Phần mềm quản lý labo răng: từng ca làm việc, từ đơn của nha sĩ đến hóa đơn đã thanh toán

Hầu hết các labo đều bắt đầu giống nhau. Nha sĩ gọi điện hoặc nhắn tin, ai đó ghi công việc vào một tờ phiếu hay một cuốn sổ, dấu răng được đặt lên kệ, còn phần còn lại chủ labo giữ trong đầu. Với hai kỹ thuật viên và vài phòng khám thì cách đó vẫn ổn. Nó hỏng đi một cách lặng lẽ, rồi đến một lúc thì hỏng cùng một lúc.

Những dấu hiệu này rất quen thuộc:

• Hạn giao không ai nhìn thấy. Đơn nhận qua điện thoại hôm thứ Hai, tờ phiếu bị kẹp dưới một khay khác, và đến thứ Năm phòng khám gọi hỏi chiếc mão răng đang ở đâu.
• Công việc đã làm xong nhưng chưa bao giờ được thu tiền. Một ca làm lại, một đơn vị làm thêm, một sửa chữa làm giúp: khi hóa đơn được viết sau theo trí nhớ, một số hóa đơn sẽ không bao giờ được viết.
• Số dư không ai nói được chính xác. “Phòng khám này còn nợ chúng ta bao nhiêu?” mất cả một buổi tối với sao kê ngân hàng và bảng tính, mà câu trả lời vẫn chỉ là phỏng đoán.
• Những câu hỏi chỉ một người trả lời được. Cây cầu răng đang ở công đoạn nào? Ai đang làm phần sứ? Khi chủ labo vắng mặt, labo chậm lại.

Không điều nào trong số này là lỗi của con người. Đó là vấn đề về thông tin: các dữ kiện về mỗi ca nằm rải rác trong điện thoại, tờ phiếu, cái kệ và bảng tính, và không có gì kết nối chúng. Phần mềm quản lý labo răng ra đời để gom các dữ kiện đó vào một hồ sơ và giữ chúng ở đó, từ lúc đơn hàng đến cho tới lúc tiền về tài khoản.

Bản thân phần mềm không làm labo nhanh hơn. Nó làm cho mọi ca đều nhìn thấy được, và công việc nhìn thấy được là công việc được hoàn thành đúng hạn và được thanh toán.

Trước khi so sánh các chương trình, hãy thống nhất một hồ sơ ca cần ghi những gì. Dù bạn dùng công cụ nào, kể cả giấy, mỗi đơn hàng đều phải trả lời được những câu hỏi sau mà không cần gọi điện:

Việc lưu hồ sơ này còn có lý do pháp lý. Tại Liên minh châu Âu, một mão răng hay hàm giả làm theo chỉ định của nha sĩ là trang thiết bị y tế đặt làm riêng theo Quy định (EU) 2017/745 về trang thiết bị y tế (liên kết ngoài). Phụ lục XIII của quy định yêu cầu nhà sản xuất lưu một bản kê khai cho từng thiết bị trong ít nhất mười năm kể từ khi thiết bị được đưa ra thị trường, và mười lăm năm đối với thiết bị cấy ghép. Ngoài EU, áp dụng quy định về trang thiết bị y tế của từng quốc gia, và nghĩa vụ của bạn phụ thuộc vào nơi bạn giao hàng. Thói quen này tốt ở mọi nơi: với mỗi sản phẩm, bạn phải nói được ai đặt, cho bệnh nhân nào, khi nào nhận, ai làm và khi nào xuất xưởng.

Dưới đây là hành trình của một đơn hàng trong OPALEVI dành cho labo răng, từ cuộc gọi của nha sĩ đến hóa đơn đã thanh toán. Các chữ in đậm là tên bạn nhìn thấy trên màn hình.

1. 1

   Phòng khám trở thành khách hàng

   Mỗi nha sĩ hoặc phòng khám gửi việc cho bạn là một khách hàng có hồ sơ riêng: người liên hệ, địa chỉ, điện thoại, mã số doanh nghiệp và email. Mã số doanh nghiệp được in trên mọi hóa đơn bạn xuất cho phòng khám đó, còn hồ sơ tập hợp các đơn hàng của phòng khám, số tiền đã xuất hóa đơn, số đã thanh toán và số còn nợ.

2. 2

   Nhận đơn hàng

   Chọn Đơn hàng mới, chọn khách hàng, rồi ghi bệnh nhân, ngày nhận và hạn giao. Đơn hàng được cấp một mã riêng (P-00001, P-00002 và cứ thế tiếp tục). Thêm công việc từ bảng giá của bạn bằng Chọn công việc đã định giá…, hoặc gõ một dòng như “Mão răng zirconia 21” kèm số lượng và giá.

