Software para clínica dental: del odontograma al presupuesto y la factura
El software para clínica dental se gana su lugar en el sillón o en ninguna parte: si marcar una superficie lleva más tiempo que decirlo en voz alta, el odontograma vuelve al papel y el plan de tratamiento se queda en la cabeza del dentista. Esta guía explica qué debe contener una historia dental, una visita en OPALEVI desde la reserva hasta el seguimiento y dónde encajan el plan de tratamiento, el presupuesto con precios y la factura.
Ideas clave
- Registre por superficie, no por diente, y deje que índices como el CPOD se cuenten a partir del odontograma, nunca se escriban al lado.
- Cada línea de un plan de tratamiento necesita un diente, un procedimiento, una fase y un coste estimado, y el presupuesto necesita una fecha hasta la que es válido.
- Presupueste primero y facture a partir del presupuesto, de modo que el precio que aceptó el paciente sea el que paga.
- Pruebe cualquier programa con una semana real de sus propios pacientes, odontogramas, presupuestos y pagos.
Señales de que su clínica ha dejado atrás las fichas en papel y un programa general
Muchas clínicas dentales empiezan con una ficha en papel por paciente, una agenda de citas y un programa general para las facturas. Eso funciona mientras un solo dentista conoce cada boca, y falla cuando se incorpora un segundo dentista o los pacientes empiezan a pagar un puente en varios meses. Las señales:
- Un odontograma que solo una persona sabe leer. Abreviaturas en una ficha, una obturación dibujada a lápiz y ninguna forma de saber si ya estaba cuando el paciente vino por primera vez.
- Presupuestos escritos tres veces: en el sillón, como presupuesto en el mostrador y de nuevo en la factura, cada uno con un total distinto.
- Saldos que nadie sigue. Media corona pagada en marzo y, en junio, nadie sabe decir cuánto se debe aún.
- Radiografías en un solo ordenador, junto al equipo de rayos X, fuera del alcance del dentista de la otra sala.
El software dental vale lo que cuesta cuando el odontograma, el plan y el dinero describen la misma boca, en un solo lugar, para todos los que los necesitan.
Qué debe contener una historia dental
Acuerde primero qué debe dejar cada visita, sea lo que sea que use, papel incluido:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Odontograma por superficie | Caries, obturaciones, coronas, implantes, endodoncias y dientes ausentes, con numeración FDI, para que el siguiente dentista lea la boca tal como se dejó. |
| Dentición | Permanente, temporal o mixta: el odontograma de un niño no es el de un adulto. |
| Mediciones periodontales | Profundidad de sondaje, recesión, sangrado y placa en seis puntos por diente, con movilidad y furca, para comparar una visita con la siguiente. |
| Índice de caries | CPOD y cpod contados a partir del odontograma, para que la cifra y el odontograma coincidan. |
| Oclusión, articulación temporomandibular, tejidos blandos | El punto de partida para el trabajo de ortodoncia, prótesis y ATM, y el lugar donde se encuentra cualquier lesión. |
| Anestésico local | Principio activo, cartuchos, técnica y número de lote (LOT), para el día en que se retire un lote. |
| Radiografías | Qué placas se tomaron, con las imágenes adjuntas. |
| Plan de tratamiento y presupuesto | Diente, procedimiento, fase y coste estimado en cada línea, y hasta cuándo es válido el presupuesto. |
| Trabajo realizado y pago | Qué se hizo, qué se facturó, qué se pagó y qué se debe todavía. |
El odontograma registra; el dentista decide
El software guarda los hallazgos y hace cálculos con ellos. Si una bolsa necesita tratamiento o qué es una lesión sigue siendo criterio del dentista, con las palabras del propio dentista.
Una visita en el sillón con OPALEVI, paso a paso
Esta es una visita en OPALEVI para clínicas dentales. Las palabras en negrita son los nombres que aparecen en pantalla.
Reserve
Recepción elige Agregar cita, el paciente, el servicio y el dentista; el calendario rechaza una hora fuera del horario de ese dentista o encima de otra reserva. Deje marcado Enviar al paciente un recordatorio por correo el día anterior y se podrá enviar un recordatorio por correo al paciente.
Prepare
Un auxiliar abre la visita, añade los servicios y documentos del día y pulsa Marcar como lista para el dentista. El odontograma y la historia los escribe el dentista.
Registre en el odontograma
Fije el Tipo de dentición: (Dientes permanentes, Dientes temporales o Dentición mixta), elija un hallazgo en la Herramienta de marcado (Caries, Obturación, Corona, Ausente, Implante, Endodoncia o Tratado) y haga clic en un diente o en una de sus cinco superficies.
Sonde
Seleccione un diente para registrar sus seis profundidades de sondaje y abra su sección Periodoncia para la recesión, la placa, la supuración y la furca; Sangrado al sondaje y Movilidad se pueden fijar en varios dientes seleccionados a la vez.
