Softvér pre zubnú ordináciu: od zubnej karty po odhad ceny a faktúru
Softvér pre zubnú ordináciu obstojí pri kresle, inak nikde: ak označenie plôšky trvá dlhšie než jej vyslovenie, karta sa vráti na papier a plán liečby zostane v hlave zubného lekára. Táto príručka ukazuje, čo musí zubný záznam obsahovať, jednu návštevu v OPALEVI od objednania až po kontrolu a kam v nej patrí plán liečby, cenová ponuka aj faktúra.
Najdôležitejšie body
- Zaznamenávajte podľa plôch, nie podľa zubov, a indexy ako DMFT nech sa počítajú z karty, nikdy nie píšu vedľa nej.
- Každý riadok plánu liečby potrebuje zub, výkon, fázu a odhadovanú cenu a odhad potrebuje dátum, do ktorého platí.
- Najprv ponuka, potom faktúra z ponuky, aby cena, na ktorej sa pacient dohodol, bola cenou, ktorú zaplatí.
- Každý program vyskúšajte na jednom skutočnom týždni vlastných pacientov, kariet, odhadov a platieb.
Znaky, že vaša ordinácia vyrástla z papierových kariet a všeobecného programu
Mnohé zubné ordinácie začínajú papierovou kartou na pacienta, knihou termínov a všeobecným programom na faktúry. Kým každé ústa pozná jeden zubný lekár, funguje to; zlyháva to, keď pribudne druhý lekár alebo keď pacienti začnú splácať mostík niekoľko mesiacov. Znaky:
- Karta, ktorú vie prečítať len jeden človek. Skratky na lístku, plomba nakreslená ceruzkou a nikto nevie, či tam bola už pri prvej návšteve pacienta.
- Odhady písané trikrát: pri kresle, ako ponuka na recepcii a znova na faktúre, každý s iným súčtom.
- Zostatky, ktoré nikto nesleduje. V marci uhradená polovica korunky a v júni nikto nevie povedať, čo ešte pacient dlhuje.
- Röntgenové snímky na jednom počítači, pri röntgene, mimo dosahu lekára v druhej miestnosti.
Zubný softvér sa oplatí platiť vtedy, keď karta, plán a peniaze opisujú tie isté ústa, na jednom mieste, pre všetkých, ktorí ich potrebujú.
Čo musí obsahovať zubný záznam
Najprv sa dohodnite, čo musí každá návšteva zanechať, nech používate čokoľvek, aj papier:
| Údaj | Prečo na ňom záleží |
|---|---|
| Zubná karta podľa plôch | Kazy, plomby, korunky, implantáty, koreňové kanáliky a chýbajúce zuby v číslovaní FDI, aby ďalší lekár čítal ústa tak, ako boli zanechané. |
| Chrup | Trvalý, dočasný alebo zmiešaný: detská karta nie je dospelá. |
| Parodontologické hodnoty | Hĺbka sondovania, recesia, krvácanie a plak na šiestich miestach každého zuba, s pohyblivosťou a furkáciou, aby sa dala porovnať jedna návšteva s ďalšou. |
| Index kazivosti | DMFT a dmft počítané z karty, aby sa číslo a karta zhodovali. |
| Skus, čeľustný kĺb, mäkké tkanivá | Východisko pre ortodontické, protetické a TMK výkony a miesto, kde sa nachádza každá lézia. |
| Lokálne anestetikum | Látka, ampulky, technika a číslo šarže (LOT), pre deň, keď sa šarža sťahuje. |
| Röntgenové snímky | Ktoré snímky sa urobili, s priloženými obrázkami. |
| Plán liečby a odhad ceny | Zub, výkon, fáza a odhadovaná cena na každom riadku a ako dlho odhad platí. |
| Vykonaná práca a platba | Čo sa urobilo, fakturovalo, zaplatilo a čo ešte pacient dlhuje. |
Karta zaznamenáva; lekár rozhoduje
Softvér uchováva nálezy a počíta s nimi. Či si vačok vyžaduje ošetrenie alebo čo je lézia, zostáva úsudkom zubného lekára, jeho vlastnými slovami.
