Program za zobotehnični laboratorij: vsak primer od naročila zobozdravnika do plačanega računa

Večina laboratorijev začne enako. Zobozdravnik pokliče ali pošlje sporočilo, nekdo zapiše delo na listek ali v zvezek, odtis gre na polico, vse drugo pa lastnik hrani v glavi. Z dvema zobotehnikoma in peščico ordinacij to deluje. Potem preneha delovati neopazno, nato pa naenkrat.

Znaki so znani:

• Rok, ki ga nihče ni videl. Naročilo je v ponedeljek prišlo po telefonu, listek je pristal pod drugim pladnjem, v četrtek pa ordinacija pokliče in sprašuje, kje je krona.
• Delo, ki je končano, a nikoli fakturirano. Popravek, dodatna enota, popravilo narejeno v uslugo: kadar račune pišete pozneje po spominu, nekateri nikoli ne nastanejo.
• Stanja, ki jih nihče ne zna povedati. Odgovor na vprašanje „Koliko nam dolguje ta ordinacija?“ vzame cel večer z bančnimi izpiski in preglednico, pa je še vedno ugibanje.
• Vprašanja, na katera zna odgovoriti le ena oseba. V kateri fazi je most? Kdo dela porcelan? Ko lastnika ni, se laboratorij upočasni.

Nič od tega ni težava ljudi. Gre za težavo informacij: podatki o vsakem primeru so razpršeni med telefonom, listkom, polico in preglednico, nič pa jih ne povezuje. Program za zobotehnični laboratorij obstaja zato, da te podatke zbere v en zapis in jih tam ohrani, od trenutka, ko naročilo prispe, do trenutka, ko je denar na računu.

Program laboratorija sam po sebi ne naredi hitrejšega. Naredi pa vsak primer viden, vidno delo pa se dokonča pravočasno in je plačano.

Preden primerjate programe, se dogovorite, kaj mora vsebovati en zapis o primeru. Ne glede na to, kaj uporabljate, tudi papir, mora vsako naročilo odgovoriti na ta vprašanja brez telefonskega klica:

Za vodenje tega zapisa obstaja tudi regulativni razlog. V Evropski uniji je krona ali proteza, izdelana po zobozdravnikovem naročilu, medicinski pripomoček po meri po Uredbi (EU) 2017/745 o medicinskih pripomočkih (zunanja povezava). Njena Priloga XIII od proizvajalca zahteva, da za vsak pripomoček hrani izjavo vsaj deset let po dajanju na trg, za vsadne pripomočke pa petnajst. Zunaj EU veljajo nacionalna pravila o medicinskih pripomočkih, vaše obveznosti pa so odvisne od tega, kam dostavljate. Navada je dobra povsod: za vsako delo morate znati povedati, kdo ga je naročil, za katerega pacienta, kdaj je prispelo, kdo je delal na njem in kdaj je zapustilo laboratorij.

Takole poteka eno naročilo v OPALEVI za zobotehnične laboratorije, od zobozdravnikovega klica do plačanega računa. Krepko natisnjene besede so imena, ki jih vidite na zaslonu.

1. 1

   Ordinacija postane stranka

   Vsak zobozdravnik ali ordinacija, ki vam pošilja delo, je stranka z lastno kartoteko: kontaktna oseba, naslov, telefon, davčna ali matična številka in e-pošta. Ta številka se natisne na vsak račun, ki ga izdate tej ordinaciji, kartoteka pa zbira naročila ordinacije, kaj je bilo fakturirano, kaj plačano in kaj je še dolgovano.

2. 2

   Sprejmite naročilo

   Izberite Novo naročilo, izberite stranko in vpišite pacienta, datum prejema in rok. Naročilo dobi svojo kodo (P-00001, P-00002 in tako naprej). Delo dodajte iz cenika z možnostjo Izberite ovrednoteno delo… ali vpišite vrstico, na primer „Cirkonijeva krona 21“, s količino in ceno.

