Software per segreteria medica e reception: la giornata del banco, dalla prima chiamata alla cassa chiusa
Un software per segreteria medica e reception deve tenere il passo con una giornata che raramente va come previsto: il telefono squilla durante un'accettazione, un paziente entra senza preavviso, qualcuno prenota online a mezzanotte e il cassetto deve comunque quadrare alla chiusura. Questa guida segue un banco di accoglienza lungo quella giornata in OPALEVI, compreso ciò che lascia ad altri strumenti.
Punti chiave
- Prenota in un solo calendario che conosce la settimana di ogni clinico, così il banco non promette mai un orario che nessuno può rispettare.
- Telefonate, pazienti senza appuntamento, prenotazioni dal sito e invii appartengono a un unico elenco di richieste, dalla più vecchia.
- Segnare un paziente come arrivato fa partire l'orologio dell'attesa e lo porta nella sala d'attesa del clinico.
- Il denaro al banco sono tre cose: una ricevuta per pagamento, un cassetto che contiene solo contanti e un elenco dei debiti.
Dove un banco perde il filo e che cosa deve registrare
Molte cliniche gestiscono la reception con un'agenda di carta, un telefono, un cassetto dei contanti e la memoria di qualcuno. Regge finché non arriva un secondo medico e l'orario cambia il giovedì. Poi vanno storte sempre le stesse cose:
- Prenotazioni impossibili. L'agenda dimentica che un medico il venerdì se ne va a mezzogiorno.
- Chi chiama e non viene richiamato. Il foglietto delle 09:15 è ancora sul monitor alle 17:00.
- Una sala d'attesa che nessuno sa leggere. Chi è arrivato per primo e il medico lo sa?
- Un cassetto che non quadra, perché carte e contanti sono stati contati insieme.
| Registrazione | Perché è importante |
|---|---|
| L'orario di lavoro di ogni clinico | Solo così il calendario può rifiutare una prenotazione impossibile. |
| Paziente, clinico, servizio, inizio e fine | La durata del servizio determina la fine, così lo spazio successivo è reale. |
| Stato e orario di arrivo | L'attesa viene misurata e le righe annullate restano in archivio. |
| Ogni richiesta, con la sua origine | Nulla aspetta fuori dall'elenco finché non è prenotato o chiuso. |
| Ogni pagamento: importo, metodo, chi l'ha incassato | Ricevuta, rapporto del giorno e saldo vengono da un'unica riga. |
| I contanti contati alla chiusura | Una giornata in ammanco viene scritta, non discussa. |
Il banco di accoglienza è il luogo in cui una clinica fa le sue promesse. Un buon software fa in modo che ciascuna possa essere mantenuta.
Il software per la reception di una clinica parte da un solo calendario
In OPALEVI il banco lavora sotto Calendario: Appuntamenti, Richieste e Ammissione rapida. Appuntamenti ha le viste Giorno, Settimana, Mese ed Elenco. Nella vista giornaliera la colonna di ogni clinico mostra i suoi orari, e le ore in cui non lavora sono in ombra.
Quegli orari si impostano in Impostazioni → Orari di apertura, dove Orario per passa dalla settimana della clinica a quella di una persona; chi non ha una settimana propria segue quella della clinica.
Prenotare chi telefona
Un clic su uno spazio libero apre Aggiungi appuntamento con l'orario e il clinico già compilati:
- Il paziente. Un Paziente esistente, oppure un Nuovo paziente con nome, cognome e telefono; le schede simili vengono mostrate prima che se ne crei un duplicato.
- Il servizio. La sua durata determina l'orario di fine.
- Il controllo. Una sovrapposizione, o un orario fuori dalla settimana del clinico, viene segnalato e rifiutato al salvataggio.
- Il promemoria. Spunta Invia al paziente un promemoria via email il giorno prima per un paziente con un indirizzo email in archivio.
- Un ciclo. Ciclo di terapia prenota da 2 a 30 sedute alla stessa ora, oppure nessuna se una si sovrappone.
Dai ai clinici part-time una settimana propria
Gli orari di apertura della clinica non rifiutano mai da soli una prenotazione; lo fa solo la settimana del clinico. Inseriscila prima che il banco cominci a prenotare.
Confermato, arrivato, visitato
Le prenotazioni passano da Conferma, Arrivato, Visitato e Non presentato. I filtri (Attesi, Non confermati, In clinica, Completato, Mancati) rimodellano la giornata; Non confermati è l'elenco telefonico del mattino. Sposta riprogramma, Annulla conserva la riga in archivio, Ripristina la riporta finché l'ora è libera e Annulla arrivo corregge un clic sbagliato prima che inizi una visita.
Telefonate da restituire e prenotazioni dalla pagina della clinica
Alcune richieste non si possono prenotare subito: chi chiama deve controllare un turno, oppure un messaggio chiede «una mattina qualsiasi della prossima settimana». Aspettano in Richieste: Aggiungi una richiesta registra chi chiede, come è arrivata (telefono, senza appuntamento, sito o invio esterno) e che cosa vuole. Le richieste aperte stanno in ordine dalla più vecchia, con Segna come contattato/a, Prenoti un appuntamento e Chiudi, che chiede un motivo.
