Come scegliere il software per una piccola clinica o uno studio odontoiatrico: 12 domande da fare prima di pagare

Ogni programma per cliniche ha un lungo elenco di funzioni, e sulla carta la maggior parte si somiglia. Ciò che li distingue è come si comportano alle 8:30 di un lunedì, quando alla reception ci sono tre persone, il telefono squilla e il primo paziente è già sulla poltrona.

Perciò, prima di guardare un qualsiasi software, scrivi la tua giornata. Richiede venti minuti e ti eviterà la scelta sbagliata:

• Chi fa che cosa? Reception, medici, infermieri o assistenti, chi incassa e il titolare.
• Come ti raggiungono i pazienti? Per telefono, presentandosi di persona, con un messaggio oppure online.
• Come vieni pagato? Contanti alla reception, carta, bonifico, a rate o a fine trattamento.
• Che cosa consegni al commercialista a fine mese e in quale forma?
• Che cosa non va oggi? Appuntamenti persi, saldi non pagati, note che nessuno riesce a leggere, una cassa che non torna.

Il programma giusto elimina ciò che oggi non funziona nella tua clinica. Una funzione che non userai mai non è un motivo per scegliere nulla.

Poni queste domande a ogni programma che prendi in considerazione. Valgono per un ambulatorio generale, una clinica specialistica, uno studio odontoiatrico o un piccolo reparto ospedaliero. Un buon fornitore risponde in modo chiaro, per iscritto, senza “dipende”.

1. I tuoi medici terranno davvero la cartella al suo interno?

Il software per cliniche vive o muore sulla cartella del paziente. Se i medici lo trovano lento, tornano alla carta e tutti i rapporti che speravi di avere restano vuoti. Chiedi una scheda per paziente con dentro ogni visita, documento e pagamento; un avviso prima che la stessa persona venga registrata due volte; una ricerca rapida per nome, codice o telefono; e cartelle adatte a ciascun reparto, come la cartella dentale in odontoiatria, senza costringere tutti a compilare campi che per loro non hanno senso.

2. Il calendario corrisponde al modo in cui prenoti e ricorda gli appuntamenti ai pazienti?

Verifica le viste giorno, settimana e mese per medico, gli orari di lavoro rispettati dal calendario, un modo rapido per accogliere chi arriva senza appuntamento e la prenotazione online dalla tua pagina, se la vuoi. Poi chiedi come vengono avvisati i pazienti: per e-mail, SMS o WhatsApp, solo con il consenso del paziente, e a quale costo per messaggio. Gli appuntamenti saltati sono mancati guadagni; i promemoria sono tra i modi più economici per recuperarli.

3. Le fatture rispettano le tue regole?

Una fattura è un documento legale, non una stampa. Deve riportare il nome, l'indirizzo e il numero d'impresa della tua attività (il numero fiscale o di registro delle imprese usato nel tuo paese), essere numerata in una sequenza ininterrotta ed essere impossibile da eliminare una volta emessa, solo da annullare. Chiedi se puoi emettere una fattura proforma o un preventivo prima del trattamento, impostare le tue aliquote IVA (o nessuna, dove i tuoi servizi sono esenti) e inviare le fatture in PDF per e-mail.

4. Saprai dov'è il denaro a fine giornata?

Le piccole cliniche raramente perdono denaro per frodi; lo perdono per saldi che nessuno sollecita. Chiedi una cassa giornaliera che si apre con un importo iniziale e si chiude con il contante contato, con rapporti di fine giornata che il tuo commercialista riconosce, e un elenco di saldi non pagati, dal più vecchio, che qualcuno possa smaltire ogni venerdì. I pagamenti con carta e bonifico devono essere registrati con il loro metodo, e i rimborsi devono essere possibili senza eliminare nulla.

5. Ognuno vede solo ciò che serve al suo lavoro?

La reception ha bisogno del calendario e del denaro, non delle note cliniche. L'amministrazione ha bisogno delle fatture, non delle diagnosi. Chiedi ruoli riconoscibili (amministratore, medico, infermiere o assistente, reception, finanza) che tu possa regolare, e un account personale per tutti. Gli accessi condivisi rendono impossibile sapere chi ha cambiato che cosa e sono uno dei punti deboli più comuni in uno studio piccolo.

6. Come protegge i dati dei pazienti e il fornitore può dimostrarlo?

Le informazioni sanitarie sono dati personali sensibili secondo le leggi sulla protezione dei dati della maggior parte dei paesi, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (link esterno). Come clinica, ne resti responsabile anche quando è un software a conservarli per te. Chiedi quindi:

• Esiste un accordo sul trattamento dei dati, pubblicato o firmato, che indichi dove sono conservati i dati e quali fornitori li trattano?
• I dati di ogni clinica sono tenuti separati da quelli di tutte le altre?
• Le password sono conservate solo come hash e ogni connessione usa HTTPS?
• Ognuno può attivare la verifica in due passaggi e si può bloccare lo schermo quando qualcuno si allontana?
• Esiste un registro delle attività che nessuno può modificare?
• Ogni quanto vengono salvati i backup dei dati e per quanto tempo vengono conservati?

