Software para laboratorio dental: cada trabajo, del pedido del dentista a la factura cobrada
Un laboratorio dental vive de promesas: esta corona para el jueves, aquella prótesis después de la prueba, el puente antes de que el paciente viaje. Esta guía muestra qué debe contener la ficha de un trabajo, cómo avanza un pedido desde la llamada del dentista hasta la factura cobrada y qué preguntar antes de elegir software para su laboratorio.
Ideas clave
- Un trabajo está bajo control solo cuando una única ficha reúne la clínica, el paciente, el trabajo, la fecha de entrega y la etapa en la que está.
- Los plazos deben verse sin tener que preguntar a nadie: en un tablero, en un calendario de entregas y en la lista del día de cada técnico.
- Facture desde el propio pedido. Así el trabajo terminado nunca queda sin facturar y el saldo de cada clínica está al día cada vez que lo consulta.
- Juzgue cualquier programa por su semana real: durante la prueba, registre cinco pedidos reales, no la demostración de un vendedor.
Por qué dejan de funcionar las llamadas, los papeles y las hojas de cálculo
La mayoría de los laboratorios empiezan igual. Un dentista llama o envía un mensaje, alguien anota el trabajo en un papel o en una libreta, la impresión se guarda en un estante y el propietario lleva el resto en la cabeza. Con dos técnicos y un puñado de clínicas, eso funciona. Deja de funcionar sin hacer ruido, y luego de golpe.
Las señales son conocidas:
- Un plazo que nadie vio. El pedido llegó por teléfono el lunes, el papel acabó debajo de otra bandeja y el jueves la clínica llama para preguntar dónde está la corona.
- Trabajo terminado y nunca facturado. Una repetición, una unidad adicional, una reparación hecha como favor: cuando las facturas se redactan más tarde de memoria, algunas no se redactan nunca.
- Saldos que nadie sabe decir. «¿Cuánto nos debe esta clínica?» exige una tarde con extractos bancarios y una hoja de cálculo, y la respuesta sigue siendo una estimación.
- Preguntas que solo una persona puede responder. ¿En qué etapa está el puente? ¿Quién hace la porcelana? Cuando el propietario no está, el laboratorio se ralentiza.
Nada de esto es un problema de personas. Es un problema de información: los datos de cada trabajo están repartidos entre un teléfono, un papel, un estante y una hoja de cálculo, y nada los conecta. El software para laboratorio dental existe para reunir esos datos en una sola ficha y mantenerlos ahí, desde que llega el pedido hasta que el dinero está cobrado.
El software no hace más rápido a un laboratorio por sí solo. Hace visible cada trabajo, y el trabajo visible es el que se termina a tiempo y se cobra.
Qué debe contener la ficha de cada trabajo
Antes de comparar programas, acuerde qué debe contener la ficha de un trabajo. Sea cual sea la herramienta que use, papel incluido, cada pedido debería responder a estas preguntas sin necesidad de una llamada:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Clínica cliente y dentista | Quién encargó el trabajo, a quién llamar si hay una duda y a quién facturar. |
| Referencia del paciente | El nombre o la referencia que usa el dentista, para que el trabajo terminado llegue al sillón correcto. |
| El trabajo, con cantidades y precios | Corona, puente, prótesis, trabajo sobre implantes o reparación: cada línea con su precio, de modo que la factura se hace sola. |
| Piezas dentales, color y material | Los detalles que el técnico necesita en el banco de trabajo, escritos donde los va a leer. |
| Fecha de recepción y fecha de entrega | La promesa que usted hizo. Todo lo demás se planifica hacia atrás a partir de ella. |
| Etapas y quién las realiza | Modelo, estructura, porcelana, acabado: dónde está el trabajo ahora y en qué banco. |
| Estado | Pendiente, en curso, completado, entregado o cancelado, legible de un vistazo. |
| Factura y pago | Si el trabajo terminado ya se facturó y si la clínica ya pagó. |
También hay una razón normativa para conservar esta ficha. En la Unión Europea, una corona o una prótesis fabricada según la prescripción de un dentista es un producto sanitario a medida con arreglo al Reglamento (UE) 2017/745 sobre los productos sanitarios (enlace externo). Su anexo XIII exige al fabricante conservar una declaración de cada producto durante al menos diez años desde su comercialización, y quince años en el caso de los productos implantables. Fuera de la UE se aplican las normas nacionales sobre productos sanitarios, y sus obligaciones dependen de dónde entregue. El hábito es bueno en todas partes: de cada pieza de trabajo debería poder decir quién la encargó, para qué paciente, cuándo llegó, quién trabajó en ella y cuándo salió.
