Cum alegeți software pentru o clinică mică sau un cabinet stomatologic: 12 întrebări înainte de a plăti
Alegerea software-ului pentru clinică este o decizie cu care veți lucra în fiecare zi, de obicei ani la rând. Ghidul de față vă dă douăsprezece întrebări pentru orice program, semnalele de alarmă care ar trebui să încheie discuția și un plan de probă de două săptămâni care arată dacă un sistem se potrivește clinicii dumneavoastră înainte de a plăti pentru el.
Ideile principale
- Porniți de la ziua reală a clinicii, nu de la o listă de funcții: cel mai bun program este cel pe care medicii și recepția îl vor folosi cu adevărat.
- Întrebați din timp despre lucrurile mai puțin spectaculoase: facturi care respectă regulile dumneavoastră, casa, rolurile și cum puteți pleca cu datele.
- Datele pacienților sunt date sensibile conform legislației de protecție a datelor din majoritatea țărilor, iar în UE conform GDPR. Cereți furnizorului să arate în scris cum sunt protejate.
- Nu decideți niciodată după o demonstrație. Faceți o probă de două săptămâni cu proprii pacienți, cu propria echipă și cu o fișă de punctaj.
Porniți de la ziua dumneavoastră, nu de la o listă de funcții
Fiecare program pentru clinici are o listă lungă de funcții, iar pe hârtie multe seamănă între ele. Ce le deosebește este cum se simt luni la 8:30, când la recepție sunt trei persoane la ghișeu, telefonul sună, iar primul pacient stă deja în scaun.
Așadar, înainte de a vă uita la orice software, descrieți-vă ziua în scris. Durează douăzeci de minute și vă ferește de alegerea greșită:
- Cine ce face? Recepția, medicii, asistenții medicali sau ajutoarele, cine încasează banii și proprietarul.
- Cum ajung pacienții la dumneavoastră? Prin telefon, intrând direct, printr-un mesaj sau online.
- Cum vă încasați banii? Numerar la ghișeu, card, transfer bancar, în rate sau după terminarea tratamentului.
- Ce îi predați contabilului la sfârșitul lunii și în ce formă?
- Ce nu merge astăzi? Programări pierdute, solduri neîncasate, note pe care nu le poate citi nimeni, o casă care nu se echilibrează.
Programul potrivit elimină ceea ce nu merge astăzi în clinica dumneavoastră. O funcție pe care nu o veți folosi niciodată nu este un motiv să alegeți ceva.
Cele 12 întrebări pentru orice software de clinică
Puneți aceste întrebări fiecărui program pe care îl luați în calcul. Se potrivesc unui cabinet de medicină generală, unei clinici de specialitate, unui cabinet stomatologic sau unui mic departament de spital. Un furnizor bun răspunde clar, în scris, fără „depinde”.
1. Vor păstra medicii dumneavoastră efectiv fișa în el?
Software-ul de clinică trăiește sau moare prin fișa pacientului. Dacă medicii îl găsesc lent, se întorc la hârtie, iar toate rapoartele la care v-ați așteptat rămân goale. Cereți un dosar pe pacient, cu fiecare vizită, document și plată; o avertizare înainte ca aceeași persoană să fie înregistrată de două ori; căutare rapidă după nume, cod sau telefon; și fișe adaptate fiecărui departament, de pildă o schemă dentară în stomatologie, fără a obliga pe toată lumea să treacă prin câmpuri fără sens pentru ei.
2. Calendarul se potrivește cu felul în care faceți programări și își reamintește pacienților?
Verificați vizualizările pe zi, săptămână și lună pentru fiecare medic, programul de lucru respectat de calendar, o cale rapidă de a primi pacienți fără programare și programarea online de pe propria pagină, dacă o doriți. Apoi întrebați cum sunt reamintiți pacienții: prin e-mail, SMS sau WhatsApp, numai cu acordul pacientului, și cu ce cost pe mesaj. Programările ratate înseamnă venit pierdut; mesajele de reamintire sunt printre cele mai ieftine modalități de a-l recupera.
