Softvér pre zubné laboratórium: každá zákazka od objednávky zubára po zaplatenú faktúru

Väčšina laboratórií začína rovnako. Zubár zavolá alebo pošle správu, niekto zapíše zákazku na lístok alebo do zošita, odtlačok skončí na poličke a zvyšok si majiteľ pamätá v hlave. S dvoma technikmi a hŕstkou klinik to funguje. Prestane to fungovať nenápadne a potom naraz.

Príznaky sú dobre známe:

• Termín, ktorý nikto nevidel. Objednávka prišla v pondelok telefonicky, lístok skončil pod inou tácňou a vo štvrtok volá klinika, kde je korunka.
• Práca, ktorá je hotová, ale nebola vyfakturovaná. Prepracovanie, jedna jednotka navyše, oprava urobená z ochoty: keď sa faktúry píšu neskôr z pamäte, niektoré sa nenapíšu nikdy.
• Zostatky, ktoré nikto nevie povedať. Odpoveď na otázku „Koľko nám táto klinika dlží?“ si vyžaduje večer s bankovými výpismi a tabuľkou a aj tak je to len odhad.
• Otázky, na ktoré vie odpovedať len jeden človek. V ktorej fáze je mostík? Kto robí keramiku? Keď majiteľ chýba, laboratórium spomalí.

Nie je to problém ľudí. Je to problém informácií: fakty o každej zákazke sú rozptýlené medzi telefónom, lístkom, policou a tabuľkou a nič ich nespája. Softvér pre zubné laboratóriá existuje preto, aby tieto fakty zhromaždil do jedného záznamu a udržal ich tam od chvíle, keď objednávka príde, až kým nie sú peniaze na účte.

Softvér sám od seba laboratórium nezrýchli. Urobí však viditeľnou každú zákazku a viditeľná práca je práca, ktorá sa dokončí načas a je zaplatená.

Skôr než začnete porovnávať programy, dohodnite sa, čo musí obsahovať jeden záznam o zákazke. Nech používate čokoľvek, aj papier, každá objednávka by mala odpovedať na tieto otázky bez telefonátu:

Tento záznam má aj regulačný dôvod. V Európskej únii je korunka alebo protéza vyrobená podľa predpisu zubára zákazková zdravotnícka pomôcka podľa nariadenia (EÚ) 2017/745 o zdravotníckych pomôckach (externý odkaz). Jeho príloha XIII vyžaduje, aby výrobca uchovával vyhlásenie ku každej pomôcke najmenej desať rokov po jej uvedení na trh a pri implantovateľných pomôckach pätnásť rokov. Mimo EÚ platia vnútroštátne pravidlá pre zdravotnícke pomôcky a vaše povinnosti závisia od toho, kam dodávate. Zvyk je dobrý všade: pri každej práci by ste mali vedieť povedať, kto ju objednal, pre ktorého pacienta, kedy prišla, kto na nej pracoval a kedy opustila laboratórium.

Tu je cesta jednej objednávky cez OPALEVI pre zubné laboratóriá, od telefonátu zubára po zaplatenú faktúru. Slová zvýraznené tučným písmom sú názvy, ktoré uvidíte na obrazovke.

1. 1

   Klinika sa stane klientom

   Každý zubár alebo ordinácia, ktorá vám posiela prácu, je klient s vlastnou kartou: kontaktná osoba, adresa, telefón, identifikačné číslo podniku a e-mail. Identifikačné číslo sa tlačí na každú faktúru vystavenú tejto klinike a karta zhromažďuje objednávky kliniky, čo bolo vyfakturované, čo bolo zaplatené a čo ešte dlhuje.

2. 2

   Prijmite objednávku

   Zvoľte Nová objednávka, vyberte klienta a zapíšte pacienta, dátum prijatia a termín dodania. Objednávka dostane vlastný kód (P-00001, P-00002 a tak ďalej). Prácu pridajte z cenníka cez Vyberte ocenenú prácu… alebo napíšte riadok, napríklad „Zirkónová korunka 21“, s množstvom a cenou.

