Phần mềm quản lý nhà thuốc nội bộ: từ đơn của bác sĩ đến quầy cấp phát
Phần mềm quản lý nhà thuốc cho một phòng khám hay bệnh viện có kho thuốc riêng có một việc quan trọng hơn cả: bảo đảm những gì bác sĩ viết là những gì rời khỏi kệ, từ đúng hộp, vào đúng hóa đơn. Hướng dẫn này nêu những gì nó phải ghi lại, theo một đơn thuốc trong OPALEVI đến quầy cấp phát, và liệt kê những gì nhà thuốc của OPALEVI không làm.
Điểm chính
- Một đơn thuốc nên đi dưới dạng các dòng có cấu trúc, thuốc, liều, đường dùng, tần suất, số ngày và số lượng, không bao giờ là một ghi chú mà quầy phải đoán chữ.
- Cấp phát theo lô, hộp nào hết hạn trước thì đi trước, giữ thuốc hết hạn khỏi kệ và cho biết bệnh nhân đã nhận lô nào.
- Thuốc kiểm soát đặc biệt cần người thứ hai và số dư chạy liên tục; một cuốn sổ viết vào lúc cấp phát tốt hơn một cuốn chép lại vào cuối tuần.
- Nhà thuốc của OPALEVI chỉ phục vụ bệnh nhân của chính phòng khám: không bán lẻ ở quầy, không đơn thuốc điện tử gửi tới nhà thuốc bên ngoài và không yêu cầu bồi thường bảo hiểm.
Dấu hiệu cho thấy nhà thuốc nội bộ của bạn đã vượt quá cuốn sổ tay
Nhà thuốc của một phòng khám thường bắt đầu từ một chiếc tủ khóa, một tờ ghi kho và một cuốn sổ cho thuốc kiểm soát đặc biệt. Cách đó còn dùng được khi một người điều hành. Thêm ca thứ hai, và các kẽ hở quen thuộc xuất hiện:
- Tờ đơn không bao giờ đến. Bệnh nhân đến quầy mà không có nó, hoặc với tờ của người khác.
- Không ai biết đang chờ gì. Dược sĩ nghe nói về một đơn thuốc khi bệnh nhân đã đứng đó rồi.
- Hộp mới đi trước. Thuốc cũ nằm cuối kệ cho đến ngày bị phát hiện đã hết hạn.
- Thuốc ra đi mà không tính tiền. Hộp thuốc đã được giao, lần khám đã được lập hóa đơn, và hai việc không bao giờ gặp nhau.
- Sổ thuốc kiểm soát có khoảng trống. Các mục chép vào sau, một số dư không còn khớp với tủ.
Một nhà thuốc trong phòng khám là một mắt xích: người kê đơn, kệ thuốc, bệnh nhân, hóa đơn. Phần mềm xứng đáng có chỗ khi giữ cho mọi mắt xích nối liền.
Nhà thuốc nội bộ nên ghi lại gì cho mỗi lần cấp phát
Trước hết hãy thống nhất mỗi lần cấp phát phải để lại gì, dù dùng hệ thống nào:
| Trường | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Thuốc, liều, đường dùng, tần suất, số ngày, số lượng | Quầy giao đúng điều được định, và bệnh nhân dùng đúng như đã viết. |
| Người kê đơn và lần khám | Hỏi ai khi có điều chưa rõ, và thuốc thuộc về hóa đơn nào. |
| Câu trả lời cho từng dòng | Đã cấp phát, thay bằng gì, hoặc bị từ chối và vì sao: người kê đơn cần biết. |
| Lô và hạn dùng của những gì rời khỏi kệ | Một đợt thu hồi hay một câu hỏi về một lô được trả lời trong vài phút, không phải vài ngày. |
| Giá và cách tính phí | Vào hóa đơn hay miễn phí, quyết định một lần và bộ phận tài chính thấy được. |
| Người chứng kiến và số dư cho thuốc kiểm soát đặc biệt | Một đôi mắt thứ hai vào lúc bàn giao, và một số dư mà bạn có thể đếm đối chiếu. |
| Việc hoàn tác kèm lý do | Một sai sót được sửa để lại dấu vết thay vì một dòng bị xóa. |
Một bản ghi những gì đã xảy ra, không phải nhận định của dược sĩ
Phần mềm nên giữ những gì đã được kê và những gì đã được giao. Một loại thuốc có phù hợp với bệnh nhân hay tương tác với thuốc khác hay không vẫn thuộc về người kê đơn và dược sĩ; OPALEVI không kiểm tra điều nào.
