Software para farmácia de clínica: da receita do médico ao balcão
O software para farmácia de uma clínica ou de um hospital que tem os seus próprios medicamentos tem uma tarefa acima de todas: garantir que o que o médico escreveu é o que sai da prateleira, da caixa certa, na conta certa. Este guia explica o que tem de registar, acompanha uma receita no OPALEVI até ao balcão e enumera o que a farmácia do OPALEVI não faz.
Pontos-chave
- Uma receita deve viajar como linhas estruturadas, medicamento, dose, via, frequência, dias e quantidade, nunca como uma nota que o balcão tem de decifrar.
- Dispensar por lote, saindo primeiro a caixa que expira primeiro, mantém o stock fora de prazo longe da prateleira e diz-lhe que lote recebeu um paciente.
- Os medicamentos controlados exigem uma segunda pessoa e um saldo corrente; um registo escrito no momento da dispensa vale mais do que um copiado no fim da semana.
- A farmácia do OPALEVI serve apenas os pacientes da própria clínica: sem vendas a retalho ao balcão, sem receitas eletrónicas para farmácias externas e sem pedidos de comparticipação a seguradoras.
Sinais de que a sua farmácia interna já não cabe no caderno
A farmácia de uma clínica começa muitas vezes como um armário fechado à chave, uma folha de stock e um caderno para os medicamentos controlados. Aguenta enquanto uma só pessoa a gere. Com um segundo turno, as falhas são conhecidas:
- A folha que nunca chegou. O paciente chegou ao balcão sem ela, ou com a de outra pessoa.
- Ninguém sabe o que está à espera. O farmacêutico só sabe de uma receita quando o paciente já está ali à frente.
- A caixa mais nova sai primeiro. O stock antigo fica ao fundo da prateleira até ao dia em que se descobre fora de prazo.
- Os medicamentos saem sem ser faturados. A caixa foi entregue, a consulta foi faturada, e as duas coisas nunca se encontraram.
- O livro dos controlados tem falhas. Registos copiados mais tarde, um saldo que já não coincide com o armário.
Uma farmácia dentro de uma clínica é um elo de uma cadeia: prescritor, prateleira, paciente, conta. O software justifica-se por manter todos os elos ligados.
O que uma farmácia interna deve registar em cada dispensa
Acorde primeiro o que cada dispensa deve deixar registado, seja qual for o sistema:
| Campo | Porque importa |
|---|---|
| Medicamento, dose, via, frequência, dias, quantidade | O balcão entrega o que se pretendia, e o paciente toma-o como foi escrito. |
| Prescritor e consulta | A quem perguntar quando algo não é claro, e a que conta pertencem os medicamentos. |
| A resposta por linha | Dispensada, substituída por quê, ou recusada e porquê: o prescritor precisa de saber. |
| Lote e validade do que saiu da prateleira | Uma retirada ou uma dúvida sobre um lote responde-se em minutos, não em dias. |
| Preço e forma de cobrança | Na conta ou gratuito, decidido uma vez e visível para as finanças. |
| Testemunha e saldo dos medicamentos controlados | Um segundo par de olhos no momento da entrega e um saldo contra o qual contar. |
| Anulações com motivo | Um erro corrigido deixa rasto em vez de uma linha apagada. |
Um registo do que aconteceu, não um juízo do farmacêutico
O software deve guardar o que foi prescrito e o que foi entregue. Saber se um medicamento convém ao paciente ou interage com outro continua a ser do prescritor e do farmacêutico; o OPALEVI não verifica nenhuma das duas coisas.
Ligar a farmácia e preparar a prateleira
Uma clínica nova começa sem a farmácia. O administrador abre Definições → Menus da aplicação, assinala Farmácia entre os Módulos da aplicação e prime Guardar alterações. Isto acrescenta o departamento de Farmácia e liga o Stock, já que cada dispensa retira da prateleira. O módulo é oferecido a clínicas e hospitais de pessoas; os consultórios veterinários não o recebem.
Desligada, a fila e o painel da consulta fecham, nada é apagado, e o registo de substâncias controladas continua legível e exportável.
Depois, marque os seus medicamentos. Num artigo de stock, a secção Medicamento contém Este artigo é um medicamento que a farmácia dispensa, Substância controlada, um Preço de venda e IVA na venda (%). Quando o preço de venda está em branco, o OPALEVI cobra o preço de custo mais a margem da clínica; sem preço de venda nem margem definida, o medicamento é gratuito. Uma entrega que indique o lote e a validade preenche o cartão de Lotes do artigo, e um lote sob retirada vai para Quarentena, onde nada o dispensa.