3. Facturile respectă regulile dumneavoastră?
O factură este un document legal, nu o simplă tipăritură. Trebuie să poarte denumirea, adresa și numărul de înregistrare al firmei dumneavoastră (codul fiscal sau numărul de înregistrare folosit în țara dumneavoastră), să fie numerotată într-o secvență neîntreruptă și să nu poată fi ștearsă după emitere, ci doar anulată. Întrebați dacă puteți emite o factură proformă sau o estimare înainte de tratament, dacă vă puteți stabili singur cotele de TVA (sau niciuna, acolo unde serviciile sunt scutite) și dacă puteți trimite facturile în format PDF prin e-mail.
Întrebați-vă contabilul despre fiscalizare
Regulile fiscale pentru bonuri și facturi diferă de la o țară la alta și se schimbă. Întrebați-vă contabilul ce obligații se aplică cabinetului dumneavoastră și dacă software-ul le acoperă sau lucrează împreună cu dispozitivul sau serviciul fiscal pe care îl folosiți deja. Multe programe de clinică nu sunt sisteme fiscale, așa că cereți răspunsul în scris.
4. Veți ști unde sunt banii la sfârșitul zilei?
Clinicile mici rareori pierd bani din fraudă; îi pierd din solduri pe care nu le urmărește nimeni. Cereți o casă zilnică pe care o deschideți cu o sumă inițială și o închideți cu numerarul numărat, cu rapoarte de sfârșit de zi pe care contabilul dumneavoastră le recunoaște, și o listă de solduri neplătite, cele mai vechi primele, pe care cineva să o parcurgă în fiecare vineri. Plățile cu cardul și prin transfer trebuie înregistrate cu metoda lor, iar rambursările trebuie să fie posibile fără a șterge nimic.
5. Poate fiecare persoană să vadă doar ce îi trebuie pentru munca ei?
Recepția are nevoie de calendar și de bani, nu de notele clinice. Departamentul financiar are nevoie de facturi, nu de diagnostice. Cereți roluri pe care le recunoașteți (administrator, medic, asistent medical, recepție, financiar), pe care le puteți ajusta, și un cont personal pentru fiecare. Conturile comune fac imposibil de știut cine ce a modificat și sunt unul dintre cele mai frecvente puncte slabe ale unui cabinet mic.
6. Cum protejează datele pacienților și poate furnizorul să o dovedească?
Informațiile despre sănătate sunt date personale sensibile conform legislației de protecție a datelor din majoritatea țărilor, cum este Regulamentul general privind protecția datelor al UE (link extern). Ca operator, clinica rămâne responsabilă pentru ele, chiar și atunci când un software le stochează pentru dumneavoastră. Așadar, întrebați:
- Există un acord de prelucrare a datelor, publicat sau semnat, care spune unde sunt stocate datele și ce furnizori le prelucrează?
- Sunt fișele fiecărei clinici ținute separat de ale tuturor celorlalte?
- Sunt parolele stocate numai sub formă de hash, iar fiecare conexiune folosește HTTPS?
- Poate fiecare persoană să activeze verificarea în doi pași și se poate bloca ecranul când cineva se îndepărtează?
- Există un jurnal de activitate pe care nu-l poate modifica nimeni?
- Cât de des se fac copii de siguranță ale datelor și cât timp sunt păstrate?
7. Este în limba pe care o vorbește echipa dumneavoastră?
Un program pe care personalul îl înțelege pe jumătate produce fișe completate pe jumătate. Întrebați dacă întreaga interfață, nu doar meniurile, este în limba dumneavoastră, dacă documentele pentru pacienți și facturile se tipăresc în ea și dacă o echipă mixtă poate lucra în limbi diferite, de pildă într-o limbă la recepție și în engleză pentru un specialist în vizită, sau toți într-o singură limbă, dacă preferați.
