Oprogramowanie dla laboratorium dentystycznego: każde zlecenie od zamówienia lekarza do opłaconej faktury
Laboratorium dentystyczne żyje obietnicami: ta korona do czwartku, tamta proteza po przymiarce, most przed wyjazdem pacjenta. Ten poradnik pokazuje, co musi zawierać karta zlecenia, jak jedno zlecenie przechodzi drogę od telefonu lekarza do opłaconej faktury i o co zapytać przed wyborem oprogramowania dla Twojego laboratorium.
Najważniejsze wnioski
- Zlecenie jest pod kontrolą tylko wtedy, gdy jeden wpis zawiera klinikę, pacjenta, pracę, termin i etap, do którego zlecenie doszło.
- Terminy powinny być widoczne bez pytania kogokolwiek: na tablicy, w kalendarzu dostaw i na dzisiejszej liście każdego technika.
- Fakturuj bezpośrednio ze zlecenia. Wtedy wykonana praca nigdy nie zostanie niezafakturowana, a saldo każdej kliniki jest aktualne w każdej chwili.
- Oceniaj każdy program według swojego prawdziwego tygodnia: w okresie próbnym wprowadź pięć prawdziwych zleceń, a nie demonstrację handlowca.
Dlaczego telefony, kartki i arkusze przestają wystarczać
Większość laboratoriów zaczyna tak samo. Lekarz dzwoni lub wysyła wiadomość, ktoś zapisuje zlecenie na kartce albo w zeszycie, wycisk ląduje na półce, a resztę właściciel nosi w głowie. Przy dwóch technikach i kilku klinikach to działa. Przestaje działać po cichu, a potem nagle.
Objawy są dobrze znane:
- Termin, którego nikt nie zauważył. Zlecenie przyszło telefonicznie w poniedziałek, kartka trafiła pod inną tacę, a w czwartek klinika dzwoni z pytaniem, gdzie jest korona.
- Praca wykonana, ale niezafakturowana. Poprawka, dodatkowy element, naprawa zrobiona przysługowo: gdy faktury wystawia się później z pamięci, część z nich nigdy nie powstaje.
- Salda, których nikt nie umie podać. „Ile ta klinika nam jest winna?” to wieczór z wyciągami z banku i arkuszem, a odpowiedź nadal jest zgadywaniem.
- Pytania, na które odpowie tylko jedna osoba. Na jakim etapie jest most? Kto robi ceramikę? Gdy właściciela nie ma, laboratorium zwalnia.
Żadne z tych zjawisk nie jest problemem ludzi. To problem informacji: fakty o każdym zleceniu są rozrzucone po telefonie, kartce, półce i arkuszu, a nic ich nie łączy. Oprogramowanie dla laboratorium dentystycznego istnieje po to, by zebrać te fakty w jednym wpisie i trzymać je tam od chwili przyjęcia zlecenia aż do wpływu pieniędzy.
Samo oprogramowanie nie przyspiesza laboratorium. Sprawia, że każde zlecenie jest widoczne, a widoczna praca to praca, która zostaje skończona na czas i opłacona.
