Программа для регистратуры клиники: день стойки от первого звонка до закрытой кассы
Программа для регистратуры клиники должна успевать за днём, который редко идёт по плану: телефон звонит во время приёма пациента, кто-то приходит без записи, кто-то записывается онлайн в полночь, а касса при закрытии всё равно должна сойтись. В этом руководстве показан день стойки в OPALEVI, включая то, что программа оставляет другим инструментам.
Главное
- Записывайте в один календарь, который знает собственную неделю каждого врача, чтобы стойка никогда не обещала время, которое никто не сможет выдержать.
- Звонки, пациенты без записи, записи с сайта и направления относятся к одному списку заявок, самые давние первыми.
- Отметка о приходе пациента запускает часы ожидания и переносит его в зал ожидания врача.
- Деньги на стойке это три вещи: квитанция на каждый платёж, касса, где только наличные, и список долгов.
Где стойка теряет нить и что она должна записывать
Во многих клиниках регистратура держится на бумажном ежедневнике, телефоне, денежном ящике и чьей-то памяти. Это работает, пока не начнёт принимать второй врач и по четвергам не изменится график. Тогда ломается одно и то же:
- Невозможные записи. Ежедневник забывает, что по пятницам врач уходит в полдень.
- Позвонившие, которым так и не перезвонили. Записка на мониторе в 09:15 висит там и в 17:00.
- Зал ожидания, который никто не может прочитать. Кто пришёл первым и знает ли об этом врач?
- Касса, которая не сходится, потому что карты и наличные считали вместе.
| Запись | Зачем она нужна |
|---|---|
| Рабочие часы каждого врача | Только тогда календарь может отказать в невозможной записи. |
| Пациент, врач, услуга, начало и конец | Длительность услуги задаёт конец, поэтому следующее окно настоящее. |
| Статус и время прихода | Ожидание измеряется, а отменённые строки остаются в архиве. |
| Каждая заявка с её источником | Ничто не ждёт вне списка, пока не будет записано или закрыто. |
| Каждый платёж: сумма, способ, кто принял | Квитанция, отчёт за день и баланс берутся из одной строки. |
| Наличные, пересчитанные при закрытии | Нехватка за день записывается, а не обсуждается. |
Стойка регистрации это место, где клиника даёт свои обещания. Хорошая программа следит, чтобы каждое из них можно было выполнить.
Программа для регистратуры клиники начинается с одного календаря
В OPALEVI стойка работает в разделе Календарь: Записи на приём, Заявки и Быстрый приём. В записях есть виды День, Неделя, Месяц и Список. В дневном виде колонка каждого врача показывает его часы, а нерабочие часы затенены.
Эти часы задаются в разделе Настройки → График работы, где График для переключает неделю клиники и неделю отдельного сотрудника; у кого нет собственной недели, тот следует графику клиники.
Запись позвонившего
Щелчок по свободному окну открывает Добавить запись с подставленными временем и врачом:
- Пациент. Существующий пациент или Новый пациент с именем, фамилией и телефоном; похожие карточки показываются до создания дубликата.
- Услуга. Её длительность задаёт время окончания.
- Проверка. Пересечение или время вне собственной недели врача помечается и отклоняется при сохранении.
- Напоминание. Отметьте Отправить пациенту напоминание по почте накануне для пациента, у которого в карточке есть адрес электронной почты.
- Курс. Курс лечения записывает от 2 до 30 сеансов на один и тот же час или ни одного, если какой-то пересекается.
Задайте врачам с неполной занятостью собственную неделю
Часы работы клиники сами никогда не отклоняют запись; это делает только собственная неделя врача. Введите её до того, как стойка начнёт записывать.
Подтверждено, пришёл, принят
Записи проходят через Подтвердить, Пришёл, Принят и Неявка. Фильтры (Ожидаются, Неподтверждённые, В клинике, Завершённые, Не пришли) перестраивают день; Неподтверждённые это утренний список для звонков. Переместить переносит запись, Отмена оставляет строку в архиве, Восстановить возвращает её, пока время свободно, а Отменить приход исправляет ошибочный щелчок до начала любого визита.
Звонки, на которые нужно ответить, и записи со страницы клиники
Некоторые обращения нельзя записать на месте: звонящему нужно проверить смену или в сообщении просят «любое утро на следующей неделе». Они ждут в разделе Заявки: Добавить заявку записывает, кто просит, как обратился (телефон, без записи, сайт или внешнее направление) и чего хочет. Открытые заявки идут от самых давних, с кнопками Перезвонили, Записать на приём и Закрыть, которая просит указать причину.