3. 3

   Naplánujte fázy

   V časti Pracovné fázy vyberte stanovištia, cez ktoré zákazka prejde, v poradí, v akom ich prejde: napríklad CAD/CAM a potom keramické práce. Nové laboratórium začína so šiestimi stanovišťami (korunky a mostíky, zubné implantáty, protézy, CAD/CAM, keramické práce a recepcia) a môžete ich premenovať, pridať alebo archivovať v časti Nastavenia → Pracovné jednotky.

4. 4

   Pracujte na zákazke

   Technici stlačia Začať a Dokončiť pri svojich fázach, priamo na objednávke alebo na tabuli Pracovný postup laboratória. Stav objednávky sa mení sám: čakajúca, rozpracovaná a dokončená, keď je hotová každá fáza.

5. 5

   Doručte

   Vytlačte Formulár objednávky, ktorý pôjde s prácou, s riadkami pre toho, kto ju doručil, a toho, kto ju prevzal, a potom zvoľte Označiť ako doručené. Dátum doručenia sa uloží do objednávky.

6. 6

   Vyfakturujte

   Stlačte Vyfakturovať túto objednávku. Riadky objednávky sa skopírujú do faktúry, riadky objednávky sa zamknú, aby sa tieto dva doklady nemohli rozísť, a objednávka sa prepojí so svojou faktúrou.

7. 7

   Nechajte si zaplatiť

   Zaznamenajte platbu v hotovosti, kartou alebo prevodom. Kým nie je zaplatená celá suma, čaká v časti Neuhradené zostatky, od najstaršej, s tlačidlom Vybrať platbu vedľa nej.

Dve stručné poznámky k detailom. OPALEVI nemá na objednávke zubný diagram ani výber odtieňa: technici píšu čísla zubov a odtieň do riadka práce alebo do poznámok. A neukladá skeny ani fotografie k objednávke, takže súbory STL zostávajú v softvéri vášho skenera alebo v e-maile, v ktorom prišli, s odkazom na kód objednávky.

Zmeškaný termín stojí viac než prepracovanie. Zubár musí presunúť pacienta a začne uvažovať, či ďalšia zákazka nemá ísť inam. Dobrý softvér pre laboratóriá termín nielen uloží, ale ukáže ho ľuďom, ktorí s tým ešte môžu niečo urobiť.

V OPALEVI sa ten istý termín zobrazuje na štyroch miestach:

• Objednávky, zoznam všetkých objednávok, kde môžete filtrovať podľa stavu a hľadať podľa kódu objednávky, klienta alebo pacienta.
• Pracovný postup laboratória, tabuľa s fázami každej otvorenej objednávky v troch stĺpcoch (čakajúce, rozpracované, dokončené) a rýchlymi filtrami Moje úlohy, Termín dnes a Po termíne. Karty možno presúvať medzi stĺpcami a odovzdať inému technikovi toho istého stanovišťa.
• Kalendár doručení, mesiac s tým, čo musí každý deň opustiť laboratórium, farebne podľa stavu.
• Dnes, prvá obrazovka, ktorú technik uvidí: jeho vlastné úlohy, čo je splatné dnes, čo je po termíne a ďalšia fáza, ktorá naňho čaká.

Na telefóne sa lišta v dolnej časti obrazovky otvára priamo na Objednávky, Kalendár a tabuľu Pracovný postup laboratória, takže technik si môže skontrolovať dnešnú prácu pri stole bez toho, aby šiel k počítaču.

Laboratóriá fakturujú v jednom z dvoch rytmov: po zákazkách, pri doručení každej objednávky, alebo raz mesačne za kliniku. Nech používate ktorýkoľvek, platí jedno pravidlo: faktúra má vzniknúť z objednávky, nie z pamäte.

V OPALEVI je fakturácia zákazky jediný krok. Vyfakturovať túto objednávku skopíruje ocenené riadky buď do riadnej faktúry, číslovanej v neprerušenom poradí (F-00001, F-00002…), ktorú možno stornovať, ale nikdy zmazať, alebo do zálohovej faktúry pre kliniku, ktorá chce poznať sumu pred konečnou faktúrou. Zálohovú faktúru možno neskôr zmeniť na riadnu. Laboratóriá, ktoré fakturujú mesačne, majú tie isté údaje na jednom mieste: karta klienta uvádza každú objednávku s jej hodnotou a Nová faktúra pre tohto klienta odtiaľ začne mesačnú faktúru.

