Cách chọn phần mềm cho phòng khám nhỏ hoặc phòng nha: 12 câu hỏi cần đặt ra trước khi trả tiền
Chọn phần mềm phòng khám là một quyết định bạn sẽ phải sống chung mỗi ngày làm việc, thường trong nhiều năm. Hướng dẫn này đưa ra mười hai câu hỏi dành cho mọi chương trình, những dấu hiệu cảnh báo đủ để dừng cuộc trao đổi, và một kế hoạch dùng thử hai tuần cho thấy hệ thống có phù hợp với phòng khám của bạn hay không trước khi bạn trả tiền.
Điểm chính
- Hãy bắt đầu từ một ngày làm việc thật của phòng khám, không phải từ danh sách tính năng: chương trình tốt nhất là chương trình mà bác sĩ và lễ tân của bạn thực sự dùng.
- Hãy hỏi sớm về những điều không hào nhoáng: hóa đơn phù hợp với quy định của bạn, quỹ tiền mặt, vai trò, và cách rời đi cùng dữ liệu của bạn.
- Dữ liệu bệnh nhân là dữ liệu nhạy cảm theo luật bảo vệ dữ liệu ở hầu hết các quốc gia, và ở EU là theo GDPR. Hãy yêu cầu nhà cung cấp chứng minh bằng văn bản cách dữ liệu được bảo vệ.
- Đừng bao giờ quyết định chỉ từ một bản trình diễn. Hãy dùng thử hai tuần với bệnh nhân của bạn, đội ngũ của bạn và một bảng chấm điểm.
Bắt đầu từ một ngày làm việc của bạn, không phải từ danh sách tính năng
Chương trình phòng khám nào cũng có một danh sách tính năng dài, và phần lớn trông giống nhau trên giấy. Điều phân biệt chúng là cảm giác lúc 8 giờ 30 sáng thứ Hai, khi quầy lễ tân có ba người đứng chờ, điện thoại đang reo và bệnh nhân đầu tiên đã ngồi trên ghế.
Vì vậy, trước khi xem bất kỳ phần mềm nào, hãy viết ra một ngày của bạn. Việc này mất hai mươi phút và sẽ giúp bạn tránh được lựa chọn sai:
- Ai làm gì? Lễ tân, bác sĩ, y tá hoặc trợ lý, người thu tiền và chủ phòng khám.
- Bệnh nhân liên hệ với bạn bằng cách nào? Qua điện thoại, đến thẳng, qua tin nhắn hay trực tuyến.
- Bạn nhận tiền bằng cách nào? Tiền mặt tại quầy, thẻ, chuyển khoản, trả góp, hay sau khi điều trị xong.
- Bạn giao gì cho kế toán vào cuối tháng, và dưới dạng nào?
- Hiện nay điều gì đang trục trặc? Lịch hẹn bị sót, số dư chưa thu, ghi chú không ai đọc được, ngăn kéo tiền không khớp.
Chương trình phù hợp sẽ loại bỏ những điều đang trục trặc ở phòng khám của bạn hôm nay. Một tính năng bạn sẽ không bao giờ dùng không phải là lý do để chọn bất cứ thứ gì.
12 câu hỏi dành cho mọi phần mềm phòng khám
Hãy đặt những câu hỏi này cho mọi chương trình bạn cân nhắc. Chúng áp dụng cho phòng khám đa khoa, phòng khám chuyên khoa, phòng nha hay một khoa nhỏ của bệnh viện. Một nhà cung cấp tốt trả lời chúng thẳng thắn, bằng văn bản, không nói kiểu “tùy trường hợp”.
1. Bác sĩ của bạn có thực sự lưu hồ sơ trong đó không?
Phần mềm phòng khám sống hay chết nhờ hồ sơ bệnh nhân. Nếu bác sĩ thấy nó chậm, họ sẽ quay lại giấy tờ, và mọi báo cáo bạn kỳ vọng đều trống rỗng. Hãy yêu cầu mỗi bệnh nhân có một hồ sơ chứa mọi lượt khám, tài liệu và khoản thanh toán; có cảnh báo trước khi cùng một người bị đăng ký hai lần; tìm kiếm nhanh theo tên, mã hoặc số điện thoại; và các biểu mẫu hồ sơ phù hợp với từng khoa, chẳng hạn sơ đồ răng trong nha khoa, mà không bắt mọi người phải đi qua những trường vô nghĩa với họ.