Онлайн-запись
Каждая клиника может опубликовать собственную страницу, которую настраивает администратор в разделе Сайт клиники. В Публикация и запись включатель Принимать онлайн-записи включает запись, а Самая ранняя запись и Самая поздняя запись задают срок предупреждения и горизонт. Записаться можно только на услуги с отметкой Онлайн-запись, которые оказывает врач, показанный на странице.
Посетители выбирают услугу, врача или Любой специалист и свободное время из календаря самой стойки, затем оставляют телефон или адрес электронной почты.
Если Подтверждать записи автоматически выключено, записи попадают в Заявки, а регистратуру уведомляет колокольчик; запись такой заявки отправляет подтверждение по почте посетителю, оставившему адрес. Если включено, время сразу попадает в календарь как подтверждённое. В любом случае при приходе стойка прикрепляет нужную карточку через Запись онлайн — привяжите пациента. В разделе Адрес и QR-код QR-код страницы скачивается как изображение, чтобы распечатать его для стойки.
Пациенты без записи, приходы и зал ожидания
Быстрый приём принимает пришедшего без записи на одной форме: Найти пациента по имени, телефону или коду или Зарегистрировать нового пациента. Когда введённое имя совпадает с существующими карточками, OPALEVI спрашивает Какая это карта? с кодом, датой рождения и последним визитом каждого кандидата, и стойка нажимает Это он вместо создания дубликата.
Затем Начать визит открывает визит, а Поставить в очередь отмечает пациента пришедшим в первые свободные полчаса врача и уведомляет врача. Страница отделения регистратуры показывает, как стойка сочетается с другими отделениями.
День на одном экране
Страница Сегодня, первый экран стойки, показывает регистратуре среди прочего такие разделы:
- В зале ожидания, дольше всех ожидающие первыми, красным после двадцати минут.
- Скоро придут, ближайшие два часа.
- Подтвердить, неподтверждённые записи недели, у каждой кнопка Подтвердить.
- Запросы на приём, которые ещё открыты.
- Не оплачено на стойке, сегодняшние визиты, за которые ещё должны.
- Не пришли, включая записи, закончившиеся более пятнадцати минут назад без прихода.
Над ними Очередь клиники считает, кто ждёт и кто у врача, рядом с кнопкой Без записи; экран обновляется каждые 20 секунд. Направить врачу ставит пришедшего пациента в список врача, а медсестра, измерившая витальные показатели, нажимает Отметить готовым для врача.
Что регистратура может читать
Роль Регистратура по умолчанию записывает, отменяет, открывает визиты и принимает оплату, но не может вносить витальные показатели и писать клиническую запись и ничего из неё не читает, пока клиника не включит В регистратуре можно просматривать историю посещений пациентов. в разделе Настройки → Прочие настройки. О конфиденциальности специальностей читайте в статье о программе для гинекологии.
Платежи, квитанции, касса и то, что ещё должны
Квитанция на каждый платёж
Принимайте платёж по визиту кнопкой Оплатить или в карточке пациента, где одна сумма сначала покрывает самые давние неоплаченные визиты; Предоплата принимает деньги до работы. Кнопка Печать квитанции выдаёт Квитанция об оплате с регистрационным номером клиники, визитом, способом и итогом, также в виде PDF или по почте. Возврат, который делает уполномоченный сотрудник, это новая строка с причиной; ничто не удаляется.
В кассе только наличные
Дневная касса начинается с Начать день и Начальная сумма; Добавить приход или расход записывает наличные, проведённые вручную. Закрыть день запрашивает Пересчитано наличных и показывает, сходится ли касса, есть ли недостача или излишек, с X-отчёт, Z-отчёт и Дневной отчёт для печати. В кассу попадают только наличные: платежи картой и переводом отображаются во всех отчётах по своему способу, поэтому выручка по картам никогда не приводит к нехватке при пересчёте.
Кто ещё должен клинике
Непогашенные остатки перечисляют, сколько должны пациенты, начиная с самого давнего долга, а всё старше 30 дней помечается как просроченное. Ищите по имени, коду, телефону или номеру счёта и нажимайте Принять оплату; Принять оплату записывает платёж и предлагает квитанцию. Получас с этим списком каждую пятницу лучше большинства отчётов.
Это не фискальная система
Квитанция OPALEVI это собственная запись клиники. Она не печатает фискальных чеков, не подключается к фискальному принтеру или картовому терминалу и не отправляет страховых заявок; сохраните фискальное устройство или сервис, которого требует ваша страна.
