Program pentru recepția clinicii: ziua ghișeului, de la primul apel până la casa închisă
Un program pentru recepția clinicii trebuie să țină pasul cu o zi care rareori merge după plan: telefonul sună în timpul înregistrării, un pacient intră fără programare, cineva programează online la miezul nopții, iar sertarul trebuie totuși să se potrivească la închidere. Ghidul de față urmărește un ghișeu de recepție prin această zi în OPALEVI, inclusiv ce lasă în seama altor instrumente.
Ideile principale
- Programați într-un singur calendar care cunoaște săptămâna fiecărui medic, ca recepția să nu promită niciodată o oră pe care nimeni nu o poate respecta.
- Apelurile, pacienții fără programare, programările de pe site și trimiterile aparțin unei singure liste de solicitări, cele mai vechi primele.
- Marcarea unui pacient ca sosit pornește ceasul de așteptare și îl pune în sala de așteptare a medicului.
- Banii de la ghișeu sunt trei lucruri: o chitanță pentru fiecare plată, un sertar care conține doar numerar și o listă de datorii.
Unde se pierde un ghișeu de recepție și ce trebuie să înregistreze
Multe clinici țin recepția pe un jurnal de hârtie, un telefon, un sertar cu bani și memoria cuiva. Merge până când începe un al doilea medic și programul se schimbă joia. Apoi merg prost aceleași lucruri:
- Programări imposibile. Jurnalul uită că un medic pleacă la prânz vinerea.
- Apelanți nerechemați. Biletul adeziv de la 09:15 este încă pe monitor la 17:00.
- O sală de așteptare pe care nimeni nu o poate citi. Cine a venit primul și știe medicul?
- Un sertar care nu se potrivește, pentru că cardurile și numerarul au fost numărate împreună.
| Înregistrare | De ce contează |
|---|---|
| Programul de lucru al fiecărui medic | Doar așa poate calendarul să refuze o programare imposibilă. |
| Pacient, medic, serviciu, început și sfârșit | Durata serviciului stabilește sfârșitul, așa că următorul interval este real. |
| Starea și ora sosirii | Așteptarea se măsoară, iar rândurile anulate rămân în fișă. |
| Fiecare solicitare, cu sursa ei | Nimic nu așteaptă în afara listei până nu este programat sau închis. |
| Fiecare plată: sumă, metodă, cine a încasat-o | Chitanța, raportul zilei și soldul provin dintr-un singur rând. |
| Numerarul numărat la închidere | O zi cu lipsă este notată, nu discutată. |
La ghișeul de recepție o clinică își face promisiunile. Un program bun se asigură că fiecare poate fi ținută.
Programul pentru recepția clinicii începe cu un singur calendar
În OPALEVI recepția lucrează la Calendar: Programări, Solicitări și Admitere rapidă. Programări are vizualizările Zi, Săptămână, Lună și Listă. În vizualizarea zilei, coloana fiecărui medic își arată orele, iar orele în care nu lucrează sunt umbrite.
Aceste ore se stabilesc la Setări → Program de lucru, unde Ore pentru comută între săptămâna clinicii și cea a unei persoane; cine nu are o săptămână proprie o urmează pe a clinicii.
Programarea unui apelant
Un clic pe un interval liber deschide Adăugați programare cu ora și medicul completate:
- Pacientul. Un Pacient existent sau un Pacient nou cu nume, prenume și telefon; fișele asemănătoare apar înainte de a se crea un duplicat.
- Serviciul. Durata lui stabilește ora de sfârșit.
- Verificarea. O suprapunere sau o oră în afara săptămânii proprii a medicului este semnalată și refuzată la salvare.
- Mementoul. Bifați Trimiteți pacientului un memento prin e-mail cu o zi înainte pentru un pacient cu adresă de e-mail în fișă.
- Un curs. Curs de tratament programează între 2 și 30 de ședințe la aceeași oră sau niciuna, dacă una se suprapune.
Dați medicilor cu normă parțială propria săptămână
Programul de funcționare al clinicii nu refuză singur nicio programare; o face doar săptămâna proprie a medicului. Introduceți-o înainte ca recepția să înceapă să programeze.
Confirmat, sosit, consultat
Programările trec prin Confirmați, Sosit, Consultat și Nu s-a prezentat. Filtrele (Așteptați, Neconfirmate, În clinică, Finalizate, Ratate) remodelează ziua; Neconfirmate este lista de telefoane a dimineții. Mutați reprogramează, Anulați păstrează rândul în fișă, Restaurați îl aduce înapoi cât timp ora este liberă, iar Anulează sosirea repară un clic greșit înainte ca vreo vizită să înceapă.
Apeluri de returnat și programări de pe pagina proprie a clinicii
Unele solicitări nu pot fi programate pe loc: apelantul trebuie să-și verifice o tură sau un mesaj cere „orice dimineață săptămâna viitoare”. Ele așteaptă la Solicitări: Adăugați o solicitare înregistrează cine cere, cum a ajuns (telefon, fără programare, site sau trimitere din exterior) și ce dorește. Solicitările deschise stau cele mai vechi primele, cu Reapelat, Faceți o programare și Închideți, care cere un motiv.
