Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa: từ sơ đồ răng đến bảng ước tính và hóa đơn
Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa chỉ có giá trị khi dùng được ngay tại ghế: nếu đánh dấu một mặt răng lâu hơn nói to lên thì sơ đồ sẽ quay về giấy và kế hoạch điều trị lại nằm trong đầu nha sĩ. Hướng dẫn này nêu hồ sơ nha khoa phải lưu những gì, một lượt khám trong OPALEVI từ lúc đặt lịch đến lúc tái khám, và vị trí của kế hoạch điều trị, báo giá và hóa đơn.
Điểm chính
- Lập sơ đồ theo mặt răng chứ không theo từng răng, và để các chỉ số như DMFT được tính từ sơ đồ, không bao giờ gõ bên cạnh.
- Mỗi dòng của kế hoạch điều trị cần có răng, thủ thuật, giai đoạn và chi phí ước tính, và bảng ước tính cần có ngày hiệu lực.
- Báo giá trước, rồi lập hóa đơn từ báo giá, để giá bệnh nhân đã đồng ý cũng là giá họ trả.
- Hãy thử mọi chương trình với một tuần làm việc thật của chính bạn: bệnh nhân, sơ đồ, bảng ước tính và thanh toán.
Dấu hiệu phòng khám của bạn đã vượt quá sơ đồ giấy và phần mềm chung
Nhiều phòng khám nha khoa bắt đầu bằng một sơ đồ giấy cho mỗi bệnh nhân, một cuốn sổ hẹn và một chương trình chung để lập hóa đơn. Cách đó còn dùng được khi một nha sĩ nắm rõ từng hàm răng, và bắt đầu trượt khi nha sĩ thứ hai tham gia hoặc khi bệnh nhân trả tiền làm cầu răng trong nhiều tháng. Các dấu hiệu:
- Một sơ đồ chỉ một người đọc được. Chữ viết tắt trên tấm thẻ, một miếng trám vẽ bằng bút chì, và không biết nó đã có sẵn từ lần đầu bệnh nhân đến hay chưa.
- Bảng ước tính được viết ba lần: tại ghế, thành báo giá ở quầy và lại trên hóa đơn, mỗi lần một tổng khác nhau.
- Số dư không ai theo dõi. Một nửa chiếc mão đã trả hồi tháng Ba, đến tháng Sáu không ai nói được còn nợ bao nhiêu.
- Phim X-quang nằm trên một máy tính, cạnh máy chụp, ngoài tầm với của nha sĩ ở phòng bên kia.
Phần mềm nha khoa đáng đồng tiền khi sơ đồ, kế hoạch và tiền bạc cùng mô tả một hàm răng, ở một nơi, cho tất cả những ai cần đến.
Hồ sơ nha khoa phải lưu những gì
Trước hết hãy thống nhất mỗi lượt khám phải để lại những gì, dù bạn dùng công cụ nào, kể cả giấy:
| Trường | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Sơ đồ răng theo mặt | Sâu răng, trám, mão, implant, điều trị tủy và răng mất, theo hệ đánh số FDI, để nha sĩ sau đọc được hàm răng đúng như đã để lại. |
| Bộ răng | Vĩnh viễn, sữa hay hỗn hợp: sơ đồ của trẻ em không giống của người lớn. |
| Chỉ số nha chu | Độ sâu túi, tụt nướu, chảy máu và mảng bám ở sáu vị trí mỗi răng, cùng độ lung lay và tổn thương chẽ chân răng, để so sánh lần khám này với lần sau. |
| Chỉ số sâu răng | DMFT và dmft được tính từ sơ đồ, để con số và sơ đồ luôn khớp nhau. |
| Khớp cắn, khớp hàm, mô mềm | Mốc ban đầu cho chỉnh nha, phục hình và các vấn đề khớp thái dương hàm, và vị trí của mọi tổn thương. |
| Thuốc tê tại chỗ | Loại thuốc, số ống, kỹ thuật và số lô (LOT), cho ngày một lô thuốc bị thu hồi. |
| Phim X-quang | Đã chụp những phim nào, kèm hình ảnh được đính kèm. |
| Kế hoạch điều trị và ước tính chi phí | Răng, thủ thuật, giai đoạn và chi phí ước tính trên mỗi dòng, và bảng ước tính có hiệu lực trong bao lâu. |
| Việc đã làm và thanh toán | Đã làm gì, đã lập hóa đơn, đã trả và còn nợ bao nhiêu. |
Sơ đồ ghi nhận; nha sĩ quyết định
Phần mềm lưu các phát hiện và tính toán trên chúng. Một túi nha chu có cần điều trị hay một tổn thương là gì vẫn là nhận định của nha sĩ, bằng chính lời của nha sĩ.