Uma receita no OPALEVI, da consulta ao balcão
Um ciclo de antibióticos numa clínica de medicina geral com farmácia própria, no OPALEVI para clínicas; as palavras a negrito são as do próprio ecrã.
O médico prescreve
Na consulta, o painel Farmácia aceita até vinte medicamentos. Cada um escolhe-se entre os medicamentos da clínica, com o que há na prateleira ao lado do nome, ou escreve-se em Ou escreva o medicamento, e depois recebe a sua Dose, Via, Frequência, dias, Quantidade e Instruções ao doente. Enviar à farmácia envia-a, e os membros da farmácia são notificados.
Espera na fila
A Farmácia abre a Fila de dispensa. O separador Em espera lista as receitas abertas, as mais antigas primeiro, com o prescritor e o número de artigos, e atualiza-se sozinho; os enfermeiros e os administradores veem também À espera na farmácia em Hoje.
O balcão responde a cada linha
Dispensar abre a receita: o que foi pedido, o que há na prateleira e o preço unitário, que é o que a gravação vai cobrar, margem incluída. A Resposta de cada linha é Dispensar, Substituir (com Dispensar em vez disso a nomear o outro medicamento), Recusar com Porque é recusada, ou Deixar para depois.
O lote é escolhido
O Lote começa em Primeiro a expirar, primeiro a sair: o OPALEVI reparte a quantidade pelos lotes por ordem de validade, o stock sem data em último. Um lote também pode ser escolhido à mão; lotes fora de prazo, em quarentena ou vazios nunca são oferecidos.
Cobrar e guardar
A Cobrança é Na conta da consulta ou Gratuito. Registar a dispensa retira os medicamentos da prateleira lote a lote, lança cada linha cobrada na consulta e avisa o prescritor.
Na consulta, Imprimir receita imprime as linhas de medicação do médico e uma tabela intitulada Enviada à farmácia, com a resposta da farmácia ao lado de cada medicamento, e Faturar esta consulta fatura os medicamentos com a consulta. As receitas anteriores de um paciente estão no separador Receitas do seu processo.
Enquanto o balcão não começar a tratar dela, o médico pode alterá-la com Reescrever a receita ou, indicando um motivo, cancelá-la com Retirar a receita.
Medicamentos controlados, o registo e a correção de um erro
Quando uma linha é um medicamento controlado, o formulário pede uma Testemunha: um colega ativo que viu a entrega, nunca a pessoa que dispensa. Sem ela, nada é guardado. Cada linha controlada é escrita no Registo de substâncias controladas no momento em que sai da prateleira, com o saldo a seguir.
- Contar o armário. Registar uma contagem pede o medicamento, Contados agora e uma testemunha; uma diferença em relação ao saldo corrente é escrita como ajuste, pelo que, depois de uma contagem, o saldo do registo é o que fisicamente existe.
- O livro para uma inspeção. Exportar o livro (CSV) dá todos os registos, os mais antigos primeiro: data, medicamento, lote, tipo, entrada, saída, saldo, quem registou, a testemunha, o paciente e a nota.
- O que lista. Dispensas, anulações e contagens; as entregas registam-se no Stock. Manter o registo é uma permissão própria, que os administradores têm por omissão.
Para uma caixa errada ou um medicamento devolvido, Anular, com um motivo, repõe os medicamentos nos mesmos lotes e retira a cobrança da consulta; uma anulação controlada entra no registo. Uma anulação é recusada quando a consulta já tem uma fatura em vigor; cancele primeiro a fatura e depois anule.
Quem prescreve, quem dispensa e o resto da clínica
Cada pessoa tem a sua própria conta e função. Por omissão:
- Os médicos emitem receitas a partir das consultas que podem escrever e leem a fila.
- Os enfermeiros leem a fila e dispensam; a conta de um farmacêutico pode usar esta função ou uma construída a partir dela.
- Receção: lê a fila e não dispensa, a menos que conceda Dispensar medicamentos à sua função em Papéis e finanças.
- Os administradores fazem tudo, incluindo o registo e as Definições da farmácia na fila: Margem sobre o custo (%), IVA dos medicamentos (%) e Assinalar como atrasada após (minutos), passados os quais uma receita em espera é assinalada como atrasada.
Em Relatórios, um separador Farmácia conta as receitas emitidas, dispensadas e recusadas, a espera média e os medicamentos dispensados.
