Logiciel de clinique vétérinaire : l'animal, son propriétaire et chaque dose dans un seul dossier
Un logiciel de clinique vétérinaire doit faire ce qu'un logiciel de cabinet médical ne fait jamais : tenir deux dossiers en phase, l'animal que vous soignez et le propriétaire qui prend rendez-vous, paie et doit recevoir des rappels. Ce guide présente ce que ce dossier doit contenir, suit une consultation dans OPALEVI de la réservation à la facture, et dit clairement ce qu'OPALEVI ne fait pas encore.
À retenir
- Le propriétaire et l'animal sont deux dossiers, liés : un propriétaire, plusieurs animaux, un solde.
- Une vaccination n'est utile au dossier qu'avec son lot, sa péremption et la date de la prochaine dose ; le rappel repose sur cette date.
- Le poids doit figurer sur une courbe d'une visite à l'autre, saisi une fois par consultation.
- Demandez à chaque éditeur ce qu'il ne fait pas. OPALEVI n'a pas encore de dossier d'anesthésie, de schéma dentaire vétérinaire ni d'import de tableur.
Pourquoi le fichier de fiches et le carnet de vaccination ne suffisent plus
La plupart des cliniques commencent avec une fiche par animal, un agenda au comptoir et le carnet de vaccination du propriétaire. Cela tient tant qu'un seul vétérinaire connaît chaque chien de la ville ; ajoutez un deuxième vétérinaire et une salle de box, et les failles apparaissent :
- Le rappel que personne n'a relancé. La date suivante figurait dans le carnet, et le carnet est reparti avec le propriétaire.
- Un propriétaire, quatre fiches. Un nouveau numéro de téléphone arrive sur la fiche du chien mais pas sur celles des trois chats, et le prochain rappel sonne dans le vide.
- Des box sur un tableau blanc. Quel animal se remet d'une opération et lequel est en pension pendant que la famille est absente ? Le tableau blanc le sait jusqu'à ce qu'on l'efface.
- Des dettes qui suivent la mauvaise personne. Un animal replacé emporte avec lui la facture impayée de l'an dernier.
Chacun est un lien manquant, entre l'animal et le propriétaire ou entre une dose et la suivante. Un logiciel de clinique vétérinaire justifie sa place en gardant ces liens.
Votre patient ne peut pas décrocher le téléphone. Le dossier doit se souvenir à sa place, et le propriétaire doit pouvoir être joint à partir de lui.
Ce que doit contenir le dossier d'un animal
Quel que soit l'outil que vous finirez par utiliser, décidez d'abord à quoi un dossier doit répondre sans que personne n'appelle le propriétaire :
| Champ | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Le propriétaire, avec ses coordonnées et son accord pour les rappels | Qui prend rendez-vous, qui paie, et s'il souhaite des rappels. |
| Espèce, race, sexe et stérilisation | Les bases de chaque examen. |
| Date de naissance, ou estimation honnête | Les animaux recueillis arrivent rarement avec des papiers. |
| Numéros de puce et de passeport | L'identité de l'animal en dehors de votre clinique. |
| Poids, avec la date de la pesée | Les doses s'écrivent en fonction de lui ; une tendance en dit plus qu'un seul chiffre. |
| Chaque vaccination : produit, lot, péremption, prochaine date | Ce qui a été donné à partir de quel flacon, et quand rappeler. |
| Chaque consultation : motif, examen, évaluation, plan | Une histoire qu'un second vétérinaire peut reprendre sans poser de questions. |
| Délais d'attente pour les animaux de production | Quand le lait ou la viande peuvent de nouveau être vendus après un traitement. |
Une consultation dans OPALEVI, de la réservation à la facture
Voici un bilan annuel avec vaccination dans OPALEVI pour les cliniques vétérinaires, dans le service de pratique vétérinaire générale. Les mots en gras sont les noms affichés à l'écran.