Co musi zawierać każda karta zlecenia
Zanim zaczniesz porównywać programy, ustal, co ma zawierać pojedyncze zlecenie. Czegokolwiek używasz, także papieru, każde zlecenie powinno odpowiadać na te pytania bez telefonu:
| Pole | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|
| Klinika zamawiająca i lekarz | Kto zamówił pracę, do kogo zadzwonić z pytaniem i na kogo wystawić fakturę. |
| Oznaczenie pacjenta | Imię i nazwisko lub numer, którego używa lekarz, aby gotowa praca trafiła na właściwy fotel. |
| Praca, z ilościami i cenami | Korona, most, proteza, praca implantologiczna lub naprawa: każda pozycja wyceniona, więc faktura powstaje sama. |
| Zęby, kolor i materiał | Szczegóły potrzebne technikowi przy stanowisku, zapisane tam, gdzie technik je przeczyta. |
| Data przyjęcia i termin | Obietnica, którą złożyłeś. Wszystko inne planuje się wstecz od niej. |
| Etapy i osoby, które je wykonują | Model, szkielet, ceramika, wykończenie: gdzie zlecenie jest teraz i na czyim stanowisku leży. |
| Status | Oczekujące, w toku, zakończone, dostarczone lub anulowane, czytelne na pierwszy rzut oka. |
| Faktura i płatność | Czy wykonana praca została zafakturowana i czy klinika zapłaciła. |
Jest też powód regulacyjny, by prowadzić taki zapis. W Unii Europejskiej korona lub proteza wykonana na zlecenie lekarza jest wyrobem medycznym na zamówienie w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2017/745 w sprawie wyrobów medycznych (link zewnętrzny). Jego załącznik XIII wymaga od producenta przechowywania oświadczenia dla każdego wyrobu przez co najmniej dziesięć lat od wprowadzenia do obrotu, a dla wyrobów do implantacji przez piętnaście. Poza UE obowiązują krajowe przepisy o wyrobach medycznych, a Twoje obowiązki zależą od tego, dokąd dostarczasz prace. Nawyk jest dobry wszędzie: dla każdej pracy powinieneś umieć powiedzieć, kto ją zamówił, dla którego pacjenta, kiedy wpłynęła, kto przy niej pracował i kiedy wyszła z laboratorium.
Zapis, a nie narzędzie zgodności
Oprogramowanie laboratoryjne przechowuje zlecenie, daty, etapy i osoby do nich przypisane. Nie sporządza oświadczeń, których wymaga organ nadzoru. Prowadź te dokumenty tak, jak wymaga prawo, a oprogramowania używaj po to, by zawarte w nich fakty łatwo było znaleźć.
Jedno zlecenie krok po kroku w OPALEVI
Oto droga jednego zlecenia przez OPALEVI dla laboratoriów dentystycznych, od telefonu lekarza do opłaconej faktury. Pogrubione słowa to nazwy, które widzisz na ekranie.
Klinika zostaje klientem
Każdy lekarz lub gabinet, który zleca Ci prace, jest klientem z własną kartą: osoba kontaktowa, adres, telefon, numer firmy i e-mail. Numer firmy drukuje się na każdej fakturze wystawianej tej klinice, a karta zbiera jej zlecenia, to, co zafakturowano, co zapłacono i co nadal jest należne.
Przyjmij zlecenie
Wybierz Nowe zlecenie, wskaż klienta i wpisz pacjenta, datę przyjęcia i termin. Zlecenie dostaje własny kod (P-00001, P-00002 i tak dalej). Dodaj pracę z cennika przyciskiem Wybierz wycenioną pracę… albo wpisz pozycję, na przykład „Korona cyrkonowa 21”, z ilością i ceną.
Zaplanuj etapy
W sekcji Etapy pracy wybierz stanowiska, przez które zlecenie przechodzi, w kolejności ich przechodzenia: na przykład CAD/CAM, potem ceramika. Nowe laboratorium zaczyna od sześciu stanowisk (korony i mosty, implanty dentystyczne, protezy, CAD/CAM, ceramika i recepcja), które możesz zmieniać, dodawać lub archiwizować w Ustawienia → Jednostki pracy.
Pracuj nad zleceniem
Technicy naciskają Rozpocznij i Zakończ przy swoich etapach, na samym zleceniu albo na tablicy Tablica pracy. Status zlecenia zmienia się sam: oczekujące, w toku, a po wykonaniu wszystkich etapów zakończone.
Dostarcz
Wydrukuj dokument Karta zlecenia, który wędruje razem z pracą, z polami na osobę dostarczającą i odbierającą, a następnie wybierz Oznacz jako dostarczone. Data dostawy zostaje zapisana w zleceniu.