Návšteva pri kresle v OPALEVI krok za krokom
Takto vyzerá jedna návšteva v OPALEVI pre zubné ordinácie. Slová zvýraznené tučným písmom sú názvy na obrazovke.
Objednajte
Recepcia zvolí Pridať termín, pacienta, službu a zubného lekára; kalendár odmietne hodinu mimo pracovnej doby tohto lekára alebo na vrchu inej rezervácie. Ponechajte zaškrtnuté Poslať pacientovi deň vopred pripomienku e-mailom a pacientovi možno poslať pripomienku e-mailom.
Pripravte
Asistent otvorí návštevu, pridá služby a dokumenty dňa a stlačí Označiť ako pripravené pre zubného lekára. Karta a záznam sú na zapísanie zubným lekárom.
Zaznamenajte na karte
Nastavte Typ zuba: (Trvalé zuby, Dočasné zuby alebo Zmiešaný chrup), zvoľte nález v Nástroj na označovanie (Kaz, Plomba, Korunka, Chýba, Implantát, Koreňový kanálik alebo Ošetrené) a kliknite na zub alebo na jednu z jeho piatich plôch.
Sondujte
Vyberte jeden zub a zapíšte jeho šesť hĺbok sondovania, potom otvorte jeho časť Parodontologické pre recesiu, plak, supuráciu a furkáciu; Krvácanie pri sondovaní a Pohyblivosť možno nastaviť naraz na viacerých vybraných zuboch.
Vyšetrite
Záznam Zubné vyšetrenie pod kartou obsahuje skus, čeľustný kĺb, lézie mäkkých tkanív pripnuté na obrázku úst, Lokálna anestézia s Číslo šarže anestetika a Vykonané röntgenové snímky; samotné obrázky patria do Dokumenty návštevy.
Ukončite
Pridajte vykonané služby so zubami v poli Komentár k službe, zapíšte diagnózu a terapiu a stlačte Ukončiť návštevu. V časti Ďalšie kroky ten, kto vystavuje faktúry, použije Vyfakturovať túto návštevu, ktorá skopíruje služby s ich cenami, a Objednať kontrolnú návštevu otvorí novú rezerváciu pre toho istého pacienta.
Čo OPALEVI počíta za vás
Strata úponu na každom mieste je hĺbka sondovania plus recesia a zobrazí sa iba tam, kde sa zmerali obe. Krvácanie, plak a supurácia sa zobrazujú ako podiely zaznamenaných miest (povedzme 23,3 % z 30 miest) a znak, ktorý nikto nehodnotil, nezobrazuje žiadne percento namiesto upokojujúcej nuly. Index DMFT / dmft sa počíta z označení, dočasné zuby osobitne.
Dve obmedzenia. Korunky, implantáty a koreňové kanáliky sa do DMFT nezapočítavajú, pretože karta nehovorí, prečo boli vykonané, a chýbajúci zub sa počíta bez ohľadu na dôvod. A nie je tu žiadne štádium ani stupeň parodontitídy, ani hranica zdravia: tento úsudok zostáva na zubnom lekárovi.
Od plánu liečby cez ponuku k faktúre
Pacienti chcú vedieť, čo sa urobí a koľko to bude stáť. OPALEVI má na to tri nástroje a každý robí inú prácu.
Plán, ktorý si pacient berie domov
V časti Plán liečby a odhad ceny každý riadok Plánované ošetrenie uvádza zub, výkon, Fáza (Urgentná, 1. fáza, 2. fáza alebo Udržiavacia) a Odhadovaná cena, pričom Odhad platí do ho datuje. Plán zubnej liečby a odhad ceny ho vytlačí so zaznamenanými zubami, tabuľkou pre každú fázu, Celkový odhad v mene kliniky a odporúčaniami po ošetrení, ktoré lekár zaškrtol.
Ceny zapisuje lekár, nepreberajú sa z cenníka. List sčíta tie, ktoré vie prečítať, uvedie, koľko riadkov vynechal, a ak nevie prečítať žiadnu, nevytlačí súčet namiesto nuly.