2. Lịch có khớp với cách bạn đặt hẹn không, và có nhắc bệnh nhân không?
Hãy kiểm tra chế độ xem ngày, tuần và tháng theo từng bác sĩ, giờ làm việc được lịch tôn trọng, một cách nhanh để nhận bệnh nhân đến không hẹn trước, và đặt hẹn trực tuyến từ trang riêng của bạn nếu bạn muốn. Sau đó hỏi bệnh nhân được nhắc bằng cách nào: email, SMS hay WhatsApp, chỉ khi bệnh nhân đồng ý, và chi phí mỗi tin nhắn là bao nhiêu. Lịch hẹn bị bỏ lỡ là thu nhập bị mất; nhắc hẹn là một trong những cách rẻ nhất để lấy lại.
3. Hóa đơn có phù hợp với quy định của bạn không?
Hóa đơn là một văn bản pháp lý, không phải một bản in. Nó phải mang tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số doanh nghiệp của bạn (mã số thuế hoặc đăng ký kinh doanh mà quốc gia bạn sử dụng), được đánh số liên tục không đứt quãng, và không thể xóa sau khi đã phát hành, chỉ có thể hủy. Hãy hỏi liệu bạn có thể xuất hóa đơn tạm tính hoặc bản báo giá trước khi điều trị, tự đặt mức thuế VAT của mình (hoặc không có, nếu dịch vụ của bạn được miễn), và gửi hóa đơn dạng PDF qua email.
Hỏi kế toán về quy định thuế đối với hóa đơn
Quy định thuế về biên lai và hóa đơn khác nhau giữa các quốc gia, và chúng thay đổi. Hãy hỏi kế toán của bạn những nghĩa vụ nào áp dụng cho cơ sở của bạn, và phần mềm có đáp ứng chúng hay chạy song song với thiết bị hoặc dịch vụ thuế mà bạn đang dùng. Nhiều chương trình phòng khám không phải là hệ thống thuế, vì vậy hãy nhận câu trả lời bằng văn bản.
4. Cuối ngày bạn có biết tiền đang ở đâu không?
Các phòng khám nhỏ hiếm khi mất tiền vì gian lận; họ mất tiền vì những khoản dư nợ không ai theo dõi. Hãy yêu cầu một quỹ tiền mặt hằng ngày mà bạn mở bằng một số tiền đầu ngày và đóng bằng số tiền mặt đã đếm, với báo cáo cuối ngày mà kế toán của bạn nhận ra, và một danh sách các khoản chưa thanh toán, cũ nhất xếp trước, để ai đó xử lý mỗi thứ Sáu. Thanh toán bằng thẻ và chuyển khoản phải được ghi nhận kèm phương thức, và việc hoàn tiền phải thực hiện được mà không xóa gì cả.
5. Mỗi người có chỉ thấy những gì công việc của họ cần không?
Lễ tân cần lịch và tiền, không cần ghi chú lâm sàng. Bộ phận tài chính cần hóa đơn, không cần chẩn đoán. Hãy yêu cầu các vai trò dễ nhận biết (quản trị viên, bác sĩ, y tá hoặc trợ lý, lễ tân, tài chính) mà bạn có thể điều chỉnh, và một tài khoản cá nhân cho mọi người. Dùng chung tài khoản đăng nhập khiến không thể biết ai đã thay đổi gì, và đó là một trong những điểm yếu phổ biến nhất ở phòng khám nhỏ.
