Si të zgjidhni programin për klinikë ose ordinancë stomatologjike: 12 pyetje para se të paguani

Çdo program klinike ka një listë të gjatë funksionesh, dhe në letër shumica ngjajnë. Ajo që i dallon është si sillen të hënën në 8:30, kur recepsioni ka tre veta para sportelit, telefoni bie dhe pacienti i parë është tashmë në karrige.

Prandaj, para se të shikoni çdo program, shkruajeni ditën tuaj. Merr njëzet minuta dhe ju shpëton nga zgjedhja e gabuar:

• Kush bën çfarë? Recepsioni, mjekët, infermierët ose asistentët, kush merr paratë dhe pronari.
• Si ju gjejnë pacientët? Me telefon, duke ardhur drejtpërdrejt, me mesazh ose në internet.
• Si paguheni? Me para në dorë në sportel, me kartelë, me transfertë bankare, me këste ose pasi mbaron trajtimi.
• Çfarë i dorëzoni kontabilistit në fund të muajit, dhe në çfarë forme?
• Çfarë shkon keq sot? Termine të humbura, borxhe të paarkëtuara, shënime që askush nuk i lexon, një arkë që nuk del.

Programi i duhur heq ato që shkojnë keq në klinikën tuaj sot. Një funksion që nuk do ta përdorni kurrë nuk është arsye për të zgjedhur asgjë.

Bëjani këto pyetje çdo programi që shqyrtoni. Vlejnë për një ambulancë të mjekësisë familjare, një klinikë specialistike, një ordinancë stomatologjike ose një repart të vogël spitali. Një shitës serioz u përgjigjet qartë, me shkrim, pa “varet”.

1. A do ta mbajnë vërtet mjekët kartelën në të?

Programi i klinikës jeton ose vdes me kartelën e pacientit. Nëse mjekët e gjejnë të ngadaltë, kthehen te letra, dhe çdo raport që shpresonit mbetet bosh. Kërkoni një kartelë për çdo pacient me çdo vizitë, dokument dhe pagesë brenda; një paralajmërim para se i njëjti person të regjistrohet dy herë; kërkim të shpejtë me emër, kod ose telefon; dhe kartela që i përshtaten çdo departamenti, si skema e dhëmbëve në stomatologji, pa i detyruar të gjithë të kalojnë nëpër fusha që nuk kanë kuptim për ta.

2. A përputhet kalendari me mënyrën si caktoni terminet, dhe a i kujton pacientët?

Kontrolloni pamjet ditore, javore dhe mujore për çdo mjek, orarin e punës që kalendari e respekton, një mënyrë të shpejtë për pacientët që vijnë pa termin, dhe rezervimin në internet nga faqja juaj, nëse e doni. Pastaj pyetni si u kujtohen pacientëve terminet: me email, SMS ose WhatsApp, vetëm me pëlqimin e pacientit, dhe me çfarë kostoje për mesazh. Terminet e humbura janë të ardhura të humbura; kujtesat janë nga mënyrat më të lira për t'i rikthyer.

3. A u përshtaten faturat rregullave tuaja?

Fatura është dokument ligjor, jo një printim. Duhet të ketë emrin, adresën dhe numrin e biznesit tuaj (NUI-në në Kosovë, NIPT-in në Shqipëri), të numërohet pa ndërprerje dhe, pasi lëshohet, të mos fshihet dot, vetëm të anulohet. Pyetni nëse mund të lëshoni një Pro-Faturë ose ofertë para trajtimit, të vendosni vetë normat e TVSH-së (ose asnjë, kur shërbimet tuaja janë të përjashtuara) dhe t'i dërgoni faturat si PDF me email.

4. A do ta dini ku janë paratë në fund të ditës?

Klinikat e vogla rrallë humbin para nga mashtrimi; i humbin nga borxhet që askush nuk i ndjek. Kërkoni një arkë ditore që e hapni me një shumë fillestare dhe e mbyllni me paratë që numëruat, me raporte të fundit të ditës që kontabilisti i njeh, dhe një listë të borxheve, nga më i vjetri, që dikush ta kalojë çdo të premte. Pagesat me kartelë dhe transfertë duhet të regjistrohen me mënyrën e tyre, dhe kthimet e parave duhet të bëhen pa fshirë asgjë.

