDI, pour que le dentiste suivant lise la bouche telle qu'elle a été laissée. |
| Denture | Permanente, temporaire ou mixte : le schéma d'un enfant n'est pas celui d'un adulte. |
| Mesures parodontales | Profondeur de sondage, récession, saignement et plaque à six sites par dent, avec mobilité et furcation, pour comparer une consultation à la suivante. |
| Indice de caries | Indice CAO et cao comptés à partir du schéma, pour que le chiffre et le schéma concordent. |
| Occlusion, articulation de la mâchoire, tissus mous | La référence pour l'orthodontie, la prothèse et l'ATM, et l'emplacement de toute lésion. |
| Anesthésique local | Produit, cartouches, technique et numéro de lot (LOT), pour le jour où un lot est rappelé. |
| Radiographies | Quels clichés ont été pris, avec les images jointes. |
| Plan de traitement et devis | Dent, acte, phase et coût estimé sur chaque ligne, et jusqu'à quand le devis est valable. |
| Travail réalisé et paiement | Ce qui a été fait, facturé, payé et encore dû. |
Le schéma enregistre ; le dentiste décide
Le logiciel garde les constatations et fait de l'arithmétique avec elles. Savoir si une poche doit être traitée ou ce qu'est une lésion reste le jugement du dentiste, dans ses propres mots.
Une consultation au fauteuil dans OPALEVI, pas à pas
Voici une consultation dans OPALEVI pour cliniques dentaires. Les mots en gras sont les noms affichés à l'écran.
Planifier
La réception choisit Ajouter un rendez-vous, le patient, l'acte et le dentiste ; l'agenda refuse une heure hors des horaires de ce dentiste ou sur une autre réservation. Laissez Envoyer un rappel par e-mail au patient la veille coché et le patient peut recevoir un rappel par e-mail.
Préparer
Un assistant ouvre la consultation, ajoute les actes et les documents du jour, et appuie sur Marquer prêt pour le dentiste. Le schéma et le dossier sont à rédiger par le dentiste.
Schématiser
Réglez le Type de dents : (Dents permanentes, Dents temporaires ou Denture mixte), choisissez une constatation dans l'Outil de marquage (Carie, Obturation, Couronne, Absent, Implant, Traitement canalaire ou Traité) et cliquez sur une dent ou sur l'une de ses cinq faces.
Sonder
Sélectionnez une dent pour saisir ses six profondeurs de sondage et ouvrez sa section Parodontal pour la récession, la plaque, la suppuration et la furcation ; Saignement au sondage et Mobilité peuvent être réglés sur plusieurs dents sélectionnées à la fois.
Examiner
Le dossier Examen dentaire sous le schéma contient l'occlusion, l'articulation de la mâchoire, les lésions des tissus mous repérées sur une image de la bouche, l'Anesthésie locale avec son Numéro de LOT de l'anesthésique, et les Radiographies réalisées ; les images elles-mêmes vont dans Documents de la visite.
Terminer
Ajoutez les actes réalisés, avec les dents dans le Commentaire de l'acte, rédigez le diagnostic et le traitement, puis appuyez sur Terminer la visite. Sous Étapes suivantes, la personne qui émet les factures utilise Facturer cette visite pour copier les actes à leurs prix, et Planifier un rendez-vous de suivi ouvre une nouvelle réservation pour le même patient.
Ce qu'OPALEVI compte pour vous
La perte d'attache à chaque site est la profondeur de sondage plus la récession, affichée uniquement là où les deux ont été mesurées. Le saignement, la plaque et la suppuration apparaissent sous forme de parts des sites schématisés (23,3 % de 30 sites, par exemple), et un signe que personne n'a évalué n'affiche aucun pourcentage plutôt qu'un zéro rassurant. L'Indice CAO / cao est compté à partir des marques, les dents temporaires séparément.
Deux limites. Les couronnes, les implants et les traitements canalaires sont exclus de l'indice CAO, car le schéma n'indique pas pourquoi ils ont été posés, et une dent absente compte quelle qu'en soit la raison. Et il n'y a ni stade, ni grade, ni seuil de santé parodontale : ce jugement reste au dentiste.
Du plan de traitement au devis puis à la facture
Les patients veulent savoir ce qui sera fait et ce que cela coûtera. OPALEVI a trois outils pour cela, et chacun a un rôle différent.