Một lượt khám tại ghế trong OPALEVI, từng bước
Đây là một lượt khám trong OPALEVI cho phòng khám nha khoa. Các chữ in đậm là tên trên màn hình.
Đặt lịch
Lễ tân chọn Thêm lịch hẹn, bệnh nhân, dịch vụ và nha sĩ; lịch từ chối giờ nằm ngoài giờ làm việc của nha sĩ đó hoặc trùng với một lịch khác. Để nguyên dấu chọn ở Gửi email nhắc bệnh nhân vào ngày hôm trước thì bệnh nhân có thể nhận email nhắc.
Chuẩn bị
Trợ thủ mở lượt khám, thêm các dịch vụ và tài liệu trong ngày, rồi bấm Đánh dấu sẵn sàng cho nha sĩ. Sơ đồ và hồ sơ là phần nha sĩ viết.
Lập sơ đồ
Đặt Loại răng: (Răng vĩnh viễn, Răng sữa hoặc Bộ răng hỗn hợp), chọn một phát hiện trong Công cụ đánh dấu (Sâu răng, Trám, Mão, Mất răng, Implant, Điều trị tủy hoặc Đã điều trị) rồi bấm vào một răng hoặc một trong năm mặt của nó.
Thăm dò
Chọn một răng để ghi sáu độ sâu thăm dò của nó và mở phần Nha chu để ghi tụt nướu, mảng bám, chảy mủ và tổn thương chẽ chân răng; Chảy máu khi thăm dò và Độ lung lay có thể đặt cùng lúc cho nhiều răng đã chọn.
Khám
Hồ sơ Khám răng bên dưới sơ đồ chứa khớp cắn, khớp hàm, các tổn thương mô mềm được ghim trên hình miệng, phần Gây tê tại chỗ với Số LOT thuốc tê, và Phim đã chụp; bản thân các hình ảnh được đưa vào Tài liệu lần khám.
Hoàn tất
Thêm các dịch vụ đã làm, ghi răng trong Ghi chú dịch vụ, viết chẩn đoán và điều trị, rồi bấm Hoàn tất lần khám. Dưới Bước tiếp theo, người lập hóa đơn dùng Lập hóa đơn cho lần khám để chép các dịch vụ theo giá của chúng, còn Đặt lịch hẹn tái khám mở một lịch hẹn mới cho cùng bệnh nhân.
OPALEVI tính giúp bạn những gì
Mất bám dính ở mỗi vị trí là độ sâu thăm dò cộng với mức tụt nướu, chỉ hiển thị ở nơi cả hai đã được đo. Chảy máu, mảng bám và chảy mủ xuất hiện dưới dạng tỷ lệ trên các vị trí đã lập sơ đồ (chẳng hạn 23,3% của 30 vị trí), và một dấu hiệu chưa ai đánh giá sẽ không hiện phần trăm thay vì một số không dễ gây yên tâm. Chỉ số DMFT / dmft được tính từ các dấu, răng sữa tính riêng.