Prenotazione online
Ogni clinica può pubblicare la propria pagina, configurata da un amministratore sotto Sito web della clinica. In Pubblicazione e prenotazione, Accetta prenotazioni online attiva la prenotazione, e Prenotazione più anticipata e Prenotazione più lontana impostano il preavviso e l'orizzonte. Si possono prenotare solo i servizi spuntati come Prenotabile online, erogati da un clinico mostrato sulla pagina.
I visitatori scelgono un servizio, un clinico o Chiunque sia disponibile e un orario libero dal calendario del banco, poi lasciano un numero di telefono o un'email.
Con Conferma automaticamente le prenotazioni disattivato, le prenotazioni arrivano in Richieste e la reception viene avvisata dalla campanella; prenotarne una invia un'email di conferma a un visitatore che ha lasciato un indirizzo. Con l'opzione attiva, l'orario va direttamente nel calendario come confermato. In ogni caso, all'accettazione il banco collega la scheda giusta con Prenotato online — colleghi un paziente. Sotto Indirizzo e codice QR, il codice QR della pagina si scarica come immagine da stampare per il banco.
Pazienti senza appuntamento, arrivi e sala d'attesa
Ammissione rapida ammette un paziente senza appuntamento con un solo modulo: Trovi il paziente per nome, telefono o codice, oppure Registri un nuovo paziente. Quando un nome digitato corrisponde a schede esistenti, OPALEVI chiede Di quale scheda si tratta? con il codice, la data di nascita e l'ultima visita di ogni candidato, e il banco preme È questo/a invece di creare un duplicato.
Poi Avvia la visita apre la visita, oppure Aggiungi alla lista d'attesa segna il paziente come arrivato nella prima mezz'ora libera del clinico e avvisa il clinico. La pagina del reparto Reception mostra come il banco si inserisce con gli altri reparti.
La giornata su una schermata
Oggi, la prima schermata del banco, mostra alla reception queste sezioni, tra le altre:
- In sala d'attesa, prima chi attende da più tempo, in rosso dopo venti minuti.
- In arrivo a breve, le prossime due ore.
- Da confermare, le prenotazioni non confermate della settimana, ciascuna con Conferma.
- Richieste di appuntamento ancora aperte.
- Non pagato allo sportello, le visite di oggi che devono ancora del denaro.
- Non presentati, comprese le prenotazioni terminate da oltre quindici minuti senza arrivo.
Sopra, La coda della clinica conta chi aspetta e chi è con un clinico, accanto a un pulsante Paziente senza appuntamento; la schermata si aggiorna ogni 20 secondi. Invia al medico mette un paziente arrivato nell'elenco del clinico, e un infermiere che ha rilevato i parametri vitali preme Contrassegna come pronta per il medico.
Che cosa può leggere la reception
Il ruolo Reception predefinito prenota, annulla, apre le visite e incassa, ma non può registrare i parametri vitali né scrivere la cartella clinica, e non ne legge nessuna a meno che la clinica non attivi La reception può visualizzare la cronologia delle visite dei pazienti sotto Impostazioni → Altre impostazioni. La privacy per specialità è trattata nel software per ginecologia.
Pagamenti, ricevute, cassa e ciò che resta da pagare
Una ricevuta per ogni pagamento
Registra un pagamento sulla visita con Paga, oppure nella scheda del paziente, dove un unico importo copre per prime le visite non pagate più vecchie; Acconto accetta denaro prima della prestazione. Stampa ricevuta produce una Ricevuta di pagamento con il numero di partita della clinica, la visita, il metodo e il totale, anche come PDF o per email. Un rimborso, da parte di chi è autorizzato a farlo, è una nuova riga con un motivo; nulla viene cancellato.
La cassa contiene solo contanti
La Cassa giornaliera comincia con Apra la giornata e un Importo iniziale; Aggiungi entrata o uscita registra i contanti movimentati a mano. Chiudi la giornata chiede i Contanti contati e mostra se il cassetto quadra, è in ammanco o in eccedenza, con il Report X, il Report Z e il Rapporto giornaliero da stampare. Nel cassetto entrano solo i contanti: i pagamenti con carta e bonifico compaiono in ogni rapporto con il loro metodo, così gli incassi con carta non fanno mai risultare un ammanco.
Chi deve ancora denaro alla clinica
Saldi in sospeso elenca ciò che i pazienti devono, dal debito più vecchio, con tutto ciò che supera i 30 giorni segnato come scaduto. Cerca per nome, codice, telefono o numero di fattura e premi Incassa; Registra il pagamento lo registra e offre la ricevuta. Mezz'ora con questo elenco ogni venerdì vale più della maggior parte dei rapporti.
Non è un sistema fiscale
La ricevuta di OPALEVI è la registrazione propria della clinica. Non stampa scontrini fiscali, non si collega a nessuna stampante fiscale o terminale per carte e non invia richieste di rimborso assicurative; conserva il dispositivo o il servizio fiscale richiesto nel tuo paese.
