Ako vybrať softvér pre malú kliniku alebo zubnú ordináciu: 12 otázok pred platbou

Každý klinický program má dlhý zoznam funkcií a na papieri vyzerá väčšina z nich rovnako. Rozdiel je v tom, aký je pocit z práce v pondelok o 8:30, keď má recepcia pri pulte troch ľudí, zvoní telefón a prvý pacient už sedí na kresle.

Preto si predtým, než sa pozriete na akýkoľvek softvér, zapíšte svoj deň. Zaberie to dvadsať minút a ušetrí vás to zlého výberu:

• Kto čo robí? Recepcia, lekári, sestry alebo asistenti, ten, kto prijíma peniaze, a majiteľ.
• Ako sa k vám pacienti dostanú? Telefonicky, bez objednania, správou alebo online.
• Ako dostávate zaplatené? Hotovosť pri pulte, karta, bankový prevod, na splátky alebo po skončení liečby.
• Čo odovzdávate účtovníkovi na konci mesiaca a v akej forme?
• Čo sa dnes pokazí? Stratené termíny, neuhradené zostatky, poznámky, ktoré nikto nevie prečítať, pokladnica, ktorá nesedí.

Správny program odstráni veci, ktoré sa dnes na vašej klinike kazia. Funkcia, ktorú nikdy nepoužijete, nie je dôvodom vybrať si čokoľvek.

Položte tieto otázky každému programu, ktorý zvažujete. Fungujú pre všeobecnú ambulanciu, špecializovanú kliniku, zubnú ordináciu aj malé nemocničné oddelenie. Dobrý dodávateľ na ne odpovie jasne, písomne a bez „záleží to“.

1. Budú lekári naozaj viesť záznam v ňom?

Klinický softvér stojí a padá na zázname o pacientovi. Ak ho lekári považujú za pomalý, vrátia sa k papieru a každý prehľad, na ktorý ste sa tešili, zostane prázdny. Požadujte jednu kartu pre každého pacienta, v ktorej bude každá návšteva, dokument a platba; upozornenie pred dvojitou registráciou tej istej osoby; rýchle vyhľadávanie podľa mena, kódu alebo telefónu; a záznamy prispôsobené každému oddeleniu, napríklad zubný diagram v stomatológii, bez toho, aby všetci museli prechádzať poliami, ktoré im nedávajú zmysel.

2. Zodpovedá kalendár tomu, ako sa objednávate, a pripomína pacientom termíny?

Skontrolujte denné, týždenné a mesačné zobrazenia pre každého lekára, pracovný čas, ktorý kalendár rešpektuje, rýchly spôsob prijatia pacientov bez objednania a online objednávanie z vašej vlastnej stránky, ak ho chcete. Potom sa opýtajte, ako sa pacientom pripomínajú termíny: e-mailom, SMS alebo cez WhatsApp, iba so súhlasom pacienta a za akú cenu za správu. Zmeškané termíny sú stratený príjem; pripomienky patria medzi najlacnejšie spôsoby, ako ho získať späť.

3. Zodpovedajú faktúry vašim pravidlám?

Faktúra je právny dokument, nie výtlačok. Má obsahovať názov vašej firmy, adresu a identifikačné číslo podniku (daňové alebo registračné číslo, ktoré používa vaša krajina), byť číslovaná v neprerušenom poradí a po vystavení sa nesmie dať zmazať, iba stornovať. Opýtajte sa, či môžete pred liečbou vystaviť zálohovú faktúru alebo odhad, nastaviť vlastné sadzby DPH (alebo žiadne, ak sú vaše služby oslobodené) a posielať faktúry ako PDF e-mailom.

4. Budete na konci dňa vedieť, kde sú peniaze?

Malé kliniky zriedka prichádzajú o peniaze podvodom; prichádzajú o ne kvôli zostatkom, ktoré nikto nesleduje. Požadujte dennú pokladňu, ktorú otvoríte s počiatočnou sumou a zatvoríte s hotovosťou, ktorú ste spočítali, s dennými uzávierkami, ktoré váš účtovník pozná, a so zoznamom neuhradených zostatkov, od najstaršieho, ktorý môže niekto každý piatok vybavovať. Platby kartou a prevodom sa majú zaznamenávať so svojím spôsobom a vrátenie platby má byť možné bez mazania čohokoľvek.

