Software para clínica dentária: do odontograma ao orçamento e à fatura
O software para clínica dentária justifica-se na cadeira ou em lado nenhum: se marcar uma face demora mais do que dizê-la em voz alta, o odontograma volta ao papel e o plano de tratamento fica na cabeça do dentista. Este guia explica o que um registo dentário tem de conter, uma consulta no OPALEVI da marcação ao seguimento e onde se encaixam o plano de tratamento, o orçamento com preços e a fatura.
Pontos-chave
- Registe por face, não por dente, e deixe que índices como o CPOD sejam contados a partir do odontograma, nunca escritos ao lado.
- Cada linha de um plano de tratamento precisa de um dente, um procedimento, uma fase e um custo estimado, e o orçamento precisa de uma data até à qual é válido.
- Primeiro o orçamento, depois a fatura a partir dele, para que o preço que o doente aceitou seja o preço que paga.
- Teste qualquer programa numa semana real com os seus próprios doentes, odontogramas, orçamentos e pagamentos.
Sinais de que a sua clínica ultrapassou as fichas em papel e um programa geral
Muitas clínicas dentárias começam com uma ficha em papel por doente, uma agenda de marcações e um programa geral para as faturas. Isso aguenta-se enquanto um só dentista conhece todas as bocas, e falha quando entra um segundo dentista ou quando os doentes começam a pagar uma ponte ao longo de vários meses. Os sinais:
- Uma ficha que só uma pessoa sabe ler. Abreviaturas num cartão, uma obturação desenhada a lápis e nenhuma maneira de saber se já lá estava quando o doente veio pela primeira vez.
- Orçamentos escritos três vezes: na cadeira, como proposta no balcão e outra vez na fatura, cada um com um total diferente.
- Saldos que ninguém acompanha. Metade de uma coroa paga em março e, em junho, ninguém sabe dizer o que ainda se deve.
- Radiografias num só computador, junto do aparelho de raios X, fora do alcance do dentista que está na outra sala.
O software dentário vale o que custa quando o odontograma, o plano e o dinheiro descrevem a mesma boca, num só sítio, para todos os que deles precisam.
O que um registo dentário tem de conter
Acorde primeiro o que cada consulta deve deixar registado, seja o que for que utilize, papel incluído:
| Campo | Porque importa |
|---|---|
| Odontograma por face | Cáries, obturações, coroas, implantes, endodontias e dentes em falta, na numeração FDI, para que o dentista seguinte leia a boca como ficou. |
| Dentição | Permanente, decídua ou mista: o odontograma de uma criança não é o de um adulto. |
| Medições periodontais | Profundidade de sondagem, recessão, sangramento e placa em seis pontos por dente, com mobilidade e furca, para comparar uma consulta com a seguinte. |
| Índice de cáries | CPOD e ceod contados a partir do odontograma, para que o número e o odontograma coincidam. |
| Oclusão, articulação temporomandibular, tecidos moles | O ponto de partida para o trabalho ortodôntico, protésico e da ATM, e o local onde se encontra qualquer lesão. |
| Anestesia local | Agente, carpules, técnica e número de lote (LOT), para o dia em que um lote for retirado. |
| Radiografias | Que radiografias foram feitas, com as imagens anexadas. |
| Plano de tratamento e orçamento | Dente, procedimento, fase e custo estimado em cada linha, e durante quanto tempo o orçamento é válido. |
| Trabalho feito e pagamento | O que foi feito, faturado, pago e ainda em dívida. |
O odontograma regista; o dentista decide
O software guarda os achados e faz contas com eles. Se uma bolsa precisa de tratamento ou o que é uma lesão continua a ser um juízo do dentista, nas suas próprias palavras.
Uma consulta na cadeira com o OPALEVI, passo a passo
Eis uma consulta no OPALEVI para clínicas dentárias. As palavras a negrito são os nomes que aparecem no ecrã.
Marcar
A receção escolhe Adicionar marcação, o doente, o serviço e o dentista; o calendário recusa uma hora fora do horário desse dentista ou sobreposta a outra marcação. Deixe Enviar ao paciente um lembrete por e-mail na véspera assinalado e o doente poderá receber um lembrete por e-mail.
Preparar
Um assistente abre a consulta, acrescenta os serviços e os documentos do dia e carrega em Marcar como pronta para o médico dentista. O odontograma e o registo são para o dentista escrever.
Registar no odontograma
Defina o Tipo de dentes: (Dentes permanentes, Dentes decíduos ou Dentição mista), escolha um achado na Ferramenta de marcação (Cárie, Obturação, Coroa, Em falta, Implante, Endodontia ou Tratado) e clique num dente ou numa das suas cinco faces.
Sondar
Selecione um dente para registar as suas seis profundidades de sondagem e abra a secção Periodontal para a recessão, a placa, a supuração e a furca; o Sangramento à sondagem e a Mobilidade podem ser definidos em vários dentes selecionados de uma só vez.
