Program për laborator dentar: çdo punë, nga porosia e dentistit te fatura e paguar
Laboratori dentar jeton me premtime: kjo kurorë deri të enjten, ajo protezë pas provës, ura para se pacienti të udhëtojë. Ky udhëzues tregon çfarë duhet të mbajë regjistrimi i një pune, si kalon një porosi nga telefonata e dentistit te fatura e paguar, dhe çfarë të pyesni para se të zgjidhni programin për laboratorin tuaj.
Pikat kryesore
- Një punë është nën kontroll vetëm kur një regjistrim i vetëm mban klinikën, pacientin, punën, afatin dhe fazën ku ka arritur.
- Afatet duhet të shihen pa pyetur askënd: në tabelë, në kalendarin e dorëzimeve dhe në listën e ditës së çdo tekniku.
- Faturojeni punën nga vetë porosia. Kështu asnjë punë e kryer nuk mbetet pa u faturuar, dhe borxhi i çdo klinike është i saktë sa herë që e shikoni.
- Gjykojeni çdo program me javën tuaj të vërtetë: gjatë provës futni pesë porosi reale, jo demonstrimin e shitësit.
Pse telefoni, fletët dhe Excel-i nuk mjaftojnë më
Shumica e laboratorëve nisin njësoj. Dentisti telefonon ose shkruan një mesazh, dikush e shënon punën në një fletë ose në një bllok, masa vendoset në raft, dhe pjesën tjetër pronari e mban në mend. Me dy teknikë dhe disa klinika, kjo funksionon. Pastaj pushon së funksionuari, në heshtje dhe papritur.
Shenjat janë të njohura:
- Një afat që nuk e pa askush. Porosia erdhi me telefon të hënën, fleta përfundoi nën një tabaka tjetër, dhe të enjten klinika telefonon të pyesë ku është kurora.
- Punë e kryer që nuk u faturua kurrë. Një ripunim, një njësi shtesë, një riparim i bërë si nder: kur faturat shkruhen më vonë nga kujtesa, disa nuk shkruhen kurrë.
- Borxhe që askush nuk i di saktë. “Sa na detyrohet kjo klinikë?” kërkon një mbrëmje me ekstraktet e bankës dhe një tabelë Excel, dhe përgjigjja mbetet përsëri hamendje.
- Pyetje që vetëm një njeri i di. Në cilën fazë është ura? Kush po punon porcelanin? Kur pronari mungon, laboratori ngadalësohet.
Asnjë nga këto nuk është problem njerëzish. Është problem informacioni: të dhënat për çdo punë janë të shpërndara në një telefon, në një fletë, në një raft dhe në një tabelë, dhe asgjë nuk i lidh. Programi për laborator dentar ekziston për t'i mbledhur këto të dhëna në një regjistrim të vetëm dhe për t'i mbajtur aty, nga çasti kur vjen porosia deri kur paratë janë arkëtuar.
Programi vetë nuk e bën laboratorin më të shpejtë. E bën çdo punë të dukshme, dhe puna e dukshme është punë që mbaron në kohë dhe paguhet.
Çfarë duhet të mbajë regjistrimi i çdo pune
Para se të krahasoni programet, bini dakord se çfarë duhet të mbajë një regjistrim i vetëm pune. Çfarëdo që të përdorni, edhe letrën, çdo porosi duhet t'u përgjigjet këtyre pyetjeve pa asnjë telefonatë:
| Fusha | Pse ka rëndësi |
|---|---|
| Klinika klient dhe dentisti | Kush e porositi punën, kë të telefononi për një pyetje dhe kujt t'ia faturoni. |
| Pacienti | Emri ose shenja që përdor dentisti, që puna e gatshme të shkojë te karrigia e duhur. |
| Puna, me sasi dhe çmime | Kurorë, urë, protezë, punë mbi implante ose riparim: çdo rresht me çmim, që fatura të dalë vetë. |
| Dhëmbët, ngjyra dhe materiali | Detajet që i duhen teknikut në tavolinën e punës, të shkruara aty ku tekniku i lexon. |
| Data e pranimit dhe afati | Premtimi që keni dhënë. Gjithçka tjetër planifikohet duke numëruar mbrapsht prej tij. |
| Fazat dhe kush i bën | Modeli, skeleti, porcelani, përfundimi: ku është puna tani dhe në tavolinën e kujt. |
| Statusi | Në pritje, në progres, e përfunduar, e dorëzuar ose e anuluar, i lexueshëm me një shikim. |
| Fatura dhe pagesa | Nëse puna e kryer është faturuar dhe nëse klinika ka paguar. |
Ka edhe një arsye rregullatore për ta mbajtur këtë regjistrim. Në Bashkimin Evropian, një kurorë ose një protezë e punuar sipas recetës së dentistit është pajisje mjekësore e punuar me porosi sipas Rregullores (BE) 2017/745 për pajisjet mjekësore (lidhje e jashtme). Shtojca XIII e saj i kërkon prodhuesit të mbajë një deklaratë për çdo pajisje për të paktën dhjetë vjet pasi del në treg, dhe pesëmbëdhjetë për pajisjet që implantohen. Kosova dhe Shqipëria kanë rregullat e tyre për pajisjet mjekësore, dhe detyrimet tuaja varen nga vendi ku dorëzoni. Zakoni i mirë vlen kudo: për çdo punë duhet të dini kush e porositi, për cilin pacient, kur erdhi, kush punoi në të dhe kur doli.
