Software per studio dentistico: dall'odontogramma al preventivo e alla fattura
Un software per studio dentistico si guadagna il posto alla poltrona o da nessuna parte: se segnare una superficie richiede più tempo che dirla ad alta voce, l'odontogramma torna su carta e il piano di cura resta nella testa del dentista. Questa guida spiega che cosa deve contenere una cartella odontoiatrica, una visita in OPALEVI dalla prenotazione al controllo successivo e dove si collocano il piano di cura, il preventivo con i prezzi e la fattura.
Punti chiave
- Segna per superficie, non per dente, e lascia che indici come il DMFT siano calcolati dall'odontogramma, mai scritti a parte.
- Ogni riga di un piano di cura richiede un dente, una procedura, una fase e un costo stimato, e il preventivo richiede una data fino a cui vale.
- Prima il preventivo, poi la fattura dal preventivo, così il prezzo accettato dal paziente è il prezzo che paga.
- Prova qualsiasi programma su una settimana reale dei tuoi pazienti, con odontogrammi, preventivi e pagamenti.
I segni che lo studio ha superato la cartella cartacea e il programma generico
Molti studi dentistici cominciano con una scheda cartacea per paziente, un'agenda e un programma generico per le fatture. Regge finché un solo dentista conosce ogni bocca, e cede quando arriva un secondo dentista o i pazienti cominciano a pagare un ponte in più mesi. I segni:
- Una scheda che sa leggere una persona sola. Sigle su un cartoncino, un'otturazione disegnata a matita e nessun modo di sapere se c'era già alla prima visita del paziente.
- Preventivi scritti tre volte: alla poltrona, come offerta alla reception e di nuovo sulla fattura, ognuno con un totale diverso.
- Saldi che nessuno segue. Metà di una corona pagata a marzo e a giugno nessuno sa dire quanto resta da pagare.
- Radiografie su un solo computer, accanto all'apparecchio radiologico, fuori portata per il dentista nell'altra stanza.
Un software odontoiatrico vale quello che costa quando l'odontogramma, il piano e il denaro descrivono la stessa bocca, in un unico posto, per tutti quelli che ne hanno bisogno.
Che cosa deve contenere una cartella odontoiatrica
Mettetevi prima d'accordo su che cosa ogni visita deve lasciare, qualunque strumento usiate, carta compresa:
| Campo | Perché è importante |
|---|---|
| Odontogramma per superficie | Carie, otturazioni, corone, impianti, devitalizzazioni e denti mancanti, con la numerazione FDI, così il dentista successivo legge la bocca com'era stata lasciata. |
| Dentizione | Permanente, decidua o mista: l'odontogramma di un bambino non è quello di un adulto. |
| Rilievi parodontali | Profondità di sondaggio, recessione, sanguinamento e placca in sei punti per dente, con mobilità e forcazione, per confrontare una visita con la successiva. |
| Indice di carie | DMFT e dmft calcolati dall'odontogramma, così il numero e l'odontogramma coincidono. |
| Occlusione, articolazione temporo-mandibolare, tessuti molli | Il punto di partenza per i lavori ortodontici, protesici e dell'articolazione, e la sede di ogni lesione. |
| Anestetico locale | Sostanza, fiale, tecnica e numero di lotto (LOT), per il giorno in cui un lotto viene ritirato. |
| Radiografie | Quali lastre sono state eseguite, con le immagini allegate. |
| Piano di cura e preventivo | Dente, procedura, fase e costo stimato su ogni riga, e per quanto tempo vale il preventivo. |
| Lavoro eseguito e pagamento | Che cosa è stato fatto, fatturato, pagato e ancora dovuto. |
L'odontogramma registra; il dentista decide
Il software conserva i reperti e fa i conti su di essi. Se una tasca richiede un trattamento o che cosa sia una lesione resta un giudizio del dentista, con le sue parole.