3. 3

   Lên kế hoạch các công đoạn

   Trong Công đoạn, chọn các bộ phận mà ca sẽ đi qua, theo đúng thứ tự: ví dụ CAD/CAM, rồi đến làm sứ. Một labo mới bắt đầu với sáu bộ phận (mão và cầu răng, implant nha khoa, hàm giả, CAD/CAM, làm sứ và tiếp nhận), và bạn có thể đổi tên, thêm hoặc lưu trữ chúng trong Cài đặt → Đơn vị làm việc.

4. 4

   Thực hiện ca

   Kỹ thuật viên nhấn Bắt đầu và Kết thúc ở các công đoạn của mình, ngay trên đơn hàng hoặc trên bảng Quy trình labo. Trạng thái của đơn hàng tự cập nhật theo: đang chờ, đang làm, và hoàn thành khi mọi công đoạn đã xong.

5. 5

   Giao hàng

   In Phiếu đơn hàng để đi kèm sản phẩm, có dòng cho người giao và người nhận, rồi chọn Đánh dấu đã giao. Ngày giao được ghi nhận trên đơn hàng.

6. 6

   Xuất hóa đơn

   Nhấn Xuất hóa đơn đơn hàng này. Các dòng của đơn hàng được sao chép sang hóa đơn, các dòng của đơn hàng bị khóa để hai bên không thể lệch nhau, và đơn hàng liên kết với hóa đơn của nó.

7. 7

   Nhận thanh toán

   Ghi nhận khoản thanh toán bằng tiền mặt, thẻ hoặc chuyển khoản. Cho đến khi thanh toán đủ, khoản tiền nằm chờ trong Số dư chưa thanh toán, khoản cũ nhất xếp trước, với nút Thu tiền ngay bên cạnh.

Hai lưu ý thẳng thắn về chi tiết. OPALEVI không có sơ đồ răng hay công cụ chọn màu răng trên đơn hàng: kỹ thuật viên ghi số răng và màu răng vào dòng công việc hoặc vào ghi chú. Và hệ thống không lưu bản quét hay ảnh trên đơn hàng, nên các tệp STL vẫn nằm trong phần mềm của máy quét hoặc trong email kèm theo, được tham chiếu bằng mã đơn hàng.

Lỡ một hạn giao tốn kém hơn cả việc làm lại. Nha sĩ phải dời lịch của bệnh nhân, và bắt đầu tự hỏi liệu ca tiếp theo có nên giao cho nơi khác. Phần mềm labo tốt không chỉ lưu hạn giao; nó đặt hạn giao trước mắt những người còn kịp làm gì đó.

Trong OPALEVI, cùng một hạn giao xuất hiện ở bốn nơi:

• Đơn hàng, danh sách mọi đơn hàng, nơi bạn có thể lọc theo trạng thái và tìm theo mã đơn, khách hàng hoặc bệnh nhân.
• Quy trình labo, một bảng hiển thị các công đoạn của mọi đơn đang mở trong ba cột (đang chờ, đang làm, đã hoàn thành) cùng các bộ lọc nhanh Công việc của tôi, Đến hạn hôm nay và Quá hạn. Các thẻ có thể kéo giữa các cột và chuyển cho một kỹ thuật viên khác của cùng bộ phận.
• Lịch giao hàng, một tháng những gì phải rời labo mỗi ngày, tô màu theo trạng thái.
• Hôm nay, màn hình đầu tiên kỹ thuật viên nhìn thấy: các việc của riêng họ, việc đến hạn hôm nay, việc quá hạn và công đoạn kế tiếp đang chờ họ.

Trên điện thoại, thanh ở cuối màn hình mở thẳng đến Đơn hàng, Lịch và bảng Quy trình labo, nên kỹ thuật viên có thể xem công việc trong ngày ngay tại bàn làm việc mà không phải đi đến máy tính.

Các labo lập hóa đơn theo một trong hai nhịp: theo từng ca, khi mỗi đơn được giao, hoặc mỗi tháng một lần cho từng phòng khám. Dù chọn cách nào, một quy tắc vẫn đúng: hóa đơn phải xuất phát từ đơn hàng, không phải từ trí nhớ.

Trong OPALEVI, xuất hóa đơn cho một ca chỉ là một bước. Xuất hóa đơn đơn hàng này sao chép các dòng đã định giá sang một hóa đơn thường, được đánh số liên tục không đứt quãng (F-00001, F-00002…), có thể hủy nhưng không bao giờ xóa được, hoặc một hóa đơn tạm tính, dành cho phòng khám muốn biết con số trước khi có hóa đơn chính thức. Hóa đơn tạm tính sau này có thể chuyển thành hóa đơn thường. Các labo lập hóa đơn theo tháng có cùng dữ kiện ở một nơi: hồ sơ khách hàng liệt kê mọi đơn hàng kèm giá trị, và Hóa đơn mới cho khách hàng này bắt đầu hóa đơn của tháng từ đó.

