Logiciel de pharmacie pour une pharmacie interne : de l'ordonnance du médecin au comptoir
Un logiciel de pharmacie pour une clinique ou un hôpital qui garde ses propres médicaments a une mission avant toutes les autres : s'assurer que ce que le médecin a écrit est ce qui quitte l'étagère, dans la bonne boîte, sur la bonne facture. Ce guide expose ce qu'il doit consigner, suit une ordonnance dans OPALEVI jusqu'au comptoir, et énumère ce que la pharmacie d'OPALEVI ne fait pas.
À retenir
- Une ordonnance devrait voyager sous forme de lignes structurées, médicament, dose, voie, fréquence, jours et quantité, jamais comme une note que le comptoir doit déchiffrer.
- Délivrer par lot, la boîte qui périme en premier partant en premier, garde les produits périmés hors de l'étagère et indique quel lot un patient a reçu.
- Les médicaments contrôlés exigent une seconde personne et un solde courant ; un registre écrit au moment de la délivrance vaut mieux qu'un registre recopié en fin de semaine.
- La pharmacie d'OPALEVI ne sert que les patients de la clinique : aucune vente au comptoir au public, aucune ordonnance électronique vers des pharmacies extérieures et aucune demande de remboursement à une assurance.
Les signes que votre pharmacie interne a dépassé le cahier
La pharmacie d'une clinique commence souvent par une armoire fermée à clé, une feuille de stock et un cahier pour les médicaments contrôlés. Cela tient tant qu'une seule personne s'en occupe. Ajoutez une seconde équipe, et les failles sont connues :
- Le papier qui n'est jamais arrivé. Le patient s'est présenté au comptoir sans lui, ou avec celui de quelqu'un d'autre.
- Personne ne sait ce qui attend. Le pharmacien apprend l'existence d'une ordonnance quand le patient est déjà debout devant lui.
- La boîte la plus récente part en premier. Les anciens stocks restent au fond de l'étagère jusqu'au jour où on les trouve périmés.
- Des médicaments sortent sans être facturés. La boîte a été remise, la consultation a été facturée, et les deux ne se sont jamais rencontrées.
- Le registre des produits contrôlés a des trous. Des écritures recopiées plus tard, un solde qui ne correspond plus à l'armoire.
Une pharmacie dans une clinique est un maillon d'une chaîne : prescripteur, étagère, patient, facture. Un logiciel mérite sa place en gardant chaque maillon relié.
Ce qu'une pharmacie interne doit consigner à chaque délivrance
Convenez d'abord de ce que chaque délivrance doit laisser derrière elle, quel que soit le système :
| Champ | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Médicament, dose, voie, fréquence, jours, quantité | Le comptoir remet ce qui était voulu, et le patient le prend tel qu'il est écrit. |
| Prescripteur et consultation | Qui interroger quand quelque chose n'est pas clair, et à quelle facture appartiennent les médicaments. |
| La réponse par ligne | Délivré, substitué par quoi, ou refusé et pourquoi : le prescripteur a besoin de le savoir. |
| Lot et péremption de ce qui a quitté l'étagère | Un rappel de lot ou une question sur un lot reçoit sa réponse en minutes, et non en jours. |
| Prix et mode de facturation | Sur la facture ou gratuit, décidé une fois et visible pour la comptabilité. |
| Témoin et solde pour les médicaments contrôlés | Une seconde paire d'yeux au moment de la remise, et un solde contre lequel compter. |
| Annulations avec un motif | Une erreur corrigée laisse une trace au lieu d'une ligne effacée. |
Un relevé de ce qui s'est passé, pas le jugement d'un pharmacien
Le logiciel doit conserver ce qui a été prescrit et ce qui a été remis. Savoir si un médicament convient au patient ou interagit avec un autre reste l'affaire du prescripteur et du pharmacien ; OPALEVI ne vérifie ni l'un ni l'autre.
