Program për recepsionin e klinikës: dita e sportelit, nga telefonata e parë te mbyllja e arkës
Programi për recepsionin e klinikës duhet t'i bëjë ballë një dite që rrallë shkon sipas planit: telefoni bie gjatë pranimit, një pacient vjen pa njoftuar, dikush rezervon online në mesnatë, dhe në mbyllje arka duhet të dalë. Ky udhëzues e ndjek sportelin gjatë kësaj dite në OPALEVI, duke treguar edhe çfarë u lë mjeteve të tjera.
Pikat kryesore
- Caktoni terminet në një kalendar të vetëm që e njeh javën e çdo mjeku, që sporteli të mos premtojë kurrë një orë që nuk mund të mbahet.
- Telefonatat, pacientët pa termin, rezervimet nga faqja dhe referimet duhet të jenë në një listë kërkesash, nga më e vjetra.
- Shënimi i ardhjes nis matjen e pritjes dhe e vendos pacientin në dhomën e pritjes së mjekut.
- Paratë në sportel janë tri gjëra: një dëftesë për çdo pagesë, një arkë që mban vetëm para në dorë, dhe një listë borxhesh.
Ku humbet kontrolli në recepsion, dhe çfarë duhet regjistruar
Shumë klinika e mbajnë recepsionin me një ditar letre, një telefon, një sirtar parash dhe kujtesën e dikujt. Kjo funksionon derisa vjen një mjek i dytë dhe orari ndryshon të enjteve. Atëherë shkojnë keq po të njëjtat gjëra:
- Termine të pamundura. Ditari harron që një mjek largohet në mesditë të premteve.
- Telefonata që nuk kthehen. Letra ngjitëse e orës 09:15 është ende te monitori në orën 17:00.
- Një dhomë pritjeje pa pasqyrë. Kush erdhi i pari, dhe a e di mjeku?
- Një arkë që nuk del, sepse pagesat me kartë dhe paratë në dorë u numëruan bashkë.
| Regjistrimi | Pse ka rëndësi |
|---|---|
| Orari i punës i çdo mjeku | Vetëm atëherë kalendari e refuzon një termin të pamundur. |
| Pacienti, mjeku, shërbimi, fillimi dhe mbarimi | Kohëzgjatja e shërbimit cakton mbarimin, që termini i radhës të jetë vërtet i lirë. |
| Statusi dhe ora e ardhjes | Pritja matet, dhe terminet e anuluara mbeten në regjistër. |
| Çdo kërkesë, me burimin e saj | Asgjë nuk pret jashtë listës derisa të caktohet ose të mbyllet. |
| Çdo pagesë: shuma, mënyra, kush e mori | Dëftesa, raporti i ditës dhe borxhi dalin nga një rresht. |
| Paratë e numëruara në mbyllje | Dita me mungesë shkruhet, nuk diskutohet. |
Recepsioni është vendi ku klinika jep premtimet e saj. Programi i mirë kujdeset që secili prej tyre të mbahet.
Programi për recepsionin e klinikës nis nga një kalendar
Në OPALEVI sporteli punon te Kalendari: Terminet, Kërkesat dhe Pranim i shpejtë. Terminet kanë pamjet Dita, Java, Muaji dhe Lista. Në pamjen ditore kolona e çdo mjeku tregon orarin e tij, dhe orët kur nuk punon janë të hijezuara.
Ky orar vendoset te Cilësimet → Orari i punës, ku Orari për kalon nga java e klinikës te java e një personi; kush nuk ka javë të vetën ndjek atë të klinikës.
Caktimi i terminit për telefonuesin
Një klikim në një vend të lirë hap Shto termin me orën dhe mjekun të plotësuar:
- Pacienti. Një Pacient ekzistues, ose një Pacient i ri me emër, mbiemër dhe telefon; kartelat e ngjashme shfaqen para se të hapet një dublikatë.
- Shërbimi. Kohëzgjatja e tij cakton orën e mbarimit.
- Kontrolli. Mbivendosja me një termin tjetër, ose ora jashtë javës së vetë mjekut, sinjalizohet dhe refuzohet kur ruani.
- Kujtesa. Shënoni Dërgo pacientit një kujtesë me email një ditë më parë për pacientin që ka adresë emaili në kartelë.
