Software de recepción para clínicas: el día del mostrador, de la primera llamada al cierre de la caja
El software de recepción para clínicas tiene que seguir el ritmo de un día que rara vez sale según lo previsto: el teléfono suena durante el registro de llegada, un paciente entra sin avisar, alguien reserva en línea a medianoche y el cajón tiene que cuadrar al cerrar. Esta guía sigue al mostrador a lo largo de ese día en OPALEVI, incluido lo que deja para otras herramientas.
Ideas clave
- Reserve en un solo calendario que conozca la semana propia de cada profesional, para que el mostrador nunca prometa una hora que nadie puede cumplir.
- Las llamadas, los pacientes sin cita, las reservas de la web y las derivaciones pertenecen a una única lista de solicitudes, las más antiguas primero.
- Marcar a un paciente como llegado pone en marcha el reloj de espera y lo coloca en la sala de espera del profesional.
- El dinero del mostrador son tres cosas: un recibo por cada pago, un cajón que solo contiene efectivo y una lista de deudas.
Dónde pierde el hilo un mostrador, y qué debe registrar
Muchas clínicas llevan la recepción con una agenda de papel, un teléfono, un cajón de dinero y la memoria de alguien. Aguanta hasta que empieza un segundo médico y el horario cambia los jueves. Entonces fallan las mismas cosas:
- Reservas imposibles. La agenda olvida que un médico se va a mediodía los viernes.
- Llamadas que nadie devolvió. La nota adhesiva de las 09:15 sigue en el monitor a las 17:00.
- Una sala de espera que nadie sabe leer. ¿Quién llegó primero, y lo sabe el médico?
- Un cajón que no cuadra, porque se contaron juntos las tarjetas y el efectivo.
| Registro | Por qué importa |
|---|---|
| El horario de trabajo de cada profesional | Solo así puede el calendario rechazar una reserva imposible. |
| Paciente, profesional, servicio, inicio y fin | La duración del servicio fija el fin, de modo que el hueco siguiente es real. |
| Estado y hora de llegada | La espera se mide, y las filas canceladas quedan archivadas. |
| Cada solicitud, con su origen | Nada espera fuera de la lista hasta que se reserva o se cierra. |
| Cada pago: importe, método, quién lo cobró | El recibo, el informe del día y el saldo salen de una misma línea. |
| El efectivo contado al cierre | Un día corto se anota, no se discute. |
El mostrador es donde una clínica hace sus promesas. Un buen software se asegura de que cada una pueda cumplirse.
El software de recepción para clínicas empieza por un solo calendario
En OPALEVI el mostrador trabaja en Calendario: Citas, Solicitudes y Admisión rápida. Citas tiene las vistas Día, Semana, Mes y Lista. En la vista del día la columna de cada profesional muestra su horario, y las horas que no trabaja aparecen sombreadas.
Ese horario se fija en Configuración → Horario de atención, donde Horario de cambia entre la semana de la clínica y la de una persona; quien no tiene una semana propia sigue la de la clínica.
Reservar a quien llama
Un clic en un hueco libre abre Agregar cita con la hora y el profesional ya rellenados:
- El paciente. Un Paciente existente, o un Paciente nuevo con nombre, apellido y teléfono; las fichas parecidas aparecen antes de crear un duplicado.
- El servicio. Su duración fija la hora de fin.
- La comprobación. Un solapamiento, o una hora fuera de la semana propia del profesional, se señala y se rechaza al guardar.
- El recordatorio. Marque Enviar al paciente un recordatorio por correo el día anterior para un paciente con dirección de correo en su ficha.
- Un curso. Curso de tratamiento reserva de 2 a 30 sesiones a la misma hora, o ninguna si una coincide con otra cita.
Dé a los profesionales a tiempo parcial su propia semana
El horario de apertura de la clínica nunca rechaza una reserva por sí solo; solo lo hace la semana propia de un profesional. Introdúzcala antes de que el mostrador empiece a reservar.
Confirmada, llegada, atendida
Las reservas pasan por Confirmar, Llegó, Atendido y No asistió. Los filtros (Esperados, Sin confirmar, En la clínica, Completado, No presentados) reordenan el día; Sin confirmar es la lista de llamadas de la mañana. Mover reprograma, Cancelar conserva la fila archivada, Restaurar la recupera mientras la hora siga libre y Deshacer llegada corrige un clic equivocado antes de que empiece ninguna visita.
Llamadas por devolver y reservas desde la página de la propia clínica
Algunas solicitudes no pueden reservarse en el acto: quien llama debe comprobar un turno, o un mensaje pide «cualquier mañana de la semana que viene». Esperan en Solicitudes: Añadir una solicitud registra quién pide, cómo llegó (teléfono, sin cita, web o derivación externa) y qué quiere. Las solicitudes abiertas se ordenan de la más antigua a la más reciente, con Marcar como contactada, Reservar una cita y Cerrar, que pide un motivo.