Examinar
O registo de Exame dentário por baixo do odontograma contém a oclusão, a articulação temporomandibular, as lesões dos tecidos moles marcadas numa imagem da boca, a Anestesia local com o seu Número de lote (LOT) do anestésico e as Radiografias realizadas; as próprias imagens vão para Documentos da consulta.
Terminar
Acrescente os serviços realizados, com os dentes no Comentário do serviço, escreva o diagnóstico e a terapêutica e carregue em Terminar a consulta. Em Próximos passos, quem emite faturas usa Faturar esta consulta para copiar os serviços com os seus preços, e Marcar consulta de seguimento abre uma nova marcação para o mesmo doente.
O que o OPALEVI conta por si
A perda de inserção em cada ponto é a profundidade de sondagem mais a recessão, mostrada apenas onde ambas foram medidas. O sangramento, a placa e a supuração aparecem como percentagens dos pontos registados (23,3% de 30 pontos, por exemplo), e um sinal que ninguém avaliou não mostra percentagem, em vez de um zero tranquilizador. O Índice CPOD / ceod é contado a partir das marcas, com os dentes decíduos à parte.
Dois limites. As coroas, os implantes e as endodontias ficam de fora do CPOD, porque o odontograma não diz porque foram colocados, e um dente em falta conta seja qual for o motivo. E não há estadio, grau nem limiar de saúde periodontal: esse juízo fica com o dentista.
Do plano de tratamento ao orçamento e à fatura
Os doentes querem saber o que vai ser feito e quanto vai custar. O OPALEVI tem três ferramentas para isso, e cada uma faz um trabalho diferente.
O plano que o doente leva para casa
Em Plano de tratamento e orçamento, cada linha de Tratamento previsto indica o dente, o procedimento, a Fase (Urgente, Fase 1, Fase 2 ou Manutenção) e um Custo estimado, e Orçamento válido até põe-lhe uma data. O Plano de tratamento dentário e orçamento imprime-o com os dentes registados, uma tabela por fase, um Total estimado na moeda da clínica e os conselhos pós-tratamento que o dentista assinalou.
Os custos são escritos pelo dentista, não retirados da tabela de preços. A folha soma os que consegue ler, diz quantas linhas deixou de fora e não imprime total, em vez de um zero, quando não consegue ler nenhum.
A proposta formal
Para um orçamento com as suas condições, escolha Novo orçamento em Orçamentos, selecione o doente e as Condições do orçamento (o seu texto de validade, pagamento e garantia) e acrescente linhas com quantidades e preços. Imprima-o, descarregue-o em PDF ou use Enviar por e-mail. Passa de Rascunho a Enviado e a Aceite ou Rejeitado; o envio fixa o preço, e Rever volta a abrir como rascunho um orçamento sem resposta.
A fatura
Faturar o orçamento transforma um orçamento aceite numa fatura normal, com o mesmo doente, as mesmas linhas e o mesmo imposto. O trabalho consulta a consulta é faturado com Faturar esta consulta. As faturas podem ser pagas em prestações; o que resta aparece na ficha do doente e em Saldos em dívida, com Cobrar ao lado.
Claramente: o plano e o orçamento são separados, e o OPALEVI não copia as linhas do plano para um orçamento. As linhas do plano não são riscadas à medida que o trabalho é feito. E, no espaço de trabalho dentário, Salvar como oferta guarda uma consulta e os seus serviços com preços como um orçamento, que não conta como dívida até a consulta ser terminada.
O calendário, o balcão e quem vê o quê
O OPALEVI agenda por dentista, não por cadeira: cada dentista tem uma coluna com o seu próprio horário, nas vistas de dia, semana, mês e lista, e os filtros de estado separam os doentes ainda esperados dos que estão na clínica, dos que terminaram ou faltaram. Dois dentistas que partilham uma cadeira planeiam-se através dos seus horários de trabalho.
Um Percurso terapêutico marca até 30 sessões à mesma hora nos dias da semana que escolher, ou nenhuma se alguma delas colidir. Quando a marcação online estiver ativada, os doentes podem pedir uma hora com o dentista que escolherem na página pública da clínica, e os doentes sem marcação passam por Admissão rápida. O dia completo do balcão está no nosso guia de software para a receção de clínicas.
Quem vê o quê
- Médico dentista: regista no odontograma, escreve o registo, termina consultas e redige orçamentos.
- Assistente ou enfermeiro: prepara as consultas, mas não pode escrever no odontograma nem terminar uma consulta.
- Receção: marca, admite, fatura e recebe pagamentos; ler ou não o historial clínico depende de uma opção da clínica.
- Finanças: faturas, pagamentos e a caixa; nunca os registos clínicos.
As permissões podem ser alteradas função a função, e o Histórico de alterações de cada consulta mostra quem alterou o quê, odontograma incluído. Coroas feitas por um laboratório? A parte do trabalho que lhe cabe está em software para laboratório dentário, da encomenda à fatura paga.