Programarea online
Fiecare clinică își poate publica propria pagină, configurată de un administrator la Site-ul clinicii. În Publicare și programări, Acceptați programări online pornește programarea, iar Cea mai apropiată programare și Cea mai îndepărtată programare stabilesc preavizul și orizontul. Pot fi programate doar serviciile bifate Programabil online, oferite de un medic afișat pe pagină.
Vizitatorii aleg un serviciu, un medic sau Oricine disponibil și o oră liberă din calendarul recepției, apoi lasă un număr de telefon sau un e-mail.
Cu Confirmați programările automat oprit, programările ajung la Solicitări, iar recepția este anunțată prin clopoțel; programarea uneia trimite prin e-mail o confirmare unui vizitator care a lăsat o adresă. Cu el pornit, ora intră direct în calendar ca fiind confirmată. Oricum, la sosire recepția atașează fișa potrivită cu Programat online — asociați un pacient. La Adresă și cod QR, codul QR al paginii se descarcă ca imagine, pentru a fi tipărit pentru ghișeu.
Pacienți fără programare, sosiri și sala de așteptare
Admitere rapidă primește un pacient fără programare pe un singur formular: Găsiți pacientul după nume, telefon sau cod, sau Înregistrați un pacient nou. Când un nume tastat se potrivește cu fișe existente, OPALEVI întreabă Care este fișa?, cu codul, data nașterii și ultima vizită a fiecărui candidat, iar recepția apasă Acesta este în loc să creeze un duplicat.
Apoi Începeți vizita deschide vizita sau Adăugați la coadă marchează pacientul ca sosit în prima jumătate de oră liberă a medicului și îl anunță pe medic. Pagina departamentului Recepție arată cum se îmbină ghișeul cu celelalte departamente.
Ziua pe un singur ecran
Astăzi, primul ecran al recepției, arată recepției, printre altele, aceste secțiuni:
- În sala de așteptare, cea mai lungă așteptare prima, roșu după douăzeci de minute.
- Sosire în curând, următoarele două ore.
- De confirmat, programările neconfirmate ale săptămânii, fiecare cu Confirmați.
- Solicitări de programare încă deschise.
- Neplătit la recepție, vizitele de azi care mai datorează bani.
- Nu au venit, inclusiv programările încheiate de peste cincisprezece minute fără sosire.
Deasupra lor, Coada clinicii numără cine așteaptă și cine este la un medic, lângă un buton Pacient fără programare; ecranul se reîmprospătează la fiecare 20 de secunde. Trimiteți medicului pune un pacient sosit pe lista medicului, iar o asistentă care a luat semnele vitale apasă Marcați ca pregătită pentru medic.
Ce poate citi recepția
Rolul implicit Recepție programează, anulează, deschide vizite și încasează plăți, dar nu poate înregistra semne vitale sau scrie fișa clinică și nu citește nimic din ea decât dacă clinica pornește Recepția poate vedea istoricul vizitelor pacienților la Setări → Alte setări. Confidențialitatea pe specialități este tratată în program pentru cabinet de ginecologie.
Plăți, chitanțe, casa zilnică și ce se mai datorează
O chitanță pentru fiecare plată
Încasați o plată la vizită cu Plătiți sau în fișa pacientului, unde o sumă acoperă mai întâi cele mai vechi vizite neplătite; Avans primește bani înainte de lucrare. Tipăriți chitanță dă o Chitanță de plată cu numărul de înregistrare al clinicii, vizita, metoda și totalul, și ca PDF sau prin e-mail. O rambursare, făcută de cineva autorizat să o dea, este un rând nou cu un motiv; nimic nu se șterge.
Casa conține doar numerar
Casa zilnică începe cu Începeți ziua și o Sumă de deschidere; Adăugați bani intrați sau ieșiți înregistrează numerarul mânuit manual. Închideți ziua cere Numerar numărat și arată dacă sertarul se potrivește, are lipsă sau plus, cu Raport X, Raport Z și Raport zilnic de tipărit. În sertar intră doar numerarul: plățile cu cardul și prin transfer apar în fiecare raport sub metoda lor, așa că încasările cu cardul nu fac niciodată ca numărătoarea să iasă cu lipsă.
Cine mai datorează clinicii
Solduri restante listează ce datorează pacienții, cea mai veche datorie prima, cu orice peste 30 de zile marcat ca restant. Căutați după nume, cod, telefon sau număr de factură și apăsați Încasați; Încasați plata o înregistrează și oferă chitanța. O jumătate de oră cu această listă în fiecare vineri face mai mult decât majoritatea rapoartelor.
Nu este un sistem fiscal
Chitanța OPALEVI este evidența proprie a clinicii. Nu tipărește bonuri fiscale, nu se conectează la nicio casă de marcat fiscală sau terminal de card și nu trimite nicio cerere de decontare către asigurări; păstrați dispozitivul sau serviciul fiscal cerut de țara dumneavoastră.