Activer la pharmacie et préparer l'étagère
Une nouvelle clinique démarre sans la pharmacie. L'administrateur ouvre Paramètres → Menus de l'application, coche Pharmacie parmi les Modules de l'application et appuie sur Enregistrer les modifications. Cela ajoute le département Pharmacie et active Stock, puisque chaque délivrance prélève sur l'étagère. Le module est proposé aux cliniques et aux hôpitaux pour les personnes ; les cabinets vétérinaires ne l'ont pas.
Désactivés, la file et le panneau de la consultation se ferment, rien n'est supprimé, et le registre des substances contrôlées reste lisible et exportable.
Marquez ensuite vos médicaments. Sur un article de stock, le volet Médicament contient Cet article est un médicament que la pharmacie délivre, Substance contrôlée, un Prix de vente et TVA à la vente (%). Lorsque le prix de vente est vide, OPALEVI facture le prix d'achat plus la marge de la clinique ; sans prix de vente ni marge fixés, le médicament est gratuit. Une livraison qui indique son lot et sa péremption remplit la fiche Lots de l'article, et un lot rappelé passe en Quarantaine, où plus rien ne le délivre.
Une ordonnance dans OPALEVI, de la consultation au comptoir
Une cure d'antibiotiques dans une clinique de médecine générale dotée de sa propre pharmacie, dans OPALEVI pour les cliniques ; les mots en gras sont ceux de l'écran.
Le médecin prescrit
Pendant la consultation, le panneau Pharmacie accepte jusqu'à vingt médicaments. Chacun est choisi parmi les médicaments de la clinique, avec ce qui se trouve sur l'étagère à côté de son nom, ou saisi sous Ou saisissez le médicament, puis reçoit sa Dose, sa Voie d'administration, sa Fréquence, les jours, la Quantité et les Consignes au patient. Envoyer à la pharmacie l'envoie, et les membres de la pharmacie sont avertis.
Elle attend dans la file
Pharmacie ouvre la File de délivrance. L'onglet En attente liste les ordonnances ouvertes, les plus anciennes d'abord, avec le prescripteur et le nombre d'articles, et se rafraîchit seul ; les infirmiers et les administrateurs voient aussi En attente à la pharmacie dans Aujourd'hui.
Le comptoir répond à chaque ligne
Délivrer ouvre l'ordonnance : ce qui a été demandé, ce qui se trouve sur l'étagère et le prix unitaire, qui est ce que l'enregistrement facturera, marge comprise. La Réponse de chaque ligne est Délivrer, Substituer (avec Délivrer à la place qui nomme l'autre médicament), Refuser avec Pourquoi elle est refusée, ou Laisser pour plus tard.
Le lot est choisi
Lot démarre sur Premier expiré, premier sorti : OPALEVI répartit la quantité entre les lots par ordre de péremption, les stocks sans date en dernier. Un lot peut aussi être choisi à la main ; les lots périmés, en quarantaine et vides ne sont jamais proposés.
Facturer et enregistrer
Facturation se règle sur Sur la facture de la visite ou Gratuit. Enregistrer la délivrance retire les médicaments de l'étagère lot par lot, ajoute chaque ligne facturée à la consultation et prévient le prescripteur.
Pendant la consultation, Imprimer l'ordonnance imprime les lignes de médication du médecin et un tableau intitulé Envoyée à la pharmacie, avec la réponse de la pharmacie à côté de chaque médicament, et Facturer cette visite facture les médicaments avec la consultation. Les ordonnances antérieures d'un patient se trouvent dans l'onglet Ordonnances de son dossier.
Tant que le comptoir ne l'a pas commencée, le médecin peut la modifier avec Réécrire l'ordonnance ou, en donnant un motif, l'annuler avec Retirer l'ordonnance.