8. Rulează pe ceea ce aveți deja?
Un program care rulează în browser funcționează pe computerele, tabletele și telefoanele pe care le aveți deja, se actualizează singur și nu are nevoie de un server într-un dulap. Întrebați dacă trebuie instalat ceva, dacă poate fi folosit pe telefon și ce se întâmplă când conexiunea la internet cade; hotspotul mobil al unui telefon este un plan B ieftin și rezonabil pentru orice clinică.
9. Puteți pleca cu datele dumneavoastră?
Cel mai bun moment să întrebați cum puteți pleca este înainte de a ajunge. Întrebați cum vă aduceți pacienții existenți (de exemplu printr-un import dintr-o foaie de calcul), ce puteți exporta singur oricând, ce exportă furnizorul pentru dumneavoastră la cerere și ce se întâmplă cu datele dumneavoastră dacă închideți contul. Răspunsurile trebuie să fie în termeni și condiții, nu într-o promisiune a unui vânzător.
10. Puteți prevedea prețul?
Software-ul de clinică se tarifează pe utilizator, pe pacient, pe modul sau pe locație, iar diferențele se adună. Întrebați exact ce se numără, dacă pacienții, departamentele și locațiile costă în plus, cât costă mesajele de reamintire, dacă există o reducere anuală și cum se schimbă prețul când mai angajați o persoană. Calculați-vă prețul pentru astăzi și pentru peste doi ani.
11. Cine răspunde când ceva nu merge?
Întrebați cum ajungeți la suport (e-mail, telefon, WhatsApp, un formular), în ce limbă și cât de repede. Apoi testați-l în perioada de probă cu o întrebare reală. Un ghid de ajutor în interiorul programului, scris pentru personalul clinicii, nu pentru programatori, răspunde la majoritatea întrebărilor de zi cu zi înainte ca cineva să fie nevoit să sune.
12. Vă lasă proba să dovediți?
O demonstrație arată cea mai bună zi a furnizorului. O probă o arată pe a dumneavoastră. Cereți o perioadă de probă gratuită, fără card, cu toate funcțiile pentru care ați plăti, suficient de lungă pentru a parcurge două săptămâni reale, și un răspuns clar la ce se întâmplă când se încheie.
Semnale de alarmă care ar trebui să încheie discuția
- Nu puteți afla prețul fără un apel de vânzări. Dacă prețul depinde de cine întreabă, se va schimba la reînnoire.
- Demonstrația folosește date-model perfecte, iar dumneavoastră nu le puteți încerca cu ale dumneavoastră.
- Scoaterea datelor costă în plus, sau nimeni nu vrea să pună în scris cum funcționează.
- Vi se sugerează conturi comune ca să economisiți la licențe.
- Nimeni nu poate spune unde sunt păstrate datele dumneavoastră sau ce companii le prelucrează.
- La orice întrebare despre facturi sau despre lege se răspunde cu „toți clienții noștri îl folosesc”.
O probă de două săptămâni care dovedește ceva
Majoritatea probelor eșuează pentru că nu le planifică nimeni: se deschide contul, cineva dă clic în toate părțile o după-amiază, iar două săptămâni mai târziu decizia se ia după o impresie. Folosiți în schimb acest plan:
Ziua 1: stabiliți elementele de bază
Introduceți datele firmei, programul de lucru, serviciile și prețurile. Invitați doi sau trei colegi cu rolurile lor reale.
Ziua 2: aduceți pacienți reali
Importați o foaie de calcul cu pacienți sau adăugați manual pacienții acestei săptămâni.
Zilele 3-7: parcurgeți săptămâna reală
Faceți fiecare programare în noul sistem, alături de cel actual. Înregistrați vizitele, încasați plățile, deschideți și închideți casa în fiecare zi.
Ziua 8: facturați și reconciliați
Emiteți facturile săptămânii și comparați totalurile cu ce știți că ați încasat. Trebuie să coincidă până la ultimul ban.