3. 3

   Načrtujte faze

   V razdelku Delovne faze izberite postaje, skozi katere gre primer, v vrstnem redu, v katerem jih prehaja: na primer CAD/CAM, nato delo s porcelanom. Nov laboratorij začne s šestimi postajami (krone in mostovi, zobni vsadki, proteze, CAD/CAM, delo s porcelanom in sprejem), preimenujete, dodate ali arhivirate pa jih lahko v Nastavitve → Delovne enote.

4. 4

   Delajte na primeru

   Zobotehniki pritisnejo Začni in Zaključi pri svojih fazah, na samem naročilu ali na tabli Laboratorijski potek dela. Stanje naročila se samo ustrezno spremeni: čaka, v delu in dokončano, ko je opravljena vsaka faza.

5. 5

   Dostavite

   Natisnite List naročila, ki potuje z delom, z vrsticama za tistega, ki je delo dostavil, in tistega, ki ga je prejel, nato izberite Označi kot dostavljeno. Datum dostave se zapiše na naročilo.

6. 6

   Izdajte račun

   Pritisnite Fakturiraj to naročilo. Vrstice naročila se prekopirajo na račun, vrstice naročila se zaklenejo, da se ne razhajajo, naročilo pa se poveže s svojim računom.

7. 7

   Prejmite plačilo

   Plačilo evidentirajte kot gotovino, kartico ali nakazilo. Dokler ni plačan v celoti, znesek čaka v razdelku Neporavnani zneski, najstarejši prvi, ob njem pa je gumb Izterjaj.

Dve odkriti opombi o podrobnostih. OPALEVI na naročilu nima zobne sheme ali izbirnika barv: zobotehniki številke zob in barvo vpišejo v vrstico dela ali v opombe. Prav tako na naročilu ne shranjuje skenov ali fotografij, zato datoteke STL ostanejo v programu vašega skenerja ali v e-pošti, s katero so prišle, na naročilo pa se sklicujete s kodo naročila.

Zamujen rok stane več kot popravek. Zobozdravnik mora prestaviti pacienta in začne razmišljati, ali naj naslednji primer gre drugam. Dober program laboratorija rok ne le shrani, temveč ga postavi pred ljudi, ki še lahko kaj storijo.

V OPALEVI se isti rok pojavi na štirih mestih:

• Naročila, seznam vseh naročil, kjer lahko filtrirate po stanju in iščete po kodi naročila, stranki ali pacientu.
• Laboratorijski potek dela, tabla s fazami vseh odprtih naročil v treh stolpcih (čaka, v delu, dokončano) in hitrimi filtri Moje naloge, Rok danes in Zapadlo. Kartice je mogoče vleči med stolpci in jih predati drugemu zobotehniku iste postaje.
• Koledar dostav, mesec tega, kar mora vsak dan zapustiti laboratorij, obarvan po stanju.
• Danes, prvi zaslon, ki ga vidi zobotehnik: njegove naloge, kaj je na vrsti danes, kaj zamuja in naslednja faza, ki ga čaka.

Na telefonu spodnja vrstica zaslona neposredno odpre Naročila, Koledar in tablo Laboratorijski potek dela, tako da zobotehnik pregleda delo dneva kar na delovni mizi, ne da bi moral do računalnika.

Laboratoriji fakturirajo v enem od dveh ritmov: po primeru, ko je vsako naročilo dostavljeno, ali enkrat mesečno za vsako ordinacijo. Ne glede na to, kaj uporabljate, velja eno pravilo: račun naj nastane iz naročila, ne iz spomina.

V OPALEVI je fakturiranje primera en korak. Fakturiraj to naročilo prekopira ovrednotene vrstice bodisi na redni račun, oštevilčen v neprekinjenem zaporedju (F-00001, F-00002…), ki ga je mogoče stornirati, nikoli pa izbrisati, bodisi na predračun, za ordinacijo, ki želi znesek pred končnim računom. Predračun je pozneje mogoče pretvoriti v redni račun. Laboratoriji, ki fakturirajo mesečno, imajo ista dejstva na enem mestu: kartoteka stranke našteva vsako naročilo z njegovo vrednostjo, Nov račun za to stranko pa od tam začne mesečni račun.

