Software para laboratório dentário: cada caso, da encomenda do dentista à fatura paga

A maioria dos laboratórios começa da mesma maneira. Um dentista telefona ou envia uma mensagem, alguém escreve o trabalho num papel ou num caderno, a moldagem vai para uma prateleira e o dono guarda o resto de cabeça. Com dois técnicos e meia dúzia de clínicas, isto funciona. Deixa de funcionar de forma discreta e, depois, de repente.

Os sinais são conhecidos:

• Um prazo que ninguém viu. A encomenda chegou por telefone na segunda-feira, o papel acabou debaixo de outro tabuleiro e, na quinta-feira, a clínica liga a perguntar onde está a coroa.
• Trabalho concluído que nunca foi faturado. Uma repetição, uma unidade a mais, uma reparação feita como favor: quando as faturas são passadas mais tarde, de memória, algumas nunca chegam a ser passadas.
• Saldos que ninguém sabe indicar. «Quanto nos deve esta clínica?» exige uma noite com extratos bancários e uma folha de cálculo, e a resposta continua a ser um palpite.
• Perguntas a que só uma pessoa sabe responder. Em que etapa está a ponte? Quem está a fazer a cerâmica? Quando o dono está ausente, o laboratório abranda.

Nada disto é um problema de pessoas. É um problema de informação: os dados de cada caso estão espalhados por um telefone, um papel, uma prateleira e uma folha de cálculo, e nada os liga. O software para laboratório dentário existe para reunir esses dados num só registo e mantê-los lá, desde o momento em que a encomenda chega até ao dinheiro estar na conta.

O software não torna um laboratório mais rápido por si só. Torna cada caso visível, e o trabalho visível é o trabalho que se conclui a tempo e que é pago.

Antes de comparar programas, defina o que um único registo de caso deve conter. Seja qual for o meio que use, papel incluído, cada encomenda deve responder a estas perguntas sem um telefonema:

Há também uma razão regulamentar para manter este registo. Na União Europeia, uma coroa ou uma prótese feita por prescrição de um dentista é um dispositivo médico por medida, nos termos do Regulamento (UE) 2017/745 relativo aos dispositivos médicos (ligação externa). O seu Anexo XIII pede ao fabricante que conserve uma declaração de cada dispositivo durante, pelo menos, dez anos após a sua colocação no mercado, e quinze no caso dos dispositivos implantáveis. Fora da UE aplicam-se as regras nacionais em matéria de dispositivos médicos, e as suas obrigações dependem do local onde entrega. O hábito é bom em qualquer lugar: para cada trabalho, deve poder dizer quem o encomendou, para que doente, quando deu entrada, quem trabalhou nele e quando saiu.

Eis o percurso de uma encomenda no OPALEVI para laboratórios dentários, do telefonema do dentista à fatura paga. As palavras a negrito são os nomes que vê no ecrã.

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   A clínica passa a ser cliente

   Cada dentista ou consultório que lhe envia trabalho é um cliente com ficha própria: pessoa de contacto, morada, telefone, número de contribuinte e email. O número de contribuinte é impresso em todas as faturas que emitir a essa clínica, e a ficha reúne as encomendas da clínica, o que foi faturado, o que foi pago e o que ainda está em dívida.

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   Receba a encomenda

   Escolha Nova encomenda, selecione o cliente e escreva o doente, a data de receção e o prazo de entrega. A encomenda recebe um código próprio (P-00001, P-00002, etc.). Acrescente o trabalho a partir da sua tabela de preços com Escolher trabalho com preço…, ou escreva uma linha como «Coroa de zircónia 21» com a respetiva quantidade e preço.

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   Planeie as etapas

   Em Etapas de trabalho, escolha as estações por onde o caso passa, pela ordem em que passa: por exemplo, CAD/CAM e, depois, cerâmica. Um laboratório novo começa com seis estações (coroas e pontes, implantes dentários, próteses, CAD/CAM, cerâmica e receção), que pode renomear, acrescentar ou arquivar em Definições → Unidades de trabalho.

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   Trabalhe o caso

   Os técnicos premem Iniciar e Concluir nas suas etapas, na própria encomenda ou no quadro Fluxo de trabalho do laboratório. O estado da encomenda acompanha-as automaticamente: pendente, em curso e concluída quando todas as etapas estão feitas.

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   Entregue

   Imprima a Folha da encomenda para acompanhar o trabalho, com linhas para quem o entregou e quem o recebeu, e depois escolha Marcar como entregue. A data de entrega fica registada na encomenda.

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   Faturar

   Prima Faturar esta encomenda. As linhas da encomenda são copiadas para a fatura, ficam bloqueadas na encomenda para que as duas não se desencontrem, e a encomenda fica ligada à respetiva fatura.

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   Receba o pagamento

   Registe o pagamento em numerário, por cartão ou por transferência bancária. Enquanto não estiver pago na totalidade, o valor aguarda em Saldos em dívida, do mais antigo para o mais recente, com um botão Cobrar ao lado.

Duas notas simples sobre pormenores. O OPALEVI não tem esquema dentário nem seletor de cor na encomenda: os técnicos escrevem os números dos dentes e a cor na linha de trabalho ou nas notas. E não guarda digitalizações nem fotografias na encomenda, pelo que os ficheiros STL ficam no software do seu scanner ou no email em que chegaram, referenciados pelo código da encomenda.

