Program do rejestracji pacjentów w klinice: dzień recepcji, od pierwszego telefonu do zamkniętej kasy
Program do rejestracji pacjentów w klinice musi nadążać za dniem, który rzadko idzie zgodnie z planem: telefon dzwoni w trakcie przyjmowania, pacjent wchodzi bez zapowiedzi, ktoś rezerwuje online o północy, a kasa na koniec dnia i tak ma się zgadzać. Ten poradnik prowadzi recepcję przez taki dzień w OPALEVI, także przez to, co zostawia innym narzędziom.
Najważniejsze wnioski
- Umawiaj w jednym kalendarzu, który zna tydzień pracy każdego lekarza, żeby recepcja nigdy nie obiecała terminu, którego nikt nie dotrzyma.
- Telefony, pacjenci bez rejestracji, rezerwacje ze strony internetowej i skierowania należą do jednej listy zgłoszeń, od najstarszych.
- Oznaczenie pacjenta jako przybyłego uruchamia zegar oczekiwania i umieszcza go w poczekalni lekarza.
- Pieniądze w recepcji to trzy rzeczy: potwierdzenie przy każdej płatności, kasa, w której jest tylko gotówka, i lista długów.
Gdzie recepcja traci wątek i co musi zapisywać
Wiele klinik prowadzi rejestrację na papierowym terminarzu, telefonie, szufladzie z gotówką i czyjejś pamięci. To działa, dopóki nie zacznie pracować drugi lekarz, a godziny we czwartki się nie zmienią. Wtedy te same rzeczy zaczynają się psuć:
- Niemożliwe rezerwacje. Terminarz nie pamięta, że lekarz w piątki wychodzi w południe.
- Telefony bez oddzwonienia. Karteczka z 09:15 wisi na monitorze jeszcze o 17:00.
- Poczekalnia, której nikt nie umie odczytać. Kto przyszedł pierwszy i czy lekarz o tym wie?
- Kasa, która się nie zgadza, bo karty i gotówkę policzono razem.
| Zapis | Dlaczego jest ważny |
|---|---|
| Godziny pracy każdego lekarza | Tylko wtedy kalendarz może odmówić niemożliwej rezerwacji. |
| Pacjent, lekarz, usługa, początek i koniec | Długość usługi wyznacza koniec, więc następny termin jest prawdziwy. |
| Status i godzina przybycia | Czekanie jest mierzone, a anulowane wiersze zostają w aktach. |
| Każde zgłoszenie, z jego źródłem | Nic nie czeka poza listą, dopóki nie zostanie umówione lub zamknięte. |
| Każda płatność: kwota, metoda, kto przyjął | Potwierdzenie, raport dnia i saldo pochodzą z jednego wiersza. |
| Gotówka przeliczona przy zamknięciu | Niedobór dnia jest zapisany, a nie roztrząsany. |
Recepcja to miejsce, w którym klinika składa swoje obietnice. Dobry program dba o to, żeby każdą z nich dało się dotrzymać.
Program do rejestracji pacjentów zaczyna się od jednego kalendarza
W OPALEVI recepcja pracuje w Kalendarz: Terminy, Zgłoszenia i Szybkie przyjęcie. Terminy mają widoki Dzień, Tydzień, Miesiąc i Lista. W widoku dnia kolumna każdego lekarza pokazuje jego godziny, a godziny, w których nie pracuje, są zacieniowane.
Te godziny ustawia się w Ustawienia → Godziny otwarcia, gdzie Godziny dla przełącza między tygodniem kliniki a tygodniem jednej osoby; kto nie ma własnego tygodnia, stosuje się do tygodnia kliniki.
Umawianie dzwoniącego
Kliknięcie wolnego terminu otwiera Dodaj termin z wpisaną godziną i lekarzem:
- Pacjent. Istniejący pacjent albo Nowy pacjent z imieniem, nazwiskiem i telefonem; podobne karty pokazują się, zanim powstanie duplikat.
- Usługa. Jej długość wyznacza godzinę zakończenia.
- Kontrola. Kolizja lub godzina poza własnym tygodniem lekarza jest oznaczana i odrzucana przy zapisie.
- Przypomnienie. Zaznacz Wyślij pacjentowi przypomnienie e-mailem dzień wcześniej dla pacjenta z adresem e-mail w karcie.
