Software pro zubní laboratoř: každá zakázka od objednávky zubaře po zaplacenou fakturu

Většina laboratoří začíná stejně. Zubař zavolá nebo pošle zprávu, někdo zapíše zakázku na papírek nebo do sešitu, otisk skončí na polici a zbytek si majitel drží v hlavě. Se dvěma techniky a hrstkou klinik to funguje. Přestane to fungovat nenápadně a pak najednou.

Příznaky jsou povědomé:

• Termín, kterého si nikdo nevšiml. Zakázka přišla v pondělí telefonem, papírek skončil pod jinou miskou a ve čtvrtek volá klinika, kde je korunka.
• Hotová práce, která nebyla vyfakturována. Předělávka, jedna jednotka navíc, oprava udělaná jako laskavost: když se faktury píší později z paměti, některé se nenapíšou vůbec.
• Zůstatky, které nikdo nezná. Odpověď na otázku „Kolik nám tahle klinika dluží?“ zabere večer s bankovními výpisy a tabulkou a pořád je to jen odhad.
• Otázky, na které umí odpovědět jediný člověk. V jaké fázi je můstek? Kdo dělá keramiku? Když je majitel pryč, laboratoř zpomalí.

Nic z toho není problém lidí. Je to problém informací: fakta o každé zakázce jsou rozptýlená mezi telefonem, papírkem, policí a tabulkou a nic je nespojuje. Software pro zubní laboratoře existuje proto, aby tato fakta soustředil do jednoho záznamu a udržel je tam od chvíle, kdy zakázka dorazí, až do okamžiku, kdy peníze přijdou.

Software sám laboratoř nezrychlí. Udělá viditelnou každou zakázku, a viditelná práce je práce, která se dokončí včas a je zaplacená.

Než začnete porovnávat programy, dohodněte se, co má jeden záznam o zakázce obsahovat. Ať používáte cokoli, i papír, každá zakázka by měla odpovědět na tyto otázky bez telefonátu:

Existuje i regulatorní důvod, proč tento záznam vést. V Evropské unii je korunka nebo protéza zhotovená podle předpisu zubaře zakázkovým zdravotnickým prostředkem podle nařízení (EU) 2017/745 o zdravotnických prostředcích (externí odkaz). Jeho příloha XIII po výrobci požaduje, aby u každého prostředku uchovával prohlášení nejméně deset let od uvedení na trh a u implantabilních prostředků patnáct let. Mimo EU platí vnitrostátní pravidla pro zdravotnické prostředky a vaše povinnosti závisejí na tom, kam dodáváte. Návyk je ale dobrý všude: u každé zhotovené práce byste měli umět říct, kdo ji objednal, pro kterého pacienta, kdy přišla, kdo na ní pracoval a kdy opustila laboratoř.

Takto prochází jedna zakázka systémem OPALEVI pro zubní laboratoře, od zavolání zubaře až po zaplacenou fakturu. Slova vyznačená tučně jsou názvy, které uvidíte na obrazovce.

1. 1

   Klinika se stane klientem

   Každý zubař nebo ordinace, která vám posílá práci, je klient s vlastní kartou: kontaktní osoba, adresa, telefon, identifikační číslo a e-mail. Identifikační číslo se tiskne na každou fakturu, kterou této klinice vystavíte, a karta shromažďuje zakázky kliniky, co bylo vyfakturováno, co zaplaceno a co zbývá doplatit.

2. 2

   Přijměte zakázku

   Zvolte Nová zakázka, vyberte klienta a zapište pacienta, datum přijetí a termín. Zakázka dostane vlastní kód (P-00001, P-00002 atd.). Práci přidejte z ceníku volbou Vyberte oceněnou práci… nebo napište řádek, například „Zirkonová korunka 21“, s množstvím a cenou.

3. 3

   Naplánujte fáze

   V části Pracovní fáze zvolte pracoviště, kterými zakázka projde, v pořadí, v jakém jimi projde: například CAD/CAM a potom keramika. Nová laboratoř začíná se šesti pracovišti (korunky a můstky, zubní implantáty, protézy, CAD/CAM, keramika a recepce) a můžete je přejmenovat, přidat nebo archivovat v Nastavení → Pracovní jednotky.

4. 4

   Zpracujte zakázku

   Technici u svých fází stisknou Zahájit a Dokončit, přímo na zakázce nebo na tabuli Laboratorní pracovní postup. Stav zakázky se mění sám: nevyřízená, rozpracovaná a po dokončení všech fází dokončená.

5. 5

   Předejte

   Vytiskněte Zakázkový list, který putuje s prací a má řádky pro toho, kdo práci předal, a toho, kdo ji převzal, a poté zvolte Označit jako doručené. Datum doručení se zapíše do zakázky.

6. 6

   Vyfakturujte

   Stiskněte Vyfakturovat tuto zakázku. Řádky zakázky se zkopírují do faktury, řádky zakázky se uzamknou, aby se obě nerozešly, a zakázka odkazuje na svou fakturu.

7. 7

   Nechte si zaplatit

   Zaznamenejte platbu v hotovosti, kartou nebo převodem. Dokud není zaplacena celá, částka čeká v Neuhrazené zůstatky, od nejstarší, s tlačítkem Vybrat vedle ní.

Dvě věcné poznámky k detailům. OPALEVI nemá na zakázce zubní schéma ani výběr odstínu: technici zapisují čísla zubů a odstín do řádku práce nebo do poznámek. A neukládá na zakázku skeny ani fotografie, takže soubory STL zůstávají v softwaru vašeho skeneru nebo v e-mailu, se kterým přišly, a odkazuje se na ně kódem zakázky.

