Software per farmacia interna: dalla prescrizione del medico al banco
Un software per farmacia interna di una clinica o di un ospedale che tiene i propri medicinali ha un compito più importante di ogni altro: far sì che ciò che il medico ha scritto sia ciò che esce dallo scaffale, dalla confezione giusta, sul conto giusto. Questa guida spiega che cosa deve registrare, segue una prescrizione in OPALEVI fino al banco ed elenca ciò che la farmacia di OPALEVI non fa.
Punti chiave
- Una prescrizione dovrebbe viaggiare come righe strutturate, medicina, dose, via, frequenza, giorni e quantità, mai come una nota che il banco deve decifrare.
- Dispensare per lotto, con la confezione che scade per prima che esce per prima, tiene lontane dallo scaffale le scorte scadute e dice quale lotto ha ricevuto un paziente.
- I medicinali controllati richiedono una seconda persona e un saldo corrente; un registro scritto nel momento della dispensazione vale più di uno ricopiato a fine settimana.
- La farmacia di OPALEVI serve soltanto i pazienti della clinica: nessuna vendita al pubblico al banco, nessuna prescrizione elettronica verso farmacie esterne e nessuna richiesta di rimborso alle assicurazioni.
Segnali che la tua farmacia interna ha superato il quaderno
La farmacia di una clinica spesso nasce come un armadio chiuso a chiave, un foglio di magazzino e un quaderno per i medicinali controllati. Regge finché la gestisce una sola persona. Con un secondo turno, le crepe sono quelle di sempre:
- Il foglio che non è mai arrivato. Il paziente è arrivato al banco senza, o con quello di un altro.
- Nessuno sa che cosa è in attesa. Il farmacista viene a sapere di una prescrizione quando il paziente è già lì davanti.
- Esce prima la confezione più recente. Le scorte vecchie restano in fondo allo scaffale fino al giorno in cui vengono trovate scadute.
- I medicinali escono senza essere fatturati. La confezione è stata consegnata, la visita è stata fatturata, e le due cose non si sono mai incontrate.
- Il registro dei controllati ha dei buchi. Voci ricopiate più tardi, un saldo che non corrisponde più all'armadio.
Una farmacia dentro una clinica è un anello di una catena: prescrittore, scaffale, paziente, conto. Il software si guadagna il posto tenendo uniti tutti gli anelli.
Che cosa deve registrare una farmacia interna a ogni dispensazione
Mettetevi prima d'accordo su ciò che ogni dispensazione deve lasciare, qualunque sia il sistema:
| Campo | Perché è importante |
|---|---|
| Medicina, dose, via, frequenza, giorni, quantità | Il banco consegna ciò che era inteso, e il paziente lo assume come scritto. |
| Prescrittore e visita | A chi chiedere quando qualcosa non è chiaro, e a quale conto appartengono i medicinali. |
| La risposta per ogni riga | Dispensata, sostituita con che cosa, o rifiutata e perché: il prescrittore deve saperlo. |
| Lotto e scadenza di ciò che è uscito dallo scaffale | Un ritiro o una domanda su un lotto ricevono risposta in minuti, non in giorni. |
| Prezzo e modo in cui è stato addebitato | Nel conto o gratuito, deciso una volta e visibile all'amministrazione. |
| Testimone e saldo per i medicinali controllati | Un secondo paio di occhi al momento della consegna, e un saldo con cui confrontare la conta. |
| Annullamenti con un motivo | Un errore corretto lascia una traccia invece di una riga cancellata. |
Una registrazione di ciò che è accaduto, non il giudizio di un farmacista
Il software deve conservare ciò che è stato prescritto e ciò che è stato consegnato. Se una medicina sia adatta al paziente o interagisca con un'altra resta al prescrittore e al farmacista; OPALEVI non controlla né l'una né l'altra cosa.
Attivare la farmacia e preparare lo scaffale
Una nuova clinica parte senza la farmacia. L'amministratore apre Impostazioni → Menu dell'applicazione, spunta Farmacia tra i Moduli dell'applicazione e preme Salva le modifiche. Questo aggiunge il reparto Farmacia e attiva il Magazzino, poiché ogni dispensazione preleva dallo scaffale. Il modulo è offerto a cliniche e ospedali per persone; gli studi veterinari non lo hanno.
Quando è disattivata, la coda e il pannello della visita si chiudono, nulla viene cancellato, e il registro delle sostanze controllate resta leggibile ed esportabile.
Poi contrassegna i tuoi medicinali. Su un articolo di magazzino, la sezione Medicina contiene Questo articolo è una medicina che la farmacia dispensa, Sostanza controllata, un Prezzo di vendita e IVA sulla vendita (%). Se il prezzo di vendita è vuoto, OPALEVI addebita il prezzo di costo più il margine della clinica; senza prezzo di vendita e senza margine impostato, la medicina è gratuita. Una consegna che indica il suo lotto e la sua scadenza compila la scheda Lotti dell'articolo, e un lotto oggetto di ritiro va in Quarantena, dove nessuno può dispensarlo.