Zafakturuj
Naciśnij Zafakturuj to zlecenie. Pozycje zlecenia zostają skopiowane na fakturę, pozycje zlecenia się blokują, aby oba dokumenty nie rozjechały się, a zlecenie łączy się ze swoją fakturą.
Odbierz zapłatę
Zapisz płatność jako gotówkę, kartę lub przelew. Do czasu pełnej zapłaty kwota czeka w widoku Zaległe salda, od najstarszej, a obok niej jest przycisk Pobierz.
Dwie uwagi o szczegółach. OPALEVI nie ma na zleceniu schematu uzębienia ani wyboru koloru: technicy wpisują numery zębów i kolor w pozycji pracy lub w notatkach. Nie przechowuje też skanów ani zdjęć przy zleceniu, więc pliki STL zostają w oprogramowaniu skanera lub w e-mailu, z którym przyszły, i odwołuje się do nich kod zlecenia.
Wszystkie terminy w zasięgu wzroku
Przekroczony termin kosztuje więcej niż poprawka. Lekarz musi przełożyć pacjenta i zaczyna się zastanawiać, czy kolejne zlecenie nie powinno trafić gdzie indziej. Dobre oprogramowanie laboratoryjne nie tylko zapisuje termin, ale stawia go przed oczami ludzi, którzy jeszcze mogą coś zrobić.
W OPALEVI ten sam termin pojawia się w czterech miejscach:
- Zlecenia, lista wszystkich zleceń, którą można filtrować według statusu i przeszukiwać według kodu zlecenia, klienta lub pacjenta.
- Tablica pracy, czyli tablica z etapami każdego otwartego zlecenia w trzech kolumnach (oczekujące, w toku, zakończone) i szybkimi filtrami Moje zadania, Termin dzisiaj i Zaległe. Karty można przeciągać między kolumnami i przekazywać innemu technikowi z tego samego stanowiska.
- Kalendarz dostaw, miesiąc tego, co danego dnia musi opuścić laboratorium, w kolorach statusów.
- Dzisiaj, pierwszy ekran, który widzi technik: jego zadania, to, co jest na dziś, co jest po terminie i następny etap, który na niego czeka.
Na telefonie pasek u dołu ekranu otwiera od razu zlecenia, kalendarz i tablicę pracy, więc technik może sprawdzić dzisiejsze zadania przy stanowisku, bez chodzenia do komputera.
Wpisuj termin, którego dotrzymasz
Wpisz datę, kiedy faktycznie dostarczysz pracę, a nie tę, na którą liczył lekarz. Gdy zlecenie wymaga przymiarki, potraktuj przymiarkę jako osobne zlecenie z własnym terminem, aby obie daty były w kalendarzu.
Fakturowanie klinik i wiedza, kto ile jest winien
Laboratoria fakturują w jednym z dwóch rytmów: osobno za każde zlecenie, po jego dostarczeniu, albo raz w miesiącu dla każdej kliniki. Którykolwiek wybierzesz, obowiązuje jedna zasada: faktura ma wynikać ze zlecenia, a nie z pamięci.
W OPALEVI zafakturowanie zlecenia to jeden krok. Przycisk Zafakturuj to zlecenie kopiuje wycenione pozycje albo na fakturę zwykłą, numerowaną w nieprzerwanym ciągu (F-00001, F-00002…), którą można anulować, ale nigdy usunąć, albo na fakturę pro forma, dla kliniki, która chce poznać kwotę przed fakturą ostateczną. Fakturę pro forma można później zamienić na zwykłą. Laboratoria rozliczające się miesięcznie mają te same fakty w jednym miejscu: karta klienta wymienia każde zlecenie z jego wartością, a Nowa faktura dla tego klienta zaczyna fakturę miesiąca właśnie stamtąd.
