Phần mềm lễ tân phòng khám: một ngày của quầy tiếp đón, từ cuộc gọi đầu tiên đến lúc đóng quỹ
Phần mềm lễ tân phòng khám phải theo kịp một ngày hiếm khi diễn ra đúng kế hoạch: điện thoại reo giữa lúc làm thủ tục, một bệnh nhân bước vào không báo trước, có người đặt lịch trực tuyến lúc nửa đêm, và ngăn kéo vẫn phải khớp số khi đóng quỹ. Hướng dẫn này theo một quầy tiếp đón qua ngày ấy trong OPALEVI, kể cả những gì nó để lại cho công cụ khác.
Điểm chính
- Đặt lịch vào một lịch duy nhất biết tuần làm việc riêng của từng bác sĩ, để quầy không bao giờ hứa một giờ mà không ai giữ được.
- Cuộc gọi, bệnh nhân đến ngay, lịch đặt từ trang web và giấy giới thiệu thuộc về một danh sách yêu cầu, cũ nhất lên đầu.
- Đánh dấu một bệnh nhân là đã đến sẽ bắt đầu đồng hồ chờ và đưa họ vào phòng chờ của bác sĩ.
- Tiền ở quầy gồm ba thứ: một biên lai cho mỗi khoản thanh toán, một ngăn kéo chỉ chứa tiền mặt, và một danh sách các khoản nợ.
Nơi quầy tiếp đón mất dấu, và những gì nó phải ghi lại
Nhiều phòng khám vận hành quầy lễ tân bằng một cuốn sổ giấy, một chiếc điện thoại, một ngăn kéo tiền và trí nhớ của ai đó. Cách ấy còn dùng được cho đến khi bác sĩ thứ hai bắt đầu làm và giờ làm thay đổi vào các thứ Năm. Rồi cũng những điều ấy trục trặc:
- Những lịch đặt bất khả thi. Cuốn sổ quên rằng một bác sĩ nghỉ lúc trưa các ngày thứ Sáu.
- Những người gọi không bao giờ được gọi lại. Tờ giấy nhớ lúc 09:15 vẫn dán trên màn hình lúc 17:00.
- Một phòng chờ không ai đọc nổi. Ai đến trước, và bác sĩ có biết không?
- Một ngăn kéo không khớp số, vì thẻ và tiền mặt bị đếm chung.
| Mục ghi | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Giờ làm việc của từng bác sĩ | Chỉ khi đó lịch mới từ chối được một lịch đặt bất khả thi. |
| Bệnh nhân, bác sĩ, dịch vụ, giờ bắt đầu và kết thúc | Thời lượng của dịch vụ quyết định giờ kết thúc, nên khung giờ tiếp theo là thật. |
| Trạng thái và giờ đến | Thời gian chờ được đo, và các dòng đã hủy vẫn nằm trong hồ sơ. |
| Mọi yêu cầu, kèm nguồn của nó | Không có gì chờ ngoài danh sách cho đến khi được đặt lịch hoặc đóng. |
| Mỗi khoản thanh toán: số tiền, phương thức, người thu | Biên lai, báo cáo ngày và số dư đều đến từ một dòng. |
| Tiền mặt đã đếm khi đóng quỹ | Một ngày bị hụt được ghi lại, không phải cãi nhau. |
Quầy tiếp đón là nơi phòng khám đưa ra lời hứa. Phần mềm tốt bảo đảm mỗi lời hứa đều giữ được.
Phần mềm lễ tân phòng khám bắt đầu từ một lịch duy nhất
Trong OPALEVI, quầy làm việc dưới Lịch: Lịch hẹn, Yêu cầu và Tiếp nhận nhanh. Lịch hẹn có các chế độ xem Ngày, Tuần, Tháng và Danh sách. Trong chế độ xem ngày, cột của từng bác sĩ hiển thị giờ làm việc của họ, và những giờ họ không làm việc được tô bóng.
Những giờ ấy được đặt dưới Cài đặt → Giờ mở cửa, nơi Giờ cho chuyển giữa tuần của phòng khám và tuần của một người; ai chưa có tuần riêng thì theo tuần của phòng khám.
Đặt lịch cho người gọi
Nhấp vào một khung giờ trống mở Thêm lịch hẹn với giờ và bác sĩ đã điền sẵn:
- Bệnh nhân. Một Bệnh nhân đã có hồ sơ, hoặc một Bệnh nhân mới với tên, họ và số điện thoại; các hồ sơ gần giống hiện ra trước khi tạo bản trùng.
- Dịch vụ. Thời lượng của nó quyết định giờ kết thúc.
- Kiểm tra. Một xung đột, hoặc một giờ ngoài tuần làm việc riêng của bác sĩ, bị đánh dấu và từ chối khi lưu.