6. Phần mềm bảo vệ dữ liệu bệnh nhân thế nào, và nhà cung cấp có chứng minh được không?
Thông tin sức khỏe là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo luật bảo vệ dữ liệu của hầu hết các quốc gia, chẳng hạn Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU (liên kết ngoài). Là phòng khám, bạn vẫn chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, kể cả khi phần mềm lưu giữ giúp bạn. Vì vậy hãy hỏi:
- Có thỏa thuận xử lý dữ liệu, được công bố hoặc đã ký, nêu rõ dữ liệu được lưu ở đâu và những nhà cung cấp nào xử lý nó không?
- Hồ sơ của mỗi phòng khám có được tách biệt khỏi hồ sơ của các phòng khám khác không?
- Mật khẩu có chỉ được lưu dưới dạng băm không, và mọi kết nối có dùng HTTPS không?
- Mỗi người có thể bật xác minh hai bước không, và có thể khóa màn hình khi ai đó rời đi không?
- Có nhật ký hoạt động mà không ai chỉnh sửa được không?
- Dữ liệu được sao lưu bao lâu một lần, và bản sao lưu được giữ trong bao lâu?
7. Phần mềm có bằng ngôn ngữ đội ngũ của bạn nói không?
Một chương trình mà nhân viên chỉ hiểu một nửa sẽ cho ra những hồ sơ chỉ điền một nửa. Hãy hỏi toàn bộ giao diện, chứ không chỉ các menu, có bằng ngôn ngữ của bạn không, các tài liệu cho bệnh nhân và hóa đơn có in bằng ngôn ngữ đó không, và một đội ngũ đa ngôn ngữ có thể làm việc bằng các ngôn ngữ khác nhau không, chẳng hạn một ngôn ngữ ở quầy lễ tân và tiếng Anh cho một chuyên gia đến thăm, hoặc tất cả cùng một ngôn ngữ khi bạn muốn.
8. Phần mềm có chạy trên những gì bạn đang có không?
Một chương trình chạy trong trình duyệt hoạt động trên các máy tính, máy tính bảng và điện thoại bạn đã có, tự cập nhật, và không cần máy chủ đặt trong tủ. Hãy hỏi có phải cài đặt gì không, có dùng được trên điện thoại không, và chuyện gì xảy ra khi kết nối internet bị mất; điểm phát sóng di động của điện thoại là phương án dự phòng rẻ và hợp lý cho mọi phòng khám.
9. Bạn có thể rời đi cùng dữ liệu của mình không?
Thời điểm tốt nhất để hỏi cách rời đi là trước khi bạn đến. Hãy hỏi cách đưa bệnh nhân hiện có vào (ví dụ nhập từ bảng tính), bạn tự xuất được gì bất cứ lúc nào, nhà cung cấp xuất giúp bạn gì khi có yêu cầu, và dữ liệu của bạn sẽ ra sao nếu bạn đóng tài khoản. Câu trả lời phải nằm trong điều khoản, không phải trong lời hứa của nhân viên bán hàng.
10. Bạn có dự đoán được giá không?
Phần mềm phòng khám được tính giá theo người dùng, theo bệnh nhân, theo mô-đun hoặc theo địa điểm, và các khác biệt cộng dồn lại. Hãy hỏi chính xác cái gì được tính, bệnh nhân, khoa và địa điểm có tốn thêm không, tin nhắn nhắc hẹn giá bao nhiêu, có giảm giá theo năm không, và giá thay đổi thế nào khi bạn tuyển thêm một người. Hãy tính giá cho hôm nay và cho hai năm nữa.
11. Ai trả lời khi có sự cố?
Hãy hỏi cách liên hệ hỗ trợ (email, điện thoại, WhatsApp, biểu mẫu), bằng ngôn ngữ nào, và nhanh đến đâu. Rồi hãy thử trong thời gian dùng thử bằng một câu hỏi thật. Một hướng dẫn trợ giúp ngay trong chương trình, viết cho nhân viên phòng khám chứ không phải cho lập trình viên, trả lời được hầu hết các câu hỏi thường ngày trước khi ai đó phải gọi.