Zilele 9 și 10: puneți întrebările grele
Autentificați-vă ca recepție: puteți vedea note clinice pe care nu ar trebui să le vedeți? Exportați pacienții într-o foaie de calcul. Trimiteți suportului o întrebare reală și cronometrați răspunsul.
Zilele 11 și 12: arătați contabilului
Tipăriți rapoartele și o factură și întrebați dacă are tot ce îi trebuie contabilul.
Zilele 13 și 14: decideți împreună
Punctați programul cu fișa de mai jos și întrebați oamenii care l-au folosit zilnic. Răspunsul lor contează mai mult decât al dumneavoastră.
O fișă de punctaj pe care o puteți copia
Acordați fiecărui domeniu 0, 1 sau 2 puncte și dați mai multă pondere domeniilor care contează cel mai mult pentru clinica dumneavoastră. Un program care primește 0 la facturi, roluri sau protecția datelor nu ar trebui să câștige la nimic altceva.
| Domeniu | 2 puncte | 0 puncte |
|---|---|---|
| Fișa pacientului | Medicii au păstrat în ea fiecare vizită în perioada de probă. | Notele s-au întors pe hârtie până în a treia zi. |
| Calendar și mesaje de reamintire | Fiecare programare făcută în el; pacienți reamintiți cu acordul lor. | Recepția a ținut un al doilea jurnal. |
| Facturi | Numărul de înregistrare al firmei, numerotare neîntreruptă, facturi proforma, PDF prin e-mail. | Numerele pot fi șterse sau modificate după emitere. |
| Casă și neplătite | Săptămâna s-a reconciliat până la ultimul ban; listă de neplătite, cele mai vechi primele. | Nimeni nu a putut spune ce se datora. |
| Roluri | Fiecare a văzut doar ce îi trebuie pentru munca lui. | Toți au folosit un singur cont comun. |
| Protecția datelor | Un acord scris de prelucrare a datelor, copii de siguranță, un jurnal de activitate. | Răspunsurile au fost verbale sau vagi. |
| Limbă | Întreaga echipă a lucrat în limba ei. | Jumătate dintre ecrane erau în altă limbă. |
| Dispozitive | A funcționat pe computerele și telefoanele dumneavoastră, fără nimic instalat. | A cerut un server sau echipamente speciale. |
| Plecarea | Ați exportat singur pacienții în perioada de probă. | Exportul cere o solicitare plătită. |
| Preț | Puteți calcula astăzi prețul de anul viitor. | Prețul a venit abia după un apel. |
| Suport | O întrebare reală a primit răspuns rapid, în limba dumneavoastră. | Niciun răspuns în perioada de probă. |
| Perioadă de probă | Două săptămâni întregi cu datele dumneavoastră și fără card. | Doar o demonstrație. |
Cum răspunde OPALEVI la cele 12 întrebări
Noi construim OPALEVI, așa că iată propriile noastre răspunsuri, inclusiv cele care sunt „nu”. Judecați-le cu aceeași fișă pe care o folosiți pentru toți ceilalți.