- Cykl. Cykl leczenia umawia od 2 do 30 sesji o tej samej godzinie albo żadnej, jeśli któraś koliduje.
Daj lekarzom na część etatu ich własny tydzień
Godziny otwarcia kliniki same nigdy nie odrzucają rezerwacji; robi to tylko własny tydzień lekarza. Wpisz go, zanim recepcja zacznie umawiać.
Potwierdzony, przybył, obsłużony
Rezerwacje przechodzą przez Potwierdź, Przybył/a, Obsłużony i Nie stawił/a się. Filtry (Oczekiwani, Niepotwierdzone, W klinice, Zakończone, Nieobecni) zmieniają układ dnia; Niepotwierdzone to poranna lista telefonów. Przenieś zmienia termin, Anuluj zostawia wiersz w aktach, Przywróć go cofa, dopóki godzina jest wolna, a Cofnij przybycie naprawia błędne kliknięcie, zanim zacznie się jakakolwiek wizyta.
Telefony do oddzwonienia i rezerwacje ze strony kliniki
Niektórych próśb nie da się umówić od ręki: dzwoniący musi sprawdzić zmianę albo wiadomość prosi o „jakikolwiek ranek w przyszłym tygodniu”. Czekają w Zgłoszenia: Dodaj zgłoszenie zapisuje, kto prosi, jak to wpłynęło (telefon, osobiście, strona internetowa lub skierowanie z zewnątrz) i czego chce. Otwarte zgłoszenia leżą od najstarszych, z Oznacz jako skontaktowane, Umów wizytę i Zamknij, które pyta o powód.
Rezerwacja online
Każda klinika może opublikować własną stronę, którą administrator ustawia w Strona internetowa kliniki. W Publikacja i rezerwacje Przyjmuj rezerwacje online włącza rezerwacje, a Najwcześniejszy termin rezerwacji i Najdalszy termin rezerwacji ustalają wyprzedzenie i horyzont. Rezerwować można tylko usługi oznaczone Dostępne do rezerwacji online, świadczone przez lekarza widocznego na stronie.
Odwiedzający wybierają usługę, lekarza lub Ktokolwiek dostępny oraz wolną godzinę z kalendarza recepcji, a potem zostawiają telefon lub e-mail.
Przy wyłączonym Potwierdzaj rezerwacje automatycznie rezerwacje trafiają do Zgłoszenia, a recepcja dostaje informację w dzwonku; umówienie jednej wysyła e-mailem potwierdzenie odwiedzającemu, który zostawił adres. Przy włączonym godzina trafia od razu do kalendarza jako potwierdzona. W obu wypadkach przy przyjęciu recepcja dołącza właściwą kartę przez Rezerwacja online — powiąż pacjenta. W Adres i kod QR kod QR strony pobiera się jako obraz do wydrukowania na ladę.
Pacjenci bez rejestracji, przybycia i poczekalnia
Szybkie przyjęcie przyjmuje pacjenta bez rejestracji na jednym formularzu: Znajdź pacjenta po imieniu, telefonie lub kodzie albo Zarejestruj nowego pacjenta. Gdy wpisane nazwisko pasuje do istniejących kart, OPALEVI pyta Która to karta?, pokazując kod, datę urodzenia i ostatnią wizytę każdego kandydata, a recepcja naciska To jest ta osoba zamiast tworzyć duplikat.
Potem Rozpocznij wizytę otwiera wizytę albo Dodaj do kolejki oznacza pacjenta jako przybyłego w pierwszej wolnej półgodzinie lekarza i powiadamia go. Strona działu recepcji pokazuje, jak recepcja wpasowuje się w inne działy.
Dzień na jednym ekranie
Dziś, pierwszy ekran recepcji, pokazuje recepcji między innymi te sekcje:
- W poczekalni, najdłużej czekający pierwsi, na czerwono po dwudziestu minutach.
- Wkrótce przybędą, najbliższe dwie godziny.
- Do potwierdzenia, niepotwierdzone rezerwacje tygodnia, każda z Potwierdź.
- Zgłoszenia wizyt wciąż otwarte.
- Nieopłacone w recepcji, dzisiejsze wizyty, które nadal są winne pieniądze.
