Como escolher software para uma pequena clínica ou consultório dentário: 12 perguntas a fazer antes de pagar

Todos os programas para clínicas têm uma longa lista de funcionalidades, e a maioria parece igual no papel. O que os distingue é o que se sente às 8:30 de uma segunda-feira, quando a receção tem três pessoas ao balcão, o telefone está a tocar e o primeiro doente já está na cadeira.

Por isso, antes de olhar para qualquer software, escreva o seu dia. Demora vinte minutos e evita-lhe a escolha errada:

• Quem faz o quê? A receção, os médicos, os enfermeiros ou assistentes, quem recebe o dinheiro e o dono.
• Como chegam os doentes até si? Por telefone, à porta, por mensagem ou online.
• Como é pago? Em numerário ao balcão, por cartão, por transferência bancária, em prestações ou depois de o tratamento terminar.
• O que entrega ao contabilista no fim do mês, e em que formato?
• O que corre mal hoje? Consultas perdidas, saldos por cobrar, notas que ninguém consegue ler, uma gaveta de dinheiro que não bate certo.

O programa certo elimina o que corre mal hoje na sua clínica. Uma funcionalidade que nunca vai usar não é motivo para escolher coisa nenhuma.

Faça estas perguntas a todos os programas que considerar. Servem para um consultório geral, uma clínica de especialidade, um consultório dentário ou um pequeno serviço hospitalar. Um bom fornecedor responde-lhes com clareza, por escrito, sem «depende».

1. Os seus médicos vão mesmo manter o processo clínico nele?

O software de clínica vive ou morre pelo processo do doente. Se os médicos o acharem lento, voltam ao papel e todos os relatórios que esperava ficam vazios. Peça uma ficha por doente com todas as consultas, documentos e pagamentos; um aviso antes de a mesma pessoa ser registada duas vezes; uma pesquisa rápida por nome, código ou telefone; e registos adequados a cada especialidade, como um esquema dentário na medicina dentária, sem obrigar todos a preencher campos que não fazem sentido para eles.

2. A agenda corresponde à forma como marca consultas e lembra os doentes?

Verifique as vistas de dia, semana e mês por médico, os horários de trabalho que a agenda respeita, uma forma rápida de atender doentes sem marcação e a marcação online a partir da sua própria página, se a quiser. Depois pergunte como são feitos os lembretes aos doentes: por email, SMS ou WhatsApp, só com o consentimento do doente, e a que custo por mensagem. As faltas são rendimento perdido; os lembretes estão entre as formas mais baratas de o recuperar.

3. As faturas respeitam as suas regras?

Uma fatura é um documento legal, não uma impressão. Deve incluir o nome da sua empresa, a morada e o número de identificação fiscal (o número fiscal ou de registo de empresa que o seu país usa), ter numeração numa sequência ininterrupta e ser impossível de eliminar depois de emitida, apenas de anular. Pergunte se pode emitir uma fatura pró-forma ou um orçamento antes do tratamento, definir as suas próprias taxas de IVA (ou nenhuma, quando os seus serviços estão isentos) e enviar as faturas em PDF por email.

4. Vai saber onde está o dinheiro no fim do dia?

As pequenas clínicas raramente perdem dinheiro por fraude; perdem-no por saldos que ninguém acompanha. Peça uma caixa diária que abra com um valor inicial e feche com o numerário contado, com relatórios de fim de dia que o seu contabilista reconheça, e uma lista de saldos por cobrar, do mais antigo para o mais recente, que alguém possa tratar todas as sextas-feiras. Os pagamentos por cartão e por transferência devem ficar registados com o respetivo método, e os reembolsos devem ser possíveis sem eliminar nada.

5. Cada pessoa vê apenas o que a sua função exige?

A receção precisa da agenda e do dinheiro, não das notas clínicas. As finanças precisam das faturas, não dos diagnósticos. Peça funções reconhecíveis (administrador, médico, enfermeiro ou assistente, receção, finanças) que possa ajustar, e uma conta pessoal para cada um. Os acessos partilhados tornam impossível saber quem alterou o quê e são um dos pontos fracos mais comuns num pequeno consultório.

6. Como protege os dados dos doentes e o fornecedor consegue prová-lo?

A informação de saúde é um dado pessoal sensível ao abrigo das leis de proteção de dados da maioria dos países, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (ligação externa). Como clínica, continua a ser responsável por ela, mesmo quando é um software que a guarda por si. Por isso, pergunte:

• Existe um acordo de tratamento de dados, publicado ou assinado, que indique onde os dados são guardados e que prestadores os tratam?
• Os registos de cada clínica são mantidos separados dos de todas as outras?
• As palavras-passe são guardadas apenas sob a forma de hash e todas as ligações usam HTTPS?
• Cada pessoa pode ativar a verificação em dois passos e é possível bloquear o ecrã quando alguém se ausenta?
• Existe um registo de atividade que ninguém possa editar?
• Com que frequência são feitas cópias de segurança dos dados e durante quanto tempo são conservadas?

