Logiciel d'EHPAD et de maison de retraite : chaque résident, chaque dose et chaque équipe au même endroit
Un logiciel d'EHPAD et de maison de retraite a une mission pour laquelle les logiciels de clinique n'ont jamais été conçus : suivre des personnes qui vivent chez vous, jour et nuit, à travers trois équipes et de nombreuses mains. Ce guide présente ce que le dossier d'un résident doit contenir, une équipe de travail dans OPALEVI, et ce qu'il faut demander avant de choisir.
À retenir
- Une maison de retraite fonctionne par équipes, non par rendez-vous : le logiciel doit montrer qui dort où, comment l'équipe précédente a trouvé chaque résident et ce qui reste à faire avant la relève.
- Chaque dose doit laisser une trace : administrée, refusée, suspendue ou manquée, avec l'heure, qui l'a notée et, si vous le souhaitez, un témoin.
- Ne clôturez un incident qu'avec une conclusion écrite ; un incident grave doit parvenir aux responsables le jour même.
- OPALEVI enregistre ce que le personnel observe et le plan que vous convenez ; il ne donne aucun score de fragilité ni de risque d'escarre, le jugement reste donc clinique.
Pourquoi une maison de retraite dépasse les dossiers papier et les logiciels de clinique
La plupart des établissements commencent avec un papier qui fonctionne : une feuille de médicaments sur un porte-bloc, un cahier de transmissions, un carnet pour les chutes. Puis l'établissement grandit, le personnel change, et les lacunes apparaissent :
- Une dose dont personne ne peut rendre compte. La case est vide : refusée, suspendue sur ordre du médecin, ou oubliée quand la sonnette a retenti ?
- Des transmissions qui vivent dans une seule tête. L'infirmière de nuit sait qui a mal dormi ; en milieu de matinée, ce savoir est rentré chez elle.
- Une chute écrite à trois endroits, ou nulle part, et aucune trace de ce qui a été décidé ensuite.
- Un logiciel fait pour des rendez-vous. Les logiciels de clinique attendent que les patients arrivent et repartent. Les résidents restent des années, et leur journée se mesure en équipes.
Dans une maison de retraite, le dossier est la transmission. Si l'équipe suivante ne peut pas le lire, autant qu'il n'existe pas.
Ce que doit contenir le dossier d'un résident
Quel que soit l'outil, papier compris, le dossier de chaque résident devrait répondre à ces questions sans coup de téléphone :
| Champ | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Chambre, lit et type de séjour | Qui dort où ce soir, et si le séjour est de long terme, temporaire ou court. |
| Famille, contact d'urgence et représentant légal | Qui appeler en premier, qui peut consentir pour le résident, qui peut être informé de ses soins. |
| Consentements | Ce qui a été convenu, avec les mots qui ont été présentés, et si cela vaut toujours. |
| Observations à chaque équipe | Sommeil, alimentation, humeur, peau et douleur, pour qu'un changement lent soit remarqué tôt. |
| Médicaments et chaque dose | Ce qui a été prescrit, ce qui s'est passé à chaque tournée, et par qui. |
| Incidents et leur conclusion | Ce qui s'est passé, ce qui a été fait tout de suite, ce qui a été décidé plus tard. |
| Plan de soins et bilan gériatrique | Besoins et objectifs convenus, chutes, mobilité et continence, et quand le plan est réévalué. |
Un dossier, pas un formulaire d'inspection
Les règles d'inspection diffèrent selon les pays. Le logiciel conserve les faits : qui, quoi, quand, et qui l'a noté. Demandez à votre autorité de contrôle quels documents conserver.
Chambres, résidents et familles dans OPALEVI
Inscrit comme maison de retraite, OPALEVI pour les maisons de retraite parle le langage d'un établissement : les personnes sont des résidents, les consultations sont des notes de soins, et le menu contient Résidents, Chambres, la Tournée des médicaments et Incidents. Les soins infirmiers, la gériatrie et la médecine générale sont cochés pour vous à l'inscription.
Chambres montre chaque lit avec son résident, la date d'admission et le type de séjour, ou indique qu'il est libre. Une admission tient sur une seule feuille : un lit libre, le résident, et Long séjour, Séjour temporaire ou Séjour aigu. Pour les résidents arrivés avant OPALEVI, Admis le (facultatif) conserve la vraie date.
Transférer vers un autre lit conserve les deux séjours au dossier. Quand vous utilisez Donner la sortie, les prescriptions de médicaments en cours du résident sont listées, déjà cochées, pour qu'un médecin puisse les arrêter dans la même étape. Les hôpitaux utilisent le même tableau ; voir le logiciel de chirurgie et d'hospitalisation.
Résidents regroupe tout le monde par chambre, avec les jours depuis l'admission, la Dernière observation, les Incidents ouverts et le Contact d'urgence, appelable depuis un téléphone. Chaque dossier contient Famille et contacts, jusqu'à vingt personnes, chacune pouvant être désignée comme contact d'urgence, Représentant légal ou personne qui Peut être informé des soins. Consentements du patient conserve les mots exacts qui ont été signés ; un consentement est retiré avec un motif, jamais modifié.
