Software per laboratorio odontotecnico: ogni lavorazione, dall'ordine del dentista alla fattura pagata

La maggior parte dei laboratori comincia allo stesso modo. Un dentista telefona o manda un messaggio, qualcuno annota il lavoro su un foglietto o su un quaderno, l'impronta finisce su uno scaffale e il titolare tiene il resto a mente. Con due odontotecnici e una manciata di studi funziona. Poi smette di funzionare in silenzio, e di colpo.

I segnali sono noti:

• Una scadenza che nessuno ha visto. L'ordine è arrivato per telefono il lunedì, il foglietto è finito sotto un altro vassoio e giovedì lo studio chiama per sapere dov'è la corona.
• Lavoro finito ma mai fatturato. Un rifacimento, un elemento in più, una riparazione fatta per cortesia: quando le fatture si scrivono dopo, a memoria, alcune non vengono mai scritte.
• Saldi che nessuno sa dire. “Quanto ci deve questo studio?” richiede una serata tra estratti conto e un foglio di calcolo, e la risposta resta comunque approssimativa.
• Domande a cui risponde una sola persona. A che fase è il ponte? Chi sta facendo la ceramica? Quando il titolare è via, il laboratorio rallenta.

Niente di tutto questo è un problema di persone. È un problema di informazioni: i dati di ogni lavorazione sono sparsi tra un telefono, un foglietto, uno scaffale e un foglio di calcolo, e nulla li collega. Il software per laboratori odontotecnici esiste per riunire questi dati in un'unica scheda e tenerli lì, dal momento in cui arriva l'ordine fino all'incasso.

Il software da solo non rende più veloce un laboratorio. Rende visibile ogni lavorazione, e il lavoro visibile è un lavoro che si finisce in tempo e viene pagato.

Prima di confrontare i programmi, mettetevi d'accordo su che cosa deve contenere la scheda di una singola lavorazione. Qualunque strumento usiate, carta compresa, ogni ordine dovrebbe rispondere a queste domande senza bisogno di telefonare:

C'è anche una ragione normativa per conservare questa scheda. Nell'Unione europea, una corona o una protesi realizzata su prescrizione di un dentista è un dispositivo su misura ai sensi del Regolamento (UE) 2017/745 sui dispositivi medici (link esterno). Il suo allegato XIII chiede al fabbricante di conservare una dichiarazione per ogni dispositivo per almeno dieci anni dall'immissione sul mercato, e quindici per i dispositivi impiantabili. Fuori dall'UE valgono le norme nazionali sui dispositivi medici e i tuoi obblighi dipendono dal luogo in cui consegni. L'abitudine è comunque valida ovunque: per ogni lavoro devi poter dire chi lo ha ordinato, per quale paziente, quando è arrivato, chi ci ha lavorato e quando è uscito.

Ecco il percorso di un ordine in OPALEVI per i laboratori odontotecnici, dalla telefonata del dentista alla fattura pagata. Le parole in grassetto sono i nomi che vedi sullo schermo.

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   Lo studio diventa un cliente

   Ogni dentista o studio che ti manda lavoro è un cliente con una scheda propria: referente, indirizzo, telefono, partita IVA o numero d'impresa ed e-mail. Il numero d'impresa compare su ogni fattura intestata a quello studio, e la scheda raccoglie gli ordini dello studio, ciò che è stato fatturato, ciò che è stato pagato e ciò che resta da incassare.

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   Registra l'ordine

   Scegli Nuovo ordine, seleziona il cliente e scrivi il paziente, la data di ricezione e la scadenza. L'ordine riceve un proprio codice (P-00001, P-00002 e così via). Aggiungi le lavorazioni dal tuo listino con Scelga la prestazione con prezzo…, oppure scrivi una riga come “Corona in zirconia 21” con quantità e prezzo.

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   Pianifica le fasi

   In Fasi di lavorazione scegli le postazioni che la lavorazione attraversa, nell'ordine in cui le attraversa: per esempio CAD/CAM, poi ceramica. Un laboratorio nuovo parte con sei postazioni (corone e ponti, impianti dentali, protesi, CAD/CAM, ceramica e reception), che puoi rinominare, aggiungere o archiviare in Impostazioni → Unità di lavoro.

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   Lavora la pratica

   Gli odontotecnici premono Avvia e Termina sulle proprie fasi, nell'ordine stesso o sulla bacheca Flusso di lavoro del laboratorio. Lo stato dell'ordine si aggiorna da solo: in attesa, in lavorazione e completata quando ogni fase è finita.

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   Consegna

   Stampa il Foglio commessa da far viaggiare con il lavoro, con le righe per chi consegna e chi riceve, poi scegli Segna come consegnata. La data di consegna viene registrata sull'ordine.

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   Fattura

   Premi Fattura questa commessa. Le righe dell'ordine vengono copiate sulla fattura, le righe dell'ordine si bloccano perché i due documenti non possano divergere, e l'ordine rimanda alla sua fattura.

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   Incassa

   Registra il pagamento in contanti, con carta o con bonifico. Finché non è saldato per intero, l'importo resta in attesa in Saldi in sospeso, dal più vecchio, con accanto il pulsante Incassa.

Due precisazioni sui dettagli. OPALEVI non ha sull'ordine una cartella dentale né un selettore dei colori: gli odontotecnici scrivono i numeri dei denti e il colore nella riga di lavoro o nelle note. E non conserva scansioni o foto sull'ordine, quindi i file STL restano nel software dello scanner o nell'e-mail con cui sono arrivati, richiamati con il codice dell'ordine.

