Softvér pre recepciu kliniky: deň pulta od prvého hovoru po uzavretú pokladňu
Softvér pre recepciu kliniky musí držať krok s dňom, ktorý len zriedka ide podľa plánu: telefón zvoní počas príchodu pacienta, niekto príde bez ohlásenia, niekto sa o polnoci objedná online a zásuvka musí pri zatváraní stále sedieť. Táto príručka prevedie recepciu týmto dňom v OPALEVI, vrátane toho, čo necháva iným nástrojom.
Najdôležitejšie body
- Objednávajte do jedného kalendára, ktorý pozná týždeň každého lekára, aby recepcia nikdy neslúbila čas, ktorý nikto nedodrží.
- Hovory, pacienti bez objednania, rezervácie z webu a odporúčania patria do jedného zoznamu žiadostí, najstaršie prvé.
- Označenie pacienta za prítomného spustí čakacie hodiny a zaradí ho do čakárne lekára.
- Peniaze na pulte sú tri veci: potvrdenie za každú platbu, zásuvka, ktorá drží len hotovosť, a zoznam dlhov.
Kde recepcia stráca prehľad a čo musí zaznamenávať
Mnoho klinik vedie recepciu na papierovom diári, telefóne, pokladničnej zásuvke a čiemsi pamäti. Drží to, kým nenastúpi druhý lekár a hodiny sa vo štvrtok nezmenia. Potom sa pokazí to isté:
- Nemožné rezervácie. Diár zabúda, že lekár v piatok o dvanástej odchádza.
- Volajúci, ktorým nikto nezavolal späť. Lístok z 09:15 visí na monitore ešte o 17:00.
- Čakáreň, ktorú nikto nevie prečítať. Kto prišiel prvý a vie to lekár?
- Zásuvka, ktorá nesedí, pretože sa karty a hotovosť počítali spolu.
| Záznam | Prečo na ňom záleží |
|---|---|
| Pracovný čas každého lekára | Len tak môže kalendár odmietnuť nemožnú rezerváciu. |
| Pacient, lekár, služba, začiatok a koniec | Dĺžka služby určuje koniec, takže ďalší termín je skutočný. |
| Stav a čas príchodu | Čakanie sa meria a zrušené riadky zostávajú v zázname. |
| Každá žiadosť s jej zdrojom | Nič nečaká mimo zoznamu, kým sa neobjedná alebo neuzavrie. |
| Každá platba: suma, spôsob, kto ju prijal | Potvrdenie, denná správa a zostatok pochádzajú z jedného riadku. |
| Hotovosť spočítaná pri zatváraní | Chýbajúca suma sa zapíše, nepreberá sa. |
Recepcia je miesto, kde klinika dáva svoje sľuby. Dobrý softvér sa postará, aby sa každý dal dodržať.
Softvér pre recepciu kliniky začína jedným kalendárom
V OPALEVI recepcia pracuje v časti Kalendár: Termíny, Žiadosti a Rýchle prijatie. Termíny majú zobrazenia Deň, Týždeň, Mesiac a Zoznam. V dennom zobrazení stĺpec každého lekára ukazuje jeho hodiny a hodiny, v ktorých nepracuje, sú zatienené.
Tieto hodiny sa nastavujú v časti Nastavenia → Otváracie hodiny, kde Otváracie hodiny pre prepína medzi týždňom kliniky a týždňom jednej osoby; kto nemá vlastný týždeň, riadi sa týždňom kliniky.
Objednanie volajúceho
Kliknutie na voľný čas otvorí Pridať termín s vyplneným časom a lekárom:
- Pacient. Existujúci pacient, alebo Nový pacient s menom, priezviskom a telefónom; podobné karty sa ukážu skôr, než vznikne duplikát.
- Služba. Jej dĺžka určuje čas konca.
- Kontrola. Kolízia alebo čas mimo týždňa lekára sa označí a pri uložení odmietne.
- Pripomienka. Pri pacientovi s e-mailovou adresou v karte zaškrtnite Poslať pacientovi deň vopred pripomienku e-mailom.
