Software para psicologia e psiquiatria: avaliações, sessões semanais e notas que ficam reservadas

Muitos consultórios começam com o programa já existente na clínica, ou com uma agenda e questionários impressos. Depois, os problemas surgem em silêncio:

• A receção consegue ler as notas. Em muitos programas gerais, quem abre o processo de um paciente abre todas as sessões que ele contém.
• Os questionários ficam em papel. Alguém soma o PHQ-9 à mão e só o total, se tanto, chega ao processo.
• O plano de segurança vive num só computador, com números de telefone que ninguém confirma há muito tempo.
• As sessões semanais são marcadas uma a uma: dez idas à agenda para dez sessões.

Nos cuidados de saúde mental, a privacidade não é uma definição acrescentada mais tarde. É a primeira coisa que o software tem de acertar.

Combine esta lista com os colegas antes de comparar programas; vale também em papel:

Este é o percurso de um paciente pelo OPALEVI para centros de saúde mental, no departamento de Psicologia e psiquiatria. Uma entidade registada como centro de saúde mental vê Sessão onde as outras clínicas veem consulta, e clínico onde veem médico. O texto a negrito é o que o ecrã diz.

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   Marcar

   A receção ou o clínico abre Adicionar marcação, encontra ou regista o paciente, escolhe o serviço e a hora, e vê logo se o clínico está livre.

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   Chegar

   A receção regista a chegada e carrega em Enviar ao clínico, o que coloca o paciente na lista do clínico sem abrir nada de clínico.

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   Escrever o relatório

   Doze secções seguem a entrevista, das queixas principais e do estado emocional atual ao sono e ao padrão alimentar, aos objetivos da terapia e às revisões. Cada uma mostra quem a escreveu por último e quando.

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   Examinar

   Em Avaliação psicológica, o Exame do estado mental assinala onze domínios, da aparência ao juízo crítico, como normal, anormal ou Não avaliado; uma linha em branco significa apenas que nada foi registado.

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   Anotar a terapia

   Em Terapia: a Sessão n.º, a Abordagem terapêutica (TCC, psicodinâmica, sistémica, de apoio, outra), os objetivos, as intervenções e a data da Próxima sessão.

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   Planear o passo seguinte

   Marcar consulta de seguimento, em Próximos passos, abre a agenda deste paciente na data da próxima sessão. O pagamento é recebido no mesmo ecrã, com Imprimir recibo.

Duas notas simples. A Sessão n.º é escrita por si; a agenda numera sozinha um percurso e as duas coisas não estão ligadas. E cada gravação que altera alguma coisa fica no Histórico de alterações, que mostra quem mudou que secção, antes e depois. Os enfermeiros e os assistentes podem preparar uma sessão, mas o registo clínico é do clínico que trata o paciente.

Em Escalas de avaliação estão o Questionário PHQ-9 e o Questionário GAD-7. Cada item é respondido com um de quatro botões, de «nada» a «quase todos os dias», e o painel soma-os à medida que avança, mostrando o número de respostas e o intervalo junto ao total: «3 (9/9 · 0–27)» nunca se confunde com um total de duas respostas. Limpar desfaz uma escolha errada. Ambos podem ser reproduzidos livremente, como declara o sítio oficial dos questionários (ligação externa), pelo que todos os itens estão no ecrã.

A mesma secção regista o Humor de hoje (0–10), o Nível de ansiedade (0–10), a qualidade do sono, as horas de sono e o funcionamento diário, tudo introduzido pelo clínico. Quando duas sessões têm avaliações, Humor e ansiedade ao longo das sessões representa ambos num gráfico, ao longo das sessões deste paciente no departamento.

Dois limites honestos. Os itens, a ordem e a pontuação são os publicados, e o texto em inglês está próximo do texto publicado; noutras línguas é uma tradução de trabalho, não validada, pelo que deve compará-la com a versão validada antes de confiar nela. E sem portal do paciente, os questionários preenchem-se durante a sessão, não são enviados antes.

Mantenha dois papéis separados. O registo do clínico está em Avaliação de risco, com o título «Um registo, não uma avaliação automática — o juízo continua a ser do clínico»: uma escolha de Preocupação de segurança, uma grelha de Substâncias psicoativas (nunca, no passado, atualmente) e notas de segurança.