- Nhắc lịch. Đánh dấu Gửi email nhắc bệnh nhân vào ngày hôm trước cho bệnh nhân có địa chỉ email trong hồ sơ.
- Một đợt. Đợt điều trị đặt từ 2 đến 30 buổi vào cùng một giờ, hoặc không đặt buổi nào nếu có một buổi xung đột.
Cho bác sĩ làm bán thời gian tuần riêng của họ
Giờ mở cửa của phòng khám tự nó không bao giờ từ chối một lịch đặt; chỉ tuần riêng của bác sĩ mới làm vậy. Hãy nhập nó trước khi quầy bắt đầu đặt lịch.
Đã xác nhận, đã đến, đã khám
Các lịch đặt đi qua Xác nhận, Đã đến, Đã khám và Không đến. Các bộ lọc (Dự kiến, Chưa xác nhận, Tại phòng khám, Hoàn thành, Vắng) định hình lại ngày; Chưa xác nhận là danh sách gọi điện của buổi sáng. Di chuyển dời lịch, Hủy giữ dòng trong hồ sơ, Khôi phục đưa nó trở lại khi giờ ấy còn trống, và Hoàn tác lượt đến sửa một cú nhấp nhầm trước khi bất kỳ lần khám nào bắt đầu.
Cuộc gọi cần gọi lại và lịch đặt từ trang của chính phòng khám
Một số yêu cầu không đặt được ngay tại chỗ: người gọi phải kiểm tra một ca làm, hoặc một tin nhắn xin “một buổi sáng bất kỳ tuần sau”. Chúng chờ trong Yêu cầu: Thêm yêu cầu ghi ai đang hỏi, yêu cầu đến bằng cách nào (điện thoại, đến trực tiếp, trang web hoặc giấy giới thiệu từ bên ngoài) và họ muốn gì. Các yêu cầu đang mở xếp cũ nhất lên đầu, với Đã gọi lại, Đặt lịch hẹn và Đóng, mục cuối yêu cầu một lý do.
Đặt lịch trực tuyến
Mỗi phòng khám có thể công bố trang riêng, do quản trị viên thiết lập dưới Trang web phòng khám. Trong Xuất bản và đặt lịch, Nhận đặt lịch trực tuyến bật tính năng đặt lịch, còn Đặt sớm nhất và Đặt xa nhất đặt thời gian báo trước và tầm xa. Chỉ các dịch vụ được đánh dấu Cho đặt lịch trực tuyến, do một bác sĩ có tên trên trang thực hiện, mới đặt được.
Khách chọn một dịch vụ, một bác sĩ hoặc Bất kỳ ai còn trống lịch, và một giờ trống từ chính lịch của quầy, rồi để lại số điện thoại hoặc email.
Khi Tự động xác nhận lịch đặt tắt, các lịch đặt rơi vào Yêu cầu và lễ tân được báo bằng chuông; đặt lịch cho một yêu cầu sẽ gửi email xác nhận cho khách đã để lại địa chỉ. Khi bật, giờ đó đi thẳng vào lịch ở trạng thái đã xác nhận. Dù cách nào, lúc làm thủ tục quầy gắn đúng hồ sơ bằng Đặt lịch trực tuyến — liên kết bệnh nhân. Dưới Địa chỉ và mã QR, mã QR của trang được tải xuống thành hình ảnh để in đặt ở quầy.
Bệnh nhân đến ngay, lượt đến và phòng chờ
Tiếp nhận nhanh tiếp nhận một bệnh nhân đến ngay trên một biểu mẫu: Tìm bệnh nhân theo tên, điện thoại hoặc mã, hoặc Đăng ký bệnh nhân mới. Khi tên được gõ khớp với các hồ sơ có sẵn, OPALEVI hỏi Đây là hồ sơ nào? kèm mã, ngày sinh và lần khám gần nhất của từng ứng viên, và quầy bấm Đây là bệnh nhân thay vì tạo bản trùng.
Sau đó Bắt đầu lần khám mở lần khám, hoặc Thêm vào hàng chờ đánh dấu bệnh nhân đã đến vào nửa giờ trống đầu tiên của bác sĩ và báo cho bác sĩ. Trang khoa Lễ tân cho thấy quầy khớp với các khoa khác như thế nào.
Cả ngày trên một màn hình
Hôm nay, màn hình đầu tiên của quầy, cho lễ tân thấy những phần này, cùng nhiều phần khác:
- Tại phòng chờ, người chờ lâu nhất lên đầu, chuyển đỏ sau hai mươi phút.
- Sắp đến, hai giờ tới.
- Cần xác nhận, các lịch đặt chưa xác nhận trong tuần, mỗi lịch kèm Xác nhận.
- Yêu cầu lịch hẹn vẫn đang mở.