7. È nella lingua parlata dal tuo team?

Un programma che il personale capisce a metà produce cartelle compilate a metà. Chiedi se tutta l'interfaccia, non solo i menu, è nella tua lingua, se i documenti per i pazienti e le fatture si stampano in quella lingua e se un team misto può lavorare in lingue diverse, per esempio una lingua alla reception e l'inglese per uno specialista ospite, oppure tutti nella stessa lingua se preferisci.

8. Funziona con ciò che hai già?

Un programma che funziona nel browser gira sui computer, tablet e telefoni che possiedi già, si aggiorna da solo e non richiede un server in un armadio. Chiedi se bisogna installare qualcosa, se è utilizzabile da telefono e che cosa succede quando cade la connessione a internet; l'hotspot del telefono è un piano B economico e sensato per qualsiasi clinica.

9. Puoi andartene portando con te i tuoi dati?

Il momento migliore per chiedere come si esce è prima di entrare. Chiedi come si portano dentro i pazienti già in archivio (per esempio con l'importazione da un foglio di calcolo), che cosa puoi esportare da solo in qualsiasi momento, che cosa esporta il fornitore per te su richiesta e che ne è dei tuoi dati se chiudi l'account. Le risposte devono stare nelle condizioni contrattuali, non nella promessa di un venditore.

10. Puoi prevedere il prezzo?

Il software per cliniche è tariffato per utente, per paziente, per modulo o per sede, e le differenze si sommano. Chiedi che cosa viene conteggiato esattamente, se pazienti, reparti e sedi costano di più, quanto costano i messaggi di promemoria, se esiste uno sconto annuale e come cambia il prezzo quando assumi una persona in più. Calcola il tuo prezzo di oggi e quello tra due anni.

11. Chi risponde quando qualcosa va storto?

Chiedi come raggiungere l'assistenza (e-mail, telefono, WhatsApp, un modulo), in quale lingua e con quale rapidità. Poi mettila alla prova durante la prova gratuita con una domanda vera. Una guida all'interno del programma, scritta per il personale della clinica e non per i programmatori, risponde alla maggior parte delle domande quotidiane prima che qualcuno debba telefonare.

12. La prova ti permette di verificare?

Una dimostrazione mostra il giorno migliore del fornitore. Una prova mostra il tuo. Chiedi una prova gratuita senza carta, con tutte le funzioni che pagheresti, abbastanza lunga da svolgere due settimane reali, e una risposta chiara su che cosa succede quando finisce.

• Non puoi conoscere il prezzo senza una telefonata commerciale. Se il prezzo dipende da chi lo chiede, cambierà al rinnovo.
• La dimostrazione usa dati di esempio perfetti e non ti è permesso provare con i tuoi.
• Portare via i tuoi dati costa un extra, oppure nessuno vuole mettere per iscritto come funziona.
• Vengono suggeriti accessi condivisi per risparmiare sulle licenze.
• Nessuno sa dire dove sono conservati i tuoi dati o quali aziende li trattano.
• A ogni domanda sulle fatture o sulla legge si risponde con “lo usano tutti i nostri clienti”.

La maggior parte delle prove fallisce perché nessuno le pianifica: si apre l'account, qualcuno clicca in giro per un pomeriggio e due settimane dopo si decide a sensazione. Usa invece questo piano:

1. 1

   Giorno 1: imposta le basi

   Inserisci i dati della tua attività, gli orari di apertura, i servizi e i prezzi. Invita due o tre colleghi con i loro ruoli reali.

2. 2

   Giorno 2: porta dentro pazienti veri

   Importa un foglio di calcolo di pazienti, oppure aggiungi a mano i pazienti di questa settimana.

3. 3

   Giorni da 3 a 7: vivi la settimana reale

   Prenota ogni appuntamento nel nuovo sistema insieme a quello attuale. Registra le visite, incassa i pagamenti, apri e chiudi la cassa ogni giorno.

4. 4

   Giorno 8: fattura e riconcilia

   Emetti le fatture della settimana e confronta i totali con ciò che sai di aver incassato. Devono coincidere al centesimo.

5. 5

   Giorni 9 e 10: fai le domande difficili

   Accedi come reception: riesci a vedere note cliniche che non dovresti? Esporta i tuoi pazienti in un foglio di calcolo. Manda all'assistenza una domanda vera e cronometra la risposta.

6. 6

   Giorni 11 e 12: mostralo al commercialista

   Stampa i rapporti e una fattura e chiedi se contengono ciò che serve al commercialista.

7. 7

   Giorni 13 e 14: decidete insieme

   Assegna un punteggio al programma con la scheda qui sotto e chiedi a chi lo ha usato ogni giorno. La loro risposta conta più della tua.

Assegna a ogni area 0, 1 o 2 punti e dai più peso alle aree che contano di più per la tua clinica. Un programma che ottiene 0 su fatture, ruoli o protezione dei dati non dovrebbe vincere su nient'altro.

OPALEVI lo costruiamo noi, quindi ecco le nostre risposte, comprese quelle che sono dei “no”. Giudicale con la stessa scheda che usi per tutti gli altri.

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