Software para receção de clínica: o dia do balcão, do primeiro telefonema à caixa fechada
O software para receção de clínica tem de acompanhar um dia que raramente corre como previsto: o telefone toca durante o registo de chegada, um paciente aparece sem avisar, alguém marca online à meia-noite, e a gaveta tem de bater certo no fecho. Este guia acompanha um balcão ao longo desse dia no OPALEVI, incluindo o que deixa a outras ferramentas.
Pontos-chave
- Marque num só calendário que conhece a semana de cada clínico, para que o balcão nunca prometa uma hora que ninguém pode cumprir.
- Chamadas, pacientes sem marcação, marcações pelo sítio web e referenciações pertencem a uma só lista de pedidos, os mais antigos primeiro.
- Marcar um paciente como chegado inicia o relógio de espera e coloca-o na sala de espera do clínico.
- O dinheiro do balcão são três coisas: um recibo por pagamento, uma gaveta que contém apenas numerário e uma lista de dívidas.
Onde um balcão perde o fio, e o que tem de registar
Muitas clínicas gerem a receção com uma agenda de papel, um telefone, uma gaveta de dinheiro e a memória de alguém. Aguenta até começar um segundo médico e o horário mudar às quintas-feiras. Então as mesmas coisas correm mal:
- Marcações impossíveis. A agenda esquece que um médico sai ao meio-dia às sextas-feiras.
- Quem ligou e nunca recebeu resposta. O post-it das 09:15 ainda está no monitor às 17:00.
- Uma sala de espera que ninguém consegue ler. Quem chegou primeiro, e o médico sabe?
- Uma gaveta que não bate certo, porque os cartões e o numerário foram contados juntos.
| Registo | Porque importa |
|---|---|
| O horário de trabalho de cada clínico | Só assim o calendário pode recusar uma marcação impossível. |
| Paciente, clínico, serviço, início e fim | A duração do serviço define o fim, para que o intervalo seguinte seja real. |
| Estado e hora de chegada | A espera é medida, e as linhas canceladas ficam no processo. |
| Cada pedido, com a sua origem | Nada fica à espera fora da lista até ser marcado ou encerrado. |
| Cada pagamento: montante, método, quem o recebeu | O recibo, o relatório do dia e o saldo saem de uma só linha. |
| O numerário contado no fecho | Um dia com falta fica escrito, não discutido. |
O balcão é onde uma clínica faz as suas promessas. Um bom software garante que cada uma pode ser cumprida.
O software para receção de clínica começa com um só calendário
No OPALEVI o balcão trabalha em Calendário: Marcações, Pedidos e Admissão rápida. Marcações tem as vistas Dia, Semana, Mês e Lista. Na vista do dia, a coluna de cada clínico mostra o seu horário, e as horas em que não trabalha aparecem sombreadas.
Esses horários definem-se em Definições → Horário de funcionamento, onde Horário de alterna entre a semana da clínica e a de uma pessoa; quem não tem uma semana própria segue a da clínica.
Marcar a quem telefona
Um clique numa hora livre abre Adicionar marcação com a hora e o clínico preenchidos:
- O paciente. Um Paciente existente, ou um Novo paciente com nome, apelido e telefone; as fichas semelhantes aparecem antes de se criar uma duplicada.
- O serviço. A sua duração define a hora de fim.
- A verificação. Um conflito, ou uma hora fora da semana do próprio clínico, é assinalado e recusado ao guardar.
- O lembrete. Assinale Enviar ao paciente um lembrete por e-mail na véspera para um paciente com endereço de e-mail no processo.
- Um percurso. Percurso terapêutico marca de 2 a 30 sessões à mesma hora, ou nenhuma se alguma tiver conflito.
Dê aos clínicos a tempo parcial a sua própria semana
O horário de funcionamento da clínica nunca recusa uma marcação por si; só a semana do próprio clínico o faz. Introduza-a antes de o balcão começar a marcar.
Confirmada, chegou, atendido
As marcações passam por Confirmar, Chegou, Atendido e Não compareceu. Os filtros (Esperado, Não confirmadas, Na clínica, Concluídas, Faltou) remodelam o dia; Não confirmadas é a lista de telefonemas da manhã. Mover reagenda, Cancelar mantém a linha no processo, Restaurar devolve-a enquanto a hora estiver livre, e Anular chegada corrige um clique errado antes de qualquer consulta começar.
Chamadas a devolver e marcações a partir da página da própria clínica
Alguns pedidos não podem ser marcados no momento: quem telefona tem de confirmar um turno, ou uma mensagem pede «qualquer manhã da próxima semana». Esperam em Pedidos: Adicionar um pedido regista quem pede, como chegou (telefone, sem marcação, sítio web ou referenciação externa) e o que quer. Os pedidos abertos ficam por ordem, os mais antigos primeiro, com Ligou de volta, Marcar consulta e Fechar, que pede um motivo.