Bật nhà thuốc và chuẩn bị kệ thuốc
Một phòng khám mới bắt đầu mà không có nhà thuốc. Quản trị viên mở Cài đặt → Menu ứng dụng, đánh dấu Nhà thuốc trong số các Mô-đun ứng dụng và bấm Lưu thay đổi. Việc đó thêm khoa Nhà thuốc và bật Kho, vì mỗi lần cấp phát đều lấy từ kệ. Mô-đun được cung cấp cho phòng khám và bệnh viện dành cho người; các cơ sở thú y không có nó.
Khi tắt, hàng chờ và bảng của lần khám đóng lại, không có gì bị xóa, và sổ chất kiểm soát đặc biệt vẫn đọc và xuất được.
Sau đó hãy đánh dấu các loại thuốc của bạn. Trên một mặt hàng trong kho, mục gập Thuốc chứa Mặt hàng này là thuốc do nhà thuốc cấp phát, Chất kiểm soát đặc biệt, một Giá bán và VAT khi bán (%). Khi giá bán để trống, OPALEVI tính giá vốn cộng với lợi nhuận của phòng khám; không có giá bán và không đặt lợi nhuận, thuốc là miễn phí. Một lần giao hàng nêu rõ lô và hạn dùng sẽ điền vào thẻ Lô và mẻ của mặt hàng, và một lô đang bị thu hồi được đưa vào Cách ly, nơi không gì cấp phát nó.
Một đơn thuốc trong OPALEVI, từ lần khám đến quầy cấp phát
Một đợt kháng sinh ở một phòng khám đa khoa có nhà thuốc riêng, trong OPALEVI cho phòng khám; các từ in đậm là chữ của chính màn hình.
Bác sĩ kê đơn
Trong lần khám, bảng Nhà thuốc nhận tối đa hai mươi loại thuốc. Mỗi loại được chọn từ các thuốc của phòng khám, kèm số đang có trên kệ bên cạnh tên, hoặc được gõ ở Hoặc nhập tên thuốc, rồi cho Liều, Đường dùng, Tần suất, số ngày, Số lượng và Hướng dẫn cho bệnh nhân. Gửi đến nhà thuốc gửi nó đi, và các thành viên của nhà thuốc được thông báo.
Nó chờ trong hàng chờ
Nhà thuốc mở Hàng chờ cấp phát. Thẻ Đang chờ liệt kê các đơn đang mở, cũ nhất trước, kèm người kê đơn và số mặt hàng, và tự làm mới; điều dưỡng và quản trị viên cũng thấy Đang chờ ở nhà thuốc trên Hôm nay.
Quầy trả lời từng dòng
Cấp phát mở đơn thuốc: những gì được yêu cầu, những gì đang có trên kệ, và giá từng đơn vị, chính là số tiền lần lưu sẽ tính, đã gồm lợi nhuận. Trả lời của mỗi dòng là Cấp phát, Thay thế (với Cấp phát thay bằng nêu tên thuốc khác), Từ chối kèm Lý do từ chối, hoặc Để sau.
Lô được chọn
Lô bắt đầu ở Hết hạn trước, lấy trước: OPALEVI chia số lượng qua các lô theo thứ tự hết hạn, hàng không ghi hạn để sau cùng. Một lô cũng có thể được chọn bằng tay; các lô đã hết hạn, đang cách ly và đã hết không bao giờ được đưa ra.
Tính phí và lưu
Tính phí là Vào hóa đơn của lượt khám hoặc Miễn phí. Ghi nhận cấp phát lấy thuốc khỏi kệ theo từng lô, đưa mỗi dòng tính phí vào lần khám và báo cho người kê đơn.
Trong lần khám, In đơn thuốc in các dòng thuốc của bác sĩ và một bảng có tiêu đề Đã gửi đến nhà thuốc, với câu trả lời của nhà thuốc bên cạnh mỗi loại thuốc, và Lập hóa đơn cho lần khám tính tiền thuốc cùng với buổi khám. Các đơn thuốc trước đó của bệnh nhân nằm ở thẻ Đơn thuốc trong hồ sơ của họ.
Cho đến khi quầy bắt đầu xử lý, bác sĩ có thể thay đổi nó bằng Viết lại đơn thuốc hoặc, nêu lý do, hủy nó bằng Rút lại đơn thuốc.
