Jak wybrać oprogramowanie dla małej kliniki lub gabinetu dentystycznego: 12 pytań przed zapłatą

Każdy program dla klinik ma długą listę funkcji i na papierze większość z nich wygląda podobnie. To, co je odróżnia, to wrażenie o 8:30 w poniedziałek, gdy przy recepcji stoją trzy osoby, dzwoni telefon, a pierwszy pacjent już siedzi na fotelu.

Dlatego zanim spojrzysz na jakiekolwiek oprogramowanie, opisz swój dzień. Zajmie to dwadzieścia minut i uchroni Cię przed złym wyborem:

• Kto co robi? Recepcja, lekarze, pielęgniarki lub asystenci, osoba przyjmująca płatności i właściciel.
• Jak pacjenci się z Wami kontaktują? Telefonicznie, wchodząc bez umówienia, przez wiadomość lub przez internet.
• Jak otrzymujecie zapłatę? Gotówką przy recepcji, kartą, przelewem, w ratach albo po zakończeniu leczenia.
• Co przekazujecie księgowemu na koniec miesiąca i w jakiej formie?
• Co dziś nie działa? Zgubione wizyty, nieopłacone salda, notatki, których nikt nie umie przeczytać, kasa, która się nie zgadza.

Właściwy program usuwa to, co dziś nie działa w Twojej klinice. Funkcja, której nigdy nie użyjesz, nie jest powodem, by cokolwiek wybierać.

Zadaj te pytania każdemu rozważanemu programowi. Sprawdzają się w praktyce ogólnej, klinice specjalistycznej, gabinecie dentystycznym i małym oddziale szpitalnym. Dobry dostawca odpowiada na nie wprost, na piśmie, bez „to zależy”.

1. Czy lekarze naprawdę będą w nim prowadzić dokumentację?

Oprogramowanie dla kliniki żyje lub umiera wraz z dokumentacją pacjenta. Jeśli lekarze uznają je za wolne, wrócą do papieru, a wszystkie raporty, na które liczyłeś, będą puste. Wymagaj jednej karty na pacjenta z każdą wizytą, dokumentem i płatnością; ostrzeżenia przed dwukrotnym zarejestrowaniem tej samej osoby; szybkiego wyszukiwania według nazwiska, kodu lub telefonu oraz zapisów dopasowanych do każdego działu, na przykład schematu uzębienia w stomatologii, bez zmuszania wszystkich do pól, które nie mają dla nich sensu.

2. Czy kalendarz odpowiada Waszemu sposobowi umawiania i czy przypomina pacjentom?

Sprawdź widoki dnia, tygodnia i miesiąca dla każdego lekarza, godziny pracy, które kalendarz respektuje, szybki sposób przyjmowania pacjentów bez umówienia i rezerwację online z Twojej własnej strony, jeśli jej chcesz. Potem zapytaj, jak pacjenci dostają przypomnienia: e-mailem, SMS-em lub przez WhatsApp, tylko za zgodą pacjenta i w jakiej cenie za wiadomość. Nieodbyte wizyty to utracony przychód; przypomnienia należą do najtańszych sposobów, by go odzyskać.

3. Czy faktury odpowiadają Waszym zasadom?

Faktura jest dokumentem prawnym, a nie wydrukiem. Powinna zawierać nazwę firmy, adres i numer firmy (numer podatkowy lub rejestrowy używany w Twoim kraju), być numerowana w nieprzerwanym ciągu i nie dawać się usunąć po wystawieniu, a jedynie anulować. Zapytaj, czy możesz wystawić fakturę pro forma lub kosztorys przed leczeniem, ustawić własne stawki VAT (lub żadnej, gdy Twoje usługi są zwolnione) i wysyłać faktury jako PDF e-mailem.