Une équipe de travail, pas à pas
Une équipe du matin dans OPALEVI, de la prise de poste à la relève :
Partir d'Aujourd'hui
Le Aujourd'hui d'un infirmier s'ouvre sur Aucune observation pour ce service, les résidents sur lesquels personne n'a écrit depuis le début de l'équipe, et Doses à administrer maintenant, les plus urgentes d'abord. Les réviseurs voient aussi Incidents à examiner.
Noter comment va chaque résident
Observations quotidiennes reçoit un sujet (sommeil, nutrition, humeur, peau, douleur et cinq autres), une note de 1 à 5, un commentaire, ou les deux. L'équipe est préréglée d'après l'horloge (les trois commencent à 06:00, 14:00 et 22:00), et l'auteur peut la changer. Enregistrer l'observation met à jour le tableau des résidents.
Donner les médicaments
Ouvrez la Tournée des médicaments et travaillez chambre par chambre, comme le montre la section suivante.
Déclarer ce qui s'est passé
Une résidente est trouvée sur le sol de la salle de bain. Celui qui la trouve choisit Déclarer un incident : heure, lieu, type (Chute), gravité, ce qui s'est passé et ce qui a été fait immédiatement. Un incident majeur ou critique crée aussi une tâche pour les administrateurs, à faire le jour même.
Transmettre
La vue Restant à faire de la tournée montre les doses que personne n'a notées ; l'équipe suivante les voit signalées comme restées de la précédente.
N'importe qui peut déclarer un incident, et la description n'apparaît que sur la page de l'incident, jamais dans les notifications. Les réviseurs, par défaut les administrateurs, voient chaque déclaration, puis Prendre en revue et Clôturer avec ce résultat ; aucun incident ne se clôture sans cela.
La tournée des médicaments : chaque dose justifiée
Le suivi de l'administration des médicaments compte le plus un jour ordinaire, et c'est là que le papier s'en sort le moins bien. Dans OPALEVI, un médecin écrit la prescription dans le dossier du résident avec Nouvelle prescription : médicament, dose, voie, jusqu'à huit prises par jour, dates de début et de fin et consignes, ou À la demande pour des doses supplémentaires données avec un motif. Les prescriptions ne sont jamais modifiées : un changement signifie arrêter la prescription avec un motif et en écrire une nouvelle.
La Tournée des médicaments montre une équipe, chambre par chambre, avec cinq compteurs en haut. Son calendrier est une règle d'horloge : une dose peut être notée dès une heure avant son heure, est signalée en retard après 30 minutes et passe En retard après une heure. L'infirmier note Administrée, Refusée, Suspendue ou Manquée ; refuser ou suspendre exige un motif, et Heure et témoin conserve l'heure réelle et un collègue qui l'a vu. Une dose n'a qu'un seul résultat : une seconde tentative montre qui l'a déjà noté.
Dans le dossier, 7 derniers jours présente la semaine sous forme de grille, pour que les refus ressortent lors d'une revue de médication. Une prescription liée à un article de stock retire une unité de celui-ci pour chaque dose donnée.
Un enregistrement, pas un contrôle de prescription
OPALEVI ne vérifie ni les doses, ni les interactions, ni les allergies, et « en retard » ou « dépassé » sont des règles d'horloge, non des conseils cliniques. Ces contrôles restent à vos médecins, à vos infirmiers et à votre pharmacien.
Plaies, chutes et plan de soins
Les notes cliniques vivent dans deux dossiers de service ; un infirmier peut saisir les constantes avant que le clinicien n'écrive le reste.
Le dossier de soins infirmiers contient le cadre et le plan de soins, le Niveau de mobilité (de l'autonomie au lève-personne ou au grabataire), les soins personnels, l'apport alimentaire et hydrique, et Plaies sur le corps : des repères sur une figure photographiée, chacun avec son état, sa longueur et sa largeur en millimètres. Le sacrum a sa propre zone sur la vue de dos.
Le bilan gériatrique interroge sur les Chutes au cours des 12 derniers mois, l'aide à la marche, une Carte de la douleur avec une intensité de 0 à 10, la continence, la cognition, les Médicaments habituels, la nutrition et les Directives anticipées. Le clinicien saisit les deux comptes ; ils ne sont pas calculés à partir des incidents ou des prescriptions.
Les deux dossiers se terminent par Plan de soins et prévention des chutes : jusqu'à vingt lignes de besoin, objectif, action, intervenant et date de réévaluation, onze énoncés standard de prévention des chutes à cocher, et la prochaine réévaluation. Il s'imprime pour la famille et les soignants, sans les directives anticipées. Aucun score de Braden ni d'échelle clinique de fragilité n'est conservé, et aucune ligne du plan ne s'écrit seule. Pour la rééducation après une chute, lisez le logiciel de kinésithérapie ; pour l'humeur ou le comportement, le logiciel de santé mentale.
