Software pro recepci kliniky: den recepce od prvního telefonátu po uzavřenou pokladnu
Software pro recepci kliniky musí držet krok se dnem, který málokdy proběhne podle plánu: telefon zvoní při příjmu, pacient přijde bez ohlášení, někdo se o půlnoci objedná online a zásuvka se při zavírání přesto musí shodovat. Tento průvodce provází recepci tímto dnem v OPALEVI, včetně toho, co přenechává jiným nástrojům.
Nejdůležitější body
- Objednávejte do jednoho kalendáře, který zná týden každého lékaře, aby recepce nikdy neslíbila čas, který nikdo nedodrží.
- Telefonáty, pacienti bez objednání, objednávky z webu a doporučení patří do jednoho seznamu žádostí, od nejstarší.
- Označení pacienta jako příchozího spustí čekací hodiny a zařadí ho do čekárny lékaře.
- Peníze na recepci jsou tři věci: doklad za každou platbu, zásuvka, která drží jen hotovost, a seznam dluhů.
Kde recepce ztrácí přehled a co musí zaznamenávat
Mnoho klinik vede recepci na papírovém diáři, telefonu, pokladní zásuvce a něčí paměti. Vydrží to, dokud nenastoupí druhý lékař a ve čtvrtek se nezmění hodiny. Pak se stejné věci kazí stále dokola:
- Nemožné objednávky. Diář zapomene, že lékař v pátek odchází v poledne.
- Volající, kterým se nikdo nezavolal zpět. Lísteček z 09:15 je na monitoru ještě v 17:00.
- Čekárna, kterou nikdo nepřečte. Kdo přišel první a ví to lékař?
- Zásuvka, která nesedí, protože se hotovost a karty počítaly dohromady.
| Záznam | Proč je důležitý |
|---|---|
| Pracovní doba každého lékaře | Jedině pak může kalendář odmítnout nemožnou objednávku. |
| Pacient, lékař, služba, začátek a konec | Délka služby určuje konec, takže další okno je skutečné. |
| Stav a čas příchodu | Čekání se měří a zrušené řádky zůstávají v záznamu. |
| Každá žádost s jejím zdrojem | Nic nečeká mimo seznam, dokud se neobjedná nebo neuzavře. |
| Každá platba: částka, způsob, kdo ji přijal | Doklad, denní report i zůstatek vycházejí z jednoho řádku. |
| Hotovost napočítaná při uzavření | Krátký den se zapíše, nehádá se o něm. |
Recepce je místo, kde klinika dává své sliby. Dobrý software zajistí, že každý lze dodržet.
Software pro recepci kliniky začíná jedním kalendářem
V OPALEVI recepce pracuje pod Kalendář: Termíny, Žádosti a Rychlé přijetí. Termíny mají pohledy Den, Týden, Měsíc a Seznam. V denním pohledu sloupec každého lékaře ukazuje jeho hodiny a hodiny, kdy nepracuje, jsou zastíněné.
Tyto hodiny se nastavují pod Nastavení → Provozní doba, kde Otevírací doba pro přepíná mezi týdnem kliniky a týdnem jednoho člověka; kdo nemá vlastní týden, řídí se týdnem kliniky.
Objednání volajícího
Kliknutí na volné okno otevře Přidat termín s vyplněným časem a lékařem:
- Pacient. Stávající pacient, nebo Nový pacient se jménem, příjmením a telefonem; podobné karty se ukážou dřív, než vznikne duplikát.
- Služba. Její délka určuje čas konce.
- Kontrola. Kolize nebo čas mimo týden lékaře se označí a při uložení odmítnou.
- Připomínka. Zaškrtněte Den předem poslat pacientovi připomínku e-mailem u pacienta, který má v kartě e-mailovou adresu.
- Kurz. Léčebný kurz zarezervuje 2 až 30 sezení ve stejnou hodinu, nebo žádné, pokud jedno koliduje.
Dejte lékařům na částečný úvazek jejich vlastní týden
Otevírací doba kliniky sama žádnou objednávku neodmítne; odmítne ji jen vlastní týden lékaře. Zadejte jej dřív, než recepce začne objednávat.
Potvrzeno, dorazil, ošetřen
Objednávky procházejí stavy Potvrdit, Dorazil(a), Ošetřen/a a Nedostavil(a) se. Filtry (Očekávaní, Nepotvrzení, V klinice, Dokončené, Zmeškaní) přetvářejí den; Nepotvrzení je ranní telefonní seznam. Přesunout změní termín, Zrušit ponechá řádek v záznamu, Obnovit ho vrátí, dokud je hodina volná, a Vrátit příchod opraví omylem kliknutý příchod, než začne jakákoli návštěva.
Telefonáty k vyřízení a objednávky z vlastní stránky kliniky
Některé žádosti nelze objednat hned: volající si musí zkontrolovat směnu, nebo zpráva žádá „jakékoli ráno příští týden“. Čekají v Žádosti: Přidat poptávku zaznamená, kdo se ptá, jak žádost přišla (telefon, bez objednání, web nebo vnější doporučení) a co chce. Otevřené žádosti jsou seřazeny od nejstarší, s Označit jako kontaktováno, Objednat termín a Uzavřít, které žádá o důvod.