Facturile sunt pornite de la început: Pașii următori ai unei vizite oferă Facturați această vizită alături de Programați o consultație de control. O clinică ce nu facturează oprește modulul la Setări → Meniuri aplicație.
Întrebări de pus înainte de a alege un program pentru recepție
Lista completă de cumpărare se află în cum alegeți software-ul clinicii. Pentru ghișeu, treceți fiecare program printr-o dimineață reală:
| Test | Cum arată un rezultat bun | OPALEVI |
|---|---|---|
| Programați în afara orelor unui medic | Refuzat, persoană cu persoană. | Da, odată ce medicul are o săptămână proprie. |
| Programați doi pacienți la aceeași oră | Refuzat pe ecran și la salvare. | Da. |
| Primiți un pacient fără programare | Un singur ecran, cu avertizare de duplicat. | Da: Admitere rapidă. |
| Lăsați pacienții să programeze online | Serviciile dumneavoastră și perioada de preaviz, confirmate sau nu. | Da: pagina proprie a clinicii. |
| Amintiți unui pacient | Un memento la care pacientul a fost de acord. | Da: un e-mail cu o zi înainte. |
| Închideți sertarul | Se numără doar numerarul. | Da. |
| Țineți recepția departe de notele clinice | Un rol care doar programează și încasează bani. | Da, implicit. |
| Tipăriți un bon fiscal sau trimiteți o cerere către asigurări | Orice cere țara dumneavoastră. | Nu: păstrați dispozitivul sau serviciul fiscal. |
| Debitați un card | O integrare cu terminalul sau un nu clar. | Nu: plățile cu cardul se înregistrează, nu se debitează. |
Conduceți un cabinet stomatologic? Vedeți program pentru cabinet stomatologic. Tratați animale? Citiți program pentru clinică veterinară. Aceste instrumente de recepție fac parte din OPALEVI pentru clinici; restul se află pe pagina de funcții, iar prețul pe membru al personalului pe pagina de prețuri.
Prima săptămână a recepției în OPALEVI
După înregistrare, Primii pași din Astăzi bifează configurarea:
Stabiliți orele
Mai întâi săptămâna clinicii, apoi cea a fiecărui medic cu normă parțială la Ore pentru.
Adăugați serviciile
Cu prețuri și durate, ca programările să se încheie când se încheie și tratamentele.
Invitați recepția
Fiecare recepționer cu propriul cont și rolul Recepție.
Deschideți prima zi
Încasați toate plățile în OPALEVI, apoi închideți casa cu o numărătoare reală.
Publicați pagina
Bifați serviciile ce pot fi programate, arătați-vă medicii și tipăriți codul QR.
Țineți două jurnale timp de o săptămână
Programați fiecare apel în OPALEVI și pe hârtie timp de cinci zile. Dacă OPALEVI conține fiecare programare, iar sertarul s-a potrivit în fiecare seară, retrageți hârtia.
Întrebări frecvente
Ce este un program pentru recepția clinicii?
Un program pentru ghișeul de recepție al unei clinici: calendarul de programări, solicitările de la apelanți și de pe site-ul clinicii, înregistrarea sosirilor și pacienții fără programare, sala de așteptare și banii încasați la ghișeu, păstrate într-o singură fișă comună echipei, în loc de un jurnal, bilete adezive și un registru de casă.
Poate recepția să vadă notele clinice ale pacienților?
Nu implicit. Rolul Recepție din OPALEVI programează, deschide vizite și încasează plăți, nu scrie niciodată fișa clinică și citește fișele clinice doar când clinica pornește „Recepția poate vedea istoricul vizitelor pacienților”. Rolurile pot fi ajustate permisiune cu permisiune.
Pot pacienții să se programeze online?
Da. O clinică își poate publica propria pagină unde vizitatorii aleg un serviciu, un medic sau oricine disponibil și o oră liberă din calendarul real. Clinica hotărăște dacă programările sunt confirmate imediat sau așteaptă la recepție ca solicitări.
Le amintește OPALEVI pacienților de programări?
Da. Un pacient poate primi prin e-mail un memento cu o zi înainte: bifați „Trimiteți pacientului un memento prin e-mail cu o zi înainte” la programarea cuiva cu adresă de e-mail în fișă. Caseta pornește bifată sau nu, după cum spune fișa pacientului.
Funcționează pe o tabletă sau un telefon?
Da, în browserul oricărui computer, tablete sau telefon, fără nimic de instalat. Ecranele mici primesc o bară de-a lungul marginii de jos în locul meniului de sus.
Cum se calculează prețul OPALEVI și îl putem încerca?
Pe membru al personalului care folosește OPALEVI; pacienții, programările și departamentele nu schimbă prețul. Proba gratuită nu cere card, iar o clinică ce nu se abonează nu plătește nimic: fișele devin doar pentru citire, fără să se șteargă nimic. Cifrele se află pe pagina de prețuri.
