Cómo elegir software para una clínica pequeña o una consulta dental: 12 preguntas antes de pagar

Todos los programas para clínicas tienen una larga lista de funciones, y la mayoría se parecen sobre el papel. Lo que los distingue es cómo se sienten a las 8:30 de un lunes, cuando recepción tiene a tres personas en el mostrador, el teléfono suena y el primer paciente ya está en el sillón.

Así que, antes de mirar ningún software, ponga su día por escrito. Lleva veinte minutos y le ahorrará elegir mal:

• ¿Quién hace qué? Recepción, médicos, enfermeras o auxiliares, quien cobra y el propietario.
• ¿Cómo llegan los pacientes hasta usted? Por teléfono, sin cita, por mensaje o en línea.
• ¿Cómo cobra? En efectivo en el mostrador, con tarjeta, por transferencia, a plazos o cuando termina el tratamiento.
• ¿Qué entrega a su contable a final de mes, y en qué formato?
• ¿Qué falla hoy? Citas perdidas, saldos sin cobrar, notas que nadie puede leer, una caja que no cuadra.

El programa adecuado elimina lo que hoy falla en su clínica. Una función que nunca usará no es motivo para elegir nada.

Plantee estas preguntas a cada programa que considere. Sirven para una consulta de medicina general, una clínica de especialidades, una consulta dental o un pequeño servicio hospitalario. Un buen proveedor las responde con claridad, por escrito y sin «depende».

1. ¿Mantendrán de verdad sus médicos la historia en el programa?

El software de una clínica vive o muere por la historia del paciente. Si los médicos lo encuentran lento, vuelven al papel y todos los informes que esperaba salen vacíos. Pida una ficha por paciente con todas las visitas, documentos y pagos; un aviso antes de registrar dos veces a la misma persona; una búsqueda rápida por nombre, código o teléfono; y fichas adaptadas a cada departamento, como un odontograma en odontología, sin obligar a todos a rellenar campos que no tienen sentido para ellos.

2. ¿El calendario se ajusta a su forma de dar citas y recuerda las citas a los pacientes?

Compruebe las vistas de día, semana y mes por médico, un horario laboral que el calendario respete, una forma rápida de atender a quienes llegan sin cita y la reserva en línea desde su propia página si la quiere. Después pregunte cómo se recuerda la cita a los pacientes: por correo electrónico, SMS o WhatsApp, solo con el consentimiento del paciente, y a qué coste por mensaje. Las citas perdidas son ingresos perdidos; los recordatorios están entre las formas más baratas de recuperarlos.

3. ¿Las facturas se ajustan a sus normas?

Una factura es un documento legal, no una impresión. Debe llevar el nombre, la dirección y el número de empresa de su negocio (el número fiscal o de registro mercantil que use su país), estar numerada en una secuencia ininterrumpida y no poder eliminarse una vez emitida, solo anularse. Pregunte si puede emitir una factura proforma o un presupuesto antes del tratamiento, fijar sus propios tipos de IVA (o ninguno, cuando sus servicios están exentos) y enviar las facturas en PDF por correo electrónico.

4. ¿Sabrá dónde está el dinero al final del día?

Las clínicas pequeñas rara vez pierden dinero por fraude; lo pierden por saldos a los que nadie da seguimiento. Pida una caja diaria que se abra con un importe inicial y se cierre con el efectivo contado, con informes de cierre de día que su contable reconozca, y una lista de saldos pendientes, empezando por los más antiguos, que alguien pueda revisar cada viernes. Los pagos con tarjeta y por transferencia deben registrarse con su método, y las devoluciones deben ser posibles sin eliminar nada.

5. ¿Puede cada persona ver solo lo que necesita su trabajo?

Recepción necesita el calendario y el dinero, no las notas clínicas. Finanzas necesita las facturas, no los diagnósticos. Pida roles reconocibles (administrador, médico, enfermero o auxiliar, recepción, finanzas) que pueda ajustar, y una cuenta personal para cada uno. Los accesos compartidos hacen imposible saber quién cambió qué, y son uno de los puntos débiles más comunes de una consulta pequeña.

6. ¿Cómo protege los datos de los pacientes y puede el proveedor demostrarlo?

La información de salud es un dato personal sensible según las leyes de protección de datos de la mayoría de los países, como el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (enlace externo). Como clínica, usted sigue siendo responsable de esos datos, aunque los conserve un software. Por eso pregunte:

• ¿Existe un acuerdo de encargo de tratamiento de datos, publicado o firmado, que indique dónde se almacenan los datos y qué proveedores los tratan?
• ¿Se mantienen separados los registros de cada clínica de los de las demás?
• ¿Las contraseñas se guardan solo como un hash y toda conexión usa HTTPS?
• ¿Puede cada persona activar la verificación en dos pasos y se puede bloquear la pantalla cuando alguien se aleja?
• ¿Hay un registro de actividad que nadie pueda editar?
• ¿Con qué frecuencia se hacen copias de seguridad y durante cuánto tiempo se conservan?