Przy pierwszym fakturowaniu OPALEVI jednorazowo prosi o dane firmy (nazwę, adres, miasto i numer firmy), aby znalazły się na każdej fakturze. Faktury można wydrukować lub pobrać jako PDF, wysłać e-mailem, a dla klinik płacących przelewem pokazują Twoje dane bankowe.
Kto jest nam winien pieniądze?
To pytanie zadaje sobie każdy właściciel i odpowiedź powinna zająć sekundy. Widok Zaległe salda pokazuje, ile kliniki-klienci nadal są winne laboratorium, od najstarszej faktury, i oznacza to, co jest po terminie. Karta każdego klienta opowiada tę samą historię dla jednej kliniki: wartość jej zleceń, ile zafakturowano, ile zapłacono i jaki dług pozostał.
Jeśli Twoje laboratorium przyjmuje gotówkę przy ladzie, Kasa otwiera dzień kwotą początkową i zamyka go gotówką, którą policzysz, więc niedobór lub nadwyżka są widoczne od razu. Kliniki, które chcą najpierw poznać cenę, mogą dostać ofertę, którą po zaakceptowaniu fakturuje się jednym krokiem; oferty włącza się w Ustawienia → Menu aplikacji.
Technicy, recepcja i właściciel: kto co widzi
W laboratorium pracują ludzie, którzy potrzebują różnych rzeczy, a pieniądze nie są sprawą wszystkich. W OPALEVI każda osoba ma rolę:
- Technik dentystyczny: przyjmuje zlecenia, pracuje nad nimi i oddaje je dalej; widzi oferty, ale nie widzi pieniędzy laboratorium. Technik nie może dodawać klientów ani wystawiać faktur.
- Recepcja: rejestruje prace, odpowiada klinikom, wystawia faktury i przyjmuje płatności przy ladzie.
- Finanse / Księgowość: prowadzi faktury, płatności i kasę oraz czyta raporty finansowe.
- Administrator: prowadzi firmę: klientów, zlecenia, pieniądze, personel i ustawienia.
Każdą rolę można dostosować uprawnienie po uprawnieniu, jeśli Twoje laboratorium pracuje inaczej. Każdy loguje się na własne konto, więc nikt nie dzieli hasła, a każda osoba może pracować w swoim języku.
Dziesięć pytań przed wyborem oprogramowania dla laboratorium dentystycznego
Niezależnie od tego, czy wybierzesz OPALEVI, czy inny program, zadaj te pytania każdej rozważanej opcji i odpowiadaj na nie na podstawie własnych zleceń, a nie demonstracji.
| Pytanie | Dobra odpowiedź | OPALEVI |
|---|---|---|
| Czy jeden wpis zawiera całe zlecenie? | Klient, pacjent, wyceniona praca, daty, etapy i status na jednym ekranie. | Tak: zlecenie. |
| Czy każdy technik widzi, co ma na dziś? | Tablica lub lista dla każdej osoby, z filtrami na dziś i po terminie. | Tak: Tablica pracy i Dzisiaj. |
| Czy dostawy tygodnia widać na pierwszy rzut oka? | Kalendarz terminów, a nie tylko lista. | Tak: kalendarz dostaw. |
| Czy faktura wynika ze zlecenia? | Jeden krok, z pozycjami i cenami zlecenia. | Tak: Zafakturuj to zlecenie. |
| Czy wiesz, ile każda klinika jest winna w tej chwili? | Saldo każdego klienta i lista nieopłaconych faktur, od najstarszej. | Tak: karta klienta i Zaległe salda. |
| Czy da się trzymać pieniądze z dala od stanowiska pracy? | Role, które ukrywają finanse przed technikami. | Tak: rola Technik dentystyczny nie widzi pieniędzy. |
| Czy działa na telefonie w kieszeni? | Nic do instalowania; użyteczne przy stanowisku i w drodze. | Tak, w przeglądarce telefonu. |
| Czy jest w Twoim języku? | Cały interfejs, razem z fakturami. | 47 języków interfejsu; faktury drukują się w 35 z nich. |
| Czy przechowuje schematy zębów, kolory i skany? | Pola strukturalne albo przynajmniej jasne miejsce, by je zapisać. | Częściowo: zęby i kolor wpisuje się w pozycji pracy lub w notatkach; skany zostają w oprogramowaniu skanera. |
| Ile będzie kosztować w miarę rozwoju? | Cena, którą można wyliczyć z góry. | Za osobę z personelu; zlecenia i kliniki-klienci nigdy nie są liczone. |
Pełny cennik z kalkulatorem dla Twojego zespołu znajdziesz na stronie z cenami. Szerszą listę kontrolną, obejmującą także kliniki, przeczytasz w poradniku jak wybrać oprogramowanie dla kliniki.