Falhar um prazo custa mais do que a repetição do trabalho. O dentista tem de remarcar um doente e começa a ponderar se o caso seguinte não deverá ir para outro laboratório. Um bom software de laboratório não se limita a guardar o prazo; coloca-o à frente de quem ainda pode fazer alguma coisa.

No OPALEVI, o mesmo prazo aparece em quatro locais:

• Encomendas, a lista de todas as encomendas, onde pode filtrar por estado e pesquisar por código da encomenda, cliente ou doente.
• Fluxo de trabalho do laboratório, um quadro com as etapas de todas as encomendas em aberto em três colunas (pendentes, em curso, concluídas) e filtros rápidos para As minhas tarefas, Prazo hoje e Em atraso. Os cartões podem ser arrastados entre colunas e passados a outro técnico da mesma estação.
• Calendário de entregas, um mês do que tem de sair do laboratório em cada dia, com cores por estado.
• Hoje, o primeiro ecrã que o técnico vê: as suas tarefas, o que vence hoje, o que está em atraso e a próxima etapa à sua espera.

No telemóvel, a barra na parte inferior do ecrã abre diretamente as Encomendas, o Calendário e o quadro do Fluxo de trabalho do laboratório, para que o técnico possa consultar o trabalho do dia na bancada, sem ir até um computador.

Os laboratórios faturam num de dois ritmos: por caso, à medida que cada encomenda é entregue, ou uma vez por mês por clínica. Qualquer que seja o seu, vale uma regra: a fatura deve nascer da encomenda, não da memória.

No OPALEVI, faturar um caso é um único passo. Faturar esta encomenda copia as linhas com preço para uma fatura normal, numerada numa sequência ininterrupta (F-00001, F-00002…), que pode ser anulada mas nunca eliminada, ou para uma fatura pró-forma, para a clínica que quer um valor antes da fatura final. Uma fatura pró-forma pode depois ser convertida numa fatura normal. Os laboratórios que faturam mensalmente têm os mesmos dados num só lugar: a ficha do cliente lista todas as encomendas com o respetivo valor, e Nova fatura para este cliente inicia a fatura do mês a partir daí.

Na primeira vez que faturar, o OPALEVI pede uma única vez os dados da sua empresa (nome, morada, localidade e número de contribuinte) para que todas as faturas os incluam. As faturas imprimem-se ou descarregam-se em PDF, seguem por email e mostram os seus dados bancários para as clínicas que pagam por transferência.

Quem nos deve dinheiro?

É a pergunta que todo o dono faz, e a resposta deve demorar segundos. Saldos em dívida lista o que as clínicas clientes ainda devem ao laboratório, da fatura mais antiga para a mais recente, e assinala o que está em atraso. A ficha de cada cliente conta a mesma história para uma só clínica: o valor das suas encomendas, quanto foi faturado, quanto foi pago e a dívida que resta.

Se o seu laboratório recebe dinheiro ao balcão, a Caixa abre o dia com um valor inicial e fecha-o com o numerário que contar, de modo que uma falta ou um excesso se vê logo. As clínicas que pedem primeiro um preço podem receber um orçamento, que é faturado num só passo quando o aceitarem; os orçamentos ativam-se em Definições → Menus da aplicação.

Num laboratório há pessoas que precisam de coisas diferentes, e o dinheiro não é assunto de todos. No OPALEVI, cada pessoa tem uma função:

• Técnico de prótese dentária: recebe as encomendas, trabalha nelas e devolve-as; vê os orçamentos, mas não o dinheiro do laboratório. Um técnico não pode acrescentar clientes nem emitir faturas.
• Receção: regista os trabalhos, atende as clínicas, emite faturas e recebe pagamentos no balcão.
• Finanças / Contabilidade: trata das faturas, dos pagamentos e da caixa, e consulta os relatórios financeiros.
• Administrador: gere o negócio: clientes, encomendas, dinheiro, pessoal e definições.

Cada função pode ser ajustada permissão a permissão, se o seu laboratório trabalhar de outra forma. Cada pessoa inicia sessão com a sua própria conta, pelo que ninguém partilha uma palavra-passe, e cada um pode trabalhar no seu idioma.

Escolha o OPALEVI ou outro programa, coloque estas perguntas a todas as opções que considerar e responda-lhes com as suas encomendas, não com uma demonstração.

O preço completo, com uma calculadora para a sua equipa, está na página de preços. Para uma lista de verificação mais abrangente, que inclui também clínicas, leia como escolher software para clínica.

Configurar um laboratório no OPALEVI leva uma tarde, não um projeto. Depois de se registar como laboratório dentário, uma pequena lista de verificação no ecrã Hoje guia-o pelos primeiros passos e vai assinalando os que concluir:

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   Acrescente os dentistas que encomendam

   Acrescente cada clínica ou dentista como cliente. Basta um nome para começar; os contactos podem vir depois.

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   Defina a sua tabela de preços

   O OPALEVI começa por lhe dar uma pequena lista de exemplo (coroa de cerâmica, prótese total, reparação de prótese). Substitua-a pelo seu trabalho e pelos seus preços em Definições → Serviços antes de faturar a primeira encomenda.

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   Receba a sua primeira encomenda

   Introduza um caso real. As suas etapas aparecem no quadro do Fluxo de trabalho do laboratório assim que as acrescentar.

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   Convide a sua equipa

   Acrescente os seus técnicos e a receção, cada um com a sua função, para que o quadro se encha de nomes reais.