7. ¿Está en el idioma que habla su equipo?

Un programa que su personal entiende a medias produce fichas rellenadas a medias. Pregunte si toda la interfaz, no solo los menús, está en su idioma, si los documentos para los pacientes y las facturas se imprimen en él, y si un equipo mixto puede trabajar en idiomas distintos, por ejemplo un idioma en recepción e inglés para un especialista invitado, o todos en un mismo idioma si lo prefiere.

8. ¿Funciona con lo que ya tiene?

Un programa que funciona en el navegador sirve en los ordenadores, tabletas y teléfonos que ya tiene, se actualiza solo y no necesita un servidor metido en un armario. Pregunte si hay que instalar algo, si se puede usar en un teléfono y qué ocurre cuando se cae la conexión a internet; el punto de acceso del teléfono móvil es un plan B barato y sensato para cualquier clínica.

9. ¿Puede marcharse con sus datos?

El mejor momento para preguntar cómo se sale es antes de entrar. Pregunte cómo se incorporan los pacientes que ya tiene (por ejemplo, mediante la importación de una hoja de cálculo), qué puede exportar usted mismo en cualquier momento, qué exporta el proveedor por usted a petición y qué ocurre con sus datos si cierra la cuenta. Las respuestas deben figurar en las condiciones, no en la promesa de un vendedor.

10. ¿Puede prever el precio?

El software de clínica se cobra por usuario, por paciente, por módulo o por sede, y las diferencias se acumulan. Pregunte qué se cuenta exactamente, si los pacientes, los departamentos y las sedes cuestan más, cuánto cuestan los mensajes de recordatorio, si hay descuento anual y cómo cambia el precio al contratar a una persona más. Calcule su precio para hoy y para dentro de dos años.

11. ¿Quién responde cuando algo sale mal?

Pregunte cómo se llega al soporte (correo electrónico, teléfono, WhatsApp, un formulario), en qué idioma y con qué rapidez. Después póngalo a prueba durante el periodo de prueba con una pregunta real. Una guía de ayuda dentro del programa, escrita para el personal de la clínica y no para programadores, responde a la mayoría de las dudas cotidianas antes de que nadie tenga que llamar.

12. ¿Le permite la prueba demostrarlo?

Una demostración enseña el mejor día del proveedor. Una prueba enseña el suyo. Pida una prueba gratuita sin tarjeta, con todas las funciones que pagaría, lo bastante larga para trabajar dos semanas reales, y una respuesta clara sobre lo que ocurre cuando termina.

• No puede conocer el precio sin una llamada comercial. Si el precio depende de quién pregunta, cambiará cuando renueve.
• La demostración usa datos de ejemplo perfectos y no le dejan probarla con los suyos.
• Sacar sus datos cuesta aparte, o nadie quiere poner por escrito cómo funciona.
• Le sugieren accesos compartidos para ahorrar en licencias.
• Nadie sabe decir dónde se guardan sus datos ni qué empresas los tratan.
• A toda pregunta sobre facturas o sobre la ley responden «todos nuestros clientes lo usan».

La mayoría de las pruebas fracasan porque nadie las planifica: se abre la cuenta, alguien hace clic por ahí una tarde y, dos semanas después, la decisión se toma por intuición. Use en cambio este plan:

1. 1

   Día 1: configure lo básico

   Introduzca los datos de su empresa, el horario, los servicios y los precios. Invite a dos o tres compañeros con sus roles reales.

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   Día 2: incorpore pacientes reales

   Importe una hoja de cálculo de pacientes, o añada a mano los pacientes de esta semana.

3. 3

   Días 3 a 7: trabaje la semana real

   Dé cada cita en el nuevo sistema a la vez que en el actual. Registre las visitas, cobre y abra y cierre la caja cada día.

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   Día 8: facture y concilie

   Emita las facturas de la semana y compare los totales con lo que sabe que ha cobrado. Deberían coincidir hasta el céntimo.

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   Días 9 y 10: haga las preguntas difíciles

   Inicie sesión como recepción: ¿puede ver notas clínicas que no debería? Exporte sus pacientes a una hoja de cálculo. Envíe al soporte una pregunta real y mida el tiempo de respuesta.

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   Días 11 y 12: enséñeselo a su contable

   Imprima los informes y una factura, y pregunte si tienen lo que el contable necesita.

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   Días 13 y 14: decidan juntos

   Puntúe el programa con la hoja de más abajo y pregunte a quienes lo usaron cada día. Su respuesta cuenta más que la suya.

Dé a cada área 0, 1 o 2 puntos y pondere las áreas que más importan a su clínica. Un programa que puntúe 0 en facturas, roles o protección de datos no debería ganar por nada más.

Nosotros creamos OPALEVI, así que estas son nuestras propias respuestas, incluidas las que son un «no». Juzgúelas con la misma hoja que use para todos los demás.

¿Dirige un laboratorio dental y no una clínica? Lea software para laboratorio dental: cada trabajo, del pedido a la factura cobrada, o conozca OPALEVI para clínicas dentales, consultas privadas y clínicas.