Pierwsze popołudnie: od rejestracji do pierwszego zlecenia
Uruchomienie laboratorium w OPALEVI zajmuje popołudnie, a nie projekt. Po rejestracji jako laboratorium dentystyczne krótka lista kontrolna na ekranie Dzisiaj prowadzi przez pierwsze kroki i odhacza je w miarę postępów:
Dodaj lekarzy, którzy zlecają prace
Dodaj każdą klinikę lub lekarza jako klienta. Na początek wystarczy nazwa; dane kontaktowe można uzupełnić później.
Ustaw swój cennik
OPALEVI zaczyna od krótkiej przykładowej listy (korona porcelanowa, proteza całkowita, naprawa protezy). Zastąp ją własnymi pracami i cenami w Ustawienia → Usługi, zanim zafakturujesz pierwsze zlecenie.
Przyjmij pierwsze zlecenie
Wprowadź prawdziwe zlecenie. Jego etapy pojawią się na tablicy pracy, gdy tylko je dodasz.
Zaproś zespół
Dodaj techników i recepcję, każdego z jego rolą, aby tablica wypełniła się prawdziwymi nazwiskami.
Przeprowadź okres próbny na prawdziwej pracy
Przez pięć dni roboczych wprowadzaj prawdziwe zlecenia tego tygodnia. Do piątku będziesz wiedzieć, czy tablica, kalendarz i faktury pasują do Twojego laboratorium, czego nie powie Ci żadna demonstracja.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest oprogramowanie dla laboratorium dentystycznego?
To program, który zapisuje każde zlecenie przyjęte przez laboratorium dentystyczne od klinik, prowadzi je przez stanowiska laboratorium do dostawy, a gotową pracę zamienia na faktury i płatności. Zastępuje książkę zleceń, kartki na tacach i arkusz do fakturowania jednym wspólnym zapisem.
Czy technicy mogą z niego korzystać bez wglądu w finanse laboratorium?
Tak. W OPALEVI rola Technik dentystyczny przyjmuje zlecenia i pracuje nad nimi, ale nie może wystawiać faktur i nie widzi pieniędzy laboratorium: płatności, kasy ani raportów finansowych.
Czy działa na telefonie lub tablecie?
Tak. OPALEVI działa w przeglądarce na komputerze, tablecie i telefonie, bez niczego do instalowania. Na telefonie dolny pasek otwiera zlecenia, kalendarz i tablicę pracy.
Ile kosztuje OPALEVI dla laboratorium dentystycznego?
Cena OPALEVI zależy od liczby osób z personelu, które z niego korzystają: 10,95 € miesięcznie w planie miesięcznym lub 7,95 € miesięcznie w planie rocznym. Zlecenia i kliniki-klienci nigdy nie są liczone. Ceny podano w euro, a podatek jest doliczany przy płatności tam, gdzie obowiązuje. Zobacz stronę z cenami.
Czy mogę wypróbować przed zapłatą?
Tak. Rejestracja uruchamia bezpłatny okres próbny bez karty. Jeśli po jego zakończeniu nie wybierzesz planu, nic nie zostanie pobrane, a konto stanie się tylko do odczytu.