Marcação online
Cada clínica pode publicar a sua própria página, configurada por um administrador em Sítio Web da clínica. Em Publicação e marcação, Aceitar marcações online ativa a marcação, e Marcação mais próxima e Marcação mais distante definem a antecedência e o horizonte. Só podem ser marcados os serviços assinalados como Marcável online, prestados por um clínico apresentado na página.
Os visitantes escolhem um serviço, um clínico ou Qualquer profissional disponível, e uma hora livre do próprio calendário do balcão, e deixam depois um telefone ou um e-mail.
Com Confirmar marcações automaticamente desativado, as marcações chegam a Pedidos e a receção é avisada no sino; marcar uma envia um e-mail de confirmação ao visitante que deixou um endereço. Com a opção ativada, a hora entra diretamente no calendário como confirmada. Em qualquer dos casos, no registo de chegada o balcão associa o processo correto com Marcado online — associe um paciente. Em Endereço e código QR, o código QR da página descarrega-se como imagem para imprimir para o balcão.
Pacientes sem marcação, chegadas e a sala de espera
Admissão rápida admite um paciente sem marcação num só formulário: Encontrar o paciente por nome, telefone ou código, ou Registar um paciente novo. Quando um nome escrito coincide com fichas existentes, o OPALEVI pergunta Qual é a ficha? com o código, a data de nascimento e a última consulta de cada candidato, e o balcão carrega em É esta pessoa em vez de criar uma duplicada.
Depois, Iniciar a consulta abre a consulta, ou Adicionar à fila marca o paciente como chegado na primeira meia hora livre do clínico e avisa o clínico. A página do departamento de Receção mostra como o balcão se articula com os outros departamentos.
O dia num só ecrã
Hoje, o primeiro ecrã do balcão, mostra à receção estas secções, entre outras:
- Na sala de espera, a espera mais longa primeiro, a vermelho após vinte minutos.
- A chegar em breve, as duas horas seguintes.
- Por confirmar, as marcações da semana por confirmar, cada uma com Confirmar.
- Pedidos de marcação ainda abertos.
- Por pagar no balcão, as consultas de hoje que ainda devem dinheiro.
- Não vieram, incluindo as marcações que terminaram há mais de quinze minutos sem chegada.
Por cima, A fila da clínica conta quem está à espera e quem está com um clínico, ao lado de um botão Paciente sem marcação; o ecrã atualiza-se a cada 20 segundos. Enviar ao clínico coloca um paciente chegado na lista do clínico, e um enfermeiro que tenha medido os sinais vitais carrega em Marcar como pronta para o médico.
O que a receção pode ler
O papel Receção predefinido marca, cancela, abre consultas e recebe pagamentos, mas não pode registar sinais vitais nem escrever o registo clínico, e não lê nenhum a menos que a clínica ative A recepção pode ver o histórico de visitas dos pacientes. em Definições → Outras definições. A privacidade por especialidade está tratada em software para ginecologia.
Pagamentos, recibos, a caixa do dia e o que ainda se deve
Um recibo para cada pagamento
Receba um pagamento na consulta com Pagar, ou no processo do paciente, onde um montante cobre primeiro as consultas por pagar mais antigas; Adiantamento aceita dinheiro antes do trabalho. Imprimir recibo dá um Recibo de pagamento com o número de contribuinte da clínica, a consulta, o método e o total, também em PDF ou por e-mail. Um reembolso, feito por quem esteja autorizado a dá-lo, é uma nova linha com um motivo; nada é eliminado.
A caixa só tem numerário
A Caixa do dia começa com Iniciar o dia e um Montante de abertura; Adicionar entrada ou saída regista o numerário movimentado à mão. Fechar o dia pede o Numerário contado e mostra se a gaveta bate certo, tem falta ou tem excesso, com o Relatório X, o Relatório Z e o Relatório diário para imprimir. Só o numerário entra na gaveta: os pagamentos por cartão e por transferência aparecem em todos os relatórios sob o seu método, pelo que as receitas de cartão nunca fazem a contagem ficar curta.
Quem ainda deve à clínica
Saldos em dívida lista o que os pacientes devem, a dívida mais antiga primeiro, com tudo o que passa de 30 dias marcado como em atraso. Pesquise por nome, código, telefone ou número de fatura e carregue em Cobrar; Receber pagamento regista-o e oferece o recibo. Meia hora com esta lista todas as sextas-feiras vale mais do que a maioria dos relatórios.
Não é um sistema fiscal
O recibo do OPALEVI é o registo da própria clínica. Não imprime recibos fiscais, não se liga a nenhuma impressora fiscal nem terminal de cartões e não envia pedidos de reembolso a seguradoras; mantenha o dispositivo ou serviço fiscal que o seu país exige.