Perguntas a fazer antes de escolher software para clínica dentária
Faça estas perguntas a todos os programas e responda-lhes com os seus próprios doentes.
| Pergunta | O que procurar | OPALEVI |
|---|---|---|
| Registo por face? | Cinco faces; dentes permanentes, decíduos e mistos; números FDI. | Sim. |
| Índices contados, não escritos? | CPOD e as percentagens de sangramento e placa a partir do odontograma. | Sim, com a perda de inserção. |
| Lote do anestésico registado? | Agente, carpules e LOT na consulta. | Sim. |
| Um plano por fases para levar para casa? | Linhas por fase, um total, uma data de validade. | Sim. |
| Do orçamento aceite à fatura? | Um só passo, as mesmas linhas. | Sim: Faturar o orçamento. |
| Pagamentos em prestações? | Um saldo por doente e uma lista de quem deve. | Sim. |
| As cadeiras no calendário? | Uma coluna por cadeira quando as cadeiras são partilhadas. | Não: uma coluna por dentista. |
| Recordatório semestral? | Uma lista de recordatórios construída a partir da última consulta. | Não: marque o próximo controlo a partir da consulta ou crie uma tarefa de seguimento. |
| Uma ligação ao equipamento de raios X? | Imagens que chegam do sensor sozinhas. | Não: anexe as imagens exportadas (DICOM aceite). |
| O plano alimenta o orçamento? | Linhas do plano copiadas para o orçamento. | Não: são introduzidas em separado. |
Para as perguntas gerais, a proteção de dados incluída, leia como escolher software para a sua clínica. Tudo o resto está na página de funcionalidades, e o registo completo de medicina dentária está na página do departamento de Medicina Dentária.
A sua primeira semana com o OPALEVI numa clínica dentária
Depois de se registar como clínica dentária, os Primeiros passos no ecrã de Hoje orientam a configuração. Passe a primeira semana assim:
Dia 1: preços e cabeçalho
Substitua os serviços iniciais pelos seus em Adicione os serviços e os preços e configure o cabeçalho dos relatórios.
Dia 2: as suas condições
Escreva as suas condições de validade, pagamento e garantia em Rever as condições dos orçamentos; cada orçamento imprime as condições que escolher para ele.
Dia 3: a equipa
Use Convide os colegas com as respetivas funções e defina o horário de trabalho de cada dentista.
Dias 4 e 5: trabalho real
Registe no odontograma os doentes desta semana, imprima um plano, envie um orçamento e fature uma consulta terminada.
Comece pelos doentes a meio do tratamento
Registe primeiro aqueles cujo tratamento ainda decorre, com o que resta do plano: os seus orçamentos e saldos serão as perguntas da próxima semana.
Perguntas frequentes
O que é o software para clínica dentária?
Um programa que guarda em conjunto os registos clínicos e de gestão de uma clínica dentária: o odontograma e as medições periodontais de cada consulta, os planos de tratamento com orçamentos, as marcações de cada dentista e as faturas e os pagamentos que se seguem. Um bom programa conta índices como o CPOD a partir do próprio odontograma.
Posso dar ao doente um orçamento escrito antes do tratamento?
Sim. O plano de tratamento da consulta imprime-se como plano de tratamento dentário e orçamento, por fase, com um total e uma data de validade. Para um orçamento formal com as suas condições, crie um orçamento em Faturação, envie-o por e-mail ou imprima-o e fature-o num só passo depois de aceite.
Os assistentes e a receção podem ver o odontograma?
Um assistente com a função de enfermeiro vê o odontograma mas não o pode alterar: prepara a consulta, acrescenta serviços e documentos e deixa o odontograma, o registo e o fim da consulta ao dentista. A receção marca e recebe pagamentos; poder ler o historial clínico depende de uma opção da clínica. A função de finanças nunca lê registos clínicos. A privacidade do processo do departamento de Medicina Dentária pode ainda ser restringida à sua própria equipa ou ao dentista que trata o doente.
Funciona num tablet na cadeira?
Sim. O OPALEVI abre no navegador de um tablet, de um portátil ou de um telemóvel junto da cadeira, e não há nada para instalar. Num ecrã estreito, o menu passa a quatro separadores no fundo da página, com tudo o resto em «Mais». Precisa de ligação à internet.
Posso experimentar o OPALEVI antes de pagar?
Sim: um período experimental gratuito, sem cartão. Durante o mesmo, registe doentes reais no odontograma, imprima um plano de tratamento e envie um orçamento. Quando o período termina sem subscrição, nada é cobrado e os seus registos ficam, só de leitura. Registe-se como clínica dentária para começar.
Como é o preço do OPALEVI para uma clínica dentária?
O OPALEVI tem preço por membro da equipa que o utiliza, e pagar um ano de uma só vez baixa a mensalidade. Doentes, departamentos e instalações nunca são contados, pelo que o preço muda quando contrata um higienista, não quando o mês é movimentado. Veja a página de preços.