Një regjistër, jo një mjet përputhshmërie
Programi i laboratorit mban porosinë, datat, fazat dhe kush ishte caktuar në to. Nuk i shkruan deklaratat që kërkon rregullatori. Mbajini ato dokumente siç e kërkon ligji, dhe përdoreni programin që të dhënat në to të gjenden shpejt.
Një punë, hap pas hapi, në OPALEVI
Ja rruga e një porosie në OPALEVI për laboratorë dentarë, nga telefonata e dentistit te fatura e paguar. Fjalët me të trasha janë emrat që shihni në ekran.
Klinika bëhet klient
Çdo dentist ose ordinancë që ju dërgon punë është klient me kartelën e vet: personi kontaktues, adresa, telefoni, numri i biznesit dhe emaili. Numri i biznesit shtypet në çdo faturë që i lëshoni asaj klinike, dhe kartela mbledh porositë e klinikës, sa është faturuar, sa është paguar dhe sa mbetet borxh.
Merrni porosinë
Klikoni Porosi e re, zgjidhni klientin dhe shkruani pacientin, datën e pranimit dhe afatin. Porosia merr kodin e vet (P-00001, P-00002 e me radhë). Shtoni punën nga lista e çmimeve me Zgjidh punën e çmuar…, ose shkruani një rresht si “Kurorë zirkoni 21” me sasinë dhe çmimin.
Planifikoni fazat
Te Fazat e punës, zgjidhni stacionet nëpër të cilat kalon puna, sipas radhës: për shembull CAD/CAM, pastaj puna me porcelan. Një laborator i ri nis me gjashtë stacione (kurora dhe ura, implante dentare, protezat dentare, CAD/CAM, puna me porcelan dhe recepsioni), dhe mund t'i riemërtoni, t'i shtoni ose t'i arkivoni te Cilësimet → Njësitë e punës.
Punoni porosinë
Teknikët klikojnë Fillo dhe Përfundo në fazat e tyre, në vetë porosinë ose në Tabela e punës. Statusi i porosisë ndryshon vetë: në pritje, në progres dhe, sapo të kryhen të gjitha fazat, e përfunduar.
Dorëzoni
Printoni Fletëporosinë, që udhëton bashkë me punën, me vend për kush e dorëzoi dhe kush e pranoi, pastaj zgjidhni Shëno si të dorëzuar. Data e dorëzimit shënohet në porosi.
Faturoni
Klikoni Faturo këtë porosi. Rreshtat e porosisë kopjohen në faturë dhe kyçen në porosi, që porosia dhe fatura të mos ndryshojnë më veç e veç, dhe porosia lidhet me faturën e saj.
Arkëtoni
Regjistroni pagesën me para në dorë, me kartelë ose me transfertë bankare. Derisa të paguhet e plotë, shuma pret te Të papaguara, nga më e vjetra, me butonin Arkëto pranë saj.
Dy shënime të sinqerta për detajet. OPALEVI nuk ka skemë dhëmbësh as zgjedhës ngjyre në porosi: teknikët i shkruajnë numrat e dhëmbëve dhe ngjyrën në rreshtin e punës ose te shënimet. Dhe nuk ruan skanime ose fotografi në porosi, kështu që skedarët STL mbeten në programin e skanerit ose në emailin me të cilin erdhën, me kodin e porosisë si referencë.
Si t'i mbani të gjitha afatet para syve
Një afat i humbur kushton më shumë se ripunimi. Dentisti duhet ta shtyjë pacientin, dhe nis të mendojë nëse puna e radhës duhet të shkojë diku tjetër. Një program i mirë për laboratorin nuk e ruan vetëm afatin; e vendos para njerëzve që ende mund të bëjnë diçka.
Në OPALEVI i njëjti afat shfaqet në katër vende:
- Porositë, lista e të gjitha porosive, ku filtroni sipas statusit dhe kërkoni me kodin e porosisë, klientin ose pacientin.
- Tabela e punës, me fazat e çdo porosie të hapur në tri kolona (në pritje, në progres, e përfunduar) dhe filtrat e shpejtë Punët e mia, Me afat sot dhe Me vonesë. Kartat zhvendosen nga një kolonë në tjetrën dhe mund t'i kalohen një tekniku tjetër të të njëjtit stacion.