As faturas estão ativas desde o início: os Próximos passos de uma consulta oferecem Faturar esta consulta ao lado de Marcar consulta de seguimento. Uma clínica que não fatura desativa o módulo em Definições → Menus da aplicação.
Perguntas a fazer antes de escolher software de receção
A lista completa de compra está em como escolher software para clínica. Para o balcão, submeta cada programa a uma manhã real:
| Teste | Como é o bom | OPALEVI |
|---|---|---|
| Marcar fora do horário de um médico | Recusado, pessoa a pessoa. | Sim, assim que o clínico tem uma semana própria. |
| Marcar dois pacientes à mesma hora | Recusado no ecrã e ao guardar. | Sim. |
| Admitir um paciente sem marcação | Um só ecrã, com aviso de duplicado. | Sim: Admissão rápida. |
| Deixar os pacientes marcar online | Os seus serviços e antecedência, confirmado ou não. | Sim: a página da própria clínica. |
| Lembrar um paciente | Um lembrete que o paciente aceitou. | Sim: um e-mail na véspera. |
| Fechar a gaveta | Só o numerário contado. | Sim. |
| Manter a receção fora das notas clínicas | Um papel que só marca e recebe dinheiro. | Sim, por omissão. |
| Imprimir um recibo fiscal ou enviar um pedido a uma seguradora | O que o seu país exigir. | Não: mantenha o seu dispositivo ou serviço fiscal. |
| Cobrar num cartão | Uma integração com terminal, ou um não claro. | Não: os pagamentos por cartão são registados, não cobrados. |
Tem uma clínica dentária? Veja software para clínica dentária. Trata animais? Leia software para clínica veterinária. Estas ferramentas do balcão fazem parte do OPALEVI para clínicas; o resto está na página de funcionalidades, e o preço por membro da equipa na página de preços.
A primeira semana do balcão no OPALEVI
Depois de se registar, os Primeiros passos em Hoje assinalam a configuração:
Definir os horários
A semana da clínica, depois a de cada clínico a tempo parcial em Horário de.
Adicionar os serviços
Com preços e durações, para que as marcações terminem quando os tratamentos terminam.
Convidar o balcão
Cada rececionista com a sua própria conta e o papel Receção.
Abrir o primeiro dia
Receba todos os pagamentos no OPALEVI e feche depois a caixa com uma contagem real.
Publicar a página
Assinale os serviços marcáveis, mostre os seus clínicos e imprima o código QR.
Mantenha duas agendas durante uma semana
Marque cada chamada no OPALEVI e em papel durante cinco dias. Se o OPALEVI tiver todas as marcações e a gaveta bater certo todas as noites, reforme o papel.
Perguntas frequentes
O que é o software para receção de clínica?
Um programa para o balcão de uma clínica: o calendário de marcações, os pedidos de quem telefona e do sítio web da clínica, o registo de chegada e os pacientes sem marcação, a sala de espera e o dinheiro recebido ao balcão, tudo num registo partilhado por toda a equipa em vez de uma agenda, post-its e um livro de caixa.
A receção pode ver as notas clínicas dos pacientes?
Não por omissão. O papel Receção no OPALEVI marca, abre consultas e recebe pagamentos, nunca escreve o registo clínico, e só lê registos clínicos quando a clínica ativa «A recepção pode ver o histórico de visitas dos pacientes.». Os papéis podem ser ajustados permissão a permissão.
Os pacientes podem marcar uma consulta online?
Sim. Uma clínica pode publicar a sua própria página onde os visitantes escolhem um serviço, um clínico ou qualquer profissional disponível, e uma hora livre do calendário real. A clínica decide se as marcações são confirmadas de imediato ou esperam no balcão como pedidos.
O OPALEVI lembra os pacientes das suas marcações?
Sim. Pode enviar-se ao paciente um lembrete por e-mail na véspera: assinale «Enviar ao paciente um lembrete por e-mail na véspera» ao marcar alguém com endereço de e-mail no processo. A caixa começa assinalada ou não, conforme o que o processo do paciente indica.
Funciona num tablet ou num telemóvel?
Sim, no navegador de qualquer computador, tablet ou telemóvel, sem nada para instalar. Os ecrãs pequenos têm uma barra na parte inferior em vez do menu superior.
Como é calculado o preço do OPALEVI, e podemos experimentá-lo?
Por membro da equipa que usa o OPALEVI; pacientes, marcações e departamentos não alteram o preço. O período de teste gratuito não pede cartão, e uma clínica que não subscreve não paga nada: os seus registos passam a só de leitura, sem nada eliminado. Os valores estão na página de preços.