12. Bản dùng thử có cho phép bạn kiểm chứng không?
Bản trình diễn cho thấy ngày đẹp nhất của nhà cung cấp. Bản dùng thử cho thấy ngày của bạn. Hãy yêu cầu một bản dùng thử miễn phí không cần thẻ, có mọi tính năng bạn sẽ trả tiền, đủ dài để chạy hai tuần thực tế, và một câu trả lời rõ ràng về chuyện gì xảy ra khi nó kết thúc.
Những dấu hiệu cảnh báo đủ để dừng cuộc trao đổi
- Bạn không thể biết giá nếu không qua một cuộc gọi bán hàng. Nếu giá phụ thuộc vào người hỏi, nó sẽ thay đổi khi bạn gia hạn.
- Bản trình diễn dùng dữ liệu mẫu hoàn hảo, và bạn không được thử với dữ liệu của mình.
- Lấy dữ liệu ra phải trả thêm tiền, hoặc không ai chịu viết ra giấy cách nó hoạt động.
- Có đề nghị dùng chung tài khoản đăng nhập để tiết kiệm giấy phép.
- Không ai nói được dữ liệu của bạn được lưu ở đâu hay những công ty nào xử lý nó.
- Mọi câu hỏi về hóa đơn hoặc pháp luật đều được trả lời bằng “tất cả khách hàng của chúng tôi đều dùng nó”.
Một bản dùng thử hai tuần thực sự chứng minh được điều gì đó
Phần lớn các bản dùng thử thất bại vì không ai lên kế hoạch: tài khoản được mở, ai đó bấm loanh quanh một buổi chiều, và hai tuần sau quyết định được đưa ra theo cảm tính. Hãy dùng kế hoạch này thay thế:
Ngày 1: thiết lập những điều cơ bản
Nhập thông tin doanh nghiệp, giờ mở cửa, dịch vụ và giá. Mời hai hoặc ba đồng nghiệp với vai trò thật của họ.
Ngày 2: đưa bệnh nhân thật vào
Nhập một bảng tính bệnh nhân, hoặc thêm thủ công các bệnh nhân của tuần này.
Ngày 3 đến 7: chạy một tuần thật
Đặt mọi lịch hẹn trong hệ thống mới song song với hệ thống hiện tại. Ghi nhận các lượt khám, nhận thanh toán, mở và đóng quỹ tiền mặt mỗi ngày.
Ngày 8: xuất hóa đơn và đối chiếu
Xuất các hóa đơn của tuần và so sánh tổng số với số tiền bạn biết mình đã thu. Chúng phải khớp đến từng xu.
Ngày 9 và 10: đặt những câu hỏi khó
Đăng nhập với tư cách lễ tân: bạn có thấy ghi chú lâm sàng mà lẽ ra không được thấy không? Xuất bệnh nhân của bạn ra bảng tính. Gửi cho bộ phận hỗ trợ một câu hỏi thật và đo thời gian trả lời.
Ngày 11 và 12: cho kế toán xem
In các báo cáo và một hóa đơn, rồi hỏi xem chúng có những gì kế toán cần không.
Ngày 13 và 14: cùng nhau quyết định
Chấm điểm chương trình bằng bảng bên dưới, và hỏi những người đã dùng nó mỗi ngày. Câu trả lời của họ quan trọng hơn của bạn.
Một bảng chấm điểm bạn có thể sao chép
Cho mỗi mục 0, 1 hoặc 2 điểm, và đặt trọng số cho những mục quan trọng nhất với phòng khám của bạn. Một chương trình đạt 0 điểm về hóa đơn, vai trò hoặc bảo vệ dữ liệu không nên thắng ở bất kỳ điều gì khác.