5. Vidí každý iba to, čo jeho práca potrebuje?

Recepcia potrebuje kalendár a peniaze, nie klinické poznámky. Financie potrebujú faktúry, nie diagnózy. Požadujte roly, ktoré rozpoznáte (administrátor, lekár, sestra alebo asistent, recepcia, financie) a ktoré môžete upraviť, a osobný účet pre každého. Zdieľané prihlasovacie údaje znemožňujú zistiť, kto čo zmenil, a patria medzi najčastejšie slabé miesta malej ordinácie.

6. Ako chráni údaje pacientov a vie to dodávateľ dokázať?

Zdravotné informácie sú podľa zákonov o ochrane údajov vo väčšine krajín citlivými osobnými údajmi, napríklad podľa všeobecného nariadenia EÚ o ochrane údajov (externý odkaz). Ako klinika za ne zostávate zodpovední, aj keď ich za vás uchováva softvér. Preto sa pýtajte:

• Existuje zmluva o spracúvaní údajov, zverejnená alebo podpísaná, ktorá uvádza, kde sú údaje uložené a ktorí poskytovatelia ich spracúvajú?
• Sú záznamy každej kliniky oddelené od záznamov všetkých ostatných klinik?
• Ukladajú sa heslá iba ako hash a používa každé spojenie HTTPS?
• Môže každý človek zapnúť dvojstupňové overenie a dá sa obrazovka zamknúť, keď niekto odíde?
• Existuje záznam aktivity, ktorý nikto nemôže upraviť?
• Ako často sa údaje zálohujú a ako dlho sa zálohy uchovávajú?

7. Je v jazyku, ktorým hovorí váš tím?

Program, ktorému zamestnanci rozumejú len napoly, vytvára napoly vyplnené záznamy. Opýtajte sa, či je v vašom jazyku celé rozhranie, nielen ponuky, či sa v ňom tlačia dokumenty pre pacientov a faktúry a či môže zmiešaný tím pracovať v rôznych jazykoch, napríklad jeden jazyk na recepcii a angličtina pre hosťujúceho špecialistu, alebo všetci v jednom jazyku, ak to uprednostňujete.

8. Funguje na tom, čo už máte?

Program, ktorý beží v prehliadači, funguje na počítačoch, tabletoch a telefónoch, ktoré už vlastníte, aktualizuje sa sám a nepotrebuje server v skrini. Opýtajte sa, či sa musí niečo inštalovať, či je použiteľný na telefóne a čo sa stane, keď vypadne internetové pripojenie; mobilný hotspot na telefóne je lacný a rozumný záložný plán pre každú kliniku.

9. Môžete odísť so svojimi údajmi?

Najlepší čas opýtať sa, ako odídete, je predtým, než prídete. Opýtajte sa, ako dostanete svojich existujúcich pacientov dnu (napríklad importom z tabuľky), čo môžete exportovať sami kedykoľvek, čo dodávateľ exportuje za vás na požiadanie a čo sa stane s vašimi údajmi, ak účet zrušíte. Odpovede majú byť vo všeobecných podmienkach, nie v sľube obchodníka.

10. Dá sa cena predvídať?

Klinický softvér sa oceňuje za používateľa, za pacienta, za modul alebo za pracovisko a rozdiely sa sčítavajú. Opýtajte sa, čo presne sa počíta, či pacienti, oddelenia a pracoviská stoja navyše, koľko stoja pripomienkové správy, či existuje ročná zľava a ako sa cena zmení, keď prijmete ďalšieho človeka. Vypočítajte si svoju cenu na dnes aj na o dva roky.