5. A sheh secili vetëm atë që i duhet për punën e vet?

Recepsionit i duhen kalendari dhe paratë, jo shënimet klinike. Financës i duhen faturat, jo diagnozat. Kërkoni role që i njihni (administrator, mjek, infermier ose asistent, recepsion, financë) dhe që mund t'i përshtatni, si dhe një llogari personale për secilin. Llogaritë e përbashkëta e bëjnë të pamundur të dihet kush ndryshoi çfarë, dhe janë nga pikat më të dobëta të një praktike të vogël.

6. Si i mbron të dhënat e pacientëve, dhe a mund ta provojë shitësi?

Të dhënat shëndetësore janë të dhëna personale të ndjeshme sipas Ligjit të Kosovës Nr. 06/L-082 për mbrojtjen e të dhënave personale (lidhje e jashtme), sipas Ligjit të Shqipërisë Nr. 124/2024 për mbrojtjen e të dhënave personale (lidhje e jashtme) dhe sipas Rregullores së Përgjithshme të BE-së për Mbrojtjen e të Dhënave (lidhje e jashtme). Si klinikë, përgjegjësia mbetet e juaja, edhe kur të dhënat i mban një program. Prandaj pyetni:

• A ka një marrëveshje për përpunimin e të dhënave, të publikuar ose të nënshkruar, që thotë ku ruhen të dhënat dhe cilët ofrues i përpunojnë?
• A mbahen të dhënat e çdo klinike të ndara nga ato të klinikave të tjera?
• A ruhen fjalëkalimet vetëm si hash, dhe a kalon çdo lidhje me HTTPS?
• A mund ta aktivizojë secili verifikimin me dy hapa, dhe a mund të kyçet ekrani kur dikush largohet nga kompjuteri?
• A ka një regjistër aktiviteti që askush nuk mund ta ndryshojë?
• Sa shpesh bëhet kopja rezervë e të dhënave, dhe sa kohë mbahen kopjet?

7. A është në gjuhën që flet ekipi juaj?

Një program që stafi e kupton përgjysmë prodhon kartela të plotësuara përgjysmë. Pyetni nëse e gjithë ndërfaqja, jo vetëm menutë, është në gjuhën tuaj, nëse dokumentet për pacientët dhe faturat shtypen në të, dhe nëse një ekip i përzier mund të punojë në gjuhë të ndryshme, për shembull shqip në recepsion dhe anglisht për një specialist që vjen për vizitë, ose të gjithë në një gjuhë kur e preferoni.

8. A punon me atë që keni tashmë?

Një program që punon në shfletues punon në kompjuterët, tabletët dhe telefonat që keni, përditësohet vetë dhe nuk ka nevojë për server në dollap. Pyetni nëse duhet instaluar diçka, nëse përdoret në telefon, dhe çfarë ndodh kur bie interneti; ndarja e internetit nga telefoni (hotspot) është rezervë e lirë dhe e arsyeshme për çdo klinikë.

9. A mund të largoheni me të dhënat tuaja?

Koha më e mirë për të pyetur si largoheni është para se të vini. Pyetni si i sillni pacientët ekzistues (me import nga një tabelë Excel, për shembull), çfarë mund të eksportoni vetë në çdo kohë, çfarë eksporton shitësi për ju me kërkesë, dhe çfarë ndodh me të dhënat nëse e mbyllni llogarinë. Përgjigjet duhet të jenë në kushtet e përdorimit, jo në premtimin e një shitësi.

10. A mund ta parashikoni çmimin?

Programet e klinikave paguhen për përdorues, për pacient, për modul ose për lokacion, dhe dallimet mblidhen. Pyetni çfarë numërohet saktësisht, nëse pacientët, departamentet dhe lokacionet kushtojnë më shumë, sa kushtojnë mesazhet kujtuese, nëse ka zbritje vjetore, dhe si ndryshon çmimi kur punësoni edhe një person. Llogaritni çmimin tuaj për sot dhe për pas dy vjetësh.