| Mục | 2 điểm | 0 điểm |
|---|---|---|
| Hồ sơ bệnh nhân | Bác sĩ lưu mọi lượt khám trong đó suốt thời gian dùng thử. | Ghi chú quay lại giấy từ ngày thứ ba. |
| Lịch và nhắc hẹn | Mọi lịch hẹn được đặt trong đó; bệnh nhân được nhắc khi đã đồng ý. | Lễ tân vẫn giữ thêm một cuốn sổ hẹn khác. |
| Hóa đơn | Mã số doanh nghiệp của bạn, đánh số liên tục, hóa đơn tạm tính, PDF qua email. | Số hóa đơn có thể bị xóa hoặc sửa sau khi phát hành. |
| Quỹ tiền mặt và khoản chưa thu | Tuần đối chiếu khớp đến từng xu; có danh sách chưa thanh toán, cũ nhất xếp trước. | Không ai nói được còn nợ bao nhiêu. |
| Vai trò | Mỗi người chỉ thấy những gì công việc của họ cần. | Mọi người dùng chung một tài khoản đăng nhập. |
| Bảo vệ dữ liệu | Thỏa thuận xử lý dữ liệu bằng văn bản, sao lưu, nhật ký hoạt động. | Câu trả lời bằng lời hoặc mơ hồ. |
| Ngôn ngữ | Cả đội làm việc bằng ngôn ngữ của mình. | Một nửa các màn hình bằng ngôn ngữ khác. |
| Thiết bị | Chạy trên máy tính và điện thoại của bạn mà không cần cài đặt gì. | Cần máy chủ hoặc phần cứng đặc biệt. |
| Rời đi | Bạn tự xuất được bệnh nhân của mình trong thời gian dùng thử. | Xuất dữ liệu cần một yêu cầu trả phí. |
| Giá | Bạn tính được ngay hôm nay giá của năm sau. | Giá chỉ có sau một cuộc gọi. |
| Hỗ trợ | Một câu hỏi thật được trả lời nhanh, bằng ngôn ngữ của bạn. | Không có câu trả lời trong thời gian dùng thử. |
| Dùng thử | Hai tuần đầy đủ với dữ liệu của chính bạn và không cần thẻ. | Chỉ có bản trình diễn. |
OPALEVI trả lời 12 câu hỏi như thế nào
Chúng tôi xây dựng OPALEVI, nên đây là câu trả lời của chính chúng tôi, kể cả những câu trả lời là “không”. Hãy đánh giá chúng bằng cùng bảng điểm bạn dùng cho mọi nhà cung cấp khác.
| Câu hỏi | OPALEVI |
|---|---|
| 1. Hồ sơ bệnh nhân | Một hồ sơ cho mỗi bệnh nhân với các lượt khám, tài liệu, ảnh và thanh toán; cảnh báo trước khi trùng lặp; hồ sơ cho từng khoa, trong đó có sơ đồ răng trong nha khoa. |
| 2. Lịch và nhắc hẹn | Chế độ xem ngày, tuần, tháng và danh sách theo từng bác sĩ, giờ làm việc, Tiếp nhận nhanh cho bệnh nhân đến không hẹn, đặt hẹn trực tuyến từ trang của phòng khám bạn. Nhắc hẹn qua email vào ngày hôm trước, và qua WhatsApp hoặc SMS cho bệnh nhân đã đồng ý, trả từ số dư trả trước. |
| 3. Hóa đơn | Hóa đơn thường được đánh số không đứt quãng (hủy, không bao giờ xóa) và hóa đơn tạm tính; mã số doanh nghiệp của bạn trên mọi hóa đơn; mức VAT do bạn tự đặt; PDF và email. Không phải hệ thống thuế: nó chạy song song với thiết bị hoặc dịch vụ thuế của bạn. |
| 4. Tiền bạc | Quỹ tiền mặt hằng ngày với báo cáo X và Z, thanh toán theo phương thức, hoàn tiền, và Số dư chưa thanh toán, cũ nhất xếp trước. |
| 5. Vai trò | Quản trị viên, bác sĩ, y tá hoặc trợ lý, lễ tân và tài chính, mỗi vai trò đều điều chỉnh được, cùng các hồ sơ dựng sẵn như thu ngân; một tài khoản cá nhân cho mọi người. |