- Kalendari i dorëzimeve, një muaj me atë që duhet të dalë nga laboratori çdo ditë, me ngjyra sipas statusit.
- Sot, ekrani i parë që sheh tekniku: punët e veta, çfarë ka afat sot, çfarë është vonuar dhe faza e radhës që e pret.
Në telefon, shiriti në fund të ekranit hap drejtpërdrejt Porositë, Kalendarin dhe Tabelën e punës, që tekniku ta shohë punën e ditës te tavolina, pa shkuar te kompjuteri.
Shkruani afatin që mund ta mbani
Futni datën kur do ta dorëzoni, jo datën që shpresonte dentisti. Kur një punë ka nevojë për provë, merreni provën si porosi më vete me afatin e vet, që të dy datat të jenë në kalendar.
Faturimi i klinikave dhe kush sa detyrohet
Laboratorët faturojnë me një nga dy ritmet: për çdo punë, sapo dorëzohet, ose një herë në muaj për çdo klinikë. Cilindo që të përdorni, një rregull vlen gjithmonë: fatura duhet të dalë nga porosia, jo nga kujtesa.
Në OPALEVI, faturimi i një pune është një hap i vetëm. Faturo këtë porosi kopjon rreshtat me çmim ose në një faturë të rregullt, me numra pa ndërprerje (F-00001, F-00002…) që mund të anulohet por kurrë nuk fshihet, ose në një Pro-Faturë, për klinikën që do një shifër para faturës përfundimtare. Pro-Fatura më vonë mund të bëhet faturë e rregullt. Laboratorët që faturojnë çdo muaj i kanë të dhënat në një vend: kartela e klientit rendit çdo porosi me vlerën e saj, dhe Faturë e re për këtë klient e nis faturën e muajit prej aty.
Herën e parë që faturoni, OPALEVI ju kërkon një herë të dhënat e biznesit (emrin, adresën, qytetin dhe numrin e biznesit), që t'i mbajë çdo faturë. Faturat shtypen ose shkarkohen si PDF, dërgohen me email dhe tregojnë llogarinë bankare për klinikat që paguajnë me transfertë.
Kush na detyrohet?
Kjo është pyetja që bën çdo pronar, dhe përgjigjja duhet të marrë sekonda. Të papaguara rendit çfarë u detyrohen ende klinikat klientë laboratorit, nga fatura më e vjetër, dhe shënon çfarë është vonuar. Kartela e çdo klienti tregon të njëjtën gjë për një klinikë: vlerën e porosive, sa është faturuar, sa është paguar dhe borxhin që mbetet.
Nëse laboratori merr para në dorë në sportel, Arka e hap ditën me një shumë fillestare dhe e mbyll me paratë që numëroni, kështu që një ditë me mungesë ose me tepricë duket menjëherë. Klinikat që kërkojnë fillimisht çmimin mund të marrin një ofertë, e cila faturohet me një hap sapo ta pranojnë; ofertat aktivizohen te Cilësimet → Menutë e aplikacionit.
Teknikët, recepsioni dhe pronari: kush sheh çfarë
Në laborator punojnë njerëz që kanë nevojë për gjëra të ndryshme, dhe paratë nuk janë punë e të gjithëve. Në OPALEVI çdo person ka një rol:
- Teknik dentar: pranon porositë, punon në to dhe i dorëzon; sheh ofertat, por jo paratë e laboratorit. Tekniku nuk mund të shtojë klientë as të lëshojë fatura.
- Recepsion: pranon punët, u përgjigjet klinikave, lëshon fatura dhe merr pagesa në sportel.
- Financa / Kontabiliteti: mban faturat, pagesat dhe arkën, dhe lexon raportet financiare.
- Administrator: drejton biznesin: klientët, porositë, paratë, stafin dhe cilësimet.
Çdo rol mund të përshtatet leje pas lejeje, nëse laboratori juaj punon ndryshe. Secili hyn me llogarinë e vet, kështu që askush nuk ndan fjalëkalimin, dhe secili mund të punojë në gjuhën e vet.