Reserva en línea
Cada clínica puede publicar su propia página, configurada por un administrador en Web de la clínica. En Publicación y reservas, Aceptar reservas en línea activa la reserva, y Reserva más próxima y Reserva más lejana fijan la antelación y el horizonte. Solo pueden reservarse los servicios marcados como Reservable en línea, prestados por un profesional que aparezca en la página.
Los visitantes eligen un servicio, un profesional o Cualquier profesional disponible, y una hora libre del propio calendario del mostrador, y después dejan un teléfono o un correo.
Con Confirmar reservas automáticamente desactivado, las reservas llegan a Solicitudes y se avisa a la recepción en la campana; al reservar una, se envía un correo de confirmación al visitante que dejó una dirección. Con la opción activada, la hora pasa directamente al calendario como confirmada. En ambos casos, al registrar la llegada el mostrador asocia la ficha correcta con Reservado en línea: vincular un paciente. En Dirección y código QR, el código QR de la página se descarga como imagen para imprimirlo y ponerlo en el mostrador.
Pacientes sin cita, llegadas y la sala de espera
Admisión rápida admite a un paciente sin cita en un solo formulario: Buscar al paciente por nombre, teléfono o código, o Registrar un paciente nuevo. Cuando un nombre escrito coincide con fichas existentes, OPALEVI pregunta ¿De qué expediente se trata? con el código, la fecha de nacimiento y la última visita de cada candidato, y el mostrador pulsa Este es en lugar de crear un duplicado.
Después, Iniciar la visita abre la visita, o Agregar a la cola marca al paciente como llegado en la primera media hora libre del profesional y se lo comunica. La página del departamento de Recepción muestra cómo encaja el mostrador con los demás departamentos.
El día en una pantalla
Hoy, la primera pantalla del mostrador, muestra a la recepción estas secciones, entre otras:
- En la sala de espera, la espera más larga primero, en rojo pasados veinte minutos.
- Llegan pronto, las dos horas siguientes.
- Por confirmar, las reservas sin confirmar de la semana, cada una con Confirmar.
- Solicitudes de cita aún abiertas.
- Sin cobrar en el mostrador, las visitas de hoy que todavía deben dinero.
- No se presentaron, incluidas las reservas que terminaron hace más de quince minutos sin llegada.
Encima de ellas, La cola de la clínica cuenta quién espera y quién está con un profesional, junto a un botón Paciente sin cita; la pantalla se actualiza cada 20 segundos. Enviar al profesional pone a un paciente llegado en la lista del profesional, y una enfermera que ha tomado los signos vitales pulsa Marcar lista para el médico.
Lo que puede leer la recepción
El rol Recepción predeterminado reserva, cancela, abre visitas y cobra, pero no puede registrar signos vitales ni escribir la historia clínica, y no lee ninguna a menos que la clínica active La recepción puede ver el historial de visitas de los pacientes. en Configuración → Otras configuraciones. La privacidad por especialidad se trata en software de ginecología.
Pagos, recibos, la caja y lo que aún se debe
Un recibo por cada pago
Cobre un pago en la visita con Pagar, o en la ficha del paciente, donde un solo importe cubre primero las visitas impagadas más antiguas; Anticipo acepta dinero antes del trabajo. Imprimir recibo da un Recibo de pago con el número de negocio de la clínica, la visita, el método y el total, también como PDF o por correo. Un reembolso, hecho por alguien autorizado a darlo, es una línea nueva con un motivo; no se borra nada.
La caja solo contiene efectivo
La Caja diaria empieza con Iniciar el día y un Monto inicial; Agregar un ingreso o un egreso registra el efectivo movido a mano. Cerrar el día pide el Efectivo contado y muestra si el cajón cuadra, falta dinero o sobra, con el Informe X, el Informe Z y el Informe diario para imprimir. Solo el efectivo entra en el cajón: los pagos con tarjeta y por transferencia aparecen en cada informe bajo su método, de modo que lo cobrado con tarjeta nunca hace que el recuento salga corto.
Quién aún debe a la clínica
Saldos pendientes enumera lo que deben los pacientes, empezando por la deuda más antigua, con todo lo que supera los 30 días marcado como vencido. Busque por nombre, código, teléfono o número de factura y pulse Cobrar; Cobrar registra el pago y ofrece el recibo. Media hora con esta lista cada viernes vale más que la mayoría de los informes.
No es un sistema fiscal
El recibo de OPALEVI es el registro propio de la clínica. No imprime recibos fiscales, no se conecta a ninguna impresora fiscal ni terminal de tarjetas y no envía reclamaciones a seguros; conserve el dispositivo o servicio fiscal que exija su país.