| 6. Bảo vệ dữ liệu | Thỏa thuận xử lý dữ liệu được công bố; hồ sơ của mỗi phòng khám được tách biệt; mật khẩu chỉ lưu dưới dạng băm; HTTPS ở mọi nơi; nhật ký hoạt động không ai chỉnh sửa được; sao lưu hằng ngày, giữ tối đa 30 ngày. Xác minh hai bước là lựa chọn của mỗi người; phòng khám không thể bắt buộc. |
| 7. Ngôn ngữ | 47 ngôn ngữ giao diện; mỗi người tự chọn, hoặc quản trị viên đặt một ngôn ngữ cho mọi người. Hóa đơn in được bằng 35 ngôn ngữ trong số đó. |
| 8. Thiết bị | Chạy trong trình duyệt trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại, không cần cài đặt gì. Cần có kết nối internet. |
| 9. Rời đi | Nhập bệnh nhân từ bảng tính kèm báo cáo từng dòng; tự xuất bệnh nhân, lượt khám, hóa đơn và mọi báo cáo ra bảng tính; một bản sao đầy đủ của tài khoản từ OPALEVI khi có yêu cầu. |
| 10. Giá | 10,95 € mỗi nhân viên mỗi tháng, hoặc 7,95 € mỗi tháng với gói năm. Bệnh nhân, khoa và địa điểm không bao giờ được tính. Xem trang bảng giá. |
| 11. Hỗ trợ | Email, WhatsApp và biểu mẫu liên hệ, cùng hướng dẫn tích hợp sẵn bằng ngôn ngữ của bạn. |
| 12. Dùng thử | Bản dùng thử miễn phí có đầy đủ tính năng và không cần thẻ; khi hết hạn sẽ không bị tính phí và tài khoản chuyển sang chế độ chỉ đọc. |
Bạn đang điều hành một labo răng chứ không phải phòng khám? Hãy đọc phần mềm quản lý labo răng: từng ca từ đơn hàng đến hóa đơn đã thanh toán, hoặc xem OPALEVI dành cho phòng khám nha khoa, phòng khám tư nhân và phòng khám.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm phòng khám nhỏ nên có những gì?
Tối thiểu: một hồ sơ bệnh nhân mà bác sĩ của bạn sẽ dùng, một lịch có nhắc hẹn, hóa đơn mang mã số doanh nghiệp của bạn và không thể xóa, quỹ tiền mặt hằng ngày kèm danh sách các khoản chưa thanh toán, các vai trò cho từng công việc, và cách để bạn tự xuất dữ liệu của mình.
Phần mềm đám mây có an toàn cho dữ liệu bệnh nhân không?
Nó có thể an toàn hơn một chiếc máy tính trong phòng làm việc phía sau, nếu nhà cung cấp tách biệt dữ liệu của từng phòng khám, mã hóa mọi kết nối, sao lưu hằng ngày, ghi lại ai đã làm gì và ký thỏa thuận xử lý dữ liệu với bạn. Hãy yêu cầu những điều đó bằng văn bản; dù thế nào phòng khám vẫn chịu trách nhiệm về dữ liệu bệnh nhân của mình.
Bản dùng thử phần mềm nên kéo dài bao lâu?
Đủ dài để chạy hai tuần làm việc thực tế với bệnh nhân và đội ngũ của chính bạn. Các bản dùng thử ngắn hơn chỉ cho thấy bản trình diễn.
Chúng tôi có thể chuyển bệnh nhân hiện có sang phần mềm mới không?
Thường là được, từ một bảng tính. Hãy hỏi nhà cung cấp cách việc nhập báo cáo những dòng không đọc được, và thử với một bản sao danh sách của bạn trong thời gian dùng thử. OPALEVI nhập bệnh nhân từ bảng tính và báo cáo điều gì đã xảy ra với từng dòng.
OPALEVI giá bao nhiêu cho một phòng khám nhỏ?
10,95 € mỗi nhân viên mỗi tháng với gói tháng, hoặc 7,95 € mỗi tháng với gói năm. Một phòng khám có ba người sử dụng sẽ trả gấp ba lần số đó; bệnh nhân, khoa và địa điểm không bao giờ được tính. Thuế được cộng thêm khi thanh toán nếu có áp dụng.