La réservation
Avec Accepter les réservations en ligne activé, le propriétaire choisit un acte, un vétérinaire et un créneau libre sur la page de votre clinique, et Vous et votre animal demande d'abord le nom et l'espèce de l'animal. La réservation attend dans Demandes, sauf si vous avez choisi Confirmer les réservations automatiquement.
Relier le dossier
L'accueil relie la demande à l'animal, ou l'enregistre avec son propriétaire (Propriétaire déjà enregistré ou Nouveau propriétaire, puis l'animal), et à l'arrivée appuie sur Envoyer au vétérinaire.
Peser et examiner
Un assistant saisit le poids, la température et le pouls ; le vétérinaire complète l'Examen vétérinaire. L'enregistrement place le poids sur la courbe de l'animal.
Vacciner
Dans l'onglet Vaccinations, Enregistrer la vaccination conserve le vaccin, son fabricant, le Numéro de lot, la péremption et la Prochaine dose, avec des boutons de trois semaines à trois ans.
Facturer
Facturer cette visite transforme la consultation en facture au propriétaire, dont les lignes nomment l'animal et la date.
Ce que contient le dossier d'examen
Tous les services vétérinaires sauf le laboratoire partagent un même formulaire, dans l'ordre SOAP :
- Motif de la consultation et Anamnèse : la plainte et depuis quand, les antécédents, l'appétit, la boisson, le comportement, l'alimentation et les médicaments.
- Paramètres cliniques : fréquence respiratoire, qualité du pouls, muqueuses, temps de recoloration capillaire, hydratation, état corporel (1–9) et douleur (0–10).
- Examen général : douze systèmes cochés normal ou anormal (non coché signifie non examiné), avec les constatations et un schéma corporel.
- Évaluation et Plan : diagnostic, diagnostics différentiels, pronostic, traitement donné, examens demandés et une date de Contrôle le.
OPALEVI enregistre ces valeurs et n'en juge aucune : aucune espèce n'a de plage de référence intégrée. Le schéma corporel est dessiné pour l'espèce, à partir de vingt plans corporels, avec des vues comme Côté gauche et Côté droit ; chaque repère garde sa constatation et sa taille en millimètres. Pour les photos d'une visite à l'autre, voir le guide de dermatologie.
Vaccinations, traitements antiparasitaires et le rappel qui ramène l'animal
Les soins préventifs se perdent parce que la prochaine date est dans le futur et que personne ne la possède. Dans OPALEVI, c'est la dose qui la possède : l'onglet marque chaque prochaine date En retard, Bientôt dû (sous 30 jours) ou À jour, et barre une dose traitée en la marquant Administrée depuis. Enregistrer le traitement fait de même pour les parasites, avec Poids pour lequel la dose est prévue (kg) repris de la dernière pesée ; le vétérinaire écrit la dose, et OPALEVI ne la calcule pas.
Qui rappelle le propriétaire
Chaque jour, OPALEVI examine les doses à échéance dans les 14 prochains jours, et chaque dose n'est rappelée qu'une fois. Un propriétaire qui a coché Accepte les rappels de vaccinations et de traitements peut recevoir par e-mail l'animal, le vaccin et la date. Quand le propriétaire a demandé à être appelé sous Envoyer les rappels par, n'a laissé aucune adresse utilisable, ou que l'e-mail ne peut pas partir, le repli est une tâche d'appel pour l'accueil. Un propriétaire qui a dit non ne reçoit rien. Les doses jusqu'à 30 jours de retard restent dans Aujourd'hui sous Vaccinations et traitements à échéance, les plus en retard d'abord.
Imprimer le certificat met l'historique sur votre papier : animal, puce, propriétaire, chaque vaccination avec lot et péremption, et des lignes pour la signature et le cachet. Une dose choisie dans le stock sort aussi du rayon. Un troupeau est un seul dossier Groupe d'animaux avec un effectif, et ses doses peuvent porter des jours d'attente pour le lait et la viande saisis d'après la notice.
Planifiez la prochaine dose avant le départ du propriétaire
Un rappel est un filet de sécurité, non le plan. Quand une dose a une prochaine date, planifiez ce rendez-vous à l'accueil le jour même.
