Jak vybrat software pro malou kliniku nebo zubní ordinaci: 12 otázek, které si položte, než zaplatíte

Každý klinický program má dlouhý seznam funkcí a na papíře si většina z nich vypadá podobně. Liší se tím, jaké to je v pondělí v 8:30, kdy jsou u recepce tři lidé, zvoní telefon a první pacient už sedí v křesle.

Než se tedy na jakýkoli software podíváte, sepište si svůj den. Zabere to dvacet minut a ušetří vás to špatné volby:

• Kdo dělá co? Recepce, lékaři, sestry nebo asistenti, ten, kdo přijímá peníze, a majitel.
• Jak se k vám pacienti dostanou? Telefonem, osobně bez objednání, zprávou nebo online.
• Jak se vám platí? Hotově na recepci, kartou, převodem, na splátky, nebo až po dokončení léčby.
• Co předáváte účetnímu na konci měsíce a v jaké podobě?
• Co dnes selhává? Ztracené termíny, nezaplacené zůstatky, poznámky, které nikdo nepřečte, pokladna, která nesouhlasí.

Správný program odstraní to, co ve vaší klinice dnes selhává. Funkce, kterou nikdy nepoužijete, není důvod k žádné volbě.

Tyto otázky položte každému programu, který zvažujete. Platí pro všeobecnou praxi, specializovanou kliniku, zubní ordinaci i malé nemocniční oddělení. Dobrý dodavatel na ně odpoví srozumitelně, písemně a bez „záleží na tom“.

1. Budou do něj lékaři skutečně zapisovat záznamy?

Klinický software stojí a padá s pacientským záznamem. Pokud ho lékaři shledají pomalým, vrátí se k papíru a všechny přehledy, v něž jste doufali, zůstanou prázdné. Požadujte jednu kartu na pacienta se všemi návštěvami, dokumenty a platbami, upozornění před dvojí registrací téže osoby, rychlé vyhledávání podle jména, kódu nebo telefonu a záznamy přizpůsobené jednotlivým oddělením, například zubní schéma ve stomatologii, aniž by všichni museli procházet pole, která jim nedávají smysl.

2. Odpovídá kalendář tomu, jak objednáváte, a připomíná termíny pacientům?

Zkontrolujte denní, týdenní a měsíční zobrazení pro každého lékaře, pracovní dobu, kterou kalendář respektuje, rychlý způsob přijetí pacientů bez objednání a online objednávání z vlastní stránky, pokud ho chcete. Pak se zeptejte, jak se pacientům termíny připomínají: e-mailem, SMS nebo WhatsApp, jen se souhlasem pacienta, a za kolik za zprávu. Zmeškané termíny jsou ztracený příjem; připomínky patří k nejlevnějším způsobům, jak ho získat zpět.

3. Odpovídají faktury vašim pravidlům?

Faktura je právní dokument, ne výtisk. Měla by obsahovat název, adresu a identifikační číslo vaší organizace (daňové nebo registrační číslo, které používá vaše země), být číslována v nepřerušené řadě a po vystavení ji nelze smazat, jen stornovat. Zeptejte se, zda můžete před léčbou vystavit zálohovou fakturu nebo odhad, nastavit vlastní sazby DPH (nebo žádné, pokud jsou vaše služby osvobozeny) a odesílat faktury jako PDF e-mailem.

4. Budete na konci dne vědět, kde jsou peníze?

Malé kliniky zřídka přicházejí o peníze podvodem; přicházejí o ně kvůli zůstatkům, které nikdo nevymáhá. Požadujte denní pokladnu, kterou otevřete počáteční částkou a uzavřete spočítanou hotovostí, s denními uzávěrkami, které váš účetní pozná, a seznam nezaplacených zůstatků od nejstaršího, který může někdo každý pátek projít. Platby kartou a převodem by se měly zaznamenávat se způsobem platby a vratky by měly být možné bez mazání čehokoli.

5. Vidí každý jen to, co jeho práce potřebuje?

Recepce potřebuje kalendář a peníze, ne klinické poznámky. Finance potřebují faktury, ne diagnózy. Požadujte srozumitelné role (administrátor, lékař, sestra nebo asistent, recepce, finance), které můžete upravit, a osobní účet pro každého. Sdílená přihlášení znemožňují zjistit, kdo co změnil, a patří k nejčastějším slabým místům malé ordinace.

6. Jak chrání údaje o pacientech a dokáže to dodavatel doložit?

Zdravotní údaje jsou citlivé osobní údaje podle právních předpisů o ochraně osobních údajů ve většině zemí, například podle obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (externí odkaz). Jako klinika za ně zůstáváte odpovědní, i když je za vás uchovává software. Proto se ptejte:

• Existuje zpracovatelská smlouva, zveřejněná nebo podepsaná, která říká, kde jsou data uložena a kteří poskytovatelé je zpracovávají?
• Jsou záznamy každé kliniky odděleny od záznamů všech ostatních klinik?
• Jsou hesla uložena pouze jako otisk (hash) a používá každé spojení HTTPS?
• Může si každý zapnout dvoufázové ověření a lze obrazovku zamknout, když někdo odejde od počítače?
• Existuje protokol aktivit, který nikdo nemůže upravit?
• Jak často se data zálohují a jak dlouho se zálohy uchovávají?