4. Czy pod koniec dnia będziesz wiedzieć, gdzie są pieniądze?

Małe kliniki rzadko tracą pieniądze przez oszustwa; tracą je przez salda, których nikt nie egzekwuje. Wymagaj dziennej kasy, którą otwierasz kwotą początkową i zamykasz policzoną gotówką, z raportami końca dnia, które rozpozna Twój księgowy, oraz listy nieopłaconych sald, od najstarszego, którą ktoś może przejść w każdy piątek. Płatności kartą i przelewem powinny być zapisywane ze swoją metodą, a zwroty powinny być możliwe bez niczego usuwania.

5. Czy każdy widzi tylko to, czego potrzebuje do pracy?

Recepcja potrzebuje kalendarza i pieniędzy, a nie notatek klinicznych. Finanse potrzebują faktur, a nie rozpoznań. Wymagaj ról, które rozpoznajesz (administrator, lekarz, pielęgniarka lub asystent, recepcja, finanse) i które możesz dostosować, oraz osobnego konta dla każdego. Wspólne loginy uniemożliwiają ustalenie, kto co zmienił, i należą do najczęstszych słabych punktów małego gabinetu.

6. Jak chroni dane pacjentów i czy dostawca potrafi to udowodnić?

Informacje o zdrowiu są wrażliwymi danymi osobowymi w świetle przepisów o ochronie danych w większości krajów, takich jak ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (link zewnętrzny). Jako klinika pozostajesz za nie odpowiedzialny, nawet gdy przechowuje je dla Ciebie oprogramowanie. Dlatego zapytaj:

• Czy istnieje umowa powierzenia przetwarzania danych, opublikowana lub podpisana, która mówi, gdzie dane są przechowywane i którzy dostawcy je przetwarzają?
• Czy dane każdej kliniki są oddzielone od danych każdej innej kliniki?
• Czy hasła są przechowywane wyłącznie jako skrót i czy każde połączenie używa HTTPS?
• Czy każda osoba może włączyć weryfikację dwuetapową i czy można zablokować ekran, gdy ktoś odchodzi od stanowiska?
• Czy istnieje dziennik aktywności, którego nikt nie może edytować?
• Jak często wykonuje się kopie zapasowe danych i jak długo się je przechowuje?

7. Czy jest w języku, którym mówi Twój zespół?

Program, który personel rozumie w połowie, daje w połowie wypełnione zapisy. Zapytaj, czy cały interfejs, a nie tylko menu, jest w Twoim języku, czy dokumenty dla pacjentów i faktury drukują się w nim oraz czy zespół mieszany może pracować w różnych językach, na przykład jednym przy recepcji i angielskim dla gościnnego specjalisty, albo wszyscy w jednym języku, jeśli tak wolisz.

8. Czy działa na tym, co już macie?

Program działający w przeglądarce działa na komputerach, tabletach i telefonach, które już masz, aktualizuje się sam i nie wymaga serwera w szafie. Zapytaj, czy trzeba cokolwiek instalować, czy da się go używać na telefonie i co się dzieje, gdy zniknie internet; hotspot w telefonie to tani i rozsądny plan B dla każdej kliniki.

9. Czy możesz odejść ze swoimi danymi?

Najlepszy moment, by zapytać, jak odejść, to ten przed przyjściem. Zapytaj, jak przeniesiesz dotychczasowych pacjentów (na przykład importem z arkusza), co możesz wyeksportować sam w dowolnej chwili, co dostawca eksportuje dla Ciebie na prośbę i co dzieje się z Twoimi danymi po zamknięciu konta. Odpowiedzi powinny być w regulaminie, a nie w obietnicy handlowca.

10. Czy możesz przewidzieć cenę?

Oprogramowanie dla klinik wycenia się za użytkownika, za pacjenta, za moduł lub za lokalizację, a różnice się sumują. Zapytaj, co dokładnie jest liczone, czy pacjenci, działy i lokalizacje kosztują dodatkowo, ile kosztują wiadomości z przypomnieniami, czy jest rabat roczny i jak zmienia się cena, gdy zatrudnisz jeszcze jedną osobę. Policz swoją cenę na dziś i na za dwa lata.