Счета включены с самого начала: в блоке Дальнейшие шаги визита кнопка Выставить счёт по визиту стоит рядом с кнопкой Записать на повторный приём. Клиника, которая счетов не выставляет, отключает модуль в разделе Настройки → Меню приложения.
Вопросы перед выбором программы для регистратуры
Полный список для покупки есть в статье как выбрать программу для клиники. Для стойки проведите каждую программу через одно настоящее утро:
| Проверка | Как выглядит хорошо | OPALEVI |
|---|---|---|
| Записать вне часов врача | Отказ, по каждому человеку отдельно. | Да, когда у врача есть собственная неделя. |
| Записать двух пациентов на одно время | Отказ на экране и при сохранении. | Да. |
| Принять пришедшего без записи | Один экран с предупреждением о дубликате. | Да: быстрый приём. |
| Позволить пациентам записываться онлайн | Ваши услуги и срок предупреждения, с подтверждением или без. | Да: собственная страница клиники. |
| Напомнить пациенту | Напоминание, на которое пациент согласился. | Да: письмо накануне. |
| Закрыть кассу | Считаются только наличные. | Да. |
| Закрыть регистратуре клинические записи | Роль, которая только записывает и принимает деньги. | Да, по умолчанию. |
| Напечатать фискальный чек или отправить страховую заявку | Всё, чего требует ваша страна. | Нет: сохраните свой фискальный аппарат или сервис. |
| Списать деньги с карты | Интеграция с терминалом или честное «нет». | Нет: платежи картой записываются, но не списываются. |
Ведёте стоматологическую практику? См. программу для стоматологической клиники. Лечите животных? Прочитайте о программе для ветеринарной клиники. Эти инструменты стойки входят в OPALEVI для клиник; остальное на странице возможностей, а цена за сотрудника на странице цен.
Первая неделя стойки в OPALEVI
После регистрации блок Первые шаги на странице Сегодня отмечает ход настройки:
Задайте часы
Неделя клиники, затем неделя каждого врача с неполной занятостью в График для.
Добавьте услуги
С ценами и длительностью, чтобы записи заканчивались вместе с процедурами.
Пригласите стойку
Каждого администратора регистратуры с собственной учётной записью и ролью Регистратура.
Откройте первый день
Принимайте все платежи в OPALEVI, затем закройте кассу с настоящим пересчётом.
Опубликуйте страницу
Отметьте услуги для онлайн-записи, покажите своих врачей и распечатайте QR-код.
Неделю ведите два ежедневника
Пять дней записывайте каждый звонок и в OPALEVI, и на бумаге. Если OPALEVI хранит все записи, а касса каждый вечер сходится, откажитесь от бумаги.
Часто задаваемые вопросы
Что такое программа для регистратуры клиники?
Программа для стойки регистрации клиники: календарь записей, заявки от позвонивших и с сайта клиники, регистрация прихода и пациенты без записи, зал ожидания и деньги, принятые на стойке, в одной записи, общей для всей команды, вместо ежедневника, записок и кассовой книги.
Может ли регистратура видеть клинические записи пациентов?
По умолчанию нет. Роль «Регистратура» в OPALEVI записывает, открывает визиты и принимает оплату, никогда не пишет клиническую запись и читает клинические записи, только если клиника включила «В регистратуре можно просматривать историю посещений пациентов». Роли можно настраивать по каждому праву.
Могут ли пациенты записываться на приём онлайн?
Да. Клиника может опубликовать собственную страницу, где посетители выбирают услугу, врача или любого специалиста и свободное время из настоящего календаря. Клиника решает, подтверждаются ли записи сразу или ждут на стойке как заявки.
Напоминает ли OPALEVI пациентам о записи?
Да. Пациенту можно отправить напоминание по почте накануне: отметьте «Отправить пациенту напоминание по почте накануне» при записи того, у кого в карточке есть адрес электронной почты. Поле изначально отмечено или нет в зависимости от карточки пациента.
Работает ли это на планшете или телефоне?
Да, в браузере любого компьютера, планшета или телефона, ничего устанавливать не нужно. На маленьких экранах вместо верхнего меню появляется панель внизу.
Сколько стоит OPALEVI и можно ли попробовать?
За каждого сотрудника, который работает в OPALEVI; пациенты, записи и отделения на цену не влияют. Бесплатный пробный период не требует карты, а клиника, которая не оформила подписку, ничего не платит: записи переходят в режим только для чтения, ничего не удаляется. Цифры есть на странице цен.