11. Kto odpovie, keď sa niečo pokazí?

Opýtajte sa, ako sa spojíte s podporou (e-mail, telefón, WhatsApp, formulár), v akom jazyku a ako rýchlo. Potom ju počas skúšobnej doby vyskúšajte skutočnou otázkou. Príručka priamo v programe, napísaná pre zamestnancov klinik a nie pre programátorov, zodpovie väčšinu bežných otázok skôr, než niekto musí volať.

12. Umožní vám skúšobná doba všetko preukázať?

Ukážka predvádza dodávateľov najlepší deň. Skúšobná doba ukáže ten váš. Požiadajte o bezplatnú skúšobnú dobu bez karty, so všetkými funkciami, za ktoré by ste platili, dostatočne dlhú na dva skutočné týždne a o jasnú odpoveď na to, čo sa stane po jej skončení.

• Cenu sa nedozviete bez telefonátu s obchodníkom. Ak cena závisí od toho, kto sa pýta, pri obnovení sa zmení.
• Ukážka používa dokonalé vzorové údaje a nesmiete ju vyskúšať so svojimi.
• Vyexportovanie údajov stojí navyše, alebo nikto nechce písomne uviesť, ako to funguje.
• Navrhuje sa zdieľané prihlasovanie kvôli úspore licencií.
• Nikto nevie povedať, kde sú vaše údaje uložené ani ktoré spoločnosti ich spracúvajú.
• Na každú otázku o faktúrach alebo zákone sa odpovedá vetou „používajú to všetci naši klienti“.

Väčšina skúšobných dôb zlyháva, lebo ich nikto neplánuje: účet sa otvorí, niekto sa popoludnie preklikáva a o dva týždne sa rozhodne podľa pocitu. Použite namiesto toho tento plán:

1. 1

   Deň 1: nastavte základy

   Zadajte firemné údaje, otváracie hodiny, služby a ceny. Pozvite dvoch alebo troch kolegov s ich skutočnými rolami.

2. 2

   Deň 2: dostaňte dnu skutočných pacientov

   Importujte tabuľku pacientov alebo pridajte pacientov tohto týždňa ručne.

3. 3

   Dni 3 až 7: prežite skutočný týždeň

   Zapisujte každý termín do nového systému popri súčasnom. Zaznamenávajte návštevy, prijímajte platby, každý deň otvorte a zatvorte pokladňu.

4. 4

   Deň 8: vyfakturujte a zosúlaďte

   Vystavte faktúry týždňa a porovnajte súčty s tým, čo viete, že ste prijali. Majú sa zhodovať na cent.

5. 5

   Dni 9 a 10: pýtajte sa ťažké otázky

   Prihláste sa ako recepcia: vidíte klinické poznámky, ktoré by ste nemali? Exportujte pacientov do tabuľky. Pošlite podpore skutočnú otázku a zmerajte čas odpovede.

6. 6

   Dni 11 a 12: ukážte to účtovníkovi

   Vytlačte prehľady a faktúru a opýtajte sa, či obsahujú to, čo účtovník potrebuje.

7. 7

   Dni 13 a 14: rozhodnite spoločne

   Ohodnoťte program pomocou hárku nižšie a opýtajte sa ľudí, ktorí ho používali každý deň. Ich odpoveď má väčšiu váhu než vaša.

Každej oblasti dajte 0, 1 alebo 2 body a oblastiam, ktoré sú pre vašu kliniku najdôležitejšie, dajte väčšiu váhu. Program, ktorý získa 0 bodov za faktúry, roly alebo ochranu údajov, by nemal vyhrať v ničom inom.

OPALEVI vyvíjame my, takže tu sú naše vlastné odpovede, vrátane tých, ktoré znamenajú „nie“. Posúďte ich rovnakým hárkom, aký používate pri všetkých ostatných.

Vediete zubné laboratórium, nie kliniku? Prečítajte si softvér pre zubné laboratórium: každá zákazka od objednávky po zaplatenú faktúru alebo si pozrite OPALEVI pre zubné kliniky, súkromné ordinácie a kliniky.