Hai giới hạn. Mão, implant và điều trị tủy không được tính vào DMFT, vì sơ đồ không cho biết vì sao chúng được làm, còn một răng mất được tính bất kể lý do. Và không có giai đoạn nha chu, mức độ hay ngưỡng khỏe mạnh: nhận định đó thuộc về nha sĩ.
Từ kế hoạch điều trị đến báo giá và hóa đơn
Bệnh nhân muốn biết sẽ làm gì và tốn bao nhiêu. OPALEVI có ba công cụ cho việc đó, và mỗi công cụ làm một việc khác nhau.
Kế hoạch bệnh nhân mang về
Trong Kế hoạch điều trị và ước tính chi phí, mỗi dòng của Điều trị dự kiến ghi răng, thủ thuật, Giai đoạn (Khẩn, Giai đoạn 1, Giai đoạn 2 hoặc Duy trì) và Chi phí ước tính, còn Bảng ước tính có hiệu lực đến ghi ngày hiệu lực. Kế hoạch điều trị nha khoa và ước tính chi phí được in kèm các răng đã lập sơ đồ, một bảng cho mỗi giai đoạn, một Tổng ước tính theo tiền tệ của phòng khám và lời dặn sau điều trị mà nha sĩ đã chọn.
Chi phí do nha sĩ gõ, không lấy từ bảng giá. Tờ in cộng những dòng nó đọc được, cho biết đã bỏ qua bao nhiêu dòng, và không in tổng, thay vì in số không, khi nó không đọc được dòng nào.
Báo giá chính thức
Để có một bản báo giá kèm điều kiện của bạn, chọn Báo giá mới dưới Báo giá, chọn bệnh nhân và Điều khoản báo giá (đoạn văn của bạn về thời hạn hiệu lực, thanh toán và bảo hành), rồi thêm các dòng kèm số lượng và giá. In ra, tải xuống dạng PDF hoặc dùng Gửi qua email. Báo giá đi từ Bản nháp sang Đã gửi rồi Đã chấp nhận hoặc Bị từ chối; việc gửi cố định giá, và Chỉnh sửa mở lại một báo giá chưa được trả lời thành bản nháp.
Hóa đơn
Xuất hóa đơn từ báo giá biến một báo giá đã được chấp nhận thành hóa đơn thông thường với cùng bệnh nhân, các dòng và thuế. Công việc theo từng lượt khám được lập hóa đơn bằng Lập hóa đơn cho lần khám. Hóa đơn có thể được trả từng phần; phần còn lại hiện ở hồ sơ bệnh nhân và dưới Số dư chưa thanh toán, với Thu tiền bên cạnh.
Nói thẳng: kế hoạch và báo giá là hai thứ riêng, và OPALEVI không chép các dòng của kế hoạch sang báo giá. Các dòng của kế hoạch không được đánh dấu hoàn thành khi công việc xong. Và trong không gian làm việc nha khoa, Lưu dưới dạng ưu đãi giữ một lượt khám cùng các dịch vụ có giá như một bản báo giá, không tính là khoản nợ, cho đến khi lượt khám hoàn tất.
Lịch hẹn, quầy tiếp đón và ai được xem gì
OPALEVI xếp lịch theo nha sĩ chứ không theo ghế: mỗi nha sĩ có một cột với giờ làm việc riêng, trong các chế độ xem ngày, tuần, tháng và danh sách, và các bộ lọc trạng thái tách những bệnh nhân còn đang được chờ khỏi những người đã ở phòng khám, đã khám xong hoặc đã lỡ hẹn. Hai nha sĩ dùng chung một ghế được sắp xếp qua giờ làm việc của họ.
Một Đợt điều trị đặt tối đa 30 buổi vào cùng một giờ trong những ngày thường bạn chọn, hoặc không đặt buổi nào nếu một buổi bị trùng. Khi đã bật đặt lịch trực tuyến, bệnh nhân có thể yêu cầu một giờ khám với nha sĩ họ chọn trên trang công khai của phòng khám, còn khách vãng lai đi qua Tiếp nhận nhanh. Cả một ngày làm việc của quầy tiếp đón nằm trong hướng dẫn của chúng tôi về phần mềm cho lễ tân phòng khám.