Lần đầu bạn xuất hóa đơn, OPALEVI hỏi một lần về thông tin doanh nghiệp của bạn (tên, địa chỉ, thành phố và mã số doanh nghiệp) để mọi hóa đơn đều mang các thông tin đó. Hóa đơn có thể in hoặc tải về dạng PDF, gửi qua email, và hiển thị thông tin ngân hàng của bạn cho các phòng khám thanh toán bằng chuyển khoản.

Ai đang nợ chúng ta tiền?

Đó là câu hỏi mọi chủ labo đều đặt ra, và lẽ ra chỉ mất vài giây. Số dư chưa thanh toán liệt kê những gì các phòng khám khách hàng còn nợ labo, hóa đơn cũ nhất đứng đầu, và đánh dấu những khoản đã quá hạn. Hồ sơ của mỗi khách hàng kể cùng một câu chuyện cho từng phòng khám: giá trị các đơn hàng, số đã xuất hóa đơn, số đã thanh toán và khoản nợ còn lại.

Nếu labo của bạn nhận tiền mặt tại quầy, Quỹ tiền mặt mở ngày với một số tiền đầu ngày và đóng ngày bằng số tiền mặt bạn đếm được, nên một ngày thiếu hoặc thừa tiền sẽ lộ ra ngay. Những phòng khám muốn biết giá trước có thể nhận một báo giá, được xuất hóa đơn chỉ trong một bước khi họ chấp nhận; báo giá được bật trong Cài đặt → Menu ứng dụng.

Một labo có những người cần những thứ khác nhau, và chuyện tiền bạc không phải việc của tất cả mọi người. Trong OPALEVI, mỗi người có một vai trò:

• Kỹ thuật viên răng hàm mặt: nhận đơn, làm đơn và giao lại; xem được báo giá nhưng không thấy tiền của labo. Kỹ thuật viên không thể thêm khách hàng hay xuất hóa đơn.
• Lễ tân: ghi nhận công việc, trả lời các phòng khám, xuất hóa đơn và nhận thanh toán tại quầy.
• Tài chính / Kế toán: giữ hóa đơn, các khoản thanh toán và quỹ tiền mặt, và đọc các báo cáo tài chính.
• Quản trị viên: điều hành doanh nghiệp: khách hàng, đơn hàng, tiền bạc, nhân viên và cài đặt.

Mỗi vai trò có thể được điều chỉnh từng quyền một nếu labo của bạn làm việc khác đi. Mọi người đăng nhập bằng tài khoản riêng, nên không ai dùng chung mật khẩu, và mỗi người có thể làm việc bằng ngôn ngữ của mình.

Dù bạn chọn OPALEVI hay một chương trình khác, hãy đặt những câu hỏi này cho mọi lựa chọn bạn cân nhắc, và trả lời chúng bằng các đơn hàng của chính bạn chứ không phải bằng một bản trình diễn.

Bảng giá đầy đủ, kèm công cụ tính cho đội ngũ của bạn, nằm ở trang bảng giá. Để có một danh sách kiểm tra rộng hơn, bao gồm cả phòng khám, hãy đọc cách chọn phần mềm phòng khám.

Thiết lập một labo trong OPALEVI chỉ mất một buổi chiều, không phải một dự án. Sau khi bạn đăng ký là labo răng, một danh sách kiểm tra ngắn trên màn hình Hôm nay sẽ dẫn bạn qua các bước đầu tiên và đánh dấu từng bước khi bạn hoàn thành:

1. 1

   Thêm các nha sĩ đặt hàng

   Thêm từng phòng khám hoặc nha sĩ làm khách hàng. Chỉ cần một cái tên là đủ để bắt đầu; thông tin liên hệ có thể bổ sung sau.

2. 2

   Thiết lập bảng giá của bạn

   OPALEVI cho bạn một danh sách mẫu ngắn để bắt đầu (mão sứ, hàm giả toàn phần, sửa hàm giả). Hãy thay bằng công việc và giá của chính bạn trong Cài đặt → Dịch vụ trước khi đơn hàng đầu tiên được xuất hóa đơn.

3. 3

   Nhận đơn hàng đầu tiên

   Nhập một ca thật. Các công đoạn của ca hiện lên trên bảng Quy trình labo ngay khi bạn thêm chúng.

4. 4

   Mời đội ngũ của bạn

   Thêm các kỹ thuật viên và lễ tân, mỗi người một vai trò, để bảng được điền bằng những cái tên thật.