Dhjetë pyetje para se të zgjidhni programin për laboratorin dentar
Qoftë OPALEVI apo një program tjetër, bëjani këto pyetje çdo mundësie që shqyrtoni, dhe përgjigjuni me porositë tuaja, jo me një demonstrim.
| Pyetja | Përgjigjja e mirë | OPALEVI |
|---|---|---|
| A e mban një regjistrim i vetëm gjithë punën? | Klienti, pacienti, puna me çmim, datat, fazat dhe statusi në një ekran. | Po: porosia. |
| A e sheh çdo teknik çfarë ka afat sot? | Një tabelë ose listë për çdo person, me filtra për afatin e sotëm dhe vonesat. | Po: Tabela e punës dhe Sot. |
| A i shihni dorëzimet e javës me një shikim? | Një kalendar i afateve, jo vetëm një listë. | Po: Kalendari i dorëzimeve. |
| A del fatura nga porosia? | Një hap, me rreshtat dhe çmimet e vetë porosisë. | Po: Faturo këtë porosi. |
| A e dini sa detyrohet çdo klinikë tani? | Gjendja për çdo klient dhe lista e faturave të papaguara, nga më e vjetra. | Po: kartela e klientit dhe Të papaguara. |
| A mund t'i mbani paratë larg tavolinës së punës? | Role që ua fshehin financat teknikëve. | Po: roli Teknik dentar nuk sheh para. |
| A punon në telefonin që keni në xhep? | Asgjë për të instaluar; i përdorshëm te tavolina dhe në rrugë. | Po, në shfletuesin e telefonit. |
| A është në gjuhën tuaj? | E gjithë ndërfaqja, bashkë me faturat. | Shqip, anglisht dhe 45 gjuhë të tjera të ndërfaqes; faturat shtypen në 35 prej tyre. |
| A mban skemë dhëmbësh, ngjyra dhe skanime? | Fusha të posaçme, ose të paktën një vend të qartë për t'i shkruar. | Pjesërisht: dhëmbët dhe ngjyra shkruhen në rreshtin e punës ose te shënimet; skanimet mbeten në programin e skanerit. |
| Sa do të kushtojë kur të rriteni? | Një çmim që e llogaritni që më parë. | Për çdo anëtar të stafit; porositë dhe klinikat klientë nuk numërohen kurrë. |
Çmimi i plotë, me një llogaritës për ekipin tuaj, është te faqja e çmimeve. Për një listë më të gjerë që përfshin edhe klinikat, lexoni si të zgjidhni programin për klinikë.
Pasditja e parë: nga regjistrimi te porosia e parë
Ngritja e një laboratori në OPALEVI merr një pasdite, jo një projekt. Pasi të regjistroheni si laborator dentar, një listë e shkurtër në ekranin Sot ju udhëheq nëpër hapat e parë dhe i shënon si të kryer njëri pas tjetrit:
Shtoni dentistët që porosisin
Shtoni çdo klinikë ose dentist si klient. Emri mjafton për të nisur; të dhënat e kontaktit mund të vijnë më pas.
Vendosni listën e çmimeve
OPALEVI ju nis me një listë të shkurtër shembull (kurorë porcelani, protezë e plotë, riparim proteze). Zëvendësojeni me punët dhe çmimet tuaja te Cilësimet → Shërbimet para se të faturohet porosia e parë.
Merrni porosinë e parë
Futni një punë të vërtetë. Fazat e saj shfaqen në Tabelën e punës sapo t'i shtoni.
Ftoni ekipin
Shtoni teknikët dhe recepsionin, secilin me rolin e vet, që tabela të mbushet me emra të vërtetë.
Provojeni me punë të vërtetë
Futni porositë e vërteta të kësaj jave për pesë ditë pune. Deri të premten do ta dini nëse tabela, kalendari dhe faturat i përshtaten laboratorit tuaj, gjë që asnjë demonstrim nuk jua thotë.
Pyetje të shpeshta
Çfarë është programi për laborator dentar?
Një program që regjistron çdo punë që laboratori dentar merr nga klinikat, e ndjek nëpër stacionet e laboratorit deri në dorëzim dhe e kthen punën e kryer në fatura dhe pagesa. Zëvendëson librin e porosive, fletët mbi tabaka dhe tabelën e faturimit me një regjistrim të përbashkët.
A mund ta përdorin teknikët pa parë financat e laboratorit?
Po. Në OPALEVI roli Teknik dentar pranon porositë dhe punon në to, por nuk lëshon fatura dhe nuk sheh paratë e laboratorit: pagesat, arkën dhe raportet financiare.
A punon në telefon ose në tablet?
Po. OPALEVI punon në shfletues, në kompjuter, tablet ose telefon, pa asgjë për të instaluar. Në telefon, shiriti poshtë hap Porositë, Kalendarin dhe Tabelën e punës.
Sa kushton OPALEVI për një laborator dentar?
OPALEVI paguhet për çdo anëtar të stafit që e përdor: 10,95 € në muaj me planin mujor, ose 7,95 € në muaj me planin vjetor. Porositë dhe klinikat klientë nuk numërohen kurrë. Çmimet janë në euro, dhe tatimi shtohet në pagesë aty ku zbatohet. Shihni faqen e çmimeve.
A mund ta provoj para se të paguaj?
Po. Regjistrimi nis një provë falas pa kartelë. Nëse nuk zgjidhni një plan kur mbaron prova, nuk paguani asgjë dhe llogaria thjesht kalon vetëm për lexim.