Médicaments contrôlés, registre, et correction d'une erreur
Lorsqu'une ligne est un médicament contrôlé, le formulaire demande un Témoin : un collègue actif qui a vu la remise, jamais la personne qui délivre. Sans témoin, rien n'est enregistré. Chaque ligne contrôlée est inscrite au Registre des substances contrôlées au moment où elle quitte l'étagère, avec le solde qui suit.
- Compter l'armoire. Enregistrer un comptage prend le médicament, Compté maintenant et un témoin ; un écart avec le solde courant est inscrit comme un ajustement, si bien qu'après un comptage le solde du registre est ce qui est physiquement là.
- Le journal pour une inspection. Exporter le journal (CSV) donne chaque écriture, la plus ancienne d'abord : date, médicament, lot, type, entrée, sortie, solde, qui l'a consignée, le témoin, le patient et la note.
- Ce qu'il liste. Délivrances, annulations et comptages ; les livraisons se consignent dans Stock. Tenir le registre est une autorisation à part, détenue par les administrateurs par défaut.
Pour une mauvaise boîte ou un médicament rendu, Annuler, avec un motif, remet les médicaments sur les mêmes lots et retire la facturation de la consultation ; une annulation contrôlée entre dans le registre. Une annulation est refusée dès que la consultation a une facture en cours ; annulez d'abord la facture, puis la délivrance.
Qui prescrit, qui délivre, et le reste de la clinique
Chaque personne a son propre compte et son rôle. Par défaut :
- Les médecins émettent des ordonnances depuis les consultations qu'ils peuvent rédiger, et lisent la file.
- Les infirmiers lisent la file et délivrent ; le compte d'un pharmacien peut utiliser ce rôle ou un rôle que vous construisez à partir de lui.
- Pour Accueil, le rôle lit la file et ne délivre pas, sauf si vous accordez Délivrer des médicaments à son rôle sous Rôles et finances.
- Les administrateurs font tout, y compris le registre et les Paramètres de la pharmacie sur la file : Marge sur le prix de revient (%), TVA sur les médicaments (%) et Signaler comme en retard après (minutes), au-delà desquelles une ordonnance en attente est signalée en retard.
Sous Rapports, un onglet Pharmacie compte les ordonnances émises, délivrées et refusées, l'attente moyenne et les médicaments délivrés.
Dans un hôpital, la pharmacie n'approvisionne pas les services : la Tournée des médicaments consigne les doses d'après les prescriptions de l'onglet Médicaments du patient, et non depuis la file de délivrance. Le guide du logiciel de chirurgie et d'hospitalisation traite la tournée, et le logiciel d'EHPAD la suit poste par poste. Pour le comptoir qui planifie la consultation et encaisse le paiement, lisez le logiciel d'accueil de clinique ; OPALEVI pour les hôpitaux montre l'installation plus large.
Les questions à poser avant de choisir un logiciel de pharmacie
Posez-les à chaque éditeur, OPALEVI compris, et vérifiez les réponses pendant l'essai.
| Question | Une bonne réponse | OPALEVI |
|---|---|---|
| L'ordonnance arrive-t-elle au comptoir sous forme de lignes structurées ? | Médicament, dose, voie, fréquence, jours et quantité, envoyés depuis la consultation. | Oui : le panneau Pharmacie de la consultation. |
| Le stock est-il délivré par lot, péremption la plus proche d'abord ? | Automatique, avec un choix manuel et aucun lot périmé. | Oui, avec quarantaine pour les lots rappelés. |
| Les médicaments contrôlés sont-ils vus par un témoin et équilibrés ? | Une seconde personne et un solde courant, exportable. | Oui : témoin obligatoire, registre exporté en CSV. |
| Peut-il vendre au comptoir au public ? | Un comptoir de vente avec ses propres tickets. | Non : il délivre uniquement sur les ordonnances de la clinique. |
| Approvisionne-t-il la tournée des services ? | Des prescriptions de service servies depuis le stock de la pharmacie. | Non : la tournée des médicaments est distincte. |
| Les ordonnances peuvent-elles partir vers une pharmacie extérieure ? | Un service d'ordonnance électronique que votre pays exploite. | Non : le patient peut emporter l'ordonnance imprimée. |
| Vérifie-t-il les interactions ou envoie-t-il des demandes de remboursement ? | Des limites claires, annoncées d'emblée. | Non aux deux. |
| Comment le prix évolue-t-il ? | Connu avant de signer. | Par membre du personnel ; les ordonnances et les médicaments ne sont jamais comptés. |
La page du département Pharmacie résume le module, la page des fonctionnalités liste le reste d'OPALEVI, et la page des tarifs donne le prix actuel.
