Kako izbrati program za majhno ambulanto ali zobozdravstveno ordinacijo: 12 vprašanj, preden plačate

Vsak program za ambulante ima dolg seznam funkcij in na papirju so si večinoma podobni. Loči jih občutek ob 8.30 v ponedeljek, ko so pri okencu sprejema trije ljudje, telefon zvoni in prvi pacient že sedi na stolu.

Zato, preden pogledate kateri koli program, zapišite svoj dan. Vzame dvajset minut in vas obvaruje pred napačno izbiro:

• Kdo kaj dela? Sprejem, zdravniki, medicinske sestre ali asistenti, kdor sprejema denar, in lastnik.
• Kako vas pacienti dosežejo? Po telefonu, z osebnim obiskom, s sporočilom ali prek spleta.
• Kako dobite plačilo? Gotovina na okencu, kartica, nakazilo, v obrokih ali po končanem zdravljenju.
• Kaj ob koncu meseca izročite računovodji in v kakšni obliki?
• Kaj danes ne deluje? Izgubljeni termini, neplačana stanja, zapiski, ki jih nihče ne more prebrati, blagajna, ki se ne ujema.

Pravi program odpravi stvari, ki v vaši ambulanti danes ne delujejo. Funkcija, ki je ne boste nikoli uporabili, ni razlog za nobeno izbiro.

Ta vprašanja postavite vsakemu programu, ki ga obravnavate. Veljajo za splošno ambulanto, specialistično ambulanto, zobozdravstveno ordinacijo ali majhen oddelek bolnišnice. Dober prodajalec nanje odgovori jasno, pisno, brez „odvisno je“.

1. Ali bodo zdravniki v njem res vodili zapis?

Program za ambulante stoji ali pade na pacientovem zapisu. Če se zdravnikom zdi počasen, se vrnejo k papirju in vsako poročilo, ki ste ga upali imeti, je prazno. Zahtevajte en karton na pacienta z vsakim obiskom, dokumentom in plačilom; opozorilo, preden je ista oseba vpisana dvakrat; hitro iskanje po imenu, kodi ali telefonu; in zapise, prilagojene vsakemu oddelku, na primer zobno shemo v zobozdravstvu, ne da bi vsakogar silili skozi polja, ki zanj nimajo smisla.

2. Ali se koledar ujema z vašim naročanjem in ali opomni paciente?

Preverite prikaze dneva, tedna in meseca za vsakega zdravnika, delovni čas, ki ga koledar upošteva, hiter način sprejema nenaročenih pacientov in spletno naročanje z vaše strani, če ga želite. Nato vprašajte, kako se pacienti opominjajo: po e-pošti, SMS ali WhatsApp, samo s soglasjem pacienta in po kakšni ceni na sporočilo. Zamujeni termini so izgubljen prihodek; opomniki so med najcenejšimi načini, da ga povrnete.

3. Ali računi ustrezajo vašim pravilom?

Račun je pravni dokument, ne izpis. Vsebovati mora ime, naslov in poslovno številko vašega podjetja (davčno ali matično številko, ki jo uporablja vaša država), biti oštevilčen v neprekinjenem zaporedju in ga po izdaji ni mogoče izbrisati, le stornirati. Vprašajte, ali lahko pred zdravljenjem izdate predračun ali oceno stroškov, ali lahko nastavite lastne stopnje DDV (ali nobene, kjer so vaše storitve oproščene) in ali lahko račune pošljete kot PDF po e-pošti.

4. Ali boste ob koncu dneva vedeli, kje je denar?

Majhne ambulante redko izgubljajo denar zaradi goljufij; izgubljajo ga zaradi stanj, ki jih nihče ne zasleduje. Zahtevajte dnevno blagajno, ki jo odprete z začetnim zneskom in zaprete s preštetim denarjem, z dnevnimi poročili, ki jih računovodja prepozna, in seznam neplačanih stanj, najstarejših prvih, ki ga lahko nekdo obdela vsak petek. Plačila s kartico in nakazilom morajo biti evidentirana z načinom plačila, povračila pa mogoča brez brisanja česar koli.

5. Ali vsak vidi samo to, kar potrebuje njegovo delo?

Sprejem potrebuje koledar in denar, ne kliničnih zapiskov. Finance potrebujejo račune, ne diagnoz. Zahtevajte prepoznavne vloge (administrator, zdravnik, medicinska sestra ali asistent, sprejem, finance), ki jih lahko prilagodite, in osebni račun za vsakogar. Skupne prijave onemogočajo, da bi vedeli, kdo je kaj spremenil, in so ena najpogostejših šibkih točk majhne prakse.

6. Kako varuje podatke pacientov in ali lahko prodajalec to dokaže?

Zdravstveni podatki so po zakonodaji o varstvu podatkov večine držav občutljivi osebni podatki, na primer po Splošni uredbi EU o varstvu podatkov (zunanja povezava). Kot ambulanta ostajate odgovorni zanje, tudi kadar jih hrani program. Zato vprašajte:

• Ali obstaja pogodba o obdelavi podatkov, objavljena ali podpisana, ki pove, kje so podatki shranjeni in kateri ponudniki jih obdelujejo?
• Ali so zapisi vsake ambulante ločeni od zapisov vseh drugih ambulant?
• Ali so gesla shranjena samo kot zgoščena vrednost in ali vsaka povezava uporablja HTTPS?
• Ali lahko vsaka oseba vklopi dvostopenjsko preverjanje in ali je mogoče zaslon zakleniti, ko nekdo odstopi od računalnika?
• Ali obstaja dnevnik dejavnosti, ki ga nihče ne more urejati?
• Kako pogosto se podatki varnostno kopirajo in kako dolgo se hranijo kopije?