Ai được xem gì
- Nha sĩ: lập sơ đồ, viết hồ sơ, hoàn tất các lượt khám và soạn báo giá.
- Trợ thủ hoặc điều dưỡng: chuẩn bị các lượt khám, nhưng không thể viết sơ đồ hay hoàn tất một lượt khám.
- Lễ tân: đặt lịch, tiếp nhận, lập hóa đơn và thu tiền; việc có đọc được bệnh sử lâm sàng hay không do một công tắc của phòng khám quyết định.
- Tài chính: hóa đơn, thanh toán và quỹ thu chi; không bao giờ xem hồ sơ lâm sàng.
Quyền hạn có thể đổi theo từng vai trò, và Lịch sử thay đổi trên mỗi lượt khám cho biết ai đã đổi gì, kể cả sơ đồ. Mão răng do một labo làm? Phần việc của labo nằm trong phần mềm quản lý labo răng, từ đơn hàng đến hóa đơn đã thanh toán.
Những câu hỏi nên đặt ra trước khi chọn phần mềm phòng khám nha khoa
Hãy hỏi những câu này với mọi chương trình, và trả lời chúng bằng chính bệnh nhân của bạn.
| Câu hỏi | Cần tìm gì | OPALEVI |
|---|---|---|
| Lập sơ đồ theo mặt răng? | Năm mặt; răng vĩnh viễn, răng sữa và hỗn hợp; số FDI. | Có. |
| Chỉ số được tính, không gõ tay? | DMFT cùng tỷ lệ chảy máu và mảng bám từ sơ đồ. | Có, kèm mất bám dính. |
| Có ghi lô thuốc tê? | Loại thuốc, số ống và LOT trên lượt khám. | Có. |
| Có kế hoạch theo giai đoạn để mang về? | Các dòng theo giai đoạn, một tổng, một ngày hiệu lực. | Có. |
| Từ báo giá đã chấp nhận sang hóa đơn? | Một bước, cùng các dòng. | Có: Xuất hóa đơn từ báo giá. |
| Thanh toán từng phần? | Số dư theo từng bệnh nhân và danh sách người còn nợ. | Có. |
| Có ghế trong lịch hẹn? | Một cột cho mỗi ghế khi dùng chung ghế. | Không: một cột cho mỗi nha sĩ. |
| Nhắc tái khám sáu tháng? | Danh sách nhắc lập từ lần khám gần nhất. | Không: đặt lịch kiểm tra kế tiếp từ lượt khám hoặc đặt một nhiệm vụ theo dõi. |
| Có kết nối với thiết bị X-quang? | Hình ảnh tự đến từ cảm biến. | Không: đính kèm các hình ảnh đã xuất (chấp nhận DICOM). |
| Kế hoạch có chuyển sang báo giá? | Các dòng kế hoạch được chép vào báo giá. | Không: chúng được nhập riêng. |
Với các câu hỏi chung, kể cả bảo vệ dữ liệu, hãy đọc cách chọn phần mềm phòng khám. Mọi thứ còn lại nằm trên trang tính năng, và toàn bộ hồ sơ nha khoa nằm trên trang của khoa Nha khoa.
Tuần đầu tiên của bạn với OPALEVI tại một phòng khám nha khoa
Sau khi bạn đăng ký là phòng khám nha khoa, Các bước đầu trên màn hình Hôm nay sẽ hướng dẫn việc thiết lập. Hãy dành tuần đầu như sau:
Ngày 1: giá và tiêu đề thư
Thay các dịch vụ mẫu bằng dịch vụ của bạn tại Thêm dịch vụ và bảng giá, và thiết lập tiêu đề thư của báo cáo.