11. Kush përgjigjet kur diçka shkon keq?

Pyetni si e gjeni mbështetjen (email, telefon, WhatsApp, formular), në cilën gjuhë dhe sa shpejt. Pastaj provojeni gjatë periudhës së provës me një pyetje të vërtetë. Një udhëzues brenda programit, i shkruar për stafin e klinikës e jo për programuesit, u përgjigjet shumicës së pyetjeve të përditshme para se dikush të telefonojë.

12. A ju lejon prova ta vërtetoni?

Demonstrimi tregon ditën më të mirë të shitësit. Prova tregon ditën tuaj. Kërkoni një provë falas pa kartelë, me çdo funksion që do të paguanit, mjaftueshëm të gjatë për dy javë pune të vërtetë, dhe një përgjigje të qartë për atë që ndodh kur mbaron.

• Çmimin nuk e mësoni pa një takim me shitësin. Nëse çmimi varet nga kush pyet, do të ndryshojë kur ta rinovoni.
• Demonstrimi përdor të dhëna shembull të përsosura, dhe nuk ju lejohet ta provoni me tuajat.
• Nxjerrja e të dhënave tuaja kushton ekstra, ose askush nuk e shkruan si funksionon.
• Ju sugjerohet një llogari e përbashkët për të kursyer licenca.
• Askush nuk di të thotë ku ruhen të dhënat tuaja ose cilat kompani i përpunojnë.
• Çdo pyetje për faturat ose ligjin merr përgjigjen “të gjithë klientët tanë e përdorin”.

Shumica e provave dështojnë sepse askush nuk i planifikon: llogaria hapet, dikush klikon përreth për një pasdite, dhe pas dy javësh vendimi merret nga ndjesia. Përdorni këtë plan në vend të saj:

1. 1

   Dita 1: bazat

   Futni të dhënat e biznesit, orarin, shërbimet dhe çmimet. Ftoni dy ose tre kolegë me rolet e tyre të vërteta.

2. 2

   Dita 2: pacientë të vërtetë

   Importoni një tabelë me pacientë, ose shtoni me dorë pacientët e kësaj jave.

3. 3

   Ditët 3 deri 7: java e vërtetë

   Caktoni çdo termin në sistemin e ri krahas atij që përdorni tani. Regjistroni vizitat, merrni pagesat, hapeni dhe mbylleni arkën çdo ditë.

4. 4

   Dita 8: faturoni dhe krahasoni

   Lëshoni faturat e javës dhe krahasoni totalet me atë që e dini se keni arkëtuar. Duhet të përputhen deri në cent.

5. 5

   Ditët 9 dhe 10: pyetjet e vështira

   Hyni si recepsion: a shihni shënime klinike që nuk duhet t'i shihni? Eksportoni pacientët në një tabelë. Dërgojini mbështetjes një pyetje të vërtetë dhe matni sa shpejt vjen përgjigjja.

6. 6

   Ditët 11 dhe 12: tregojani kontabilistit

   Printoni raportet dhe një faturë, dhe pyeteni nëse kanë atë që i duhet.

7. 7

   Ditët 13 dhe 14: vendosni bashkë

   Vlerësojeni programin me fletën më poshtë dhe pyetni njerëzit që e përdorën çdo ditë. Përgjigjja e tyre vlen më shumë se e juaja.

Jepini çdo fushe 0, 1 ose 2 pikë, dhe jepuni më shumë peshë fushave që kanë më shumë rëndësi për klinikën tuaj. Një program që merr 0 te faturat, rolet ose mbrojtja e të dhënave nuk duhet të fitojë me asgjë tjetër.

Ne e ndërtojmë OPALEVI, ndaj ja përgjigjet tona, bashkë me ato që janë “jo”. Gjykojini me të njëjtën fletë që përdorni për të gjithë të tjerët.

Drejtoni laborator dentar e jo klinikë? Lexoni programi për laborator dentar: çdo punë, nga porosia te fatura e paguar, ose shihni OPALEVI për klinika dentare, ordinanca private dhe klinika.