Formálna ponuka
Pre ponuku s vašimi podmienkami zvoľte Nová ponuka v časti Ponuky, vyberte pacienta a Podmienky ponuky (váš text o platnosti, platbe a záruke) a pridajte riadky s množstvami a cenami. Vytlačte ju, stiahnite ako PDF alebo použite Poslať emailom. Prechádza z Koncept na Odoslané a potom na Prijaté alebo Zamietnuté; odoslanie fixuje cenu a Upraviť znova otvorí nezodpovedanú ponuku ako koncept.
Faktúra
Vyfakturovať ponuku zmení prijatú ponuku na bežnú faktúru s rovnakým pacientom, riadkami a daňou. Práca po jednotlivých návštevách sa fakturuje cez Vyfakturovať túto návštevu. Faktúry možno platiť po častiach; zvyšok sa zobrazí v karte pacienta a v časti Neuhradené zostatky s tlačidlom Vybrať platbu vedľa neho.
Otvorene: plán a ponuka sú oddelené a OPALEVI riadky plánu do ponuky nekopíruje. Riadky plánu sa pri vykonaní práce neodškrtávajú. A v zubnom pracovisku Uložiť ako ponuku uchová návštevu a jej ocenené služby ako ponuku, ktorá sa nepočíta ako pohľadávka, kým sa návšteva neukončí.
Kalendár, recepcia a kto čo vidí
OPALEVI plánuje podľa zubného lekára, nie podľa kresla: každý lekár má stĺpec s vlastnou pracovnou dobou v zobrazeniach deň, týždeň, mesiac a zoznam a filtre stavu oddeľujú pacientov, ktorí ešte majú prísť, od tých v klinike, ukončených alebo zmeškaných. Dvaja lekári, ktorí zdieľajú jedno kreslo, sa plánujú cez ich pracovnú dobu.
Liečebný kurz zarezervuje až 30 sedení v rovnakú hodinu v zvolených dňoch týždňa, alebo žiadne, ak sa niektoré zrazí s inou rezerváciou. Po zapnutí online rezervácie môžu pacienti na verejnej stránke kliniky požiadať o čas u lekára, ktorého si vyberú, a pacienti bez objednania prechádzajú cez Rýchle prijatie. Celý deň recepcie je v našej príručke o softvéri pre recepciu kliniky.
Kto čo vidí
- Zubný lekár: zapisuje do karty, píše záznam, ukončuje návštevy a píše ponuky.
- Asistent alebo sestra: pripravuje návštevy, ale nemôže písať do karty ani ukončiť návštevu.
- Recepcia: objednáva, prijíma, fakturuje a prijíma platby; či číta klinickú históriu, je jeden spínač kliniky.
- Financie: faktúry, platby a pokladnica; nikdy klinické záznamy.
Oprávnenia sa dajú meniť po rolách a História zmien pri každej návšteve ukazuje, kto čo zmenil, vrátane karty. Korunky vyrába laboratórium? Jeho stranu práce opisuje softvér pre zubné laboratórium od objednávky po zaplatenú faktúru.
Otázky, ktoré si položiť pred výberom softvéru pre zubnú ordináciu
Tieto otázky položte každému programu a odpovedzte na ne so svojimi pacientmi.
| Otázka | Na čo sa zamerať | OPALEVI |
|---|---|---|
| Zaznamenávanie podľa plôch? | Päť plôch; trvalé, dočasné a zmiešané zuby; čísla FDI. | Áno. |
| Indexy počítané, nie písané? | DMFT a podiely krvácania a plaku z karty. | Áno, so stratou úponu. |
| Zaznamenaná šarža anestetika? | Látka, ampulky a LOT pri návšteve. | Áno. |
| Fázovaný plán domov? | Riadky podľa fázy, súčet, dátum platnosti. | Áno. |
| Prijatá ponuka na faktúru? | Jeden krok, rovnaké riadky. | Áno: Vyfakturovať ponuku. |
| Čiastkové platby? | Zostatok na pacienta a zoznam dlžníkov. | Áno. |
| Kreslá v kalendári? | Stĺpec na kreslo tam, kde sa kreslá zdieľajú. | Nie: jeden stĺpec na zubného lekára. |
| Polročné pozvánky na prehliadku? | Zoznam pozvánok zostavený z poslednej návštevy. | Nie: ďalšiu prehliadku objednajte z návštevy alebo nastavte nadväzujúcu úlohu. |
| Prepojenie na röntgenové zariadenie? | Snímky prichádzajúce zo senzora samy. | Nie: priložte exportované snímky (DICOM sa akceptuje). |
| Napĺňa plán ponuku? | Riadky plánu skopírované do ponuky. | Nie: zadávajú sa osobitne. |
Všeobecné otázky vrátane ochrany údajov nájdete v článku ako vybrať softvér pre kliniku. Všetko ostatné je na stránke funkcií a kompletný stomatologický záznam na stránke oddelenia stomatológie.