Una visita alla poltrona in OPALEVI, passo dopo passo
Ecco una visita in OPALEVI per studi dentistici. Le parole in grassetto sono i nomi che compaiono sullo schermo.
Prenotare
La reception sceglie Aggiungi appuntamento, il paziente, il servizio e il dentista; il calendario rifiuta un'ora fuori dall'orario di quel dentista o sovrapposta a un'altra prenotazione. Lascia spuntato Invia al paziente un promemoria via email il giorno prima e al paziente si può inviare un promemoria per email.
Preparare
Un assistente apre la visita, aggiunge i servizi e i documenti del giorno e preme Segna come pronta per il dentista. L'odontogramma e la cartella spettano al dentista.
Segnare sull'odontogramma
Imposta il Tipo di dente: (Denti permanenti, Denti decidui o Dentizione mista), scegli un reperto nello Strumento di marcatura (Carie, Otturazione, Corona, Mancante, Impianto, Endodonzia o Trattato) e fai clic su un dente o su una delle sue cinque superfici.
Sondare
Seleziona un dente per registrare le sue sei profondità di sondaggio e apri la sua sezione Parodontale per recessione, placca, suppurazione e forcazione; Sanguinamento al sondaggio e Mobilità si possono impostare su più denti selezionati insieme.
Esaminare
La scheda Esame odontoiatrico sotto l'odontogramma contiene l'occlusione, l'articolazione temporo-mandibolare, le lesioni dei tessuti molli segnate su un'immagine della bocca, l'Anestesia locale con il suo Numero di lotto dell'anestetico e le Radiografie eseguite; le immagini vere e proprie vanno in Documenti della visita.
Concludere
Aggiungi i servizi eseguiti, con i denti nel Commento del servizio, scrivi la diagnosi e la terapia e premi Concludi la visita. Sotto Prossimi passi, chi emette le fatture usa Fatturi questa visita per copiare i servizi con i loro prezzi, e Prenoti un appuntamento di controllo apre una nuova prenotazione per lo stesso paziente.
Che cosa conta OPALEVI al posto tuo
La perdita di attacco in ogni punto è la profondità di sondaggio più la recessione, mostrata solo dove sono state misurate entrambe. Sanguinamento, placca e suppurazione compaiono come percentuali dei punti registrati (il 23,3% di 30 punti, per esempio), e un segno che nessuno ha valutato non mostra alcuna percentuale invece di uno zero rassicurante. L'Indice DMFT / dmft è calcolato dai segni, i denti decidui a parte.
Due limiti. Corone, impianti e devitalizzazioni restano fuori dal DMFT, perché l'odontogramma non dice perché sono stati eseguiti, mentre un dente mancante conta qualunque ne sia il motivo. E non c'è uno stadio, un grado o una soglia di salute parodontale: quel giudizio resta al dentista.
Dal piano di cura al preventivo e alla fattura
I pazienti vogliono sapere che cosa si farà e quanto costerà. OPALEVI ha tre strumenti per questo, e ognuno ha un compito diverso.
Il piano che il paziente porta a casa
In Piano di cura e preventivo, ogni riga di Trattamento previsto indica il dente, la procedura, la Fase (Urgente, Fase 1, Fase 2 o Mantenimento) e un Costo stimato, e Preventivo valido fino al ne indica la data. Piano di cura dentale e preventivo lo stampa con i denti segnati, una tabella per fase, un Totale stimato nella valuta della struttura e i consigli per dopo il trattamento spuntati dal dentista.
I costi li scrive il dentista, non vengono presi dal listino. Il foglio somma quelli che riesce a leggere, dice quante righe ha lasciato fuori e non stampa alcun totale, invece di uno zero, quando non ne legge nessuno.