- Kursi. Kurs terapie cakton nga 2 deri në 30 seanca në të njëjtën orë, ose asnjë, nëse njëra mbivendoset me një termin tjetër.
Jepini javën e vet çdo mjeku me orar të pjesshëm
Orari i klinikës, më vete, nuk refuzon asnjë termin; refuzon vetëm java e vetë mjekut. Vendoseni para se sporteli të nisë caktimin e termineve.
I konfirmuar, ka ardhur, u shërbye
Terminet kalojnë nëpër Konfirmo, Ka ardhur, U shërbye dhe Nuk erdhi. Filtrat (Priten, Pa konfirmuar, Në klinikë, Përfunduar, Munguan) e paraqesin ditën ndryshe; Pa konfirmuar është lista e telefonatave të mëngjesit. Zhvendos e çon terminin në një orë tjetër, Anulo e mban rreshtin në regjistër, Rikthe e kthen sa kohë ora është e lirë, dhe Zhbëj ardhjen korrigjon një klikim të gabuar para se të nisë vizita.
Telefonatat për t'u kthyer dhe rezervimet nga faqja e klinikës
Disa kërkesa nuk caktohen aty për aty: telefonuesi duhet të shohë turnin, ose mesazhi kërkon “cilindo mëngjes javën e ardhshme”. Ato presin te Kërkesat: Shto kërkesë regjistron kush e bën kërkesën, nga erdhi (telefon, në recepsion, faqja e internetit ose referim nga jashtë) dhe çfarë kërkon. Kërkesat e hapura renditen nga më e vjetra, me Shëno si të kontaktuar, Cakto termin dhe Mbyll, që kërkon një arsye.
Rezervimi online
Çdo klinikë mund të publikojë faqen e vet, që administratori e përgatit te Faqja e klinikës. Te Publikimi dhe rezervimi, Prano rezervime online e aktivizon rezervimin, ndërsa Rezervimi më i hershëm dhe Rezervimi më i largët caktojnë sa kohë më parë duhet rezervuar dhe sa larg përpara. Rezervohen vetëm shërbimet e shënuara I rezervueshëm online, që i ofron një mjek i shfaqur në faqe.
Vizitori zgjedh shërbimin, një mjek ose Kushdo që është i lirë, dhe një orë të lirë nga vetë kalendari i sportelit, pastaj lë një numër telefoni ose një adresë emaili.
Kur Konfirmo rezervimet automatikisht është joaktiv, rezervimet vijnë te Kërkesat dhe recepsioni merr njoftim te zilja; kur caktohet termini, vizitori që ka lënë adresë merr konfirmimin me email. Kur është aktiv, ora shkon drejt e në kalendar si e konfirmuar. Në të dyja rastet, në pranim sporteli lidh kartelën e duhur me Rezervuar online — lidhni një pacient. Te Adresa dhe kodi QR, kodi QR i faqes shkarkohet si imazh, për ta shtypur për sportelin.
Pacientët pa termin, ardhjet dhe dhoma e pritjes
Pranim i shpejtë e pranon pacientin pa termin në një formular: Kërko pacientin me emër, telefon ose kod, ose Regjistro pacient të ri. Kur emri përputhet me kartela ekzistuese, OPALEVI pyet Cila kartelë është? me kodin, datëlindjen dhe vizitën e fundit të secilës, dhe sporteli shtyp Ky është në vend që të hapë dublikatë.
Pastaj Fillo vizitën e hap vizitën, ose Vendos në pritje e shënon pacientin të ardhur në gjysmëorën e parë të lirë të mjekut dhe e njofton mjekun. Faqja e departamentit Recepsioni tregon si lidhet sporteli me departamentet e tjera.
Dita në një ekran
Sot, ekrani i parë i sportelit, i tregon recepsionit mes të tjerash:
- Në dhomën e pritjes, nga pritja më e gjatë, me të kuqe pas njëzet minutash.
- Vijnë së shpejti, dy orët e ardhshme.
- Për t'u konfirmuar, terminet e pakonfirmuara të javës, secili me Konfirmo.
- Kërkesa për termin ende të hapura.
- Pa arkëtuar në sportel, vizitat e sotme që ende kanë borxh.