- Kurz. Liečebný kurz objedná 2 až 30 sedení v rovnakú hodinu, alebo žiadne, ak jedno kolíduje.
Dajte lekárom na čiastočný úväzok ich vlastný týždeň
Otváracie hodiny kliniky samy rezerváciu nikdy neodmietnu; odmietne ju len vlastný týždeň lekára. Zadajte ho skôr, než recepcia začne objednávať.
Potvrdený, prítomný, ošetrený
Rezervácie prechádzajú cez Potvrdiť, Prišiel, Ošetrený a Nedostavil sa. Filtre (Očakávaní, Nepotvrdené, Na klinike, Dokončené, Zmeškané) menia podobu dňa; Nepotvrdené je ranný telefónny zoznam. Presunúť zmení termín, Zrušiť nechá riadok v zázname, Obnoviť ho vráti, kým je hodina voľná, a Vrátiť príchod opraví nesprávne kliknutie skôr, než sa začne návšteva.
Hovory na spätné zavolanie a rezervácie z vlastnej stránky kliniky
Niektoré žiadosti sa nedajú objednať hneď: volajúci musí skontrolovať smenu alebo správa žiada „akékoľvek ráno budúci týždeň“. Čakajú v Žiadosti: Pridať žiadosť zaznamená, kto žiada, ako prišla (telefón, bez objednania, web alebo vonkajšie odporúčanie) a čo chce. Otvorené žiadosti sú zoradené od najstaršej, s Označiť ako kontaktovaného, Rezervovať termín a Zavrieť, ktoré žiada dôvod.
Online rezervácia
Každá klinika môže zverejniť vlastnú stránku, ktorú nastaví správca v časti Webová stránka kliniky. V Publikovanie a rezervácia zapne rezerváciu Prijímať online rezervácie a Najskoršia rezervácia a Najvzdialenejšia rezervácia určujú predstih a horizont. Objednať sa dajú len služby označené Rezervovateľné online, poskytované lekárom zobrazeným na stránke.
Návštevníci vyberú službu, lekára alebo Ktokoľvek dostupný a voľný čas z kalendára recepcie, potom zanechajú telefónne číslo alebo e-mail.
Pri vypnutom Potvrdzovať rezervácie automaticky rezervácie pristanú v Žiadosti a recepcia sa dozvie v zvončeku; objednanie jednej pošle potvrdenie e-mailom návštevníkovi, ktorý zanechal adresu. Pri zapnutom ide čas rovno do kalendára ako potvrdený. Tak či onak recepcia pri príchode priradí správnu kartu cez Rezervované online — priraďte pacienta. V časti Adresa a QR kód si QR kód stránky stiahnete ako obrázok na vytlačenie na pult.
Pacienti bez objednania, príchody a čakáreň
Rýchle prijatie prijme pacienta bez objednania na jednom formulári: Nájsť pacienta podľa mena, telefónu alebo kódu, alebo Zaregistrovať nového pacienta. Keď napísané meno zodpovedá existujúcim kartám, OPALEVI sa opýta O ktorú kartu ide? s kódom, dátumom narodenia a poslednou návštevou každého kandidáta a recepcia stlačí Toto je on/ona namiesto vytvorenia duplikátu.
Potom Spustiť návštevu otvorí návštevu, alebo Pridať do fronty označí pacienta za prítomného v prvej voľnej polhodine lekára a oznámi to lekárovi. Stránka oddelenia recepcie ukazuje, ako recepcia zapadá k ostatným oddeleniam.
Deň na jednej obrazovke
Dnes, prvá obrazovka recepcie, ukazuje recepcii okrem iného tieto časti:
- V čakárni, najdlhšie čakajúci prvý, po dvadsiatich minútach červene.
- Čoskoro prichádzajú, nasledujúce dve hodiny.
- Na potvrdenie, nepotvrdené rezervácie týždňa, každá s Potvrdiť.
- Žiadosti o termín, ktoré sú ešte otvorené.
- Neuhradené na recepcii, dnešné návštevy, ktoré ešte dlhujú peniaze.