Il preventivo formale
Per un'offerta con le tue condizioni, scegli Nuovo preventivo sotto Preventivi, indica il paziente e le Condizioni del preventivo (il tuo testo su validità, pagamento e garanzia) e aggiungi righe con quantità e prezzi. Stampalo, scaricalo in PDF oppure usa Invia tramite e-mail. Passa da Bozza a Inviato a Accettato o Rifiutato; l'invio fissa il prezzo e Rivedi riapre come bozza un preventivo senza risposta.
La fattura
Fattura il preventivo trasforma un preventivo accettato in una normale fattura con lo stesso paziente, le stesse righe e la stessa imposta. Il lavoro visita per visita si fattura con Fatturi questa visita. Le fatture si possono pagare a rate; ciò che resta compare nella scheda del paziente e in Saldi in sospeso, con Incassa accanto.
In parole semplici: il piano e il preventivo sono separati, e OPALEVI non copia le righe del piano in un preventivo. Le righe del piano non si spuntano man mano che il lavoro è fatto. E nell'area di lavoro odontoiatrica, Salva come offerta conserva una visita e i suoi servizi con i prezzi come preventivo, non contato come debito, finché la visita non è conclusa.
Il calendario, la reception e chi vede che cosa
OPALEVI programma per dentista, non per poltrona: ogni dentista ha una colonna con i propri orari, nelle viste giorno, settimana, mese ed elenco, e i filtri di stato separano i pazienti ancora attesi da quelli presenti nello studio, finiti o mancati. Due dentisti che condividono una poltrona si organizzano tramite i loro orari di lavoro.
Un Ciclo di terapia prenota fino a 30 sedute alla stessa ora nei giorni feriali che scegli, oppure nessuna se una di esse è in conflitto. Quando la prenotazione online è attiva, i pazienti possono richiedere un orario con il dentista che scelgono nella pagina pubblica dello studio, e chi si presenta senza appuntamento passa da Ammissione rapida. L'intera giornata della reception è nella nostra guida al software per la reception di una clinica.
Chi vede che cosa
- Dentista: compila l'odontogramma, scrive la cartella, conclude le visite e redige i preventivi.
- Assistente o infermiere: prepara le visite, ma non può scrivere l'odontogramma né concludere una visita.
- Reception: prenota, accoglie, fattura e incassa; se possa leggere la storia clinica dipende da un unico interruttore della struttura.
- Finanze: fatture, pagamenti e cassa; mai le cartelle cliniche.
I permessi si possono cambiare ruolo per ruolo, e la Cronologia delle modifiche di ogni visita mostra chi ha cambiato che cosa, odontogramma compreso. Le corone le fa un laboratorio? Il suo lato del lavoro è in software per laboratorio odontotecnico, dall'ordine alla fattura pagata.
Domande da fare prima di scegliere un software per studio dentistico
Fai queste domande a ogni programma e rispondi con i tuoi pazienti.
| Domanda | Che cosa cercare | OPALEVI |
|---|---|---|
| Odontogramma per superficie? | Cinque superfici; denti permanenti, decidui e misti; numeri FDI. | Sì. |
| Indici calcolati, non scritti? | DMFT e le percentuali di sanguinamento e placca dall'odontogramma. | Sì, con la perdita di attacco. |
| Lotto dell'anestetico registrato? | Sostanza, fiale e LOT nella visita. | Sì. |
| Un piano per fasi da portare a casa? | Righe per fase, un totale, una data di validità. | Sì. |
| Dal preventivo accettato alla fattura? | Un solo passaggio, le stesse righe. | Sì: Fattura il preventivo. |
| Pagamenti a rate? | Un saldo per paziente e un elenco di chi deve pagare. | Sì. |
| Le poltrone nel calendario? | Una colonna per poltrona dove le poltrone sono condivise. | No: una colonna per dentista. |
| Richiamo semestrale? | Un elenco di richiami costruito dall'ultima visita. | No: prenota il prossimo controllo dalla visita o imposta un'attività di follow-up. |
| Un collegamento con l'apparecchio radiologico? | Immagini che arrivano da sole dal sensore. | No: allega le immagini esportate (DICOM accettato). |
| Il piano alimenta il preventivo? | Righe del piano copiate nel preventivo. | No: si inseriscono separatamente. |
Per le domande generali, protezione dei dati compresa, leggi come scegliere il software per la clinica. Tutto il resto è nella pagina delle funzionalità, e la cartella odontoiatrica completa è nella pagina del reparto di odontoiatria.