| Întrebare | OPALEVI |
|---|---|
| 1. Fișa pacientului | Un dosar pe pacient cu vizite, documente, fotografii și plăți; o avertizare înainte de un duplicat; fișe pentru fiecare departament, între care o schemă dentară în stomatologie. |
| 2. Calendar și mesaje de reamintire | Vizualizări pe zi, săptămână, lună și listă pentru fiecare medic, program de lucru, Admitere rapidă pentru pacienții fără programare, programare online de pe pagina clinicii. Mesaje de reamintire prin e-mail în ziua dinainte și prin WhatsApp sau SMS pentru pacienții care au fost de acord, plătite dintr-un sold preplătit. |
| 3. Facturi | Facturi obișnuite numerotate fără goluri (se anulează, nu se șterg) și facturi proforma; numărul de înregistrare al firmei pe fiecare factură; cotele de TVA stabilite de dumneavoastră; PDF și e-mail. Nu este un sistem fiscal: lucrează împreună cu dispozitivul sau serviciul dumneavoastră fiscal. |
| 4. Bani | O casă zilnică cu rapoarte X și Z, plăți pe metode, rambursări și Solduri restante, cele mai vechi primele. |
| 5. Roluri | Administrator, medic, asistent medical, recepție și financiar, fiecare ajustabil, plus profiluri gata făcute, cum ar fi casier; un cont personal pentru fiecare. |
| 6. Protecția datelor | Un acord de prelucrare a datelor publicat; fișele fiecărei clinici ținute separat; parole stocate numai sub formă de hash; HTTPS peste tot; un jurnal de activitate pe care nu-l poate modifica nimeni; copii de siguranță zilnice păstrate până la 30 de zile. Verificarea în doi pași este alegerea fiecărei persoane; o clinică nu o poate face obligatorie. |
| 7. Limbă | 47 de limbi de interfață; fiecare persoană alege sau administratorul stabilește o singură limbă pentru toți. Facturile se tipăresc în 35 dintre ele. |
| 8. Dispozitive | Rulează în browser pe computere, tablete și telefoane, fără nimic de instalat. Are nevoie de conexiune la internet. |
| 9. Plecarea | Import de pacienți dintr-o foaie de calcul, cu raport rând cu rând; export de pacienți, vizite, facturi și toate rapoartele într-o foaie de calcul, făcut chiar de dumneavoastră; o copie completă a contului din partea OPALEVI, la cerere. |
| 10. Preț | 10,95 € pe membru al personalului pe lună sau 7,95 € pe lună în planul anual. Pacienții, departamentele și locațiile nu se numără niciodată. Vedeți pagina de prețuri. |
| 11. Suport | E-mail, WhatsApp și formularul de contact, plus un ghid integrat în limba dumneavoastră. |
| 12. Perioadă de probă | O probă gratuită cu toate funcțiile și fără card; la încheierea ei nu se percepe nimic, iar contul devine doar pentru citire. |
Conduceți un laborator dentar, nu o clinică? Citiți software pentru laborator dentar: fiecare lucrare, de la comandă la factura plătită sau vedeți OPALEVI pentru clinici dentare, cabinete private și clinici.
Întrebări frecvente
Ce ar trebui să includă software-ul pentru o clinică mică?
Cel puțin: o fișă a pacientului pe care medicii dumneavoastră o vor folosi, un calendar cu mesaje de reamintire, facturi care poartă numărul de înregistrare al firmei și nu pot fi șterse, o casă zilnică cu o listă de solduri neplătite, roluri pentru fiecare funcție și o cale de a vă exporta singur datele.
Este software-ul în cloud sigur pentru datele pacienților?
Poate fi mai sigur decât un computer din biroul din spate, dacă furnizorul ține separat datele fiecărei clinici, criptează fiecare conexiune, face copii de siguranță zilnice, înregistrează cine a făcut ce și semnează cu dumneavoastră un acord de prelucrare a datelor. Cereți-le în scris; clinica rămâne responsabilă pentru datele pacienților ei în ambele cazuri.
Cât ar trebui să dureze o probă de software?
Suficient cât să parcurgeți două săptămâni reale de lucru cu proprii pacienți și cu propria echipă. Probele mai scurte arată doar demonstrația.
Ne putem muta pacienții existenți în noul software?
De obicei, da, dintr-o foaie de calcul. Întrebați furnizorul cum raportează importul rândurile pe care nu le-a putut citi și testați-l cu o copie a listei dumneavoastră în perioada de probă. OPALEVI importă pacienți dintr-o foaie de calcul și raportează ce s-a întâmplat cu fiecare rând.
Cât costă OPALEVI pentru o clinică mică?
10,95 € pe membru al personalului pe lună în planul lunar sau 7,95 € pe lună în planul anual. O clinică cu trei persoane care îl folosesc plătește de trei ori această sumă; pacienții, departamentele și locațiile nu se numără niciodată. Taxele se adaugă la plată acolo unde se aplică.
