Software per psicologi e psichiatri: valutazioni, sedute settimanali e note che restano private

Molti studi partono dal programma già in uso nella clinica, oppure da un'agenda e da questionari stampati. Poi i problemi cominciano, in silenzio:

• La reception può leggere le note. In molti programmi generici, chiunque apra la cartella di un paziente apre ogni seduta che contiene.
• I questionari restano su carta. Qualcuno somma il PHQ-9 a mano e nella cartella arriva solo il totale, se arriva qualcosa.
• Il piano di sicurezza vive su un solo computer, con numeri di telefono che nessuno controlla da tempo.
• Le sedute settimanali si prenotano una a una: dieci passaggi nell'agenda per dieci sedute.

Nella salute mentale la riservatezza non è un'impostazione da aggiungere dopo. È la prima cosa che il software deve fare bene.

Concordate questo elenco con i colleghi prima di confrontare i programmi; vale anche su carta:

Questo è il percorso di un paziente in OPALEVI per centri di salute mentale, nel reparto Psicologia e psichiatria. Un'attività registrata come centro di salute mentale vede Seduta dove le altre cliniche vedono visita, e professionista dove vedono medico. Le parole in grassetto sono le etichette sullo schermo.

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   Prenotare

   La reception o il professionista apre Aggiungi appuntamento, trova o registra il paziente, sceglie il servizio e l'ora, e vede subito se il professionista è libero.

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   Arrivo

   La reception registra l'arrivo e preme Invia al professionista, che mette il paziente nell'elenco del professionista senza aprire nulla di clinico.

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   Scrivere il referto

   Dodici sezioni seguono il colloquio, dai disturbi principali e dallo stato emotivo attuale al sonno e all'alimentazione, agli obiettivi della terapia e ai controlli. Ognuna mostra chi l'ha scritta per ultimo e quando.

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   Esaminare

   In Valutazione psicologica, l'Esame dello stato mentale segna undici ambiti, dall'aspetto al giudizio, come normale, anomalo o Non valutato; una riga vuota significa semplicemente che non è stato registrato nulla.

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   Annotare la terapia

   In Terapia: N. seduta, Approccio terapeutico (cognitivo-comportamentale, psicodinamico, sistemico, di sostegno, altro), obiettivi, interventi e la data della Seduta successiva.

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   Pianificare il passo successivo

   Prenoti un appuntamento di controllo, in Prossimi passi, apre il calendario per questo paziente nella data della seduta successiva. Il pagamento si incassa nella stessa schermata, con Stampa ricevuta.

Due note semplici. N. seduta lo digiti tu; il calendario numera un ciclo da solo, e i due numeri non sono collegati. E ogni salvataggio che cambia qualcosa finisce in Cronologia delle modifiche, che mostra chi ha cambiato quale sezione, prima e dopo. Infermieri e assistenti possono preparare una seduta, ma la cartella clinica spetta al clinico che ha in cura il paziente.

In Scale di valutazione stanno il Questionario PHQ-9 e il Questionario GAD-7. A ogni voce si risponde con uno di quattro pulsanti, da «per nulla» a «quasi ogni giorno», e il pannello somma le risposte man mano, mostrando accanto al totale il numero di risposte date e l'intervallo: «3 (9/9 · 0–27)» non si può mai scambiare con un totale di due risposte. Cancella annulla una scelta sbagliata. Entrambi possono essere riprodotti liberamente, come afferma il sito ufficiale dei questionari (link esterno), quindi ogni voce è sullo schermo.

La stessa sezione registra Umore oggi (0–10), Livello di ansia (0–10), la qualità del sonno, le ore di sonno e il funzionamento quotidiano, tutti inseriti dal clinico. Quando due sedute contengono valutazioni, Umore e ansia nelle sedute traccia entrambi nelle sedute di questo paziente nel reparto.

Due limiti onesti. Voci, ordine e punteggio sono quelli pubblicati, e la formulazione inglese resta vicina al testo pubblicato; nelle altre lingue è una traduzione di lavoro, non validata, quindi confrontala con la versione validata prima di fidartene. E senza un portale per il paziente, i questionari si compilano durante la seduta, non si inviano in anticipo.

Tieni separati due fogli. La cartella del clinico sta in Valutazione del rischio, intitolata «Una registrazione, non una valutazione automatica: il giudizio resta del clinico»: una scelta Problema di sicurezza, una griglia Sostanze psicoattive (mai, in passato, attualmente) e note di sicurezza.