La tua prima settimana con OPALEVI in uno studio dentistico
Dopo che ti sei registrato come studio dentistico, Primi passi nella schermata Oggi guida la configurazione. Passa così la prima settimana:
Giorno 1: prezzi e intestazione
Sostituisci i servizi iniziali con i tuoi in Aggiunga i Suoi servizi e i relativi prezzi e imposta l'intestazione del referto.
Giorno 2: le tue condizioni
Scrivi le tue condizioni di validità, pagamento e garanzia in Riveda le condizioni del preventivo; ogni preventivo stampa le condizioni che scegli per lui.
Giorno 3: il team
Inviti i Suoi colleghi con i loro ruoli e imposta gli orari di lavoro di ogni dentista.
Giorni 4 e 5: lavoro vero
Segna sull'odontogramma i pazienti di questa settimana, stampa un piano, invia un preventivo e fattura una visita conclusa.
Comincia dai pazienti a metà cura
Segna per primi i pazienti la cui cura è ancora in corso, con ciò che resta del loro piano: i loro preventivi e i loro saldi sono le domande della settimana prossima.
Domande frequenti
Che cos'è un software per studio dentistico?
Un programma che tiene insieme le cartelle cliniche e amministrative di uno studio dentistico: l'odontogramma e i rilievi parodontali di ogni visita, i piani di cura con i preventivi, gli appuntamenti di ciascun dentista e le fatture e i pagamenti che seguono. Uno buono calcola indici come il DMFT dall'odontogramma stesso.
Posso dare al paziente un preventivo scritto prima della cura?
Sì. Il piano di cura della visita si stampa come piano di cura dentale e preventivo, per fase, con un totale e una data di validità. Per un'offerta formale con le tue condizioni, crea un preventivo in Fatturazione, invialo per email o stampalo e fatturalo in un solo passaggio una volta accettato.
Assistenti e reception possono vedere l'odontogramma?
Un assistente con il ruolo di infermiere vede l'odontogramma ma non può modificarlo: prepara la visita, aggiunge servizi e documenti e lascia al dentista l'odontogramma, la cartella e la conclusione della visita. La reception prenota e incassa; se possa leggere la storia clinica dipende da un unico interruttore della struttura. Il ruolo finanze non legge mai le cartelle cliniche. Anche la privacy delle cartelle del reparto di odontoiatria può essere ristretta al suo personale o al dentista che ha in cura il paziente.
Funziona su un tablet alla poltrona?
Sì. OPALEVI si apre nel browser di un tablet, di un portatile o di un telefono accanto alla poltrona e non c'è nulla da installare. Su uno schermo stretto il menu diventa quattro schede in fondo alla pagina, con tutto il resto sotto “Altro”. Serve però una connessione a internet.
Posso provare OPALEVI prima di pagare?
Sì: una prova gratuita, senza carta. Durante la prova, segna sull'odontogramma pazienti reali, stampa un piano di cura e invia un preventivo. Se la prova finisce senza un abbonamento, non viene addebitato nulla e le tue cartelle restano, in sola lettura. Registrati come studio dentistico per cominciare.
Com'è il prezzo di OPALEVI per uno studio dentistico?
OPALEVI si paga per ogni membro del personale che lo usa, e pagare un anno in una volta abbassa la tariffa mensile. Pazienti, reparti e sedi non si contano mai, così il prezzo cambia quando assumi un'igienista, non quando il mese è pieno. Vedi la pagina dei prezzi.