Zmeškaný termín stojí víc než předělávka. Zubař musí přesunout pacienta a začne přemýšlet, jestli by další zakázka neměla jít jinam. Dobrý software pro laboratoře termín jen neuloží, ale ukáže ho lidem, kteří s ním ještě mohou něco udělat.

V OPALEVI se stejný termín objeví na čtyřech místech:

• Objednávky, seznam všech zakázek, ve kterém můžete filtrovat podle stavu a vyhledávat podle kódu zakázky, klienta nebo pacienta.
• Laboratorní pracovní postup, tabule s fázemi všech otevřených zakázek ve třech sloupcích (nevyřízené, rozpracované, dokončené) a rychlými filtry Moje úkoly, Termín dnes a Po termínu. Karty lze přetahovat mezi sloupci a předávat jinému technikovi stejného pracoviště.
• Kalendář doručení, měsíc toho, co má každý den opustit laboratoř, barevně podle stavu.
• Dnes, první obrazovka, kterou technik vidí: jeho vlastní úkoly, co je splatné dnes, co je po termínu a další fáze, která na něj čeká.

V telefonu se panel ve spodní části obrazovky otevře přímo na Objednávky, Kalendář a tabuli Laboratorní pracovní postup, takže technik může zkontrolovat dnešní práci u pracovního stolu a nemusí chodit k počítači.

Laboratoře fakturují ve dvou rytmech: za každou zakázku při jejím předání, nebo jednou měsíčně za kliniku. Ať používáte kterýkoli, platí jedno pravidlo: faktura má vzniknout ze zakázky, ne z paměti.

V OPALEVI je vyfakturování zakázky jediný krok. Vyfakturovat tuto zakázku zkopíruje oceněné řádky buď do běžné faktury číslované v nepřerušené řadě (F-00001, F-00002…), kterou lze stornovat, ale nikdy smazat, nebo do zálohové faktury pro kliniku, která chce znát částku před konečnou fakturou. Zálohovou fakturu lze později změnit na běžnou. Laboratoře, které fakturují měsíčně, mají stejná fakta na jednom místě: karta klienta uvádí každou zakázku s její hodnotou a Nová faktura pro tohoto klienta zahájí měsíční fakturu odtud.

Při první fakturaci se OPALEVI jednou zeptá na vaše obchodní údaje (název, adresa, město a identifikační číslo), aby je nesla každá faktura. Faktury lze vytisknout nebo stáhnout jako PDF, odeslat e-mailem a obsahují vaše bankovní údaje pro kliniky, které platí převodem.

Kdo nám dluží peníze?

To je otázka, kterou si klade každý majitel, a odpověď by měla trvat vteřiny. Neuhrazené zůstatky uvádějí, co klientské kliniky laboratoři ještě dluží, od nejstarší faktury, a označují, co je po splatnosti. Karta každého klienta vypráví stejný příběh pro jednu kliniku: hodnotu jejích zakázek, kolik bylo vyfakturováno, kolik zaplaceno a jaký dluh zůstává.

Pokud vaše laboratoř přijímá hotovost na přepážce, Pokladna otevře den počátečním zůstatkem a uzavře ho hotovostí, kterou spočítáte, takže manko nebo přebytek je vidět hned. Kliniky, které chtějí nejdřív cenu, mohou dostat nabídku, která se po jejím přijetí vyfakturuje jedním krokem; nabídky se zapínají v Nastavení → Nabídky aplikace.

V laboratoři jsou lidé, kteří potřebují různé věci, a peníze nejsou věcí všech. V OPALEVI má každý člověk svou roli:

• Zubní technik: přijímá zakázky, pracuje na nich a předává je zpět; vidí nabídky, ale ne peníze laboratoře. Technik nemůže přidávat klienty ani vystavovat faktury.
• Recepce: zapisuje práci, odpovídá klinikám, vystavuje faktury a přijímá platby na přepážce.
• Finance / Účetnictví: vede faktury, platby a pokladnu a čte finanční přehledy.
• Administrátor: řídí provoz: klienty, zakázky, peníze, zaměstnance a nastavení.

Každou roli lze upravit oprávnění po oprávnění, pokud vaše laboratoř funguje jinak. Každý se přihlašuje vlastním účtem, takže nikdo nesdílí heslo, a každý může pracovat ve svém jazyce.

Ať zvolíte OPALEVI, nebo jiný program, položte tyto otázky každé variantě, kterou zvažujete, a odpovídejte na ně na vlastních zakázkách, ne na ukázce.

Úplný ceník s kalkulačkou pro váš tým najdete na stránce s cenami. Širší kontrolní seznam, který pokrývá i kliniky, si přečtěte v článku jak vybrat software pro kliniku.

Nastavení laboratoře v OPALEVI zabere odpoledne, ne projekt. Po registraci jako zubní laboratoř vás krátký kontrolní seznam na obrazovce Dnes provede prvními kroky a průběžně je odškrtává:

1. 1

   Přidejte zubaře, kteří objednávají

   Přidejte každou kliniku nebo zubaře jako klienta. Na začátek stačí jméno; kontaktní údaje mohou následovat.

2. 2

   Nastavte ceník

   OPALEVI vám na začátku nabídne krátký ukázkový ceník (keramická korunka, celková protéza, oprava protézy). Než vyfakturujete první zakázku, nahraďte ho vlastní prací a cenami v Nastavení → Služby.

3. 3

   Přijměte první zakázku

   Zadejte skutečnou zakázku. Její fáze se objeví na tabuli Laboratorní pracovní postup, jakmile je přidáte.

4. 4

   Pozvěte svůj tým

   Přidejte techniky a recepci, každého s jeho rolí, aby se tabule zaplnila skutečnými jmény.