Explore
El registro Examen dental bajo el odontograma recoge la oclusión, la articulación temporomandibular, las lesiones de tejidos blandos señaladas sobre un dibujo de la boca, la Anestesia local con su Número de lote del anestésico y las Radiografías tomadas; las imágenes se guardan en Documentos de la visita.
Finalice
Añada los servicios realizados, con los dientes en el Comentario del servicio, escriba el diagnóstico y el tratamiento y pulse Finalizar la visita. En Próximos pasos, quien emite las facturas usa Facturar esta visita para copiar los servicios con sus precios, y Reservar una cita de seguimiento abre una nueva reserva para el mismo paciente.
Lo que OPALEVI cuenta por usted
La pérdida de inserción en cada punto es la profundidad de sondaje más la recesión, y solo se muestra donde se midieron ambas. El sangrado, la placa y la supuración aparecen como porcentajes de los puntos registrados (23,3 % de 30 puntos, por ejemplo), y un signo que nadie evaluó no muestra ningún porcentaje en lugar de un cero tranquilizador. El Índice CPOD / cpod se cuenta a partir de las marcas, con los dientes temporales por separado.
Dos límites. Las coronas, los implantes y las endodoncias quedan fuera del CPOD, porque el odontograma no dice por qué se colocaron, y un diente ausente cuenta sea cual sea el motivo. Y no hay estadio periodontal, grado ni umbral de salud: ese juicio queda en manos del dentista.
Del plan de tratamiento al presupuesto y la factura
Los pacientes quieren saber qué se les hará y cuánto costará. OPALEVI tiene tres herramientas para ello, y cada una hace un trabajo distinto.
El plan que el paciente se lleva a casa
En Plan de tratamiento y presupuesto, cada línea de Tratamiento previsto indica el diente, el procedimiento, la Fase (Urgente, Fase 1, Fase 2 o Mantenimiento) y un Coste estimado, y Presupuesto válido hasta lo fecha. Plan de tratamiento dental y presupuesto lo imprime con los dientes registrados, una tabla por fase, un Total estimado en la moneda de la clínica y los consejos posteriores que marcó el dentista.
Los costes los escribe el dentista, no se toman de la lista de precios. La hoja suma los que puede leer, indica cuántas líneas dejó fuera y, si no puede leer ninguno, no imprime ningún total en lugar de un cero.
El presupuesto formal
Para un presupuesto con sus condiciones, elija Nuevo presupuesto en Presupuestos, seleccione al paciente y las Condiciones del presupuesto (su texto de validez, pago y garantía) y añada líneas con cantidades y precios. Imprímalo, descárguelo en PDF o use Enviar por correo electrónico. Pasa de Borrador a Enviado y luego a Aceptada o Rechazada; el envío fija el precio, y Revisar reabre como borrador un presupuesto sin respuesta.
La factura
Facturar el presupuesto convierte un presupuesto aceptado en una factura normal con el mismo paciente, las mismas líneas y los mismos impuestos. El trabajo visita a visita se factura con Facturar esta visita. Las facturas se pueden pagar en partes; lo que queda aparece en la ficha del paciente y en Saldos pendientes, con Cobrar al lado.
Con claridad: el plan y el presupuesto son independientes, y OPALEVI no copia las líneas del plan en un presupuesto. Las líneas del plan no se marcan a medida que se hace el trabajo. Y en el espacio de trabajo dental, Guardar como oferta conserva una visita y sus servicios con precio como presupuesto, que no cuenta como deuda, hasta que se finaliza la visita.
El calendario, el mostrador y quién ve qué
OPALEVI programa por dentista, no por sillón: cada dentista tiene una columna con su propio horario, en vistas de día, semana, mes y lista, y los filtros de estado separan a los pacientes que aún se esperan de los que están en la clínica, los que han terminado y los que no han acudido. Dos dentistas que comparten un sillón se organizan mediante sus horarios de trabajo.
Un Curso de tratamiento reserva hasta 30 sesiones a la misma hora en los días laborables que elija, o ninguna si una de ellas coincide con otra cita. Cuando se activa la reserva en línea, los pacientes pueden solicitar una hora con el dentista que elijan en la página pública de la clínica, y los pacientes sin cita pasan por Admisión rápida. La jornada completa del mostrador está en nuestra guía de software para la recepción de una clínica.
Quién ve qué
- Dentista: registra el odontograma, escribe la historia, finaliza las visitas y redacta presupuestos.
- Auxiliar o enfermera: prepara las visitas, pero no puede escribir el odontograma ni finalizar una visita.
- Recepción: reserva, admite, factura y cobra; que lea el historial clínico depende de un solo interruptor de la clínica.
- Finanzas: facturas, pagos y la caja; nunca las historias clínicas.
Los permisos se pueden cambiar rol por rol, y el Historial de cambios de cada visita muestra quién cambió qué, odontograma incluido. ¿Coronas hechas por un laboratorio? Su parte del trabajo está en software para laboratorio dental, del pedido a la factura cobrada.