Online objednávání
Každá klinika může zveřejnit vlastní stránku, kterou nastaví administrátor pod Web kliniky. V Publikování a rezervace zapíná Přijímat online rezervace objednávání a Nejbližší možná rezervace a Nejvzdálenější rezervace nastavují předstih a horizont. Objednat lze jen služby označené Rezervovatelné online, které poskytuje lékař zobrazený na stránce.
Návštěvníci vyberou službu, lékaře nebo Kdokoli k dispozici a volný čas z kalendáře recepce a pak zanechají telefon nebo e-mail.
S vypnutým Potvrzovat rezervace automaticky objednávky přistanou v Žádosti a recepce se dozví ze zvonečku; objednání e-mailem odešle potvrzení návštěvníkovi, který zanechal adresu. Se zapnutým jde čas rovnou do kalendáře jako potvrzený. V obou případech recepce při příjmu připojí správnou kartu pomocí Rezervováno online — propojte pacienta. Pod Adresa a QR kód se QR kód stránky stáhne jako obrázek k vytištění na pult.
Pacienti bez objednání, příchody a čekárna
Rychlé přijetí přijme pacienta bez objednání na jednom formuláři: Najít pacienta podle jména, telefonu nebo kódu, nebo Zaregistrovat nového pacienta. Když zadané jméno odpovídá existujícím kartám, OPALEVI se zeptá O kterou kartu se jedná? s kódem, datem narození a poslední návštěvou každého kandidáta a recepce místo vytvoření duplikátu stiskne To je on/ona.
Potom Zahájit návštěvu otevře návštěvu, nebo Přidat do fronty označí pacienta jako příchozího v první volné půlhodině lékaře a lékaře upozorní. Stránka oddělení Recepce ukazuje, jak recepce zapadá mezi ostatní oddělení.
Den na jedné obrazovce
Dnes, první obrazovka recepce, ukazuje recepci mimo jiné tyto části:
- V čekárně, nejdéle čekající první, červeně po dvaceti minutách.
- Brzy přijdou, příští dvě hodiny.
- K potvrzení, nepotvrzené objednávky týdne, každá s Potvrdit.
- Žádosti o termín, které jsou stále otevřené.
- Neuhrazeno na recepci, dnešní návštěvy, které stále dluží peníze.
- Nedostavili se, včetně objednávek, které skončily před více než patnácti minutami bez příchodu.
Nad nimi Fronta kliniky počítá, kdo čeká a kdo je u lékaře, vedle tlačítka Pacient bez objednání; obrazovka se obnovuje každých 20 sekund. Odeslat lékaři zařadí příchozího pacienta na seznam lékaře a sestra, která změřila vitální funkce, stiskne Označit jako připravené pro lékaře.
Co smí recepce číst
Výchozí role Recepce objednává, ruší, otevírá návštěvy a přijímá platby, ale nemůže zapisovat vitální funkce ani psát klinický záznam a žádný nečte, pokud klinika nezapne Recepce může vidět historii návštěv pacientů pod Nastavení → Ostatní nastavení. Soukromí oboru popisuje software pro gynekologii.
Platby, doklady, pokladna a co se stále dluží
Doklad za každou platbu
Platbu přijměte na návštěvě pomocí Zaplatit, nebo na kartě pacienta, kde jedna částka pokrývá nejdřív nejstarší neuhrazené návštěvy; Záloha přijímá peníze před prací. Vytisknout doklad vydá Doklad o platbě s obchodním číslem kliniky, návštěvou, způsobem a celkem, také jako PDF nebo e-mailem. Vratka, kterou provede oprávněná osoba, je nový řádek s důvodem; nic se nemaže.
Pokladna drží jen hotovost
Denní pokladna začíná Otevřít den a Počáteční částka; Přidat příjem nebo výdej zaznamená hotovost spravovanou ručně. Uzavřít den žádá o Přepočítaná hotovost a ukazuje, zda zásuvka sedí, chybí nebo přebývá, s Report X, Report Z a Denní report k tisku. Do zásuvky vstupuje jen hotovost: platby kartou a převodem se na každém reportu uvádějí pod svým způsobem, takže tržby z karet nikdy nezpůsobí, že by počet vyšel krátký.
Kdo ještě klinice dluží
Nezaplacené zůstatky uvádějí, co pacienti dluží, od nejstaršího dluhu, přičemž vše nad 30 dní je označeno jako po splatnosti. Vyhledejte podle jména, kódu, telefonu nebo čísla faktury a stiskněte Vybrat; Přijmout platbu ji zaznamená a nabídne doklad. Půlhodina s tímto seznamem každý pátek překoná většinu reportů.
Není to fiskální systém
Doklad OPALEVI je vlastní záznam kliniky. Netiskne fiskální účtenky, nepřipojuje se k fiskální tiskárně ani platebnímu terminálu a neposílá pojišťovací nároky; ponechte si fiskální zařízení nebo službu, kterou vaše země vyžaduje.