7. Está no idioma que a sua equipa fala?

Um programa que o pessoal só entende a meias produz registos preenchidos a meias. Pergunte se toda a interface, e não apenas os menus, está no seu idioma, se os documentos para os doentes e as faturas se imprimem nesse idioma e se uma equipa mista pode trabalhar em idiomas diferentes, por exemplo um idioma na receção e inglês para um especialista visitante, ou todos no mesmo idioma, se preferir.

8. Funciona com o que já tem?

Um programa que funciona no navegador serve nos computadores, tablets e telemóveis que já possui, atualiza-se sozinho e dispensa um servidor num armário. Pergunte se é preciso instalar alguma coisa, se pode ser usado no telemóvel e o que acontece quando a ligação à internet cai; a zona Wi-Fi do telemóvel é um plano B barato e sensato para qualquer clínica.

9. Pode sair com os seus dados?

O melhor momento para perguntar como se sai é antes de entrar. Pergunte como traz os doentes que já tem (por exemplo, com uma importação de folha de cálculo), o que pode exportar por si em qualquer altura, o que o fornecedor exporta a seu pedido e o que acontece aos seus dados se encerrar a conta. As respostas devem constar dos termos, não da promessa de um vendedor.

10. Consegue prever o preço?

O software de clínica é cobrado por utilizador, por doente, por módulo ou por local, e as diferenças somam-se. Pergunte o que é exatamente contado, se os doentes, os departamentos e os locais custam mais, quanto custam as mensagens de lembrete, se há desconto anual e como o preço muda quando contrata mais uma pessoa. Calcule o seu preço para hoje e para daqui a dois anos.

11. Quem responde quando algo corre mal?

Pergunte como se chega ao apoio (email, telefone, WhatsApp, um formulário), em que idioma e com que rapidez. Depois ponha-o à prova durante o teste com uma pergunta real. Um guia de ajuda dentro do programa, escrito para o pessoal da clínica e não para programadores, responde à maior parte das dúvidas do dia a dia antes de alguém ter de telefonar.

12. O período de teste permite prová-lo?

Uma demonstração mostra o melhor dia do fornecedor. Um teste mostra o seu. Peça um teste gratuito sem cartão, com todas as funcionalidades que pagaria, com duração suficiente para fazer duas semanas reais e uma resposta clara sobre o que acontece quando termina.

• Não consegue saber o preço sem uma chamada comercial. Se o preço depende de quem pergunta, vai mudar quando renovar.
• A demonstração usa dados de exemplo perfeitos e não pode experimentá-la com os seus.
• Retirar os seus dados custa mais, ou ninguém põe por escrito como funciona.
• Sugerem acessos partilhados para poupar em licenças.
• Ninguém sabe dizer onde os seus dados são guardados nem que empresas os tratam.
• Todas as perguntas sobre faturas ou sobre a lei recebem como resposta «todos os nossos clientes o usam».

A maioria dos testes falha porque ninguém os planeia: abre-se a conta, alguém explora durante uma tarde e, duas semanas depois, a decisão é tomada por impressão. Use antes este plano:

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   Dia 1: defina o essencial

   Introduza os dados da sua empresa, o horário de funcionamento, os serviços e os preços. Convide dois ou três colegas com as suas funções reais.

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   Dia 2: traga doentes reais

   Importe uma folha de cálculo de doentes ou acrescente à mão os doentes desta semana.

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   Dias 3 a 7: viva a semana real

   Marque todas as consultas no novo sistema em paralelo com o atual. Registe consultas, receba pagamentos, abra e feche a caixa todos os dias.

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   Dia 8: faturar e reconciliar

   Emita as faturas da semana e compare os totais com o que sabe ter recebido. Devem coincidir ao cêntimo.

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   Dias 9 e 10: faça as perguntas difíceis

   Inicie sessão como receção: consegue ver notas clínicas que não devia? Exporte os seus doentes para uma folha de cálculo. Envie ao apoio uma pergunta real e cronometre a resposta.

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   Dias 11 e 12: mostre ao contabilista

   Imprima os relatórios e uma fatura e pergunte se têm o que o contabilista precisa.

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   Dias 13 e 14: decidam em conjunto

   Avalie o programa com a folha abaixo e pergunte a quem o usou todos os dias. A resposta deles conta mais do que a sua.

Atribua a cada área 0, 1 ou 2 pontos e dê mais peso às áreas que mais importam à sua clínica. Um programa que obtenha 0 em faturas, funções ou proteção de dados não deve ganhar em mais nada.

Nós criamos o OPALEVI, por isso aqui ficam as nossas próprias respostas, incluindo as que são «não». Avalie-as com a mesma folha que usa para todos os outros.

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