Questions à poser avant de choisir un logiciel d'EHPAD et de maison de retraite
Répondez-y pendant un essai avec vos propres résidents, non pendant une démonstration.
| Que demander | À quoi ressemble un bon logiciel | OPALEVI |
|---|---|---|
| Qui occupe quel lit, depuis quand ? | Chambres, lits et type de chaque séjour sur un seul tableau. | Oui : Chambres et le tableau des résidents. |
| Chaque équipe sait-elle qui elle n'a pas vu ? | Les résidents sans observation pour cette équipe. | Oui, dans Aujourd'hui. |
| Chaque dose est-elle notée avec son résultat ? | Heure, motif et, si besoin, un témoin. | Oui : la tournée des médicaments. |
| Les incidents sont-ils clôturés avec une conclusion ? | Tout le monde déclare ; un réviseur clôture par écrit. | Oui ; les graves deviennent une tâche. |
| Chaque rôle ne voit-il que son travail ? | Les infirmiers administrent, les médecins prescrivent, la facturation ne voit aucune note. | Oui, réglable autorisation par autorisation. |
| Calcule-t-il un score de fragilité ou de risque d'escarre ? | Seulement avec un outil sous licence. | Non : il enregistre, il ne note pas. |
| Vérifie-t-il les prescriptions ? | Des contrôles d'interactions, ou un non clair. | Non. |
| Facture-t-il lui-même le tarif mensuel ? | Des facturations récurrentes, ou une facture rapide. | En partie : vous facturez chaque résident ; les séjours ne sont pas facturés automatiquement. |
| Les familles peuvent-elles se connecter ? | Un portail, ou au moins un plan imprimé. | Pas de portail ; le plan de soins s'imprime. |
Pour une liste de contrôle plus large, lisez comment choisir un logiciel de clinique ; la page des fonctionnalités énumère le reste.
Votre première semaine avec OPALEVI
S'inscrire et construire les chambres
Inscrivez-vous comme maison de retraite. Les chambres ne sont pas créées pour vous : ajoutez-les sous Gérer les chambres avec Ajouter une chambre et Ajouter un lit.
Admettre les résidents du jour
Utilisez Admis le (facultatif) pour les vraies dates, et ajoutez un contact d'urgence pour chaque résident.
Déplacer les dossiers
Les médecins réécrivent les médicaments en cours sous forme de prescriptions, un étage à la fois, à côté du dossier papier pendant quelques jours.
Inviter l'équipe
Invitez vos collègues avec leurs rôles, pour que chaque dose porte un vrai nom.
Un étage, une semaine
Faites tourner une aile entièrement dans OPALEVI pendant une semaine. Vendredi, vous saurez si cela convient à vos équipes.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel d'EHPAD et de maison de retraite ?
Un programme qui réunit les dossiers d'une maison de retraite : résidents et leurs chambres, observations de chaque équipe, prescriptions de médicaments et chaque dose, incidents, plans de soins, contacts familiaux, consentements et factures. Il remplace les porte-blocs et les cahiers de transmissions par un seul dossier que chaque équipe peut lire.
Les infirmiers peuvent-ils l'utiliser sur une tablette pendant la tournée ?
Oui. OPALEVI s'ouvre dans un navigateur web, sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone, sans rien installer, mais il faut une connexion internet. Sur un téléphone ou une tablette, le menu passe dans une barre en bas, si bien qu'un infirmier peut porter une tablette de chambre en chambre et noter chaque dose au chevet.
La réception ou la comptabilité peuvent-elles lire les notes cliniques ?
La facturation ne lit jamais les dossiers cliniques. La réception peut admettre des résidents dans des lits, déclarer des incidents et encaisser des paiements ; qu'elle puisse aussi lire l'historique clinique est un interrupteur que l'établissement contrôle. Par défaut, les infirmiers notent les observations et les doses, et seuls les médecins et les administrateurs écrivent les prescriptions de médicaments.
OPALEVI peut-il facturer le tarif mensuel d'un résident ?
En partie. Un séjour n'est pas facturé de lui-même au jour ou au mois. Vous établissez la facture de chaque résident depuis son dossier, avec les prix de votre propre liste d'actes, vous enregistrez les paiements et vous suivez ce qui reste dû sous Résidents avec des soldes impayés.
Convient-il à un service de soins à domicile ?
Oui, en s'inscrivant comme soins de santé à domicile. Chaque rendez-vous est marqué à la clinique ou à domicile, et la tournée de visites à domicile liste les visites du jour avec adresse, téléphone et lien vers une carte. Un rappel peut être envoyé par e-mail au patient la veille. Il n'y a ni tableau des résidents, ni observations par équipe, ni tournée des médicaments pour les soins à domicile. Voir OPALEVI pour les soins à domicile.
Combien coûte OPALEVI, et y a-t-il un essai ?
Vous payez pour chaque membre du personnel qui utilise OPALEVI ; les résidents, les chambres et les départements ne sont jamais comptés. L'inscription lance un essai gratuit, sans carte. Sans abonnement à sa fin, rien n'est facturé et les dossiers passent en lecture seule. Voir la page des tarifs.