Faktury jsou zapnuty od začátku: Další kroky návštěvy nabízejí Fakturovat tuto návštěvu vedle Objednat kontrolní termín. Klinika, která nefakturuje, modul vypne pod Nastavení → Nabídky aplikace.
Otázky před výběrem softwaru pro recepci
Úplný nákupní kontrolní seznam je v článku jak vybrat software pro kliniku. Pro recepci nechte každý program projít jedním skutečným ránem:
| Zkouška | Jak vypadá dobrý stav | OPALEVI |
|---|---|---|
| Objednat mimo hodiny lékaře | Odmítnuto, osoba po osobě. | Ano, jakmile má lékař vlastní týden. |
| Objednat dva pacienty na stejný čas | Odmítnuto na obrazovce i při uložení. | Ano. |
| Přijmout pacienta bez objednání | Jedna obrazovka s upozorněním na duplikát. | Ano: Rychlé přijetí. |
| Nechat pacienty objednávat online | Vaše služby a předstih, potvrzené nebo ne. | Ano: vlastní stránka kliniky. |
| Připomenout pacientovi termín | Připomínka, se kterou pacient souhlasil. | Ano: e-mail den předem. |
| Uzavřít zásuvku | Počítá se jen hotovost. | Ano. |
| Udržet recepci mimo klinické poznámky | Role, která jen objednává a přijímá peníze. | Ano, ve výchozím nastavení. |
| Vytisknout fiskální účtenku nebo odeslat pojišťovací nárok | Cokoli, co vaše země vyžaduje. | Ne: ponechte si fiskální zařízení nebo službu. |
| Strhnout platbu kartou | Integrace terminálu, nebo jasné ne. | Ne: platby kartou se zaznamenávají, nestrhávají. |
Vedete zubní ordinaci? Viz software pro zubní ordinaci. Léčíte zvířata? Přečtěte si software pro veterinární ordinaci. Tyto nástroje recepce jsou součástí OPALEVI pro kliniky; zbytek je na stránce funkcí a cena za člena personálu na stránce s cenami.
První týden recepce v OPALEVI
Po registraci odškrtává První kroky na Dnes nastavení:
Nastavte hodiny
Týden kliniky, pak týden každého lékaře na částečný úvazek pod Otevírací doba pro.
Přidejte služby
S cenami a délkami, aby objednávky končily, když ošetření.
Pozvěte recepci
Každou recepční s vlastním účtem a rolí Recepce.
Otevřete první den
Přijímejte každou platbu v OPALEVI a pak uzavřete pokladnu se skutečným přepočtem.
Zveřejněte stránku
Zaškrtněte služby k objednání, ukažte své lékaře a vytiskněte QR kód.
Veďte týden dva diáře
Zapisujte každý hovor pět dní do OPALEVI i na papír. Pokud OPALEVI drží každý termín a zásuvka každý večer sedí, papír vyřaďte.
Často kladené otázky
Co je software pro recepci kliniky?
Program pro recepci kliniky: kalendář termínů, žádosti od volajících a z webu kliniky, příjem a pacienti bez objednání, čekárna a peníze přijaté u pultu, vedené v jednom záznamu, který sdílí celý tým, místo diáře, lístečků a pokladní knihy.
Může recepce vidět klinické poznámky pacientů?
Ve výchozím nastavení ne. Role Recepce v OPALEVI objednává, otevírá návštěvy a přijímá platby, klinický záznam nikdy nepíše a klinické záznamy čte jen tehdy, když klinika zapne „Recepce může vidět historii návštěv pacientů“. Role lze upravit oprávnění po oprávnění.
Mohou se pacienti objednat online?
Ano. Klinika může zveřejnit vlastní stránku, kde návštěvníci vyberou službu, lékaře nebo kohokoli k dispozici a volný čas ze skutečného kalendáře. Klinika rozhoduje, zda se objednávky potvrdí hned, nebo čekají na recepci jako žádosti.
Připomíná OPALEVI pacientům jejich termíny?
Ano. Pacientovi lze den předem poslat připomínku e-mailem: při objednání někoho, kdo má v kartě e-mailovou adresu, zaškrtněte „Den předem poslat pacientovi připomínku e-mailem“. Políčko začíná zaškrtnuté nebo ne podle karty pacienta.
Funguje to na tabletu nebo telefonu?
Ano, v prohlížeči jakéhokoli počítače, tabletu nebo telefonu, bez instalace. Malé obrazovky mají místo horní nabídky lištu dole.
Kolik OPALEVI stojí a můžeme ho vyzkoušet?
Za člena personálu, který OPALEVI používá; pacienti, termíny ani oddělení cenu nemění. Bezplatná zkušební doba nevyžaduje kartu a klinika, která si předplatné nepořídí, neplatí nic: její záznamy se přepnou do režimu jen pro čtení, nic se nemaže. Částky jsou na stránce s cenami.