Las facturas están activadas desde el principio: los Próximos pasos de una visita ofrecen Facturar esta visita junto a Reservar una cita de seguimiento. Una clínica que no factura desactiva el módulo en Configuración → Menús de la aplicación.
Preguntas antes de elegir un software de recepción
La lista de compra completa está en cómo elegir un software de clínica. Para el mostrador, someta cada programa a una mañana real:
| Prueba | Qué aspecto tiene lo bueno | OPALEVI |
|---|---|---|
| Reservar fuera del horario de un médico | Se rechaza, persona por persona. | Sí, una vez que el profesional tiene una semana propia. |
| Reservar a dos pacientes a la misma hora | Se rechaza en pantalla y al guardar. | Sí. |
| Admitir a un paciente sin cita | Una pantalla, con aviso de duplicado. | Sí: Admisión rápida. |
| Dejar que los pacientes reserven en línea | Sus servicios y su plazo de antelación, confirmados o no. | Sí: la página de la propia clínica. |
| Recordar una cita a un paciente | Un recordatorio que el paciente aceptó. | Sí: un correo el día anterior. |
| Cerrar el cajón | Solo se cuenta el efectivo. | Sí. |
| Mantener a la recepción fuera de las notas clínicas | Un rol que solo reserva y cobra. | Sí, por defecto. |
| Imprimir un recibo fiscal o enviar una reclamación a un seguro | Lo que exija su país. | No: conserve su dispositivo o servicio fiscal. |
| Cobrar con tarjeta | Una integración con un terminal, o un no claro. | No: los pagos con tarjeta se registran, no se cobran. |
¿Lleva una clínica dental? Vea el software para clínica dental. ¿Trata animales? Lea software para clínica veterinaria. Estas herramientas del mostrador forman parte de OPALEVI para clínicas; el resto está en la página de funciones, y el precio por miembro del personal en la página de precios.
La primera semana del mostrador en OPALEVI
Después de registrarse, Primeros pasos en Hoy va marcando la configuración:
Fijar el horario
La semana de la clínica, y después la de cada profesional a tiempo parcial en Horario de.
Añadir los servicios
Con precios y duraciones, para que las reservas terminen cuando terminan los tratamientos.
Invitar al mostrador
Cada recepcionista con su propia cuenta y el rol Recepción.
Abrir el primer día
Cobre todos los pagos en OPALEVI y después cierre la caja con un recuento real.
Publicar la página
Marque los servicios reservables, muestre a sus profesionales e imprima el código QR.
Lleve dos agendas durante una semana
Anote cada llamada en OPALEVI y en papel durante cinco días. Si OPALEVI tiene todas las citas y el cajón cuadró cada tarde, retire el papel.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de recepción para clínicas?
Un programa para el mostrador de una clínica: el calendario de citas, las solicitudes de quienes llaman y de la web de la clínica, el registro de llegada y los pacientes sin cita, la sala de espera y el dinero cobrado en el mostrador, guardados en un único registro que comparte todo el equipo en lugar de una agenda, notas adhesivas y un libro de caja.
¿Puede la recepción ver las notas clínicas de los pacientes?
No por defecto. El rol Recepción de OPALEVI reserva, abre visitas y cobra, nunca escribe la historia clínica y solo lee historias clínicas cuando la clínica activa «La recepción puede ver el historial de visitas de los pacientes.». Los roles pueden ajustarse permiso por permiso.
¿Pueden los pacientes reservar una cita en línea?
Sí. Una clínica puede publicar su propia página donde los visitantes eligen un servicio, un profesional o cualquiera disponible, y una hora libre del calendario real. La clínica decide si las reservas se confirman al instante o esperan en el mostrador como solicitudes.
¿Recuerda OPALEVI sus citas a los pacientes?
Sí. A un paciente se le puede enviar un recordatorio por correo el día anterior: marque «Enviar al paciente un recordatorio por correo el día anterior» al reservar a alguien con dirección de correo en su ficha. La casilla aparece marcada o no según indique la ficha del paciente.
¿Funciona en una tableta o un móvil?
Sí, en el navegador de cualquier ordenador, tableta o móvil, sin nada que instalar. Las pantallas pequeñas tienen una barra inferior en lugar del menú superior.
¿Cómo se fija el precio de OPALEVI y podemos probarlo?
Por cada miembro del personal que usa OPALEVI; los pacientes, las citas y los departamentos no cambian el precio. La prueba gratuita no requiere tarjeta, y una clínica que no se suscribe no paga nada: sus registros pasan a solo lectura, sin que se borre nada. Las cifras están en la página de precios.