11. Kto odpowiada, gdy coś pójdzie nie tak?

Zapytaj, jak skontaktować się z pomocą techniczną (e-mail, telefon, WhatsApp, formularz), w jakim języku i jak szybko. Potem sprawdź to w okresie próbnym prawdziwym pytaniem. Poradnik wbudowany w program, napisany dla personelu klinik, a nie dla programistów, odpowiada na większość codziennych pytań, zanim ktokolwiek musi zadzwonić.

12. Czy okres próbny pozwala to udowodnić?

Demonstracja pokazuje najlepszy dzień dostawcy. Okres próbny pokazuje Twój. Poproś o bezpłatny okres próbny bez karty, ze wszystkimi funkcjami, za które byś płacił, wystarczająco długi, by przeprowadzić dwa prawdziwe tygodnie, oraz o jasną odpowiedź, co dzieje się po jego zakończeniu.

• Nie możesz poznać ceny bez rozmowy handlowej. Jeśli cena zależy od tego, kto pyta, zmieni się przy odnowieniu.
• Demonstracja używa idealnych danych przykładowych, a Ty nie możesz wypróbować jej na własnych.
• Wyprowadzenie danych kosztuje dodatkowo, albo nikt nie chce napisać, jak to działa.
• Sugeruje się wspólne loginy, żeby zaoszczędzić na licencjach.
• Nikt nie potrafi powiedzieć, gdzie przechowywane są Twoje dane ani które firmy je przetwarzają.
• Na każde pytanie o faktury lub prawo odpowiada się: „korzystają z tego wszyscy nasi klienci”.

Większość okresów próbnych kończy się porażką, bo nikt ich nie planuje: konto zostaje założone, ktoś przez popołudnie klika po ekranach, a dwa tygodnie później decyzja zapada na podstawie odczucia. Zamiast tego użyj tego planu:

1. 1

   Dzień 1: ustaw podstawy

   Wprowadź dane firmy, godziny otwarcia, usługi i ceny. Zaproś dwoje lub troje współpracowników z ich prawdziwymi rolami.

2. 2

   Dzień 2: wprowadź prawdziwych pacjentów

   Zaimportuj arkusz z pacjentami albo dodaj ręcznie pacjentów z tego tygodnia.

3. 3

   Dni 3 do 7: przeprowadź prawdziwy tydzień

   Rezerwuj każdą wizytę w nowym systemie równolegle z dotychczasowym. Zapisuj wizyty, przyjmuj płatności, codziennie otwieraj i zamykaj kasę.

4. 4

   Dzień 8: zafakturuj i uzgodnij

   Wystaw faktury tygodnia i porównaj sumy z tym, co wiesz, że wpłynęło. Powinny zgadzać się co do grosza.

5. 5

   Dni 9 i 10: zadaj trudne pytania

   Zaloguj się jako recepcja: czy widzisz notatki kliniczne, których recepcja widzieć nie powinna? Wyeksportuj pacjentów do arkusza. Wyślij pomocy technicznej prawdziwe pytanie i zmierz czas odpowiedzi.

6. 6

   Dni 11 i 12: pokaż księgowemu

   Wydrukuj raporty i fakturę i zapytaj, czy mają to, czego potrzebuje księgowy.

7. 7

   Dni 13 i 14: zdecydujcie razem

   Oceń program arkuszem poniżej i zapytaj osoby, które używały go codziennie. Ich odpowiedź liczy się bardziej niż Twoja.

Przyznaj każdemu obszarowi 0, 1 lub 2 punkty i nadaj większą wagę obszarom najważniejszym dla Twojej kliniki. Program, który dostaje 0 za faktury, role lub ochronę danych, nie powinien wygrać niczym innym.

Budujemy OPALEVI, więc oto nasze własne odpowiedzi, także te, które brzmią „nie”. Oceń je tym samym arkuszem, którego używasz dla wszystkich innych.

Prowadzisz laboratorium dentystyczne, a nie klinikę? Przeczytaj oprogramowanie dla laboratorium dentystycznego: każde zlecenie od zamówienia do opłaconej faktury albo zobacz OPALEVI dla gabinetów dentystycznych, praktyk prywatnych i klinik.