Software pentru laborator dentar: fiecare lucrare, de la comanda medicului până la factura plătită

Majoritatea laboratoarelor încep la fel. Un medic sună sau trimite un mesaj, cineva notează lucrarea pe un bilet sau într-un carnet, amprenta ajunge pe un raft, iar restul rămâne în capul proprietarului. Cu doi tehnicieni și câteva clinici, merge. Încetează să meargă pe nesimțite, apoi dintr-odată.

Semnele sunt cunoscute:

• Un termen pe care nu l-a văzut nimeni. Comanda a venit luni la telefon, biletul a ajuns sub altă tavă, iar joi clinica sună să întrebe unde este coroana.
• Lucrări terminate, dar niciodată facturate. O refacere, o unitate în plus, o reparație făcută din amabilitate: când facturile se scriu mai târziu, din memorie, unele nu se mai scriu deloc.
• Solduri pe care nu le poate spune nimeni. „Cât ne datorează clinica aceasta?” înseamnă o seară cu extrase de cont și o foaie de calcul, iar răspunsul tot o presupunere rămâne.
• Întrebări la care răspunde o singură persoană. În ce etapă este puntea? Cine face ceramica? Când proprietarul lipsește, laboratorul încetinește.

Nimic din toate acestea nu este o problemă de oameni. Este o problemă de informație: datele despre fiecare lucrare sunt împrăștiate între un telefon, un bilet, un raft și o foaie de calcul, iar nimic nu le leagă. Software-ul pentru laborator dentar există ca să adune aceste date într-o singură fișă și să le păstreze acolo, din clipa în care sosește comanda până când banii sunt încasați.

Software-ul nu face un laborator mai rapid de unul singur. Face fiecare lucrare vizibilă, iar o lucrare vizibilă este o lucrare terminată la timp și plătită.

Înainte de a compara programe, stabiliți ce trebuie să conțină fișa unei singure lucrări. Indiferent ce folosiți, hârtia inclusă, fiecare comandă ar trebui să răspundă la aceste întrebări fără un telefon:

Există și un motiv de reglementare pentru care această fișă trebuie păstrată. În Uniunea Europeană, o coroană sau o proteză realizată după prescripția unui medic dentist este un dispozitiv medical la comandă, conform Regulamentului (UE) 2017/745 privind dispozitivele medicale (link extern). Anexa XIII cere fabricantului să păstreze o declarație pentru fiecare dispozitiv cel puțin zece ani după introducerea pe piață și cincisprezece ani pentru dispozitivele implantabile. În afara UE se aplică normele naționale privind dispozitivele medicale, iar obligațiile dumneavoastră depind de locul unde livrați. Obiceiul este bun oriunde: pentru fiecare lucrare trebuie să puteți spune cine a comandat-o, pentru ce pacient, când a intrat, cine a lucrat la ea și când a plecat.

Iată drumul unei comenzi prin OPALEVI pentru laboratoare dentare, de la telefonul medicului până la factura plătită. Cuvintele scrise îngroșat sunt denumirile pe care le vedeți pe ecran.

1. 1

   Clinica devine client

   Fiecare medic sau cabinet care vă trimite lucrări este un client cu fișa lui: persoana de contact, adresa, telefonul, numărul de înregistrare al firmei și e-mailul. Numărul de înregistrare apare pe fiecare factură emisă acelei clinici, iar fișa adună comenzile clinicii, ce s-a facturat, ce s-a plătit și ce mai rămâne de încasat.

2. 2

   Preluați comanda

   Alegeți Comandă nouă, selectați clientul și scrieți pacientul, data primirii și termenul. Comanda primește propriul cod (P-00001, P-00002 și așa mai departe). Adăugați lucrările din lista de prețuri cu Alegeți lucrarea prețuită… sau scrieți direct o linie, de exemplu „Coroană din zirconiu 21”, cu cantitatea și prețul ei.

3. 3

   Planificați etapele

   La Etape de lucru alegeți stațiile prin care trece lucrarea, în ordinea parcurgerii: de exemplu CAD/CAM, apoi lucrul la ceramică. Un laborator nou pornește cu șase stații (coroane și punți, implanturi dentare, proteze, CAD/CAM, lucru la ceramică și recepție), pe care le puteți redenumi, adăuga sau arhiva la Setări → Unități de lucru.

4. 4

   Lucrați comanda

   Tehnicienii apasă Începeți și Finalizați pe etapele lor, direct în comandă sau pe tabloul Flux de laborator. Starea comenzii se schimbă singură: în așteptare, în lucru și finalizată, după ce toate etapele sunt încheiate.

5. 5

   Livrați

   Tipăriți Fișa comenzii, care însoțește lucrarea, cu rânduri pentru cine a predat-o și cine a primit-o, apoi alegeți Marcați ca livrată. Data livrării se înscrie pe comandă.

6. 6

   Facturați

   Apăsați Facturați această comandă. Liniile comenzii se copiază pe factură, liniile comenzii se blochează ca cele două să nu se mai poată depărta una de alta, iar comanda trimite la factura ei.

7. 7

   Încasați

   Înregistrați plata în numerar, cu cardul sau prin transfer bancar. Până la plata integrală, suma așteaptă la Solduri restante, cele mai vechi primele, cu un buton Încasați alături.

Două precizări simple despre detalii. OPALEVI nu are în comandă o schemă dentară și nici un selector de culoare: tehnicienii scriu numerele dinților și culoarea în linia lucrării sau în note. De asemenea, nu stochează scanări sau fotografii în comandă, așa că fișierele STL rămân în programul scanerului dumneavoastră sau în e-mailul în care au venit, cu trimitere la codul comenzii.