Una prescrizione in OPALEVI, dalla visita al banco
Un ciclo di antibiotici in una clinica di medicina generale con una propria farmacia, in OPALEVI per le cliniche; le parole in grassetto sono quelle dello schermo.
Il medico prescrive
Nella visita, il pannello Farmacia accoglie fino a venti medicinali. Ciascuno si sceglie tra le medicine della clinica, con ciò che è sullo scaffale accanto al nome, oppure si scrive in Oppure scriva la medicina, poi riceve la sua Dose, Via di somministrazione, Frequenza, i giorni, la Quantità e le Istruzioni per il paziente. Invia alla farmacia la invia, e i membri della farmacia ricevono una notifica.
Attende nella coda
Farmacia apre la Coda di dispensazione. La scheda In attesa elenca le prescrizioni aperte dalla più vecchia, con il prescrittore e il numero di voci, e si aggiorna da sola; infermieri e amministratori vedono anche In attesa in farmacia in Oggi.
Il banco risponde a ogni riga
Dispensa apre la prescrizione: ciò che era richiesto, ciò che è sullo scaffale e il prezzo unitario, che è quello che il salvataggio addebiterà, margine compreso. La Risposta di ogni riga è Dispensa, Sostituisci (con Dispensa invece che indica l'altra medicina), Rifiuta con Perché è rifiutata, oppure Lascia per dopo.
Si sceglie il lotto
Lotto parte da Prima scadenza per prima: OPALEVI divide la quantità tra i lotti in ordine di scadenza, con le scorte senza data per ultime. Un lotto si può anche scegliere a mano; i lotti scaduti, in quarantena o vuoti non vengono mai proposti.
Addebito e salvataggio
Addebito è Nel conto della visita o Gratuito. Registra la dispensazione toglie i medicinali dallo scaffale lotto per lotto, mette ogni riga addebitata nella visita e avvisa il prescrittore.
Nella visita, Stampa la prescrizione stampa le righe di terapia del medico e una tabella intitolata Inviata alla farmacia, con la risposta della farmacia accanto a ogni medicinale, e Fatturi questa visita fattura i medicinali insieme alla visita. Le prescrizioni precedenti di un paziente sono nella scheda Prescrizioni della sua cartella.
Finché il banco non l'ha presa in carico, il medico può modificarla con Riscrivi la prescrizione oppure, indicando un motivo, annullarla con Ritira la prescrizione.
Medicinali controllati, registro e correzione di un errore
Quando una riga è un medicinale controllato, il modulo chiede un Testimone: un collega attivo che ha visto la consegna, mai la persona che dispensa. Senza, nulla viene salvato. Ogni riga controllata viene scritta nel Registro delle sostanze controllate nel momento in cui lascia lo scaffale, con il saldo che ne risulta.
- Contare l'armadio. Registra un conteggio richiede la medicina, Contato ora e un testimone; una differenza rispetto al saldo corrente viene scritta come rettifica, così dopo un conteggio il saldo del registro è quello che c'è fisicamente.
- Il registro per un'ispezione. Esporta il registro (CSV) fornisce ogni voce dalla più vecchia: data, medicina, lotto, tipo, entrata, uscita, saldo, chi l'ha registrata, il testimone, il paziente e la nota.
- Che cosa elenca. Dispensazioni, annullamenti e conteggi; le consegne si registrano in Magazzino. Tenere il registro è un permesso a sé, che gli amministratori hanno per impostazione predefinita.
Per una confezione sbagliata o un medicinale reso, Annulla, con un motivo, rimette i medicinali negli stessi lotti e toglie l'addebito dalla visita; un annullamento di un controllato entra nel registro. L'annullamento viene rifiutato quando la visita ha una fattura in essere; prima si annulla la fattura, poi si annulla la dispensazione.
Chi prescrive, chi dispensa e il resto della clinica
Ogni persona ha il proprio account e il proprio ruolo. Per impostazione predefinita:
- I medici emettono prescrizioni dalle visite che possono scrivere e leggono la coda.
- Gli infermieri leggono la coda e dispensano; l'account di un farmacista può usare questo ruolo o uno costruito a partire da esso.
- La Reception legge la coda e non dispensa, a meno che tu non conceda Dispensare medicine al suo ruolo in Ruoli e finanze.
- Gli amministratori fanno tutto, compresi il registro e le Impostazioni della farmacia sulla coda: Margine sul costo (%), IVA sulle medicine (%) e Segna come in ritardo dopo (minuti), trascorsi i quali una prescrizione in attesa viene contrassegnata come in ritardo.
In Report, una scheda Farmacia conta le prescrizioni emesse, dispensate e rifiutate, l'attesa media e le medicine dispensate.