Les box : hospitalisation et pension sur un seul tableau
Les animaux passent la nuit après une opération, pour une surveillance ou pendant que la famille est absente, et le tableau doit dire laquelle. Dans OPALEVI, il s'appelle Hospitalisation et pension, et ses lits sont des box (Ajouter un box). Admettre un animal dans un box demande Hospitalisation, avec un motif d'admission, ou Pension, qui n'exige aucun motif clinique. La consultation ouverte du jour est reliée, et l'accueil peut admettre et faire sortir. Voir le service d'hospitalisation et de pension.
Deux limites claires. Un séjour ne met rien sur la facture de lui-même : ajoutez les nuits de pension comme un acte à la consultation ou à la facture. Et la chirurgie vétérinaire enregistre sur le même formulaire d'examen, sans dossier d'anesthésie ni section d'intervention pour l'instant : écrivez les deux sous le traitement donné, enregistrez le consentement du propriétaire sous Consentements du patient, et gardez le séjour de réveil sur le tableau.
Pas encore de schéma dentaire pour les animaux
La dentisterie vétérinaire partage aussi le formulaire. La bouche et les dents sont l'un des douze systèmes, et les constatations vont sur le schéma corporel, qui s'ouvre sur la tête de profil. Les dents des personnes ont leur propre schéma dentaire : voir le logiciel de cabinet dentaire.
Propriétaires, factures et qui voit quoi
Sous Propriétaires, chaque propriétaire est un dossier : coordonnées, façon dont il souhaite être rappelé, chaque animal et chaque facture, et Doit pour ce qui est impayé. La recherche trouve un propriétaire grâce à la puce de n'importe lequel de ses animaux. Nouvelle facture pour ce propriétaire facture à partir de là, et une facture pour un animal est toujours établie au nom de son propriétaire ; quand un animal change de mains, ses anciennes dettes restent au précédent propriétaire. Soldes impayés liste ce que les propriétaires doivent encore, les plus anciens d'abord.
Chacun se connecte avec son propre compte et un rôle :
- Vétérinaire : examine, soigne et tient le dossier clinique.
- Infirmier / Assistant : prépare et assiste, enregistre les vaccinations, admet dans les box ; ne manipule aucun argent.
- Accueil : planifie, facture et encaisse ; ne lit pas le dossier clinique et n'enregistre pas de vaccinations sauf si vous l'autorisez.
- Finances / Comptabilité : l'argent, jamais le dossier clinique.
Une clinique dotée de son propre laboratoire peut ajouter le service Laboratoire vétérinaire, avec des plages de référence que vous saisissez vous-même ; le guide du laboratoire médical couvre ce volet. Pour toute la journée de l'accueil, lisez le logiciel d'accueil de clinique.
Questions à poser avant de choisir un logiciel de clinique vétérinaire
Posez-les à n'importe quel logiciel, OPALEVI compris, pendant un essai avec vos propres animaux.
| Question | Une bonne réponse | OPALEVI |
|---|---|---|
| Le propriétaire a-t-il son propre dossier ? | Un dossier avec chaque animal, chaque facture et chaque solde. | Oui : Propriétaires. |
| Le poids est-il conservé sous forme de tendance ? | Des pesées datées sur une courbe, saisies une fois. | Oui : l'onglet Poids, alimenté par la consultation. |
| Chaque dose garde-t-elle son lot et sa prochaine date ? | Produit, lot, péremption, prochaine dose, un certificat. | Oui, avec un certificat imprimable. |
| Les propriétaires sont-ils rappelés avant l'échéance d'une dose ? | Seulement avec accord, avec un repli quand un message échoue. | Oui : un e-mail dans les 14 jours précédant la date, une tâche d'appel en repli. |
| Les propriétaires peuvent-ils réserver en ligne en nommant l'animal ? | Nom et espèce demandés à la réservation. | Oui, depuis la page de votre clinique. |
| Y a-t-il un dossier d'anesthésie et de chirurgie ? | Agents, surveillance, une note d'intervention. | Non : le formulaire d'examen partagé. |
| Y a-t-il un schéma dentaire pour les animaux ? | Un schéma dent par dent. | Non : les constatations vont sur le schéma corporel. |
| Pouvez-vous importer votre liste actuelle ? | Un import de tableur avec un rapport pour chaque ligne. | Non : chaque animal est enregistré avec son propriétaire. |
| Un séjour en box arrive-t-il sur la facture ? | Nuits facturées à partir du séjour. | Non : ajoutez les nuits comme un acte, à la main. |
| Comment le prix évolue-t-il ? | Connu à l'avance, quel que soit le nombre d'animaux vus. | Par membre du personnel ; animaux et propriétaires ne sont jamais comptés. |
Tout ce qu'OPALEVI fait d'autre se trouve sur la page des fonctionnalités.