Un termen ratat costă mai mult decât refacerea. Medicul trebuie să mute un pacient și începe să se întrebe dacă următoarea lucrare nu ar trebui trimisă în altă parte. Un software bun de laborator nu doar stochează termenul, ci îl pune în fața oamenilor care mai pot face ceva în privința lui.

În OPALEVI același termen apare în patru locuri:

• Comenzi, lista tuturor comenzilor, unde puteți filtra după stare și căuta după codul comenzii, client sau pacient.
• Flux de laborator, un tablou cu etapele fiecărei comenzi deschise, în trei coloane (în așteptare, în lucru, finalizate), cu filtre rapide pentru Sarcinile mele, Scadente azi și Restante. Cardurile pot fi trase dintr-o coloană în alta și predate altui tehnician din aceeași stație.
• Calendar de livrări, o lună întreagă cu ce trebuie să plece din laborator în fiecare zi, colorată după stare.
• Astăzi, primul ecran pe care îl vede un tehnician: sarcinile lui, ce este scadent azi, ce este restant și următoarea etapă care îl așteaptă.

Pe telefon, bara din partea de jos a ecranului deschide direct Comenzile, Calendarul și tabloul Fluxului de laborator, astfel încât un tehnician poate verifica lucrările zilei la masa de lucru, fără să meargă la un computer.

Laboratoarele facturează în două ritmuri: pe lucrare, la livrarea fiecărei comenzi, sau o dată pe lună pentru fiecare clinică. Oricare ați alege, o regulă rămâne valabilă: factura trebuie să pornească din comandă, nu din memorie.

În OPALEVI, facturarea unei lucrări este un singur pas. Facturați această comandă copiază liniile prețuite fie pe o factură obișnuită, numerotată într-o secvență neîntreruptă (F-00001, F-00002…), care poate fi anulată, dar niciodată ștearsă, fie pe o factură proformă, pentru o clinică ce dorește o sumă înainte de factura finală. O factură proformă poate fi transformată ulterior într-una obișnuită. Laboratoarele care facturează lunar au aceleași date într-un singur loc: fișa clientului listează toate comenzile cu valoarea lor, iar Factură nouă pentru acest client pornește de acolo factura lunii.

La prima facturare, OPALEVI vă cere o singură dată datele firmei (denumire, adresă, oraș și număr de înregistrare), ca fiecare factură să le poarte. Facturile se tipăresc sau se descarcă în format PDF, se trimit prin e-mail și afișează datele dumneavoastră bancare pentru clinicile care plătesc prin transfer.

Cine ne datorează bani?

Este întrebarea pe care și-o pune orice proprietar și răspunsul ar trebui să dureze câteva secunde. Solduri restante listează ce datorează încă laboratorului clinicile client, începând cu cea mai veche factură, și semnalează ce a depășit termenul. Fișa fiecărui client spune aceeași poveste pentru o singură clinică: valoarea comenzilor, cât s-a facturat, cât s-a plătit și datoria rămasă.

Dacă laboratorul dumneavoastră încasează numerar la ghișeu, Casă de numerar deschide ziua cu o sumă inițială și o închide cu numerarul numărat, astfel încât o lipsă sau un surplus se vede imediat. Clinicile care cer întâi un preț pot primi o ofertă, care se facturează dintr-un singur pas după ce o acceptă; ofertele se activează la Setări → Meniuri aplicație.

Într-un laborator lucrează oameni cu nevoi diferite, iar banii nu sunt treaba tuturor. În OPALEVI fiecare persoană are un rol:

• Tehnician dentar: preia comenzile, lucrează la ele și le predă; vede ofertele, dar nu vede banii laboratorului. Un tehnician nu poate adăuga clienți și nici emite facturi.
• Recepție: înregistrează lucrările, răspunde clinicilor, emite facturi și încasează plăți la ghișeu.
• Financiar / Contabilitate: ține facturile, plățile și casa și citește rapoartele financiare.
• Administrator: conduce afacerea: clienți, comenzi, bani, personal și setări.

Fiecare rol poate fi ajustat permisiune cu permisiune, dacă laboratorul dumneavoastră lucrează altfel. Toți se autentifică cu propriul cont, deci nimeni nu împarte o parolă, iar fiecare persoană poate lucra în limba ei.

Fie că alegeți OPALEVI sau alt program, puneți aceste întrebări fiecărei opțiuni pe care o luați în calcul și răspundeți la ele cu propriile comenzi, nu cu o demonstrație.

Prețul complet, cu un calculator pentru echipa dumneavoastră, se află pe pagina de prețuri. Pentru o listă de verificare mai largă, care acoperă și clinicile, citiți cum alegeți software pentru clinică.

Configurarea unui laborator în OPALEVI durează o după-amiază, nu un proiect. După ce vă înregistrați ca laborator dentar, o listă scurtă pe ecranul Astăzi vă conduce prin primii pași și îi bifează pe măsură ce îi parcurgeți:

1. 1

   Adăugați medicii care comandă

   Adăugați fiecare clinică sau medic ca client. Un nume este suficient pentru început; datele de contact pot urma.

2. 2

   Stabiliți lista de prețuri

   OPALEVI vă oferă la început o scurtă listă-model (coroană ceramică, proteză totală, reparație de proteză). Înlocuiți-o cu lucrările și prețurile dumneavoastră la Setări → Servicii, înainte de a factura prima comandă.

3. 3

   Preluați prima comandă

   Introduceți o lucrare reală. Etapele ei apar pe tabloul Flux de laborator imediat ce le adăugați.

4. 4

   Invitați echipa

   Adăugați tehnicienii și recepția, fiecare cu rolul lui, ca tabloul să se umple cu nume reale.