- Neprišli, vrátane rezervácií, ktoré skončili pred viac než pätnástimi minútami bez príchodu.
Nad nimi Rad kliniky počíta, kto čaká a kto je u lekára, vedľa tlačidla Pacient bez objednania; obrazovka sa obnovuje každých 20 sekúnd. Odoslať lekárovi zaradí prítomného pacienta do zoznamu lekára a sestra, ktorá zmerala vitálne funkcie, stlačí Označiť ako pripravené pre lekára.
Čo smie recepcia čítať
Štandardná rola Recepcia objednáva, ruší, otvára návštevy a prijíma platby, ale nemôže zaznamenávať vitálne funkcie ani písať klinický záznam a žiadny nečíta, pokiaľ klinika nezapne Recepcia môže vidieť históriu návštev pacientov v časti Nastavenia → Ostatné nastavenia. Súkromie odborností opisuje softvér pre gynekológiu.
Platby, potvrdenia, pokladňa a čo sa ešte dlhuje
Potvrdenie za každú platbu
Platbu prijmite pri návšteve cez Zaplatiť, alebo v karte pacienta, kde jedna suma pokryje najstaršie nezaplatené návštevy prvé; Záloha prijme peniaze pred prácou. Vytlačiť potvrdenie dá Potvrdenie o platbe s identifikačným číslom kliniky, návštevou, spôsobom a celkom, aj ako PDF alebo e-mailom. Vrátenie peňazí, od niekoho, kto ho smie dať, je nový riadok s dôvodom; nič sa nemaže.
Pokladňa drží len hotovosť
Denná pokladňa sa začína Otvoriť deň a Počiatočná suma; Pridať príjem alebo výdaj zaznamená hotovosť spracovanú ručne. Uzavrieť deň žiada Spočítaná hotovosť a ukáže, či zásuvka sedí, chýba alebo prebýva, so Správa X, Správa Z a Denná správa na vytlačenie. Do zásuvky vstupuje len hotovosť: platby kartou a prevodom sa na každej správe zobrazujú pod svojím spôsobom, takže tržby z kariet nikdy nespôsobia manko pri počítaní.
Kto ešte dlhuje klinike
Neuhradené zostatky uvádzajú, čo pacienti dlhujú, najstarší dlh prvý, a všetko nad 30 dní je označené ako po splatnosti. Hľadajte podľa mena, kódu, telefónu alebo čísla faktúry a stlačte Vybrať platbu; Prijať platbu ju zaznamená a ponúkne potvrdenie. Pol hodiny s týmto zoznamom každý piatok porazí väčšinu reportov.
Nie je to fiškálny systém
Potvrdenie OPALEVI je vlastný záznam kliniky. Nevytlačí fiškálne pokladničné doklady, nepripája sa na fiškálnu tlačiareň ani platobný terminál a neposiela žiadosti poisťovniam; ponechajte si fiškálne zariadenie alebo službu, ktorú vaša krajina vyžaduje.
Faktúry sú zapnuté od začiatku: Ďalšie kroky návštevy ponúkajú Vyfakturovať túto návštevu vedľa Objednať kontrolnú návštevu. Klinika, ktorá nefakturuje, modul vypne v časti Nastavenia → Menu aplikácie.