Una ficha, no una herramienta de cumplimiento
El software de laboratorio conserva el pedido, las fechas, las etapas y quién las tuvo asignadas. No redacta las declaraciones que le pide su autoridad reguladora. Conserve esos documentos como exige la ley y use el software para que los datos que contienen sean fáciles de encontrar.
Un trabajo, paso a paso, en OPALEVI
Este es el recorrido de un pedido por OPALEVI para laboratorios dentales, desde la llamada del dentista hasta la factura cobrada. Las palabras en negrita son los nombres que verá en la pantalla.
La clínica se convierte en cliente
Cada dentista o consulta que le envía trabajo es un cliente con su propia ficha: persona de contacto, dirección, teléfono, número de empresa y correo electrónico. El número de empresa se imprime en cada factura que emita a esa clínica, y la ficha reúne los pedidos de la clínica, lo facturado, lo cobrado y lo que aún se debe.
Registre el pedido
Pulse Nuevo pedido, elija el cliente e indique el paciente, la fecha de recepción y el plazo de entrega. El pedido recibe su propio código (P-00001, P-00002 y así sucesivamente). Añada el trabajo desde su lista de precios con Elija trabajo tarifado…, o escriba una línea como «Corona de zirconio 21» con su cantidad y su precio.
Planifique las etapas
En Etapas de trabajo, elija las estaciones por las que pasa el trabajo, en el orden en que las recorre: por ejemplo, primero CAD/CAM y después trabajo de porcelana. Un laboratorio nuevo empieza con seis estaciones (coronas y puentes, implantes dentales, prótesis, CAD/CAM, trabajo de porcelana y recepción), y puede cambiarles el nombre, añadir otras o archivarlas en Configuración → Unidades de trabajo.
Trabaje el caso
Los técnicos pulsan Iniciar y Finalizar en sus etapas, en el propio pedido o en el tablero Flujo de trabajo del laboratorio. El estado del pedido se actualiza solo: pendiente, en curso y completado cuando todas las etapas están terminadas.
Entregue
Imprima la Hoja de orden para que acompañe al trabajo, con líneas para quién lo entrega y quién lo recibe, y luego elija Marcar como entregado. La fecha de entrega queda registrada en el pedido.
Facture
Pulse Facturar este pedido. Las líneas del pedido se copian a la factura, se bloquean para que ambos documentos no se desajusten, y el pedido queda enlazado con su factura.
Cobre
Registre el pago en efectivo, con tarjeta o por transferencia bancaria. Hasta que se pague por completo, el importe espera en Saldos pendientes, empezando por el más antiguo, con un botón Cobrar al lado.
Dos aclaraciones sobre los detalles. OPALEVI no incluye en el pedido un odontograma ni un selector de color: los técnicos escriben los números de las piezas y el color en la línea de trabajo o en las notas. Y no guarda escaneos ni fotos en el pedido, así que los archivos STL permanecen en el software de su escáner o en el correo con el que llegaron, referenciados por el código del pedido.
Cómo tener siempre a la vista cada plazo de entrega
Incumplir un plazo cuesta más que la repetición del trabajo. El dentista tiene que mover a un paciente y empieza a preguntarse si el próximo caso debería ir a otro sitio. Un buen software de laboratorio no se limita a guardar la fecha límite: la pone delante de quienes todavía pueden hacer algo al respecto.
En OPALEVI el mismo plazo aparece en cuatro lugares:
- Pedidos, la lista de todos los pedidos, donde puede filtrar por estado y buscar por código de pedido, cliente o paciente.
- Flujo de trabajo del laboratorio, un tablero con las etapas de todos los pedidos abiertos en tres columnas (pendiente, en curso, completado) y filtros rápidos para Mis tareas, Vence hoy y Vencidas. Las tarjetas se pueden arrastrar entre columnas y pasar a otro técnico de la misma estación.
- Calendario de entregas, un mes con lo que debe salir del laboratorio cada día, con colores según el estado.