Una scadenza mancata costa più del rifacimento. Il dentista deve spostare un paziente e comincia a chiedersi se il prossimo lavoro non debba andare altrove. Un buon software per laboratori non si limita a registrare la scadenza: la mette davanti a chi può ancora intervenire.

In OPALEVI la stessa scadenza compare in quattro posti:

• Ordini, l'elenco di tutti gli ordini, dove puoi filtrare per stato e cercare per codice ordine, cliente o paziente.
• Flusso di lavoro del laboratorio, una bacheca con le fasi di ogni ordine aperto in tre colonne (in attesa, in lavorazione, completate) e filtri rapidi per Le mie attività, In scadenza oggi e In ritardo. Le schede si trascinano da una colonna all'altra e si possono passare a un altro odontotecnico della stessa postazione.
• Calendario delle consegne, un mese di ciò che deve uscire dal laboratorio ogni giorno, colorato per stato.
• Oggi, la prima schermata che vede un odontotecnico: le sue attività, ciò che scade oggi, ciò che è in ritardo e la prossima fase che lo aspetta.

Sul telefono, la barra in fondo allo schermo apre direttamente gli Ordini, il Calendario e la bacheca del flusso di lavoro, così un odontotecnico può controllare il lavoro della giornata al banco senza andare al computer.

I laboratori fatturano con uno di due ritmi: per singola lavorazione, a ogni consegna, oppure una volta al mese per studio. Qualunque scegliate, vale una regola: la fattura deve nascere dall'ordine, non dalla memoria.

In OPALEVI fatturare una lavorazione è un solo passaggio. Fattura questa commessa copia le righe con i prezzi su una fattura ordinaria, numerata in una sequenza ininterrotta (F-00001, F-00002…) che si può annullare ma mai eliminare, oppure su una fattura proforma, per lo studio che vuole una cifra prima della fattura definitiva. Una fattura proforma può essere trasformata in seguito in fattura ordinaria. I laboratori che fatturano a fine mese hanno gli stessi dati in un unico posto: la scheda del cliente elenca ogni ordine con il suo valore, e Nuova fattura per questo cliente avvia da lì la fattura del mese.

La prima volta che fatturi, OPALEVI ti chiede una sola volta i dati della tua attività (nome, indirizzo, città e numero d'impresa) perché compaiano su ogni fattura. Le fatture si stampano o si scaricano in PDF, partono per e-mail e mostrano le tue coordinate bancarie per gli studi che pagano con bonifico.

Chi ci deve dei soldi?

È la domanda che ogni titolare si pone e dovrebbe richiedere pochi secondi. Saldi in sospeso elenca ciò che gli studi clienti devono ancora al laboratorio, dalla fattura più vecchia, e segnala ciò che è scaduto. La scheda di ciascun cliente racconta la stessa storia per un solo studio: il valore dei suoi ordini, quanto è stato fatturato, quanto è stato pagato e il debito residuo.

Se il tuo laboratorio incassa contanti al banco, la Cassa si apre la mattina con un importo iniziale e si chiude con il contante che conti, così una mancanza o un'eccedenza si vede subito. Gli studi che chiedono prima un prezzo possono ricevere un preventivo, che si trasforma in fattura in un solo passaggio quando lo accettano; i preventivi si attivano in Impostazioni → Menu dell'applicazione.

In un laboratorio ci sono persone che hanno bisogno di cose diverse, e il denaro non è affare di tutti. In OPALEVI ogni persona ha un ruolo:

• Odontotecnico: registra gli ordini, li lavora e li riconsegna; vede i preventivi, ma non il denaro del laboratorio. Un odontotecnico non può aggiungere clienti né emettere fatture.
• Reception: registra i lavori in ingresso, risponde agli studi, emette le fatture e incassa al banco.
• Finanza / Contabilità: tiene le fatture, i pagamenti e la cassa, e legge i rapporti finanziari.
• Amministratore: gestisce l'attività: clienti, ordini, denaro, personale e impostazioni.

Ogni ruolo si può regolare permesso per permesso se il tuo laboratorio lavora in modo diverso. Ognuno accede con il proprio account, quindi nessuno condivide una password, e ciascuno può lavorare nella propria lingua.

Che tu scelga OPALEVI o un altro programma, poni queste domande a ogni opzione che valuti e rispondi usando i tuoi ordini, non una dimostrazione.

Il prezzo completo, con un calcolatore per il tuo team, è nella pagina dei prezzi. Per una lista di controllo più ampia che comprende anche le cliniche, leggi come scegliere il software per la clinica.

Configurare un laboratorio in OPALEVI richiede un pomeriggio, non un progetto. Dopo che ti sei registrato come laboratorio odontotecnico, una breve lista di controllo nella schermata Oggi ti accompagna nei primi passi e li spunta man mano:

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   Aggiungi i dentisti che ordinano

   Aggiungi come cliente ogni studio o dentista. Per cominciare basta il nome; i recapiti possono seguire.

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   Imposta il tuo listino

   OPALEVI parte con un breve elenco di esempio (corona in ceramica, protesi totale, riparazione di protesi). Sostituiscilo con i tuoi lavori e i tuoi prezzi in Impostazioni → Servizi prima di fatturare il primo ordine.

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   Registra il tuo primo ordine

   Inserisci una lavorazione vera. Le sue fasi compaiono sulla bacheca del flusso di lavoro del laboratorio non appena le aggiungi.

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   Invita il tuo team

   Aggiungi i tuoi odontotecnici e la reception, ciascuno con il proprio ruolo, così la bacheca si riempie di nomi veri.