- Chưa thanh toán tại quầy, các lần khám hôm nay vẫn còn nợ tiền.
- Không đến hẹn, kể cả các lịch đã kết thúc hơn mười lăm phút trước mà không có lượt đến.
Phía trên chúng, Hàng đợi phòng khám đếm ai đang chờ và ai đang gặp bác sĩ, cạnh một nút Bệnh nhân đến ngay (không hẹn); màn hình làm mới mỗi 20 giây. Chuyển đến bác sĩ đưa một bệnh nhân đã đến vào danh sách của bác sĩ, và điều dưỡng đã đo dấu hiệu sinh tồn bấm Đánh dấu sẵn sàng cho bác sĩ.
Lễ tân được đọc gì
Vai trò Lễ tân mặc định đặt lịch, hủy, mở lần khám và thu tiền, nhưng không ghi được dấu hiệu sinh tồn hay viết hồ sơ lâm sàng, và không đọc gì trừ khi phòng khám bật Lễ tân có thể xem lịch sử thăm khám của bệnh nhân dưới Cài đặt → Cài đặt khác. Quyền riêng tư theo chuyên khoa được nói đến trong phần mềm sản phụ khoa.
Thanh toán, biên lai, quỹ tiền mặt và những gì còn nợ
Một biên lai cho mỗi khoản thanh toán
Thu một khoản thanh toán trên lần khám bằng Thanh toán, hoặc trên hồ sơ bệnh nhân, nơi một số tiền trả cho các lần khám chưa thanh toán cũ nhất trước; Tạm ứng nhận tiền trước khi làm việc. In biên lai cho ra một Biên lai thanh toán với mã số kinh doanh của phòng khám, lần khám, phương thức và tổng tiền, cũng ở dạng PDF hoặc qua email. Một khoản hoàn tiền, do người được phép thực hiện, là một dòng mới kèm lý do; không có gì bị xóa.
Quỹ tiền mặt chỉ chứa tiền mặt
Quỹ ngày bắt đầu bằng Bắt đầu ngày và một Số tiền mở; Thêm tiền vào hoặc ra ghi tiền mặt xử lý bằng tay. Đóng ngày yêu cầu Tiền mặt đã đếm và cho thấy ngăn kéo khớp, thiếu hay dư, kèm Báo cáo X, Báo cáo Z và Báo cáo ngày để in. Chỉ tiền mặt vào ngăn kéo: các khoản thanh toán bằng thẻ và chuyển khoản xuất hiện trên mọi báo cáo theo phương thức của chúng, nên tiền thu bằng thẻ không bao giờ làm số đếm bị hụt.
Ai còn nợ phòng khám
Số dư chưa thanh toán liệt kê những gì bệnh nhân còn nợ, khoản nợ cũ nhất lên đầu, với mọi khoản quá 30 ngày được đánh dấu quá hạn. Tìm theo tên, mã, điện thoại hoặc số hóa đơn rồi bấm Thu tiền; Nhận thanh toán ghi nhận nó và đề nghị biên lai. Nửa giờ với danh sách này mỗi thứ Sáu hơn hẳn hầu hết các báo cáo.
Không phải hệ thống thuế
Biên lai của OPALEVI là hồ sơ của chính phòng khám. Nó không in biên lai theo quy định thuế, không kết nối với máy in thuế hay thiết bị quẹt thẻ nào và không gửi yêu cầu bồi thường bảo hiểm; hãy giữ thiết bị hoặc dịch vụ thuế mà nước bạn yêu cầu.
Hóa đơn được bật ngay từ đầu: Bước tiếp theo của một lần khám đưa ra Lập hóa đơn lần khám này cạnh Đặt lịch hẹn tái khám. Một phòng khám không lập hóa đơn thì tắt mô-đun này dưới Cài đặt → Menu ứng dụng.