Ob prvem izdanem računu vas OPALEVI enkrat vpraša po podatkih podjetja (ime, naslov, kraj in davčna ali matična številka), da jih vsak račun vsebuje. Račune lahko natisnete ali prenesete kot PDF, pošljete po e-pošti, prikazujejo pa tudi vaše bančne podatke za ordinacije, ki plačajo z nakazilom.

Kdo nam dolguje denar?

To je vprašanje, ki ga postavlja vsak lastnik, odgovor pa naj vzame sekunde. Neporavnani zneski našteva, kar ordinacije naročnice še dolgujejo laboratoriju, najstarejši račun prvi, in označi, kar zapade. Kartoteka vsake stranke pove isto zgodbo za eno ordinacijo: vrednost njenih naročil, koliko je bilo fakturirano, koliko plačano in dolg, ki ostaja.

Če vaš laboratorij sprejema gotovino na okencu, Blagajna odpre dan z začetnim zneskom in ga zaključi z gotovino, ki jo preštejete, tako da se manko ali presežek pokaže takoj. Ordinacije, ki najprej želijo ceno, lahko prejmejo ponudbo, ki se fakturira v enem koraku, ko jo sprejmejo; ponudbe vklopite v Nastavitve → Meniji aplikacije.

V laboratoriju delajo ljudje, ki potrebujejo različno, denar pa ni stvar vseh. V OPALEVI ima vsaka oseba vlogo:

• Zobotehnik: sprejema naročila, dela na njih in jih vrača; vidi ponudbe, ne pa denarja laboratorija. Zobotehnik ne more dodajati strank ali izdajati računov.
• Recepcija: vpisuje delo, odgovarja ordinacijam, izdaja račune in sprejema plačila na okencu.
• Finance / Računovodstvo: vodi račune, plačila in blagajno ter bere finančna poročila.
• Administrator: vodi poslovanje: stranke, naročila, denar, osebje in nastavitve.

Vsako vlogo je mogoče prilagoditi dovoljenje za dovoljenjem, če vaš laboratorij deluje drugače. Vsakdo se prijavi s svojim računom, zato nihče ne deli gesla, vsak pa lahko dela v svojem jeziku.

Ne glede na to, ali izberete OPALEVI ali drug program, ta vprašanja postavite vsaki možnosti, ki jo obravnavate, in nanje odgovorite z lastnimi naročili, ne s predstavitvijo.

Celotna cena s kalkulatorjem za vašo ekipo je na strani s cenami. Za širši seznam, ki zajema tudi ambulante, preberite kako izbrati program za ambulanto.

Postavitev laboratorija v OPALEVI vzame popoldne, ne projekta. Ko se registrirate kot zobotehnični laboratorij, vas kratek seznam na zaslonu Danes popelje skozi prve korake in jih sproti odkljuka:

1. 1

   Dodajte zobozdravnike, ki naročajo

   Vsako ordinacijo ali zobozdravnika dodajte kot stranko. Za začetek zadošča ime, kontaktne podatke lahko dodate pozneje.

2. 2

   Nastavite cenik

   OPALEVI vam na začetku ponudi kratek vzorčni seznam (porcelanasta krona, popolna proteza, popravilo proteze). Zamenjajte ga z lastnim delom in cenami v Nastavitve → Storitve, preden fakturirate prvo naročilo.

3. 3

   Sprejmite prvo naročilo

   Vnesite resničen primer. Njegove faze se na tabli Laboratorijski potek dela pojavijo takoj, ko jih dodate.

4. 4

   Povabite ekipo

   Dodajte zobotehnike in sprejem, vsakega z vlogo, da se tabla napolni z resničnimi imeni.