- Nie zgłosili się, w tym rezerwacje, które skończyły się ponad piętnaście minut temu bez przybycia.
Nad nimi Kolejka przychodni liczy, kto czeka, a kto jest u lekarza, obok przycisku Pacjent bez rejestracji; ekran odświeża się co 20 sekund. Wyślij do lekarza umieszcza przybyłego pacjenta na liście lekarza, a pielęgniarka, która zmierzyła parametry życiowe, naciska Oznacz jako gotowe dla lekarza.
Co recepcja może czytać
Domyślna rola Recepcja umawia, anuluje, otwiera wizyty i przyjmuje płatności, ale nie może zapisywać parametrów życiowych ani pisać dokumentacji klinicznej i żadnej nie czyta, chyba że klinika włączy Recepcja może zobaczyć historię wizyt pacjentów w Ustawienia → Pozostałe ustawienia. O prywatności w specjalnościach przeczytasz w programie dla ginekologii.
Płatności, potwierdzenia, kasa i to, co nadal jest winne
Potwierdzenie przy każdej płatności
Przyjmij płatność przy wizycie przez Zapłać albo w karcie pacjenta, gdzie jedna kwota pokrywa najpierw najstarsze nieopłacone wizyty; Przedpłata przyjmuje pieniądze przed pracą. Wydrukuj potwierdzenie daje Potwierdzenie płatności z numerem firmy kliniki, wizytą, metodą i sumą, także jako PDF lub e-mailem. Zwrot, wykonany przez osobę uprawnioną, to nowy wiersz z powodem; nic nie jest usuwane.
Kasa zawiera tylko gotówkę
Kasa dzienna zaczyna się od Otwórz dzień i Kwota początkowa; Dodaj wpłatę lub wypłatę zapisuje gotówkę obsłużoną ręcznie. Zamknij dzień prosi o Przeliczona gotówka i pokazuje, czy kasa się zgadza, ma niedobór czy nadwyżkę, wraz z Raport X, Raport Z i Raport dzienny do wydruku. Do kasy trafia tylko gotówka: płatności kartą i przelewem są na każdym raporcie pod swoją metodą, więc wpływy z kart nigdy nie powodują niedoboru w rachunku.
Kto nadal jest winien klinice
Zaległe salda wymienia, ile pacjenci są winni, od najstarszego długu, a wszystko ponad 30 dni jest oznaczone jako po terminie. Szukaj po imieniu, kodzie, telefonie lub numerze faktury i naciśnij Pobierz; Przyjmij płatność zapisuje ją i oferuje potwierdzenie. Pół godziny z tą listą w każdy piątek bije większość raportów.
To nie jest system fiskalny
Potwierdzenie OPALEVI jest własnym zapisem kliniki. Nie drukuje paragonów fiskalnych, nie łączy się z drukarką fiskalną ani terminalem kartowym i nie wysyła roszczeń do ubezpieczyciela; zachowaj urządzenie lub usługę fiskalną, której wymaga Twój kraj.
Faktury są włączone od początku: Kolejne kroki wizyty oferują Zafakturuj tę wizytę obok Zarezerwuj wizytę kontrolną. Klinika, która nie wystawia faktur, wyłącza moduł w Ustawienia → Menu aplikacji.
Pytania przed wyborem programu do rejestracji pacjentów
Pełna lista zakupowa jest w jak wybrać oprogramowanie dla kliniki. Dla recepcji przepuść każdy program przez jeden prawdziwy poranek:
| Test | Jak wygląda dobry wynik | OPALEVI |
|---|---|---|
| Umówienie poza godzinami lekarza | Odmowa, osoba po osobie. | Tak, gdy lekarz ma własny tydzień. |
| Umówienie dwóch pacjentów na tę samą godzinę | Odmowa na ekranie i przy zapisie. | Tak. |
| Przyjęcie pacjenta bez rejestracji | Jeden ekran, z ostrzeżeniem o duplikacie. | Tak: Szybkie przyjęcie. |
| Pozwolenie pacjentom na rezerwację online | Twoje usługi i okres wyprzedzenia, potwierdzane lub nie. | Tak: własna strona kliniki. |
| Przypomnienie pacjentowi | Przypomnienie, na które pacjent się zgodził. | Tak: e-mail dzień wcześniej. |
| Zamknięcie kasy | Liczona tylko gotówka. | Tak. |
| Trzymanie recepcji z dala od notatek klinicznych | Rola, która tylko umawia i przyjmuje pieniądze. | Tak, domyślnie. |
| Wydruk paragonu fiskalnego lub wysłanie roszczenia do ubezpieczyciela | To, czego wymaga Twój kraj. | Nie: zachowaj urządzenie lub usługę fiskalną. |
| Obciążenie karty | Integracja z terminalem albo wyraźne nie. | Nie: płatności kartą są zapisywane, nie pobierane. |
Prowadzisz gabinet stomatologiczny? Zobacz program dla gabinetu stomatologicznego. Leczysz zwierzęta? Przeczytaj o programie dla gabinetu weterynaryjnego. Te narzędzia recepcji są częścią OPALEVI dla klinik; resztę znajdziesz na stronie funkcji, a cenę za pracownika na stronie z cennikiem.