Những câu hỏi nên đặt ra trước khi chọn phần mềm lễ tân
Danh sách kiểm tra mua đầy đủ nằm trong cách chọn phần mềm phòng khám. Với quầy tiếp đón, hãy cho mỗi chương trình trải qua một buổi sáng thật:
| Phép thử | Thế nào là tốt | OPALEVI |
|---|---|---|
| Đặt lịch ngoài giờ làm của bác sĩ | Bị từ chối, theo từng người. | Có, khi bác sĩ đã có tuần làm việc riêng. |
| Đặt hai bệnh nhân vào cùng một giờ | Bị từ chối trên màn hình và khi lưu. | Có. |
| Tiếp nhận một bệnh nhân đến ngay | Một màn hình, kèm cảnh báo trùng. | Có: Tiếp nhận nhanh. |
| Cho bệnh nhân đặt lịch trực tuyến | Các dịch vụ và thời gian báo trước của bạn, xác nhận hoặc không. | Có: trang của chính phòng khám. |
| Nhắc một bệnh nhân | Một lời nhắc mà bệnh nhân đã đồng ý. | Có: một email vào ngày hôm trước. |
| Đóng ngăn kéo | Chỉ đếm tiền mặt. | Có. |
| Giữ lễ tân ngoài ghi chú lâm sàng | Một vai trò chỉ đặt lịch và thu tiền. | Có, theo mặc định. |
| In biên lai thuế hoặc gửi yêu cầu bồi thường bảo hiểm | Bất cứ điều gì nước bạn yêu cầu. | Không: hãy giữ thiết bị hoặc dịch vụ thuế của bạn. |
| Quẹt thẻ | Tích hợp máy quẹt thẻ, hoặc một câu không rõ ràng. | Không: thanh toán thẻ được ghi nhận, không được thu. |
Đang điều hành một phòng khám nha khoa? Xem phần mềm phòng khám nha khoa. Điều trị động vật? Hãy đọc phần mềm phòng khám thú y. Các công cụ quầy này là một phần của OPALEVI cho phòng khám; phần còn lại có trên trang tính năng, và giá theo từng nhân viên trên trang bảng giá.
Tuần đầu tiên của quầy tiếp đón trong OPALEVI
Sau khi đăng ký, Các bước đầu trên Hôm nay đánh dấu từng việc thiết lập:
Đặt giờ làm việc
Tuần của phòng khám, rồi tuần của từng bác sĩ bán thời gian dưới Giờ cho.
Thêm các dịch vụ
Kèm giá và thời lượng, để lịch đặt kết thúc cùng lúc với điều trị.
Mời quầy tiếp đón
Mỗi lễ tân với tài khoản riêng và vai trò Lễ tân.
Mở ngày đầu tiên
Thu mọi khoản thanh toán trong OPALEVI, rồi đóng quỹ tiền mặt bằng một lần đếm thật.
Công bố trang
Đánh dấu các dịch vụ cho đặt lịch, hiển thị các bác sĩ của bạn và in mã QR.
Giữ hai cuốn sổ trong một tuần
Đặt mọi cuộc gọi vào OPALEVI và trên giấy trong năm ngày. Nếu OPALEVI giữ mọi lịch hẹn và ngăn kéo khớp số mỗi buổi tối, hãy bỏ giấy.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm lễ tân phòng khám là gì?
Một chương trình cho quầy tiếp đón của phòng khám: lịch hẹn, các yêu cầu từ người gọi và từ trang web của phòng khám, làm thủ tục và bệnh nhân đến ngay, phòng chờ và tiền thu ở quầy, được giữ trong một hồ sơ cả đội cùng dùng thay cho cuốn sổ, giấy nhớ và sổ quỹ.
Lễ tân có xem được ghi chú lâm sàng của bệnh nhân không?
Mặc định là không. Vai trò Lễ tân trong OPALEVI đặt lịch, mở lần khám và thu tiền, không bao giờ viết hồ sơ lâm sàng, và chỉ đọc hồ sơ lâm sàng khi phòng khám bật “Lễ tân có thể xem lịch sử thăm khám của bệnh nhân”. Các vai trò có thể được tinh chỉnh từng quyền một.
Bệnh nhân có đặt lịch hẹn trực tuyến được không?
Được. Một phòng khám có thể công bố trang riêng, nơi khách chọn một dịch vụ, một bác sĩ hoặc bất kỳ ai còn trống lịch, và một giờ trống từ lịch thật. Phòng khám quyết định lịch đặt được xác nhận ngay hay chờ ở quầy dưới dạng yêu cầu.
OPALEVI có nhắc bệnh nhân về lịch hẹn không?
Có. Một bệnh nhân có thể được gửi email nhắc vào ngày hôm trước: hãy đánh dấu “Gửi email nhắc bệnh nhân vào ngày hôm trước” khi đặt lịch cho người có địa chỉ email trong hồ sơ. Ô đó được đánh dấu sẵn hay không tùy theo hồ sơ của bệnh nhân.
Nó có chạy trên máy tính bảng hoặc điện thoại không?
Có, trong trình duyệt của mọi máy tính, máy tính bảng hay điện thoại, không cần cài đặt gì. Màn hình nhỏ có một thanh dọc theo cạnh dưới thay cho menu trên.
OPALEVI tính giá thế nào, và chúng tôi có dùng thử được không?
Theo từng nhân viên dùng OPALEVI; bệnh nhân, lịch hẹn và khoa không làm thay đổi giá. Dùng thử miễn phí không cần thẻ, và một phòng khám không đăng ký thì không trả gì: hồ sơ chuyển sang chỉ đọc, không có gì bị xóa. Các con số có trên trang bảng giá.