Váš prvý týždeň s OPALEVI v zubnej ordinácii
Po registrácii ako zubná klinika vás nastavením vedie zoznam Prvé kroky na úvodnej obrazovke. Prvý týždeň môžete stráviť takto:
Deň 1: ceny a hlavička
V časti Pridajte svoje služby a ceny nahraďte úvodné služby vlastnými a nastavte hlavičku správy.
Deň 2: vaše podmienky
Zapíšte podmienky platnosti, platby a záruky v časti Skontrolovať podmienky ponuky; každá ponuka vytlačí podmienky, ktoré preň zvolíte.
Deň 3: tím
Pozvite svojich kolegov s ich rolami a nastavte pracovnú dobu každého zubného lekára.
Dni 4 a 5: skutočná práca
Zaznamenajte pacientov tohto týždňa, vytlačte plán, pošlite ponuku a vyfakturujte ukončenú návštevu.
Začnite pacientmi uprostred liečby
Najprv zaznamenajte tých, ktorých liečba ešte prebieha, so zvyškom ich plánu: ich odhady a zostatky sú otázkami budúceho týždňa.
Často kladené otázky
Čo je softvér pre zubnú ordináciu?
Program, ktorý uchováva klinické aj obchodné záznamy zubnej ordinácie pokope: zubnú kartu a parodontologické hodnoty každej návštevy, plány liečby s odhadmi, termíny každého lekára a faktúry a platby, ktoré z nich vyplývajú. Dobrý program počíta indexy ako DMFT priamo z karty.
Môžem dať pacientovi písomný odhad ceny pred liečbou?
Áno. Plán liečby z návštevy sa vytlačí ako plán zubnej liečby a odhad ceny, po fázach, so súčtom a dátumom platnosti. Pre formálnu ponuku s vašimi podmienkami vytvorte ponuku v časti Fakturácia, pošlite ju e-mailom alebo vytlačte a po prijatí ju jedným krokom vyfakturujte.
Môžu asistenti a recepcia vidieť zubnú kartu?
Asistent s rolou sestry kartu vidí, ale nemôže ju meniť: pripravuje návštevu, pridáva služby a dokumenty a kartu, záznam aj ukončenie návštevy ponecháva zubnému lekárovi. Recepcia objednáva a prijíma platby; či smie čítať klinickú históriu, závisí od jedného spínača kliniky. Rola financie nikdy nečíta klinické záznamy. Súkromie záznamov oddelenia stomatológie možno tiež zúžiť na jeho vlastný personál alebo na ošetrujúceho lekára.
Funguje na tablete pri kresle?
Áno. OPALEVI sa otvára v prehliadači tabletu, notebooku alebo telefónu vedľa kresla a nič sa neinštaluje. Na úzkej obrazovke sa menu zmení na štyri karty v dolnej časti stránky a všetko ostatné je pod „Viac“. Internetové pripojenie je potrebné.
Môžem si OPALEVI vyskúšať pred platením?
Áno: bezplatná skúšobná doba, bez karty. Počas nej zaznamenávajte skutočných pacientov, vytlačte plán liečby a pošlite ponuku. Ak sa skúšobná doba skončí bez predplatného, nič sa neúčtuje a vaše záznamy zostanú, len na čítanie. Začnite registráciou ako zubná klinika.
Koľko stojí OPALEVI pre zubnú ordináciu?
OPALEVI sa účtuje za člena personálu, ktorý ho používa, a ročná platba vopred znižuje mesačnú sadzbu. Pacienti, oddelenia a pracoviská sa nikdy nepočítajú, takže cena sa mení, keď najmete dentálnu hygieničku, nie keď je mesiac rušný. Pozrite si stránku s cenami.