Thuốc kiểm soát đặc biệt, sổ đăng ký và sửa một sai sót
Khi một dòng là thuốc kiểm soát đặc biệt, biểu mẫu hỏi một Người chứng kiến: một đồng nghiệp đang hoạt động đã thấy lúc bàn giao, không bao giờ là người cấp phát. Không có người ấy, không gì được lưu. Mỗi dòng thuốc kiểm soát được ghi vào Sổ chất kiểm soát đặc biệt vào lúc nó rời khỏi kệ, kèm số dư sau đó.
- Kiểm kê tủ thuốc. Ghi nhận kiểm kê nhận loại thuốc, Đếm hiện tại và một người chứng kiến; chênh lệch so với số dư chạy được ghi thành một điều chỉnh, nên sau một lần kiểm kê số dư của sổ chính là số thực có.
- Sổ cái cho một cuộc thanh tra. Xuất sổ cái (CSV) cho mọi mục, cũ nhất trước: ngày, thuốc, lô, loại, nhập, xuất, số dư, người ghi nhận, người chứng kiến, bệnh nhân và ghi chú.
- Nó liệt kê gì. Các lần cấp phát, hủy và kiểm kê; việc giao hàng được ghi trong Kho. Việc giữ sổ là một quyền riêng, mặc định do quản trị viên nắm.
Với một hộp sai hay một thuốc bị trả lại, Hủy, kèm lý do, đặt thuốc trở lại đúng các lô cũ và gỡ phí khỏi lần khám; một lần hoàn tác thuốc kiểm soát đặc biệt được ghi vào sổ. Việc hủy bị từ chối khi lần khám đã có hóa đơn còn hiệu lực; hãy hủy hóa đơn trước, rồi mới hủy.
Ai kê đơn, ai cấp phát, và phần còn lại của phòng khám
Mỗi người có tài khoản và vai trò riêng. Theo mặc định:
- Bác sĩ kê đơn từ các lần khám mà họ được phép viết, và đọc hàng chờ.
- Điều dưỡng đọc hàng chờ và cấp phát; tài khoản của một dược sĩ có thể dùng vai trò này hoặc một vai trò bạn xây từ nó.
- Lễ tân đọc hàng chờ và không cấp phát trừ khi bạn cấp Cấp phát thuốc cho vai trò của họ trong Vai trò và tài chính.
- Quản trị viên làm tất cả, kể cả sổ đăng ký và Cài đặt nhà thuốc trên hàng chờ: Lợi nhuận trên giá vốn (%), VAT cho thuốc (%) và Đánh dấu là trễ sau (phút), sau thời gian đó một đơn đang chờ được đánh dấu là trễ.
Dưới Báo cáo, một thẻ Nhà thuốc đếm các đơn đã kê, đã cấp phát và bị từ chối, thời gian chờ trung bình, và các thuốc đã cấp phát.
Trong một bệnh viện, nhà thuốc không cung cấp cho các khoa: Vòng phát thuốc ghi các liều theo y lệnh trên thẻ Thuốc của bệnh nhân, không phải từ hàng chờ cấp phát. Hướng dẫn khoa phẫu thuật và buồng bệnh nói về vòng phát thuốc, và phần mềm viện dưỡng lão theo nó từng ca trực. Về quầy đặt lịch khám và thu tiền, hãy đọc phần mềm lễ tân phòng khám; OPALEVI cho bệnh viện cho thấy cách thiết lập lớn hơn.
Những câu hỏi nên đặt ra trước khi chọn phần mềm quản lý nhà thuốc
Hãy hỏi mọi nhà cung cấp, cả OPALEVI, và thử các câu trả lời trong thời gian dùng thử.
| Câu hỏi | Một câu trả lời tốt | OPALEVI |
|---|---|---|
| Đơn thuốc có đến quầy dưới dạng các dòng có cấu trúc không? | Thuốc, liều, đường dùng, tần suất, số ngày và số lượng, gửi từ lần khám. | Có: bảng Nhà thuốc trong lần khám. |
| Kho có được cấp phát theo lô, hết hạn sớm nhất trước không? | Tự động, có thể chọn tay và không có lô hết hạn. | Có, kèm cách ly cho các lô bị thu hồi. |
| Thuốc kiểm soát đặc biệt có người chứng kiến và đối chiếu số dư không? | Một người thứ hai và số dư chạy, xuất được. | Có: bắt buộc có người chứng kiến, sổ xuất dạng CSV. |
| Có bán lẻ cho công chúng ở quầy được không? | Một quầy bán lẻ với biên lai riêng. | Không: chỉ cấp phát theo đơn của phòng khám. |
| Có cung cấp cho vòng thuốc ở buồng bệnh không? | Y lệnh của khoa được đáp ứng từ kho của nhà thuốc. | Không: vòng phát thuốc là riêng. |
| Đơn thuốc có gửi được tới nhà thuốc bên ngoài không? | Một dịch vụ đơn thuốc điện tử do nước bạn vận hành. | Không: bệnh nhân có thể mang đơn đã in. |
| Có kiểm tra tương tác hay gửi yêu cầu bồi thường bảo hiểm không? | Giới hạn rõ ràng, nêu ngay từ đầu. | Không với cả hai. |
| Giá tăng thế nào? | Biết trước khi bạn ký. | Theo nhân viên; đơn thuốc và thuốc không bao giờ được tính. |
Trang khoa nhà thuốc tóm tắt mô-đun, trang tính năng liệt kê phần còn lại của OPALEVI, và trang bảng giá có giá hiện hành.