Otázky, ktoré treba položiť pred výberom softvéru pre recepciu
Úplný nákupný kontrolný zoznam je v článku ako vybrať softvér pre kliniku. Pre recepciu prepustite každý program jedným skutočným ránom:
| Test | Ako vyzerá dobrý výsledok | OPALEVI |
|---|---|---|
| Objednať mimo hodín lekára | Odmietnuté, osobu po osobe. | Áno, len čo má lekár vlastný týždeň. |
| Objednať dvoch pacientov na jeden čas | Odmietnuté na obrazovke aj pri uložení. | Áno. |
| Prijať pacienta bez objednania | Jedna obrazovka s upozornením na duplikát. | Áno: Rýchle prijatie. |
| Umožniť pacientom objednať sa online | Vaše služby a predstih, potvrdené alebo nie. | Áno: vlastná stránka kliniky. |
| Pripomenúť pacientovi termín | Pripomienka, s ktorou pacient súhlasil. | Áno: e-mail deň vopred. |
| Uzavrieť zásuvku | Počíta sa len hotovosť. | Áno. |
| Držať recepciu mimo klinických poznámok | Rola, ktorá len objednáva a prijíma peniaze. | Áno, štandardne. |
| Vytlačiť fiškálny doklad alebo poslať žiadosť poisťovni | Čokoľvek, čo vaša krajina vyžaduje. | Nie: ponechajte si fiškálne zariadenie alebo službu. |
| Strhnúť platbu z karty | Integrácia terminálu, alebo jasné nie. | Nie: platby kartou sa zaznamenávajú, nestrhávajú. |
Vediete zubnú ordináciu? Pozrite softvér pre zubnú ordináciu. Liečite zvieratá? Prečítajte si softvér pre veterinárnu kliniku. Tieto nástroje pre recepciu sú súčasťou OPALEVI pre kliniky; zvyšok je na stránke funkcií a cena za člena personálu na stránke s cenami.
Prvý týždeň recepcie v OPALEVI
Po registrácii odškrtáva nastavenie Prvé kroky na Dnes:
Nastavte hodiny
Týždeň kliniky, potom týždeň každého lekára na čiastočný úväzok v Otváracie hodiny pre.
Pridajte služby
S cenami a dĺžkami, aby rezervácie končili, keď končia ošetrenia.
Pozvite recepciu
Každú recepčnú s vlastným účtom a rolou Recepcia.
Otvorte prvý deň
Prijímajte každú platbu v OPALEVI, potom uzavrite pokladňu so skutočným spočítaním.
Zverejnite stránku
Zaškrtnite služby na objednanie, zobrazte svojich lekárov a vytlačte QR kód.
Päť dní veďte dva diáre
Päť dní zapisujte každý hovor do OPALEVI aj na papier. Ak OPALEVI drží každý termín a zásuvka každý večer sedela, papier vyraďte.
Často kladené otázky
Čo je softvér pre recepciu kliniky?
Program pre recepciu kliniky: kalendár termínov, žiadosti od volajúcich a z webu kliniky, príchod a pacienti bez objednania, čakáreň a peniaze prijaté na pulte, vedené v jednom zázname, ktorý zdieľa celý tím, namiesto diára, lístkov a pokladničnej knihy.
Môže recepcia vidieť klinické poznámky pacientov?
Štandardne nie. Rola Recepcia v OPALEVI objednáva, otvára návštevy a prijíma platby, klinický záznam nikdy nepíše a klinické záznamy číta, len keď klinika zapne „Recepcia môže vidieť históriu návštev pacientov“. Roly možno doladiť oprávnenie po oprávnení.
Môžu sa pacienti objednať online?
Áno. Klinika môže zverejniť vlastnú stránku, kde návštevníci vyberú službu, lekára alebo ktoréhokoľvek dostupného a voľný čas zo skutočného kalendára. Klinika rozhoduje, či sa rezervácie potvrdia hneď, alebo čakajú na recepcii ako žiadosti.
Pripomína OPALEVI pacientom ich termíny?
Áno. Pacientovi možno poslať e-mailom pripomienku deň vopred: pri objednávaní pacienta s e-mailovou adresou v karte zaškrtnite „Poslať pacientovi deň vopred pripomienku e-mailom“. Políčko začína zaškrtnuté alebo nie, podľa karty pacienta.
Funguje to na tablete alebo telefóne?
Funguje, v prehliadači akéhokoľvek počítača, tabletu alebo telefónu, bez inštalácie. Malé obrazovky dostanú namiesto horného menu lištu pozdĺž spodku.
Ako sa účtuje OPALEVI a môžeme ho vyskúšať?
Za člena personálu, ktorý OPALEVI používa; pacienti, termíny a oddelenia cenu nemenia. Bezplatná skúšobná doba nepotrebuje kartu a klinika, ktorá si nezvolí predplatné, neplatí nič: jej záznamy sa prepnú len na čítanie, nič sa nemaže. Čísla sú na stránke s cenami.