Pierwszy tydzień recepcji w OPALEVI
Po rejestracji Pierwsze kroki na ekranie Dziś odhaczają konfigurację:
Ustaw godziny
Tydzień kliniki, potem tydzień każdego lekarza na część etatu w Godziny dla.
Dodaj usługi
Z cenami i długościami, żeby rezerwacje kończyły się wtedy, gdy zabiegi.
Zaproś recepcję
Każdą recepcjonistkę z jej własnym kontem i rolą Recepcja.
Otwórz pierwszy dzień
Przyjmuj każdą płatność w OPALEVI, a potem zamknij kasę z prawdziwym przeliczeniem.
Opublikuj stronę
Zaznacz usługi do rezerwacji, pokaż swoich lekarzy i wydrukuj kod QR.
Prowadź dwa terminarze przez tydzień
Przez pięć dni umawiaj każdy telefon w OPALEVI i na papierze. Jeśli OPALEVI zawiera każdą wizytę, a kasa zgadzała się każdego wieczoru, wycofaj papier.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest program do rejestracji pacjentów w klinice?
Program dla recepcji kliniki: kalendarz wizyt, zgłoszenia od dzwoniących i ze strony internetowej kliniki, przyjmowanie i pacjenci bez rejestracji, poczekalnia oraz pieniądze przyjmowane przy ladzie, prowadzone w jednej dokumentacji, którą dzieli cały zespół, zamiast terminarza, karteczek i książki kasowej.
Czy recepcja widzi notatki kliniczne pacjentów?
Domyślnie nie. Rola Recepcja w OPALEVI umawia, otwiera wizyty i przyjmuje płatności, nigdy nie pisze dokumentacji klinicznej i czyta ją tylko wtedy, gdy klinika włączy „Recepcja może zobaczyć historię wizyt pacjentów”. Role można dostroić uprawnienie po uprawnieniu.
Czy pacjenci mogą umówić wizytę online?
Tak. Klinika może opublikować własną stronę, na której odwiedzający wybierają usługę, lekarza lub kogokolwiek dostępnego i wolną godzinę z prawdziwego kalendarza. Klinika decyduje, czy rezerwacje są potwierdzane od razu, czy czekają w recepcji jako zgłoszenia.
Czy OPALEVI przypomina pacjentom o wizytach?
Tak. Pacjent może dostać e-mailem przypomnienie dzień wcześniej: zaznacz „Wyślij pacjentowi przypomnienie e-mailem dzień wcześniej” przy umawianiu kogoś z adresem e-mail w karcie. Pole zaczyna zaznaczone lub nie, zależnie od karty pacjenta.
Czy działa na tablecie lub telefonie?
Tak, w przeglądarce każdego komputera, tabletu lub telefonu, bez niczego do instalowania. Małe ekrany dostają pasek u dołu zamiast górnego menu.
Ile kosztuje OPALEVI i czy możemy go wypróbować?
Za pracownika korzystającego z OPALEVI; pacjenci, wizyty i działy nie zmieniają ceny. Bezpłatny okres próbny nie wymaga karty, a klinika, która nie wykupi subskrypcji, nic nie płaci: jej dokumentacja przechodzi w tryb tylko do odczytu, nic nie jest usuwane. Kwoty są na stronie z cennikiem.