Ngày 2: điều kiện của bạn
Viết điều kiện về thời hạn hiệu lực, thanh toán và bảo hành tại Xem lại điều khoản báo giá; mỗi báo giá in ra các điều khoản bạn chọn cho nó.
Ngày 3: đội ngũ
Mời đồng nghiệp cùng vai trò của họ, và đặt giờ làm việc cho từng nha sĩ.
Ngày 4 và 5: công việc thật
Lập sơ đồ cho bệnh nhân của tuần này, in một kế hoạch, gửi một báo giá và lập hóa đơn cho một lượt khám đã xong.
Bắt đầu với bệnh nhân đang điều trị dở
Hãy lập sơ đồ trước cho những người còn đang trong quá trình điều trị, cùng phần còn lại của kế hoạch: bảng ước tính và số dư của họ là những câu hỏi của tuần sau.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa là gì?
Là chương trình giữ hồ sơ lâm sàng và kinh doanh của một phòng khám nha khoa ở cùng một nơi: sơ đồ răng và các chỉ số nha chu của mỗi lượt khám, kế hoạch điều trị kèm ước tính chi phí, lịch hẹn của từng nha sĩ, và các hóa đơn cùng thanh toán đi theo sau. Một chương trình tốt tự tính các chỉ số như DMFT từ chính sơ đồ.
Tôi có thể đưa cho bệnh nhân bảng ước tính bằng văn bản trước khi điều trị không?
Có. Kế hoạch điều trị của lượt khám được in thành kế hoạch điều trị nha khoa và ước tính chi phí, theo giai đoạn, kèm tổng và ngày hiệu lực. Để có một bản báo giá chính thức kèm điều kiện của bạn, hãy tạo một báo giá trong phần Thanh toán, gửi email hoặc in ra, rồi lập hóa đơn chỉ trong một bước khi nó được chấp nhận.
Trợ thủ và lễ tân có xem được sơ đồ răng không?
Trợ thủ có vai trò điều dưỡng xem được sơ đồ nhưng không sửa được: họ chuẩn bị lượt khám, thêm dịch vụ và tài liệu, còn sơ đồ, hồ sơ và việc hoàn tất lượt khám để nha sĩ làm. Lễ tân đặt lịch và thu tiền; việc có được đọc bệnh sử lâm sàng hay không tùy một công tắc của phòng khám. Vai trò tài chính không bao giờ đọc hồ sơ lâm sàng. Quyền riêng tư hồ sơ của khoa Nha khoa cũng có thể thu hẹp xuống nhân viên của khoa hoặc nha sĩ điều trị.
Có dùng được trên máy tính bảng tại ghế không?
Có. OPALEVI mở trong trình duyệt của máy tính bảng, laptop hoặc điện thoại đặt cạnh ghế, và không có gì phải cài đặt. Trên màn hình hẹp, menu trở thành bốn thẻ ở cuối trang, mọi thứ còn lại nằm dưới “Thêm”. Nó cần có kết nối internet.
Tôi có thể dùng thử OPALEVI trước khi trả tiền không?
Có: dùng thử miễn phí, không cần thẻ. Trong thời gian đó, hãy lập sơ đồ cho bệnh nhân thật, in một kế hoạch điều trị và gửi một báo giá. Khi hết thời gian dùng thử mà không đăng ký gói, sẽ không bị tính phí và hồ sơ của bạn vẫn còn, ở chế độ chỉ đọc. Hãy đăng ký là phòng khám nha khoa để bắt đầu.
OPALEVI tính giá thế nào cho một phòng khám nha khoa?
OPALEVI tính giá theo từng nhân viên sử dụng, và trả trước cả năm sẽ giảm mức giá hằng tháng. Bệnh nhân, khoa và địa điểm không bao giờ được tính, nên giá thay đổi khi bạn thuê thêm một nhân viên vệ sinh răng, không phải khi tháng đó đông khách. Xem trang giá.