7. Ali je v jeziku, ki ga govori vaša ekipa?

Program, ki ga osebje na pol razume, daje na pol izpolnjene zapise. Vprašajte, ali je v vašem jeziku cel vmesnik, ne le meniji, ali se v njem natisnejo dokumenti za paciente in računi ter ali lahko mešana ekipa dela v različnih jezikih: na sprejemu v enem jeziku in v angleščini za gostujočega specialista, na primer, ali vsi v enem jeziku, če tako raje želite.

8. Ali deluje na tem, kar že imate?

Program, ki deluje v brskalniku, deluje na računalnikih, tablicah in telefonih, ki jih že imate, se posodablja sam in ne potrebuje strežnika v omari. Vprašajte, ali je treba kaj namestiti, ali je uporaben na telefonu in kaj se zgodi, ko pade internetna povezava; mobilna dostopna točka telefona je poceni in smiselna rezervna rešitev za vsako ambulanto.

9. Ali lahko odidete s svojimi podatki?

Najboljši čas za vprašanje, kako odidete, je, preden prispete. Vprašajte, kako vnesete obstoječe paciente (na primer z uvozom preglednice), kaj lahko kadar koli izvozite sami, kaj izvozi prodajalec za vas na zahtevo in kaj se zgodi z vašimi podatki, če zaprete račun. Odgovori morajo biti v pogojih, ne v prodajalčevi obljubi.

10. Ali lahko napovete ceno?

Programi za ambulante se zaračunavajo po uporabniku, po pacientu, po modulu ali po lokaciji, razlike pa se seštevajo. Vprašajte, kaj točno se šteje, ali pacienti, oddelki in lokacije stanejo več, koliko stanejo opomnik sporočila, ali obstaja letni popust in kako se cena spremeni, ko zaposlite še eno osebo. Izračunajte svojo ceno za danes in za čez dve leti.

11. Kdo odgovori, ko gre kaj narobe?

Vprašajte, kako dosežete podporo (e-pošta, telefon, WhatsApp, obrazec), v katerem jeziku in kako hitro. Nato jo med preizkusom preizkusite z resničnim vprašanjem. Pomoč v programu, napisana za osebje ambulante in ne za programerje, odgovori na večino vsakdanjih vprašanj, preden mora kdo poklicati.

12. Ali vam preizkus omogoča, da dokažete?

Predstavitev pokaže prodajalčev najboljši dan. Preizkus pokaže vašega. Zahtevajte brezplačen preizkus brez kartice, z vsemi funkcijami, ki jih boste plačali, dovolj dolg za dva resnična tedna, in jasen odgovor, kaj se zgodi ob njegovem koncu.

• Cene ne morete izvedeti brez prodajnega klica. Če cena ni odvisna od tega, kdo vpraša, se bo spremenila ob podaljšanju.
• Predstavitev uporablja popolne vzorčne podatke, vi pa ne smete preizkusiti z lastnimi.
• Izvoz podatkov stane dodatno, ali pa nihče ne bo pisno povedal, kako deluje.
• Predlagajo skupne prijave, da prihranite pri licencah.
• Nihče ne zna povedati, kje so vaši podatki ali katera podjetja jih obdelujejo.
• Na vsako vprašanje o računih ali zakonu odgovorijo z »vsi naši odjemalci ga uporabljajo«.

Večina preizkusov propade, ker jih nihče ne načrtuje: račun se odpre, nekdo eno popoldne klika naokoli, dva tedna pozneje pa se odločitev sprejme po občutku. Namesto tega uporabite ta načrt:

1. 1

   1. dan: nastavite osnove

   Vnesite podatke podjetja, delovni čas, storitve in cene. Povabite dva ali tri sodelavce z njihovimi resničnimi vlogami.

2. 2

   2. dan: vnesite resnične paciente

   Uvozite preglednico pacientov ali ročno dodajte paciente tega tedna.

3. 3

   Dnevi 3 do 7: vodite resničen teden

   Vsak termin vpišite v nov sistem vzporedno s sedanjim. Beležite obiske, sprejemajte plačila, vsak dan odprite in zaprite blagajno.

4. 4

   8. dan: izdajte račune in uskladite

   Izdajte račune tedna in primerjajte vsote s tem, kar veste, da ste prejeli. Ujemati se morajo do centa.

5. 5

   Dneva 9 in 10: postavite težka vprašanja

   Prijavite se kot sprejem: ali vidite klinične zapiske, ki jih ne bi smeli? Izvozite paciente v preglednico. Podpori pošljite resnično vprašanje in izmerite čas odgovora.

6. 6

   Dneva 11 in 12: pokažite računovodji

   Natisnite poročila in račun ter vprašajte, ali imajo vse, kar računovodja potrebuje.

7. 7

   Dneva 13 in 14: odločite skupaj

   Program ocenite z listom spodaj in vprašajte ljudi, ki so ga uporabljali vsak dan. Njihov odgovor šteje več kot vaš.

Vsakemu področju dodelite 0, 1 ali 2 točki in utežite področja, ki so za vašo ambulanto najpomembnejša. Program, ki pri računih, vlogah ali varstvu podatkov dobi 0, ne bi smel zmagati na ničemer drugem.

OPALEVI gradimo mi, zato so tu naši lastni odgovori, vključno s tistimi, ki so „ne“. Presodite jih z istim listom, ki ga uporabljate za vse druge.

Vodite zobotehnični laboratorij, ne ambulante? Preberite program za zobotehnični laboratorij: vsak primer od naročila do plačanega računa ali si oglejte OPALEVI za zobozdravstvene ordinacije, zasebne prakse in ambulante.