Buổi chiều đầu tiên với nhà thuốc
Bật nó lên
Với tư cách quản trị viên, đánh dấu Nhà thuốc dưới Menu ứng dụng, rồi đặt lợi nhuận, VAT cho thuốc và mốc trễ trong Cài đặt nhà thuốc.
Xếp thuốc lên kệ
Đánh dấu các mặt hàng được cấp phát nhiều nhất là thuốc, gắn cờ các thuốc kiểm soát đặc biệt, và ghi các lần giao hàng của chúng kèm lô và hạn dùng.
Chạy thử một đơn
Kê đơn trong lần khám của một bệnh nhân thử, cấp phát, hủy, và kiểm tra rằng kho và hóa đơn của lần khám đã trở về chỗ cũ.
Kiểm kê trước lần cấp phát thuốc kiểm soát đầu tiên
Ghi nhận kiểm kê từng thuốc kiểm soát đặc biệt cùng một người chứng kiến ngay ngày đầu, để sổ mở ra với một số dư mà chính bạn đã kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm nhà thuốc cho phòng khám hay bệnh viện là gì?
Một chương trình nối đơn thuốc của bác sĩ với quầy nhà thuốc: đơn thuốc đến dưới dạng các dòng có cấu trúc, chờ trong một hàng chờ, được cấp phát từ kho theo lô và tính vào đúng lần khám, còn thuốc kiểm soát đặc biệt được ghi kèm người chứng kiến và số dư chạy.
Nhà thuốc của OPALEVI có bán thuốc ở quầy cho công chúng được không?
Không. Nó chỉ cấp phát theo các đơn thuốc kê trong những lần khám của chính phòng khám, nên mỗi hộp thuốc rời đi đều đến một bệnh nhân có lần khám và hóa đơn. Không có máy tính tiền bán lẻ. Một nhà thuốc còn bán cho công chúng cần phần mềm bán lẻ riêng cho mảng đó.
Một đơn thuốc có gửi được tới nhà thuốc bên ngoài không?
Không theo cách điện tử: OPALEVI không kết nối với dịch vụ đơn thuốc điện tử nào và không gửi yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Bệnh nhân có thể được đưa đơn thuốc đã in, trong đó liệt kê các thuốc của bác sĩ và, với những gì đã qua nhà thuốc nội bộ, câu trả lời của quầy.
Lễ tân có cấp phát thuốc được không?
Không theo mặc định. Lễ tân có thể đọc hàng chờ cấp phát, nên quầy tiếp đón có thể cho bệnh nhân biết thuốc đã sẵn sàng chưa, nhưng việc cấp phát thuộc về điều dưỡng và quản trị viên. Một phòng khám muốn quầy tiếp đón đứng ở quầy thuốc thì cấp quyền Cấp phát thuốc cho vai trò lễ tân. Nhân viên tài chính theo mặc định không có quyền nào của nhà thuốc.
Chúng tôi có dùng thử trước khi trả tiền được không?
Có. Đăng ký phòng khám của bạn và bản dùng thử miễn phí bắt đầu ngay, không cần thẻ: bật nhà thuốc lên và cấp phát một đơn thử. Nếu bản dùng thử kết thúc mà chưa có gói, không bị tính phí gì và hồ sơ của bạn vẫn đọc được.
OPALEVI tính giá thế nào cho một phòng khám có nhà thuốc?
Theo suất nhân viên: mỗi nhân viên có tài khoản đang hoạt động trong phòng khám được tính một lần, và trả theo năm làm giảm mức giá hằng tháng. Bật nhà thuốc không thêm gì, và đơn thuốc, thuốc và lô không bao giờ được tính. Xem trang bảng giá.