Un premier après-midi avec la pharmacie
Activez-la
En tant qu'administrateur, cochez Pharmacie sous Menus de l'application, puis réglez la marge, la TVA sur les médicaments et le seuil de retard dans les Paramètres de la pharmacie.
Garnissez l'étagère
Marquez vos articles les plus délivrés comme médicaments, signalez les médicaments contrôlés, et consignez leurs livraisons avec le lot et la péremption.
Faites-en passer une de bout en bout
Prescrivez pendant la consultation d'un patient fictif, délivrez, annulez, et vérifiez que le stock et la facture de la consultation sont revenus à leur état d'origine.
Comptez avant la première délivrance contrôlée
Enregistrez dès le premier jour un comptage de chaque médicament contrôlé avec un témoin, pour que le registre s'ouvre sur un solde que vous avez vérifié vous-même.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de pharmacie pour une clinique ou un hôpital ?
Un programme qui relie l'ordonnance du médecin au comptoir de la pharmacie : les ordonnances arrivent sous forme de lignes structurées, attendent dans une file, sont délivrées sur le stock par lot et facturées à la bonne consultation, et les médicaments contrôlés sont consignés avec un témoin et un solde courant.
La pharmacie d'OPALEVI peut-elle vendre des médicaments au comptoir au public ?
Non. Elle ne délivre que sur des ordonnances émises lors des consultations de la clinique, si bien que chaque boîte part pour un patient qui a une consultation et une facture. Il n'y a pas de caisse de vente au détail. Une pharmacie qui vend aussi au public a besoin d'un logiciel de vente distinct pour ce volet.
Une ordonnance peut-elle être envoyée à une pharmacie extérieure ?
Pas par voie électronique : OPALEVI ne se connecte à aucun service d'ordonnance électronique et n'envoie aucune demande de remboursement à une assurance. On peut remettre au patient l'ordonnance imprimée, qui liste les médicaments du médecin et, pour ce qui est passé par la pharmacie interne, la réponse du comptoir.
L'accueil peut-il délivrer des médicaments ?
Pas par défaut. L'accueil peut lire la file de délivrance, si bien que le comptoir d'accueil peut dire à un patient si ses médicaments sont prêts, mais la délivrance revient aux infirmiers et aux administrateurs. Une clinique qui veut son accueil au comptoir accorde l'autorisation Délivrer des médicaments au rôle d'accueil. Le personnel de la comptabilité ne détient aucune des autorisations de la pharmacie par défaut.
Pouvons-nous l'essayer avant de payer ?
Oui. Inscrivez votre clinique et l'essai gratuit démarre aussitôt, sans carte bancaire : activez la pharmacie et délivrez une ordonnance fictive. Si l'essai se termine sans abonnement, rien n'est facturé et vos dossiers restent consultables.
Quel est le tarif d'OPALEVI pour une clinique dotée d'une pharmacie ?
Par poste de personnel : chaque membre du personnel ayant un compte actif dans la clinique compte une fois, et payer à l'année baisse le tarif mensuel. Activer la pharmacie n'ajoute rien, et les ordonnances, les médicaments et les lots ne sont jamais comptés. Voir la page des tarifs.