Pri prvej fakturácii sa OPALEVI raz opýta na vaše firemné údaje (názov, adresu, mesto a identifikačné číslo podniku), aby ich niesla každá faktúra. Faktúry sa dajú vytlačiť alebo stiahnuť ako PDF, poslať e-mailom a zobrazujú vaše bankové údaje pre kliniky, ktoré platia prevodom.

Kto nám dlhuje peniaze?

To je otázka, ktorú si kladie každý majiteľ, a odpoveď má trvať sekundy. Neuhradené zostatky uvádza, čo klientske kliniky laboratóriu ešte dlhujú, od najstaršej faktúry, a označuje, čo je po splatnosti. Karta každého klienta rozpráva ten istý príbeh pre jednu kliniku: hodnotu jej objednávok, koľko bolo vyfakturované, koľko zaplatené a zostávajúci dlh.

Ak vaše laboratórium prijíma hotovosť pri pulte, Pokladňa sa otvára s počiatočnou sumou a zatvára s hotovosťou, ktorú spočítate, takže schodok alebo prebytok dňa sa ukáže hneď. Kliniky, ktoré chcú najprv cenu, môžu dostať ponuku, ktorá sa po ich schválení vyfakturuje jedným krokom; ponuky sa zapínajú v časti Nastavenia → Menu aplikácie.

V laboratóriu pracujú ľudia, ktorí potrebujú rôzne veci, a peniaze nie sú vecou každého. V OPALEVI má každý človek rolu:

• Zubný technik: prijíma objednávky, pracuje na nich a odovzdáva ich; vidí ponuky, ale nie peniaze laboratória. Technik nemôže pridávať klientov ani vystavovať faktúry.
• Recepcia: zapisuje prácu, odpovedá klinikám, vystavuje faktúry a prijíma platby pri pulte.
• Financie / Účtovníctvo: vedie faktúry, platby a pokladňu a číta finančné prehľady.
• Administrátor: riadi podnik: klientov, objednávky, peniaze, zamestnancov a nastavenia.

Každú rolu možno upraviť po jednotlivých oprávneniach, ak vaše laboratórium funguje inak. Každý sa prihlasuje vlastným účtom, takže nikto nezdieľa heslo, a každý môže pracovať vo svojom jazyku.

Či si vyberiete OPALEVI alebo iný program, položte tieto otázky každej možnosti, ktorú zvažujete, a odpovedajte na ne so svojimi vlastnými objednávkami, nie s ukážkou.

Úplná cena s kalkulačkou pre váš tím je na stránke s cenníkom. Širší kontrolný zoznam, ktorý pokrýva aj kliniky, nájdete v článku ako vybrať softvér pre kliniku.

Nastavenie laboratória v OPALEVI zaberie popoludnie, nie projekt. Po registrácii ako zubné laboratórium vás krátky kontrolný zoznam na obrazovke Dnes povedie prvými krokmi a odškrtáva ich, ako ich robíte:

1. 1

   Pridajte zubárov, ktorí objednávajú

   Pridajte každú kliniku alebo zubára ako klienta. Na začiatok stačí názov; kontaktné údaje môžu pribudnúť neskôr.

2. 2

   Nastavte cenník

   OPALEVI vám na začiatku ponúkne krátky vzorový zoznam (keramická korunka, úplná protéza, oprava protézy). Pred fakturáciou prvej objednávky ho nahraďte vlastnými prácami a cenami v časti Nastavenia → Služby.

3. 3

   Prijmite prvú objednávku

   Zadajte skutočnú zákazku. Jej fázy sa zobrazia na tabuli Pracovný postup laboratória hneď, ako ich pridáte.

4. 4

   Pozvite svoj tím

   Pridajte technikov a recepciu, každého s jeho rolou, aby sa tabuľa zaplnila skutočnými menami.