Le plan que le patient emporte
Dans Plan de traitement et devis, chaque ligne de Traitement prévu indique la dent, l'acte, la Phase (Urgent, Phase 1, Phase 2 ou Entretien) et un Coût estimé, et la date inscrite sous Devis valable jusqu'au en fixe le terme. Plan de traitement dentaire et devis l'imprime avec les dents schématisées, un tableau par phase, un Total estimé dans la devise de la clinique et les conseils après soins cochés par le dentiste.
Les coûts sont saisis par le dentiste, pas repris de la liste de prix. La feuille additionne ceux qu'elle peut lire, indique combien de lignes elle a écartées et n'imprime aucun total, plutôt qu'un zéro, quand elle n'en peut lire aucun.
Le devis formel
Pour un devis avec vos conditions, choisissez Nouveau devis sous Devis, sélectionnez le patient et les Conditions du devis (votre texte de validité, de paiement et de garantie), puis ajoutez des lignes avec quantités et prix. Imprimez-le, téléchargez-le en PDF ou utilisez Envoyer par email. Il passe de Brouillon à Envoyée puis à Accepté ou Refusé ; l'envoi fixe le prix, et Réviser rouvre en brouillon un devis resté sans réponse.
La facture
Facturer le devis transforme un devis accepté en facture ordinaire avec le même patient, les mêmes lignes et la même taxe. Le travail visite par visite se facture avec Facturer cette visite. Les factures peuvent être payées en plusieurs fois ; ce qui reste apparaît sur la fiche du patient et sous Soldes impayés, avec Encaisser à côté.
Concrètement : le plan et le devis sont distincts, et OPALEVI ne copie pas les lignes du plan dans un devis. Les lignes du plan ne sont pas cochées au fur et à mesure du travail. Et dans l'espace dentaire, Enregistrer comme offre garde une consultation et ses actes chiffrés comme un devis, non comptés comme une dette, jusqu'à ce que la consultation soit terminée.
L'agenda, l'accueil et qui voit quoi
OPALEVI planifie par dentiste, pas par fauteuil : chaque dentiste a une colonne avec ses propres horaires, en vues jour, semaine, mois et liste, et des filtres de statut séparent les patients encore attendus de ceux qui sont dans la clinique, terminés ou absents. Deux dentistes qui partagent un fauteuil se planifient par leurs horaires de travail.
Une Cure de traitement réserve jusqu'à 30 séances à la même heure les jours de la semaine que vous choisissez, ou aucune si l'une d'elles est en conflit. Une fois la réservation en ligne activée, les patients peuvent demander un créneau avec le dentiste de leur choix sur la page publique de la clinique, et les patients sans rendez-vous passent par l'Admission rapide. La journée complète de l'accueil est décrite dans notre guide du logiciel de réception de clinique.
Qui voit quoi
- Dentiste : schématise, rédige le dossier, termine les consultations et rédige les devis.
- Assistant ou infirmier : prépare les consultations, mais ne peut ni rédiger le schéma ni terminer une consultation.
- Accueil : planifie, enregistre l'arrivée, facture et encaisse ; qu'il lise ou non l'historique clinique dépend d'un seul réglage de la clinique.
- Finances : factures, paiements et caisse ; jamais les dossiers cliniques.
Les autorisations peuvent être modifiées rôle par rôle, et l'Historique des modifications de chaque consultation montre qui a changé quoi, schéma compris. Des couronnes fabriquées par un laboratoire ? Son côté du travail est décrit dans le logiciel de laboratoire dentaire, de la commande à la facture payée.
Les questions à poser avant de choisir un logiciel de cabinet dentaire
Posez ces questions à chaque logiciel, et répondez-y avec vos propres patients.