Il foglio del paziente è Piano di sicurezza e piano di cura, che segue i passaggi di Stanley–Brown nel loro ordine, scritto con il paziente con le sue parole:

• i segnali di allarme e le cose che può fare da solo per distrarsi;
• le persone e i luoghi che aiutano, le persone a cui chiedere, i professionisti da contattare, con telefoni e orari;
• Numeri di crisi e di emergenza, digitati per il suo paese: nessuno viene compilato al posto tuo;
• rendere più sicuro l'ambiente intorno a sé e ciò che conta di più per lui;
• Azioni concordate (che cosa, chi, entro quando) e una Data di revisione.

Una volta salvato, il pulsante Piano di sicurezza e di gestione della crisi lo stampa sulla carta intestata della struttura, solo con i passaggi che hai scritto, numerati come sono. Non stampa nulla della sezione del rischio e nessun punteggio, così il paziente può mostrarlo a casa.

In una clinica condivisa la domanda è chi nell'edificio può leggere una nota. OPALEVI risponde su tre livelli.

Reception e amministrazione

La reception prenota, registra gli arrivi e incassa i pagamenti, ma legge le cartelle cliniche solo se la clinica spunta La reception può visualizzare la cronologia delle visite dei pazienti, che in una clinica nuova è disattivato. L'amministrazione non le legge mai. La giornata del banco è nella guida al software per la reception.

Ogni reparto

Privacy delle cartelle, in Impostazioni → Configurazione dei reparti, offre L'intera clinica, Il reparto (il suo personale, il clinico assegnato e gli amministratori) o Solo il clinico. Psicologia e psichiatria parte dal reparto quando nessuno ha scelto, così un medico di base nello stesso poliambulatorio non legge le note di terapia. Uno studio con un solo reparto ha Automatica o Solo il clinico. Gli amministratori possono sempre leggere, quindi assegna quel ruolo con parsimonia. Negli elenchi, una cartella chiusa conserva data, reparto e clinico e mostra Limitata.

Ogni clinico

I medici possono accedere solo ai propri pazienti limita ogni clinico ai pazienti che ha in carico. Ognuno ha un accesso personale, e i ruoli possono essere regolati permesso per permesso o usati come base di un ruolo tuo, per esempio un assistente sociale.

In Aggiungi appuntamento, un Ciclo di terapia spuntato chiede i Giorni della settimana e Quante sedute, da due a trenta, e le colloca tutte all'ora della prima seduta. Un conflitto fa rifiutare l'intero ciclo invece di prenotarlo a metà. Ogni seduta è poi un normale appuntamento con l'etichetta «Seduta 3 di 10», e Interrompi il ciclo annulla quella scelta e tutte le successive. I fisioterapisti usano lo stesso strumento; vedi il software per fisioterapia. Quando Invia al paziente un promemoria via email il giorno prima è spuntato, vale per ogni seduta del ciclo, così al paziente si può inviare un'email prima di ciascuna se la cartella contiene un indirizzo email.

Registrata come centro di salute mentale, un'attività ha anche Gruppi (sedute di gruppo con un registro delle presenze, una nota privata per partecipante e nomi visibili solo al personale clinico), Programmi (un programma di trattamento con obiettivi, operatore di riferimento e piano di dimissione) e un registro degli incidenti per eventi come l'autolesionismo o un paziente che se ne va senza avvisare, di cui si occupa anche il software per case di riposo. Uno studio privato non usa nessuno dei tre.

Prova ogni programma sulla settimana di un paziente vero anziché su una demo, e chiedi:

Prezzi e un calcolatore per il tuo team: prezzi. Una lista di controllo generale per le cliniche: come scegliere il software per la clinica. Il resto del prodotto: funzionalità.

Registrarsi come centro di salute mentale crea il reparto di Psicologia e psichiatria, e Primi passi nella schermata Oggi elenca ciò che segue.

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   Dare un prezzo ai servizi

   Aggiunga i Suoi servizi e i relativi prezzi: una valutazione iniziale, una seduta di terapia, una seduta familiare.

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   Stabilire chi legge che cosa

   Apri Privacy delle cartelle prima della prima nota vera; scegli Solo il clinico dove le note di un terapeuta devono restare sue.

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   Coinvolgere il team

   Inviti i Suoi colleghi con i loro ruoli reali, così ogni professionista ha una colonna nel calendario.

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   Svolgere un ciclo vero

   Prenota le sedute settimanali di un paziente come ciclo, compila un PHQ-9 e stampa un piano di sicurezza.