Num hospital, a farmácia não abastece as enfermarias: a Ronda de medicação regista as doses contra as prescrições do separador Medicação do paciente, e não a partir da fila de dispensa. O guia de cirurgia e enfermaria hospitalar trata da ronda, e o software para lar de idosos acompanha-a turno a turno. Para a secretaria que marca a consulta e recebe o pagamento, leia software para receção de clínica; o OPALEVI para hospitais mostra a configuração maior.
Perguntas antes de escolher software para farmácia
Pergunte a todos os fornecedores, o OPALEVI incluído, e teste as respostas durante o período de teste.
| Pergunta | Uma boa resposta | OPALEVI |
|---|---|---|
| A receita chega ao balcão em linhas estruturadas? | Medicamento, dose, via, frequência, dias e quantidade, enviados a partir da consulta. | Sim: o painel Farmácia na consulta. |
| O stock dispensa-se por lote, primeiro a validade mais próxima? | Automático, com escolha manual e sem lotes fora de prazo. | Sim, com quarentena para os lotes retirados. |
| Os medicamentos controlados têm testemunha e saldo? | Uma segunda pessoa e um saldo corrente, exportável. | Sim: testemunha obrigatória, registo exportado em CSV. |
| Pode vender ao público ao balcão? | Um balcão de retalho com recibos próprios. | Não: dispensa apenas contra as receitas da clínica. |
| Abastece a ronda da enfermaria? | Prescrições da enfermaria satisfeitas com o stock da farmácia. | Não: a ronda de medicação é separada. |
| As receitas podem ir para uma farmácia externa? | Um serviço de receita eletrónica que o seu país tenha. | Não: o paciente pode levar a receita impressa. |
| Verifica interações ou envia pedidos a seguradoras? | Limites claros, indicados à partida. | Não a ambos. |
| Como cresce o preço? | Conhecido antes de assinar. | Por elemento da equipa; receitas e medicamentos nunca são contados. |
A página do departamento de farmácia resume o módulo, a página de funcionalidades lista o resto do OPALEVI, e a página de preços tem o preço atual.
Uma primeira tarde com a farmácia
Ligá-la
Como administrador, assinale Farmácia em Menus da aplicação e depois defina a margem, o IVA dos medicamentos e o limite de atraso em Definições da farmácia.
Abastecer a prateleira
Marque como medicamentos os artigos mais dispensados, assinale os controlados e registe as suas entregas com lote e validade.
Fazer um percurso completo
Prescreva na consulta de um paciente de teste, dispense, anule e verifique que o stock e a conta da consulta voltaram ao que eram.
Conte antes da primeira dispensa controlada
Registe no primeiro dia uma contagem de cada medicamento controlado com uma testemunha, para que o registo abra com um saldo que verificou pessoalmente.
Perguntas frequentes
O que é o software para farmácia de uma clínica ou de um hospital?
Um programa que liga a receita do médico ao balcão da farmácia: as receitas chegam como linhas estruturadas, esperam numa fila, são dispensadas do stock por lote e cobradas à consulta certa, e os medicamentos controlados são registados com uma testemunha e um saldo corrente.
A farmácia do OPALEVI pode vender medicamentos ao público ao balcão?
Não. Dispensa apenas contra receitas emitidas nas consultas da própria clínica, por isso cada caixa sai para um paciente com uma consulta e uma conta. Não há caixa de retalho. Uma farmácia que também vende ao público precisa de software de retalho à parte para essa vertente.
Uma receita pode ser enviada para uma farmácia externa?
Não por via eletrónica: o OPALEVI não se liga a nenhum serviço de receita eletrónica e não envia pedidos a seguradoras. Pode entregar-se ao paciente a receita impressa, que lista os medicamentos do médico e, para o que passou pela farmácia interna, a resposta do balcão.
A receção pode dispensar medicamentos?
Por omissão, não. A receção pode ler a fila de dispensa, de modo que a secretaria pode dizer a um paciente se os medicamentos estão prontos, mas dispensar cabe a enfermeiros e administradores. Uma clínica que queira a secretaria ao balcão concede a permissão Dispensar medicamentos à função de receção. O pessoal das finanças não tem, por omissão, nenhuma das permissões da farmácia.
Podemos experimentar antes de pagar?
Sim. Registe a sua clínica e o período de teste gratuito começa de imediato, sem pedir cartão: ligue a farmácia e dispense uma receita de teste. Se o período terminar sem um plano, nada é cobrado e os seus registos continuam legíveis.
Como é o preço do OPALEVI para uma clínica com farmácia?
Por lugar da equipa: cada elemento do pessoal com conta ativa na clínica conta uma vez, e pagar por um ano reduz o valor mensal. Ligar a farmácia não acrescenta nada, e receitas, medicamentos e lotes nunca são contados. Veja a página de preços.