O papel do paciente é o Plano de segurança e plano de tratamento, que segue os passos de Stanley–Brown pela sua ordem, escritos com o paciente nas suas próprias palavras:

• sinais de alerta e coisas que pode fazer sozinho para desviar a atenção;
• pessoas e lugares que ajudam, pessoas a quem pedir ajuda, profissionais a contactar, com telefones e horários;
• Números de crise e de emergência, escritos para o seu país: nenhum vem preenchido por si;
• tornar o ambiente à sua volta mais seguro e aquilo que mais importa para si;
• Ações acordadas (o quê, quem, até quando) e uma Data de revisão.

Depois de guardado, o botão Plano de segurança e de gestão da crise imprime-o no papel timbrado da clínica, apenas com os passos que escreveu, numerados tal como estão. Não imprime nada da secção de risco nem nenhuma pontuação, para que o paciente o possa mostrar em casa.

Numa clínica partilhada, a questão é quem, no edifício, pode ler uma nota. O OPALEVI responde em três camadas.

Receção e finanças

A receção marca, regista chegadas e recebe pagamentos, mas só lê registos clínicos se a clínica assinalar A recepção pode ver o histórico de visitas dos pacientes., que está desligado numa clínica nova. As finanças nunca os leem. O dia da secretaria está no software para a receção de clínica.

Cada departamento

A Privacidade do processo, em Definições → Configuração dos departamentos, oferece Toda a clínica, O departamento (o seu pessoal, o clínico atribuído e os administradores) ou Só o clínico. Psicologia e psiquiatria começa em O departamento quando ninguém escolheu, pelo que um médico de família da mesma policlínica não lê as notas de terapia. Um consultório de um só departamento recebe Automático ou Só o clínico. Os administradores podem sempre ler, por isso atribua essa função com parcimónia. Nas listas, um processo fechado mantém a data, o departamento e o clínico e mostra Restrito.

Cada clínico

Os médicos só podem aceder aos seus próprios pacientes limita cada clínico aos seus pacientes. Todos têm um acesso pessoal, e as funções podem ser ajustadas permissão a permissão ou usadas como base das suas próprias, como a de um assistente social.

Em Adicionar marcação, um Percurso terapêutico assinalado pede os Dias da semana e Quantas sessões, de duas a trinta, e coloca-as todas à hora da primeira sessão. Um conflito recusa o percurso inteiro em vez de o marcar a meio. Cada sessão é depois uma marcação normal com a etiqueta «Sessão 3 de 10», e Interromper o percurso cancela a escolhida e todas as seguintes. Os fisioterapeutas usam a mesma ferramenta; veja o software para clínica de fisioterapia. Quando Enviar ao paciente um lembrete por e-mail na véspera está assinalado, aplica-se a todas as sessões do percurso, pelo que o paciente pode receber um e-mail antes de cada uma se o processo tiver um endereço de e-mail.

Registada como centro de saúde mental, uma entidade tem também Grupos (sessões de grupo com lista de presenças, uma nota privada por participante e nomes visíveis apenas para o pessoal clínico), Programas (um programa de tratamento com objetivos, profissional de referência e plano de alta) e um livro de incidentes para acontecimentos como a automutilação ou a saída de um paciente sem aviso, que o software para lar de idosos também aborda. Um consultório privado não usa nenhum dos três.

Experimente cada programa na semana de um paciente real, e não numa demonstração, e pergunte:

Preços e uma calculadora para a equipa: preços. Uma lista de verificação geral para clínicas: como escolher software para clínica. O resto do produto: funcionalidades.

Registar-se como centro de saúde mental cria o departamento de Psicologia e psiquiatria, e os Primeiros passos no ecrã de Hoje listam o que se segue.

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   Definir o preço dos serviços

   Adicione os serviços e os preços: uma avaliação inicial, uma sessão de terapia, uma sessão de família.

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   Definir quem lê o quê

   Abra a Privacidade do processo antes da primeira nota real; escolha Só o clínico onde as notas de um terapeuta devam ficar só dele.

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   Juntar a equipa

   Convide os colegas com as suas funções reais, para que cada clínico tenha uma coluna na agenda.

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   Fazer um percurso real

   Marque as sessões semanais de um paciente como um percurso, preencha um PHQ-9 e imprima um plano de segurança.