Votre première semaine
Après votre inscription comme clinique vétérinaire, Premiers pas dans Aujourd'hui liste la configuration :
Tarifs et équipe
Ajoutez vos actes et vos tarifs, vos horaires et vos coordonnées professionnelles, puis invitez vos collègues.
Votre page
Publiez le site web de votre clinique et marquez les actes que les propriétaires peuvent réserver comme Réservable en ligne.
Vos animaux
Enregistrez votre premier patient avec son propriétaire, puis les vaccinations de cette semaine avec leurs prochaines dates.
Commencez par les animaux à échéance
Il n'y a pas d'import : enregistrez les animaux à mesure qu'ils arrivent, ceux dont la vaccination est due le mois prochain d'abord.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de clinique vétérinaire ?
Un programme qui tient le dossier de chaque animal avec son propriétaire, ses consultations, son poids et ses vaccinations, planifie les rendez-vous, rappelle aux propriétaires l'échéance d'une dose et facture les soins au propriétaire. Il prend le relais du fichier de fiches, de l'agenda du comptoir et du carnet de vaccination comme mémoire de la clinique.
OPALEVI a-t-il un dossier d'anesthésie ou un schéma dentaire pour les animaux ?
Pas encore. La chirurgie et la dentisterie vétérinaires s'enregistrent sur le formulaire d'examen partagé : la bouche et les dents sont l'un des douze systèmes, les constatations vont sur le schéma corporel de l'espèce, et l'anesthésie et l'intervention s'écrivent sous le traitement donné. Le consentement du propriétaire, avec les mots qui lui ont été présentés, est enregistré sous Consentements du propriétaire.
L'accueil peut-il voir les notes cliniques ?
Pas sans votre autorisation. L'accueil planifie les rendez-vous, relie les demandes en ligne, admet et fait sortir les séjours en box, facture les propriétaires et encaisse. Il n'a pas l'autorisation des cliniciens pour enregistrer une vaccination, et le dossier clinique lui reste fermé jusqu'à ce que la clinique active le réglage qui lui permet de voir l'historique des visites. La comptabilité ne voit jamais le dossier clinique, et chaque rôle peut être ajusté autorisation par autorisation.
L'équipe peut-elle l'utiliser sur des téléphones et des tablettes ?
Oui. OPALEVI s'ouvre dans le navigateur de n'importe quel ordinateur, tablette ou téléphone et ne demande aucune installation. Sur un petit écran, le menu passe dans une barre en bas, et la photo d'un animal peut être prise avec l'appareil photo de l'appareil.
Puis-je l'essayer avant de payer ?
Oui. S'inscrire comme clinique vétérinaire ouvre un essai gratuit avec un accès complet, sans demande de carte. S'il s'achève sans abonnement, vous ne payez rien : les dossiers passent en lecture seule, rien n'est supprimé, et un abonnement ultérieur vous permet de reprendre là où vous en étiez.
Comment OPALEVI est-il facturé à une clinique vétérinaire ?
Par membre du personnel qui l'utilise. Les animaux, les propriétaires et les départements ne sont jamais comptés, si bien qu'une saison de vaccination chargée coûte autant qu'un mois calme. Le prix du jour, et un calculateur pour la taille de votre équipe, sont sur la page des tarifs.