| Question | Ce qu'il faut chercher | OPALEVI |
|---|---|---|
| Schéma par face ? | Cinq faces ; dents permanentes, temporaires et mixtes ; numérotation FDI. | Oui. |
| Indices comptés, pas saisis ? | L'indice CAO et les parts de saignement et de plaque à partir du schéma. | Oui, avec la perte d'attache. |
| Lot de l'anesthésique enregistré ? | Produit, cartouches et LOT dans la consultation. | Oui. |
| Un plan par phases à emporter ? | Des lignes par phase, un total, une date de validité. | Oui. |
| Du devis accepté à la facture ? | Une seule étape, les mêmes lignes. | Oui : Facturer le devis. |
| Paiements partiels ? | Un solde par patient et une liste de ceux qui doivent. | Oui. |
| Les fauteuils dans l'agenda ? | Une colonne par fauteuil lorsque les fauteuils sont partagés. | Non : une colonne par dentiste. |
| Rappel tous les six mois ? | Une liste de rappel construite à partir de la dernière visite. | Non : planifiez le prochain contrôle depuis la consultation ou créez une tâche de suivi. |
| Un lien avec l'appareil de radiologie ? | Des images qui arrivent seules depuis le capteur. | Non : joignez les images exportées (DICOM accepté). |
| Le plan alimente-t-il le devis ? | Les lignes du plan copiées dans le devis. | Non : elles sont saisies séparément. |
Pour les questions générales, protection des données comprise, lisez comment choisir un logiciel de clinique. Tout le reste est sur la page des fonctionnalités, et le dossier dentaire complet est sur la page du département Dentisterie.
Votre première semaine avec OPALEVI dans un cabinet dentaire
Après votre inscription comme clinique dentaire, Premiers pas sur l'écran du jour guide la configuration. Passez la première semaine ainsi :
Jour 1 : tarifs et en-tête
Remplacez les actes de départ par les vôtres sous Ajoutez vos actes et vos tarifs, et configurez l'en-tête des rapports.
Jour 2 : vos conditions
Rédigez vos conditions de validité, de paiement et de garantie sous Vérifier les conditions du devis ; chaque devis imprime les conditions que vous choisissez pour lui.
Jour 3 : l'équipe
Invitez vos collègues avec leurs rôles, et réglez les horaires de chaque dentiste.
Jours 4 et 5 : du vrai travail
Schématisez les patients de cette semaine, imprimez un plan, envoyez un devis et facturez une consultation terminée.
Commencez par les patients en cours de traitement
Schématisez d'abord ceux dont le traitement est encore en cours, avec ce qui reste de leur plan : leurs devis et leurs soldes seront les questions de la semaine prochaine.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de cabinet dentaire ?
Un logiciel qui garde ensemble les dossiers cliniques et de gestion d'un cabinet dentaire : le schéma dentaire et les mesures parodontales de chaque consultation, les plans de traitement avec devis, les rendez-vous de chaque dentiste, et les factures et paiements qui suivent. Un bon logiciel compte les indices comme l'indice CAO à partir du schéma lui-même.
Puis-je remettre un devis écrit au patient avant le traitement ?
Oui. Le plan de traitement de la consultation s'imprime comme plan de traitement dentaire et devis, par phase, avec un total et une date de validité. Pour un devis formel avec vos conditions, créez un devis sous Facturation, envoyez-le par e-mail ou imprimez-le, et facturez-le en une étape une fois accepté.
Les assistants et la réception peuvent-ils voir le schéma dentaire ?
Un assistant ayant le rôle d'infirmier voit le schéma mais ne peut pas le modifier : il prépare la consultation, ajoute des actes et des documents, et laisse au dentiste le schéma, le dossier et la fin de la consultation. La réception planifie et encaisse ; qu'elle puisse lire l'historique clinique dépend d'un réglage de la clinique. Le rôle Finances ne lit jamais les dossiers cliniques. La confidentialité des dossiers du département de dentisterie peut aussi être limitée à son propre personnel ou au dentiste traitant.
Fonctionne-t-il sur une tablette au fauteuil ?
Oui. OPALEVI s'ouvre dans le navigateur d'une tablette, d'un portable ou d'un téléphone à côté du fauteuil, sans rien à installer. Sur un écran étroit, le menu devient quatre onglets en bas de la page, le reste étant sous « Plus ». Il faut en revanche une connexion internet.
Puis-je essayer OPALEVI avant de payer ?
Oui : un essai gratuit, sans carte. Pendant l'essai, schématisez de vrais patients, imprimez un plan de traitement et envoyez un devis. Quand l'essai se termine sans abonnement, rien n'est facturé et vos dossiers restent, en lecture seule. Inscrivez-vous comme clinique dentaire pour commencer.
Quel est le prix d'OPALEVI pour un cabinet dentaire ?
OPALEVI est facturé par membre du personnel qui l'utilise, et payer un an d'avance abaisse le tarif mensuel. Les patients, les départements et les sites ne sont jamais comptés : le prix change quand vous embauchez une hygiéniste, pas quand le mois est chargé. Voir la page des tarifs.