In un ospedale la farmacia non rifornisce i reparti: il Giro terapeutico registra le dosi in base agli ordini nella scheda Farmaci del paziente, non dalla coda di dispensazione. La guida a chirurgia e reparti ospedalieri tratta il giro, e il software per casa di riposo lo segue turno per turno. Per il banco che prenota la visita e incassa il pagamento leggi software per segreteria medica e reception; OPALEVI per gli ospedali mostra la configurazione più ampia.
Domande da porsi prima di scegliere un software per farmacia
Chiedi a ogni fornitore, OPALEVI compreso, e verifica le risposte durante la prova.
| Domanda | Una buona risposta | OPALEVI |
|---|---|---|
| La prescrizione arriva al banco come righe strutturate? | Medicina, dose, via, frequenza, giorni e quantità, inviati dalla visita. | Sì: il pannello Farmacia nella visita. |
| Le scorte si dispensano per lotto, dalla scadenza più vicina? | Automatico, con una scelta manuale e nessun lotto scaduto. | Sì, con quarantena per i lotti ritirati. |
| I medicinali controllati hanno un testimone e un saldo? | Una seconda persona e un saldo corrente, esportabile. | Sì: testimone obbligatorio, registro esportato in CSV. |
| Può vendere al banco al pubblico? | Un banco di vendita con le proprie ricevute. | No: dispensa solo in base alle prescrizioni della clinica. |
| Rifornisce il giro nei reparti? | Ordini di reparto evasi dalle scorte della farmacia. | No: il giro terapeutico è separato. |
| Le prescrizioni possono andare a una farmacia esterna? | Un servizio di prescrizione elettronica gestito dal tuo paese. | No: il paziente può portare con sé la prescrizione stampata. |
| Controlla le interazioni o invia richieste di rimborso alle assicurazioni? | Limiti chiari, dichiarati fin dall'inizio. | No a entrambe. |
| Come cresce il prezzo? | Noto prima di firmare. | Per membro del personale; prescrizioni e medicine non si contano mai. |
La pagina del reparto Farmacia riassume il modulo, la pagina delle funzioni elenca il resto di OPALEVI e la pagina dei prezzi riporta il prezzo di oggi.
Un primo pomeriggio con la farmacia
Attivala
Come amministratore, spunta Farmacia in Menu dell'applicazione, poi imposta il margine, l'IVA sulle medicine e la soglia di ritardo in Impostazioni della farmacia.
Rifornisci lo scaffale
Contrassegna come medicine gli articoli più dispensati, segnala quelli controllati e registra le loro consegne con lotto e scadenza.
Fai un giro completo
Prescrivi nella visita di un paziente di prova, dispensa, annulla, e verifica che il magazzino e il conto della visita siano tornati com'erano.
Conta prima della prima dispensazione controllata
Registra il conteggio di ogni medicinale controllato con un testimone il primo giorno, così il registro si apre su un saldo che hai verificato tu stesso.
Domande frequenti
Che cos'è un software per farmacia di una clinica o di un ospedale?
Un programma che collega la prescrizione del medico al banco della farmacia: le prescrizioni arrivano come righe strutturate, attendono in una coda, vengono dispensate dalle scorte per lotto e addebitate alla visita giusta, e i medicinali controllati si registrano con un testimone e un saldo corrente.
La farmacia di OPALEVI può vendere medicinali al banco al pubblico?
No. Dispensa soltanto in base a prescrizioni emesse nelle visite della clinica, quindi ogni confezione esce per un paziente con una visita e un conto. Non esiste una cassa di vendita al dettaglio. Una farmacia che vende anche al pubblico ha bisogno di un software di vendita separato per quel lato.
Una prescrizione può essere inviata a una farmacia esterna?
Non per via elettronica: OPALEVI non si collega ad alcun servizio di prescrizione elettronica e non invia richieste di rimborso alle assicurazioni. Al paziente si può consegnare la prescrizione stampata, che elenca i medicinali del medico e, per ciò che è passato dalla farmacia interna, la risposta del banco.
La reception può dispensare medicinali?
Non per impostazione predefinita. La reception può leggere la coda di dispensazione, così il banco può dire a un paziente se i suoi medicinali sono pronti, ma dispensare spetta a infermieri e amministratori. Una clinica che vuole il proprio banco di accoglienza anche al banco della farmacia concede il permesso Dispensare medicine al ruolo della reception. Il personale amministrativo non ha per impostazione predefinita alcun permesso della farmacia.
Possiamo provarlo prima di pagare?
Sì. Registra la tua clinica e la prova gratuita parte subito, senza chiedere la carta: attiva la farmacia e dispensa una prescrizione di prova. Se la prova finisce senza un piano, non viene addebitato nulla e le tue cartelle restano leggibili.
Quanto costa OPALEVI per una clinica con una farmacia?
Per postazione del personale: ogni membro del personale con un account attivo nella clinica conta una volta, e pagare per un anno abbassa la tariffa mensile. Attivare la farmacia non aggiunge nulla, e prescrizioni, medicine e lotti non si contano mai. Vedi la pagina dei prezzi.