Preguntas que hacer antes de elegir software para clínica dental
Haga estas preguntas a cada programa y respóndalas con sus propios pacientes.
| Pregunta | Qué buscar | OPALEVI |
|---|---|---|
| ¿Registro por superficie? | Cinco superficies; dientes permanentes, temporales y mixtos; numeración FDI. | Sí. |
| ¿Índices contados, no escritos? | CPOD y los porcentajes de sangrado y placa a partir del odontograma. | Sí, con la pérdida de inserción. |
| ¿Se registra el lote del anestésico? | Principio activo, cartuchos y LOT en la visita. | Sí. |
| ¿Un plan por fases para llevarse a casa? | Líneas por fase, un total, una fecha de validez. | Sí. |
| ¿Del presupuesto aceptado a la factura? | Un solo paso, las mismas líneas. | Sí: Facturar el presupuesto. |
| ¿Pagos parciales? | Un saldo por paciente y una lista de quién debe. | Sí. |
| ¿Los sillones en el calendario? | Una columna por sillón cuando se comparten los sillones. | No: una columna por dentista. |
| ¿Recordatorio semestral? | Una lista de recordatorios construida a partir de la última visita. | No: reserve la siguiente revisión desde la visita o fije una tarea de seguimiento. |
| ¿Conexión con el equipo de rayos X? | Imágenes que llegan solas desde el sensor. | No: adjunte las imágenes exportadas (se acepta DICOM). |
| ¿El plan alimenta el presupuesto? | Líneas del plan copiadas en el presupuesto. | No: se introducen por separado. |
Para las preguntas generales, protección de datos incluida, lea cómo elegir software para una clínica. Todo lo demás está en la página de funciones, y la historia completa de odontología está en la página del departamento de Odontología.
Su primera semana con OPALEVI en una clínica dental
Después de registrarse como clínica dental, Primeros pasos en la pantalla de hoy guía la configuración. Dedique la primera semana a esto:
Día 1: precios y membrete
Sustituya los servicios iniciales por los suyos en Añada sus servicios y precios, y configure el membrete de los informes.
Día 2: sus condiciones
Escriba sus condiciones de validez, pago y garantía en Revisar las condiciones del presupuesto; cada presupuesto imprime las condiciones que elija para él.
Día 3: el equipo
Invite a sus colegas con sus roles y fije el horario de trabajo de cada dentista.
Días 4 y 5: trabajo real
Registre en el odontograma a los pacientes de esta semana, imprima un plan, envíe un presupuesto y facture una visita finalizada.
Empiece por los pacientes en pleno tratamiento
Registre primero a aquellos cuyo tratamiento sigue en curso, con lo que queda de su plan: sus presupuestos y saldos son las preguntas de la semana próxima.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software para clínica dental?
Un programa que mantiene juntos los registros clínicos y administrativos de una clínica dental: el odontograma y las mediciones periodontales de cada visita, los planes de tratamiento con presupuestos, las citas de cada dentista y las facturas y pagos que siguen. Uno bueno cuenta índices como el CPOD a partir del propio odontograma.
¿Puedo dar a un paciente un presupuesto por escrito antes del tratamiento?
Sí. El plan de tratamiento de la visita se imprime como plan de tratamiento dental y presupuesto, por fases, con un total y una fecha de validez. Para un presupuesto formal con sus condiciones, cree una oferta en Facturación, envíela por correo o imprímala, y facture en un solo paso una vez aceptada.
¿Pueden los auxiliares y recepción ver el odontograma?
Un auxiliar con el rol de enfermería ve el odontograma pero no puede cambiarlo: prepara la visita, añade servicios y documentos, y deja el odontograma, la historia y la finalización de la visita al dentista. Recepción reserva y cobra; que pueda leer el historial clínico depende de un solo interruptor de la clínica. El rol de finanzas nunca lee las historias clínicas. La privacidad del registro del departamento de Odontología también se puede restringir a su propio personal o al dentista que trata al paciente.
¿Funciona en una tableta junto al sillón?
Sí. OPALEVI se abre en el navegador de una tableta, un portátil o un teléfono junto al sillón, y no hay nada que instalar. En una pantalla estrecha el menú se convierte en cuatro pestañas al pie de la página, con todo lo demás en «Más». Sí necesita conexión a internet.
¿Puedo probar OPALEVI antes de pagar?
Sí: una prueba gratuita, sin tarjeta. Durante ella, registre pacientes reales, imprima un plan de tratamiento y envíe un presupuesto. Cuando la prueba termina sin suscripción, no se cobra nada y sus registros se conservan, en solo lectura. Regístrese como clínica dental para empezar.
¿Cuánto cuesta OPALEVI para una clínica dental?
OPALEVI se cobra por cada miembro del personal que lo usa, y pagar un año de una vez reduce la tarifa mensual. Nunca se cuentan pacientes, departamentos ni sedes, así que el precio cambia cuando contrata a un higienista, no cuando el mes es movido. Véase la página de precios.