- Hoy, la primera pantalla que ve un técnico: sus propias tareas, lo que vence hoy, lo que está vencido y la siguiente etapa que le espera.
En el teléfono, la barra inferior de la pantalla abre directamente Pedidos, el Calendario y el tablero de Flujo de trabajo del laboratorio, de modo que un técnico puede consultar el trabajo del día en su banco sin ir hasta un ordenador.
Escriba el plazo que pueda cumplir
Indique la fecha en que realmente entregará, no la que el dentista esperaba. Cuando un caso necesita una prueba, trate la prueba como un pedido aparte con su propio plazo, de modo que ambas fechas aparezcan en el calendario.
Facturar a las clínicas y saber quién debe qué
Los laboratorios facturan con uno de dos ritmos: por trabajo, a medida que se entrega cada pedido, o una vez al mes por clínica. Sea cual sea el suyo, vale una regla: la factura debe salir del pedido, no de la memoria.
En OPALEVI, facturar un trabajo es un solo paso. Facturar este pedido copia las líneas con precio a una factura ordinaria, numerada en una secuencia ininterrumpida (F-00001, F-00002…) que puede anularse pero nunca eliminarse, o a una factura proforma, para la clínica que quiere conocer una cifra antes de la factura definitiva. Una factura proforma puede convertirse más tarde en ordinaria. Los laboratorios que facturan cada mes tienen los mismos datos en un solo lugar: la ficha del cliente enumera cada pedido con su valor, y Nueva factura para este cliente inicia desde ahí la factura del mes.
La primera vez que factura, OPALEVI le pide una sola vez los datos de su empresa (nombre, dirección, ciudad y número de empresa) para que figuren en todas las facturas. Las facturas se imprimen o se descargan en PDF, se envían por correo electrónico y muestran sus datos bancarios para las clínicas que pagan por transferencia.
¿Quién nos debe dinero?
Es la pregunta que se hace todo propietario, y debería tardar segundos en responderse. Saldos pendientes enumera lo que las clínicas clientes aún deben al laboratorio, empezando por la factura más antigua, y señala lo que está vencido. La ficha de cada cliente cuenta lo mismo para una sola clínica: el valor de sus pedidos, cuánto se facturó, cuánto se pagó y la deuda que queda.
Si su laboratorio cobra en efectivo en el mostrador, la Caja se abre al empezar el día con un importe inicial y se cierra con el efectivo que usted cuenta, de modo que un descuadre, por defecto o por exceso, se ve de inmediato. Las clínicas que piden primero un precio pueden recibir una oferta, que se factura en un solo paso cuando la aceptan; las ofertas se activan en Configuración → Menús de la aplicación.
Técnicos, recepción y propietario: quién ve qué
En un laboratorio trabajan personas que necesitan cosas distintas, y el dinero no es asunto de todos. En OPALEVI cada persona tiene un rol:
- Técnico dental: recibe los pedidos, trabaja en ellos y los devuelve; ve las ofertas, pero no el dinero del laboratorio. Un técnico no puede añadir clientes ni emitir facturas.
- Recepción: registra los trabajos, atiende a las clínicas, emite facturas y cobra en el mostrador.
- Finanzas / Contabilidad: lleva las facturas, los pagos y la caja, y consulta los informes financieros.
- Administrador: dirige el negocio: clientes, pedidos, dinero, personal y configuración.
Cada rol puede ajustarse permiso por permiso si su laboratorio trabaja de otra manera. Cada persona inicia sesión con su propia cuenta, de modo que nadie comparte contraseña, y cada una puede trabajar en su propio idioma.
Diez preguntas antes de elegir software para laboratorio dental
Elija OPALEVI u otro programa, plantee estas preguntas a cada opción que considere y respóndalas con sus propios pedidos, no con una demostración.