7. Je v jazyce, kterým mluví váš tým?

Program, kterému personál rozumí jen napůl, vytváří napůl vyplněné záznamy. Zeptejte se, zda je ve vašem jazyce celé rozhraní, nejen nabídky, zda se v něm tisknou dokumenty pro pacienty a faktury a zda může smíšený tým pracovat v různých jazycích, například v jednom jazyce na recepci a anglicky pro hostujícího specialistu, nebo všichni v jednom jazyce, pokud to dáváte přednost.

8. Běží na tom, co už máte?

Program, který běží v prohlížeči, funguje na počítačích, tabletech a telefonech, které už vlastníte, aktualizuje se sám a nepotřebuje server ve skříni. Zeptejte se, zda je třeba cokoli instalovat, zda je použitelný v telefonu a co se stane, když vypadne internet; mobilní hotspot v telefonu je levný a rozumný záložní plán pro každou kliniku.

9. Můžete odejít se svými daty?

Nejlepší čas zeptat se, jak odejdete, je dřív, než přijdete. Zeptejte se, jak do systému převedete stávající pacienty (například importem z tabulky), co si můžete kdykoli sami exportovat, co dodavatel exportuje na požádání a co se stane s vašimi daty, když účet zrušíte. Odpovědi mají být ve smluvních podmínkách, ne ve slibu obchodníka.

10. Dokážete předvídat cenu?

Klinický software se oceňuje za uživatele, za pacienta, za modul nebo za pobočku a rozdíly se sčítají. Zeptejte se, co přesně se počítá, zda pacienti, oddělení a pobočky stojí navíc, kolik stojí připomínkové zprávy, zda existuje roční sleva a jak se cena změní, když přijmete dalšího člověka. Spočítejte si cenu pro dnešek i pro dobu za dva roky.

11. Kdo odpoví, když se něco pokazí?

Zeptejte se, jak se dostanete k podpoře (e-mail, telefon, WhatsApp, formulář), v jakém jazyce a jak rychle. Pak to během zkušební doby vyzkoušejte se skutečnou otázkou. Nápověda uvnitř programu, psaná pro zaměstnance kliniky a ne pro programátory, zodpoví většinu běžných dotazů dřív, než musí někdo volat.

12. Umožní vám zkušební doba si to ověřit?

Ukázka předvede nejlepší den dodavatele. Zkušební doba ukáže ten váš. Požadujte bezplatnou zkoušku bez karty, se všemi funkcemi, za které byste platili, dost dlouhou na dva skutečné týdny provozu a jasnou odpověď, co se stane po jejím skončení.

• Cenu se nedozvíte bez obchodního hovoru. Pokud cena závisí na tom, kdo se ptá, při obnovení se změní.
• Ukázka používá dokonalá vzorová data a nesmíte si ji vyzkoušet s vlastními.
• Získání dat zpět stojí navíc, nebo nikdo nechce písemně potvrdit, jak to funguje.
• Navrhují se sdílená přihlášení, aby se ušetřilo na licencích.
• Nikdo neumí říct, kde jsou vaše data uložena ani které společnosti je zpracovávají.
• Na každou otázku o fakturách nebo zákonu přichází odpověď „používají to všichni naši klienti“.

Většina zkoušek selže, protože je nikdo neplánuje: účet se otevře, někdo se odpoledne proklikává a o dva týdny později se rozhodne podle pocitu. Použijte raději tento plán:

1. 1

   Den 1: nastavte základy

   Zadejte své obchodní údaje, otevírací dobu, služby a ceny. Pozvěte dva nebo tři kolegy s jejich skutečnými rolemi.

2. 2

   Den 2: přineste skutečné pacienty

   Importujte tabulku s pacienty, nebo ručně přidejte pacienty tohoto týdne.

3. 3

   Dny 3 až 7: projděte skutečný týden

   Zapisujte každý termín do nového systému vedle stávajícího. Zaznamenávejte návštěvy, přijímejte platby, každý den otevřete a uzavřete pokladnu.

4. 4

   Den 8: vyfakturujte a odsouhlaste

   Vystavte faktury za týden a porovnejte součty s tím, co jste podle svých údajů utržili. Měly by souhlasit na halíř.

5. 5

   Dny 9 a 10: položte těžké otázky

   Přihlaste se jako recepce: vidíte klinické poznámky, které byste vidět neměli? Exportujte pacienty do tabulky. Pošlete podpoře skutečnou otázku a změřte čas odpovědi.

6. 6

   Dny 11 a 12: ukažte to účetnímu

   Vytiskněte přehledy a fakturu a zeptejte se, zda obsahují vše, co účetní potřebuje.

7. 7

   Dny 13 a 14: rozhodněte se společně

   Ohodnoťte program podle níže uvedeného listu a zeptejte se lidí, kteří ho používali každý den. Jejich odpověď má větší váhu než vaše.

Za každou oblast dejte 0, 1 nebo 2 body a oblasti, na kterých vaší klinice nejvíc záleží, vyhodnoťte s větší vahou. Program, který dostane 0 za faktury, role nebo ochranu dat, by neměl vyhrát v ničem jiném.

OPALEVI tvoříme my, takže zde jsou naše vlastní odpovědi, včetně těch, které znějí „ne“. Posuzujte je stejným listem jako všechny ostatní.

Provozujete spíše zubní laboratoř než kliniku? Přečtěte si software pro zubní laboratoř: každá zakázka od objednávky po zaplacenou fakturu, nebo se podívejte na OPALEVI pro zubní kliniky, soukromé ordinace a kliniky.