- Nuk u paraqitën, bashkë me terminet që mbaruan para më shumë se pesëmbëdhjetë minutash pa u shënuar ardhja.
Mbi to, Radha e klinikës numëron kush pret dhe kush është te mjeku, pranë butonit Pacient pa termin; ekrani rifreskohet çdo 20 sekonda. Dërgo te mjeku e kalon pacientin e ardhur në listën e mjekut, dhe infermierja që ka marrë parametrat vitalë shtyp Shëno gati për mjekun.
Çfarë mund të lexojë recepsioni
Roli i paracaktuar Recepsion cakton, anulon, hap vizita dhe merr pagesa, por nuk regjistron parametrat vitalë, nuk shkruan kartelën klinike dhe nuk e lexon atë, përveç nëse klinika aktivizon Recepsioni mund të shohë historinë e vizitave të pacientëve te Cilësimet → Konfigurimet e tjera. Privatësia e specialiteteve trajtohet te programi për gjinekologji.
Pagesat, dëftesat, arka dhe çfarë mbetet borxh
Një dëftesë për çdo pagesë
Pagesa merret në vizitë me Paguaj, ose në kartelën e pacientit, ku një shumë mbulon vizitat e papaguara nga më e vjetra; Parapagim regjistron paratë e marra para trajtimit. Printo dëftesën jep një Dëftesë pagese me numrin e biznesit të klinikës, vizitën, mënyrën dhe totalin, edhe si PDF ose me email. Kthimi i parave, nga dikush që ka të drejtë ta bëjë, është rresht i ri me arsye; nuk fshihet asgjë.
Arka mban vetëm para në dorë
Arka ditore nis me Hap ditën dhe një Shuma fillestare; Shto hyrje ose dalje regjistron paratë që lëvizin me dorë. Mbyll ditën kërkon Paratë e numëruara dhe tregon nëse arka del, ka mungesë apo tepricë, me Raporti X, Raporti Z dhe Raporti ditor për t'u shtypur. Në arkë hyjnë vetëm paratë në dorë: pagesat me kartë dhe me transfertë dalin në çdo raport nën mënyrën e tyre, ndaj pagesat me kartë nuk e lënë kurrë numërimin mangët.
Kush i detyrohet ende klinikës
Te Balancat e papaguara shihni çfarë i detyrohen pacientët klinikës, nga borxhi më i vjetër, dhe çdo shumë mbi 30 ditë shënohet si e vonuar. Kërkoni me emër, kod, telefon ose numër fature dhe shtypni Arkëto; Merr pagesën e regjistron dhe ofron dëftesën. Gjysmë ore me këtë listë çdo të premte vlen më shumë se shumica e raporteve.
Nuk është sistem fiskal
Dëftesa e OPALEVI është regjistrimi i vetë klinikës. Nuk shtyp kuponë fiskalë, nuk lidhet me printer fiskal ose me POS dhe nuk dërgon kërkesa për rimbursim te sigurimet; mbani pajisjen ose shërbimin fiskal që kërkon ligji në Kosovë ose në Shqipëri.
Faturat janë aktive që në fillim: Hapat e ardhshëm në vizitë ofrojnë Faturo këtë vizitë krahas Cakto terminin pasues. Klinika që nuk faturon e çaktivizon modulin te Cilësimet → Menutë e aplikacionit.
Pyetje para se të zgjidhni programin për recepsionin
Lista e plotë e blerjes është te si të zgjidhni programin për klinikë. Për sportelin, kalojeni çdo program nëpër një mëngjes të vërtetë:
| Prova | Çfarë duhet të ndodhë | OPALEVI |
|---|---|---|
| Caktoni termin jashtë orarit të mjekut | Refuzohet, për çdo person. | Po, kur mjeku ka javën e vet. |
| Caktoni dy pacientë në të njëjtën orë | Refuzohet në ekran dhe kur ruhet. | Po. |
| Pranoni një pacient pa termin | Një ekran, me paralajmërim për dublikatë. | Po: Pranim i shpejtë. |
| Lejoni rezervimin online | Shërbimet dhe afati juaj, me ose pa konfirmim. | Po: faqja e vetë klinikës. |
| Kujtojini pacientit terminin | Një kujtesë që pacienti e ka pranuar. | Po: një email një ditë më parë. |
| Mbyllni arkën | Numërohen vetëm paratë në dorë. | Po. |
| Mbajeni recepsionin larg shënimeve klinike | Një rol që vetëm cakton dhe merr para. | Po, si parazgjedhje. |
| Shtypni kupon fiskal ose dërgoni kërkesë te sigurimet | Atë që kërkon vendi juaj. | Jo: mbani pajisjen ose shërbimin fiskal. |
| Tërhiqni pagesën me kartë | Lidhje me POS, ose një “jo” e qartë. | Jo: pagesat me kartë regjistrohen, nuk tërhiqen. |
Drejtoni klinikë stomatologjike? Shihni programin për klinikë stomatologjike. Trajtoni kafshë? Lexoni programin për klinikë veterinare. Këto mjete të sportelit janë pjesë e OPALEVI për klinika; pjesa tjetër është te faqja e funksioneve, dhe çmimi për anëtar të stafit te faqja e çmimeve.