Le fatture sono attive fin dall'inizio: i Prossimi passi di una visita offrono Fatturi questa visita accanto a Prenoti un appuntamento di controllo. Una clinica che non fattura disattiva il modulo sotto Impostazioni → Menu dell'applicazione.
Domande da fare prima di scegliere un software per la reception
La checklist completa per l'acquisto è in come scegliere un software per cliniche. Per il banco, fai passare ogni programma attraverso una mattina vera:
| Prova | Che aspetto ha una buona risposta | OPALEVI |
|---|---|---|
| Prenotare fuori dall'orario di un medico | Rifiutato, persona per persona. | Sì, una volta che il clinico ha una settimana propria. |
| Prenotare due pazienti alla stessa ora | Rifiutato sullo schermo e al salvataggio. | Sì. |
| Ammettere un paziente senza appuntamento | Una schermata, con un avviso di duplicato. | Sì: Ammissione rapida. |
| Far prenotare i pazienti online | I tuoi servizi e il periodo di preavviso, confermati o no. | Sì: la pagina della clinica. |
| Ricordare un appuntamento a un paziente | Un promemoria a cui il paziente ha acconsentito. | Sì: un'email il giorno prima. |
| Chiudere il cassetto | Solo i contanti contati. | Sì. |
| Tenere la reception fuori dalle note cliniche | Un ruolo che prenota e incassa soltanto. | Sì, per impostazione predefinita. |
| Stampare uno scontrino fiscale o inviare una richiesta assicurativa | Quello che richiede il tuo paese. | No: conserva il tuo dispositivo o servizio fiscale. |
| Addebitare una carta | Un'integrazione con il terminale, o un no chiaro. | No: i pagamenti con carta vengono registrati, non addebitati. |
Gestisci uno studio odontoiatrico? Vedi il software per studio odontoiatrico. Curi animali? Leggi il software per studio veterinario. Questi strumenti del banco fanno parte di OPALEVI per cliniche; il resto è nella pagina delle funzioni e il prezzo per membro del personale nella pagina dei prezzi.
La prima settimana del banco in OPALEVI
Dopo la registrazione, Primi passi in Oggi spunta la configurazione:
Impostare gli orari
La settimana della clinica, poi quella di ogni clinico part-time sotto Orario per.
Aggiungere i servizi
Con prezzi e durate, così le prenotazioni finiscono quando finiscono i trattamenti.
Invitare il banco
Ogni addetto alla reception con un proprio account e il ruolo Reception.
Aprire il primo giorno
Registra ogni pagamento in OPALEVI, poi chiudi la cassa con un conteggio reale.
Pubblicare la pagina
Spunta i servizi prenotabili, mostra i tuoi clinici e stampa il codice QR.
Tieni due agende per una settimana
Prenota ogni chiamata in OPALEVI e su carta per cinque giorni. Se OPALEVI contiene ogni appuntamento e il cassetto ha quadrato ogni sera, abbandona la carta.
Domande frequenti
Che cos'è un software per segreteria medica e reception?
Un programma per il banco di accoglienza di una clinica: il calendario degli appuntamenti, le richieste di chi telefona e dal sito della clinica, l'accettazione e i pazienti senza appuntamento, la sala d'attesa e il denaro incassato al banco, tenuti in un'unica registrazione condivisa da tutto il team invece che in un'agenda, foglietti adesivi e un libro cassa.
La reception può vedere le note cliniche dei pazienti?
Non per impostazione predefinita. Il ruolo Reception in OPALEVI prenota, apre le visite e incassa, non scrive mai la cartella clinica e legge le cartelle cliniche solo quando la clinica attiva «La reception può visualizzare la cronologia delle visite dei pazienti». I ruoli si possono regolare permesso per permesso.
I pazienti possono prenotare un appuntamento online?
Sì. Una clinica può pubblicare la propria pagina in cui i visitatori scelgono un servizio, un clinico o chiunque sia disponibile e un orario libero dal calendario reale. La clinica decide se le prenotazioni vengono confermate subito o restano al banco come richieste.
OPALEVI ricorda gli appuntamenti ai pazienti?
Sì. A un paziente si può inviare per email un promemoria il giorno prima: spunta «Invia al paziente un promemoria via email il giorno prima» quando prenoti qualcuno con un indirizzo email in archivio. La casella parte spuntata o no a seconda di ciò che dice la scheda del paziente.
Funziona su un tablet o su un telefono?
Sì, nel browser di qualsiasi computer, tablet o telefono, senza nulla da installare. Sugli schermi piccoli una barra lungo il bordo inferiore sostituisce il menu in alto.
Quanto costa OPALEVI e possiamo provarlo?
Per membro del personale che usa OPALEVI; pazienti, appuntamenti e reparti non cambiano il prezzo. La prova gratuita non richiede carta e una clinica che non si abbona non paga nulla: le cartelle passano in sola lettura, senza che nulla venga eliminato. Le cifre sono nella pagina dei prezzi.