| Pregunta | Una buena respuesta | OPALEVI |
|---|---|---|
| ¿Una sola ficha contiene todo el trabajo? | Cliente, paciente, trabajo con precios, fechas, etapas y estado en una sola pantalla. | Sí: el pedido. |
| ¿Puede cada técnico ver lo que vence hoy? | Un tablero o una lista por persona, con filtros de vence hoy y vencidas. | Sí: el tablero de Flujo de trabajo del laboratorio y Hoy. |
| ¿Puede ver de un vistazo las entregas de la semana? | Un calendario de plazos, no solo una lista. | Sí: el calendario de entregas. |
| ¿La factura sale del pedido? | Un solo paso, con las líneas y los precios del propio pedido. | Sí: Facturar este pedido. |
| ¿Puede saber ahora mismo qué debe cada clínica? | Un saldo por cliente y una lista de facturas impagadas, empezando por la más antigua. | Sí: la ficha del cliente y Saldos pendientes. |
| ¿Puede mantener el dinero lejos del banco de trabajo? | Roles que ocultan las finanzas a los técnicos. | Sí: el rol Técnico dental no ve dinero. |
| ¿Funciona en el teléfono que lleva en el bolsillo? | Nada que instalar; utilizable en el banco de trabajo y en la calle. | Sí, en el navegador del teléfono. |
| ¿Está en su idioma? | Toda la interfaz, facturas incluidas. | 47 idiomas de interfaz; las facturas se imprimen en 35 de ellos. |
| ¿Admite odontogramas, colores y escaneos? | Campos estructurados, o al menos un lugar claro donde escribirlos. | En parte: las piezas y el color van en la línea de trabajo o en las notas; los escaneos permanecen en el software de su escáner. |
| ¿Cuánto costará a medida que crezca? | Un precio que se pueda calcular de antemano. | Por miembro del personal; los pedidos y las clínicas clientes nunca se cuentan. |
El precio completo, con una calculadora para su equipo, está en la página de precios. Para una lista de verificación más amplia que también abarca las clínicas, lea cómo elegir software para una clínica.
Su primera tarde: del registro al primer pedido
Configurar un laboratorio en OPALEVI lleva una tarde, no un proyecto. Después de registrarse como laboratorio dental, una breve lista de comprobación en la pantalla Hoy le guía por los primeros pasos y los marca a medida que los completa:
Añada a los dentistas que encargan trabajo
Añada cada clínica o dentista como cliente. Basta un nombre para empezar; los datos de contacto pueden venir después.
Establezca su lista de precios
OPALEVI le ofrece al principio una breve lista de ejemplo (corona de porcelana, prótesis completa, reparación de prótesis). Sustitúyala por su propio trabajo y sus precios en Configuración → Servicios antes de facturar el primer pedido.
Registre su primer pedido
Introduzca un caso real. Sus etapas aparecen en el tablero de Flujo de trabajo del laboratorio en cuanto las añade.
Invite a su equipo
Añada a sus técnicos y a recepción, cada uno con su rol, para que el tablero se llene de nombres reales.
Haga la prueba con trabajo real
Introduzca los pedidos reales de esta semana durante cinco días laborables. Para el viernes sabrá si el tablero, el calendario y las facturas se adaptan a su laboratorio, algo que ninguna demostración puede decirle.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software para laboratorio dental?
Un programa que registra cada trabajo que un laboratorio dental recibe de las clínicas, lo sigue por las estaciones del laboratorio hasta la entrega y convierte el trabajo terminado en facturas y cobros. Sustituye al libro de pedidos, a los papeles sobre las bandejas y a la hoja de cálculo de facturación por una única ficha compartida.
¿Pueden los técnicos usarlo sin ver las finanzas del laboratorio?
Sí. En OPALEVI el rol Técnico dental recibe los pedidos y trabaja en ellos, pero no puede emitir facturas y no ve el dinero del laboratorio: los pagos, la caja y los informes financieros.
¿Funciona en un teléfono o en una tableta?
Sí. OPALEVI funciona en el navegador de un ordenador, una tableta o un teléfono, sin nada que instalar. En el teléfono, la barra inferior abre Pedidos, el Calendario y el tablero de Flujo de trabajo del laboratorio.
¿Cuánto cuesta OPALEVI para un laboratorio dental?
OPALEVI se cobra por cada miembro del personal que lo utiliza: 10,95 € al mes con el plan mensual, o 7,95 € al mes con el plan anual. Los pedidos y las clínicas clientes nunca se cuentan. Los precios son en euros, y el impuesto se añade al pagar cuando corresponde. Consulte la página de precios.
¿Puedo probarlo antes de pagar?
Sí. Al registrarse comienza una prueba gratuita sin tarjeta. Si no elige un plan cuando termina la prueba, no se cobra nada y su cuenta pasa simplemente a ser de solo lectura.