Java e parë e recepsionit në OPALEVI
Pasi të regjistroheni, Hapat e parë te Sot shënojnë çdo hap të konfigurimit sapo e kryeni:
Vendosni orarin
Javën e klinikës, pastaj atë të çdo mjeku me orar të pjesshëm te Orari për.
Shtoni shërbimet
Me çmime dhe kohëzgjatje, që terminet të mbarojnë kur mbaron trajtimi.
Ftoni stafin e sportelit
Çdo recepsionist me llogarinë e vet dhe rolin Recepsion.
Hapni ditën e parë
Merrni çdo pagesë në OPALEVI, pastaj mbylleni arkën me paratë e numëruara vërtet.
Publikoni faqen
Shënoni shërbimet që rezervohen, shfaqni mjekët dhe shtypni kodin QR.
Mbani dy ditarë për një javë
Për pesë ditë, caktoni çdo telefonatë në OPALEVI dhe në letër. Nëse OPALEVI i ka të gjitha terminet dhe arka doli çdo mbrëmje, letrën mund ta lini mënjanë.
Pyetje të shpeshta
Çfarë është programi për recepsionin e klinikës?
Një program për sportelin e klinikës: kalendari i termineve, kërkesat nga telefonuesit dhe nga faqja e klinikës, pranimi dhe pacientët pa termin, dhoma e pritjes dhe paratë që merren në sportel, në një regjistër që e përdor bashkë i gjithë ekipi, në vend të ditarit, letrave ngjitëse dhe librit të arkës.
A mund t'i shohë recepsioni shënimet klinike të pacientëve?
Jo si parazgjedhje. Roli Recepsion në OPALEVI cakton termine, hap vizita dhe merr pagesa, nuk shkruan kurrë kartelën klinike, dhe kartelat klinike i lexon vetëm kur klinika aktivizon “Recepsioni mund të shohë historinë e vizitave të pacientëve”. Rolet rregullohen leje pas lejeje.
A mund të caktojnë pacientët termin online?
Po. Klinika mund të publikojë faqen e vet, ku vizitorët zgjedhin shërbimin, një mjek ose këdo që është i lirë, dhe një orë të lirë nga kalendari i vërtetë. Klinika vendos nëse rezervimet konfirmohen menjëherë apo presin në sportel si kërkesa.
A u kujton OPALEVI pacientëve terminet?
Po. Pacientit mund t'i dërgohet me email një kujtesë një ditë më parë: shënoni “Dërgo pacientit një kujtesë me email një ditë më parë” kur i caktoni termin dikujt që ka adresë emaili në kartelë. Kutia vjen e shënuar ose jo, sipas asaj që thotë kartela e pacientit.
A punon në tablet ose në telefon?
Po, në shfletuesin e çdo kompjuteri, tableti ose telefoni, pa instaluar asgjë. Në ekranet e vogla menuja lart zëvendësohet nga një shirit poshtë.
Si caktohet çmimi i OPALEVI, dhe a mund ta provojmë?
Për çdo anëtar të stafit që përdor OPALEVI; pacientët, terminet dhe departamentet nuk e ndryshojnë çmimin. Prova falas nuk kërkon kartë bankare, dhe klinika që nuk abonohet nuk paguan asgjë: të dhënat e saj mbeten vetëm për lexim, pa u fshirë asgjë. Shifrat janë te faqja e çmimeve.
