Как выбрать программу для небольшой клиники или стоматологического кабинета: 12 вопросов, которые стоит задать до оплаты

У каждой программы для клиники длинный список функций, и на бумаге большинство из них похожи. Отличает их то, как они ощущаются в 8:30 в понедельник, когда у регистратуры стоят три человека, звонит телефон, а первый пациент уже в кресле.

Поэтому, прежде чем смотреть какую-либо программу, запишите свой день. Это займёт двадцать минут и убережёт от неверного выбора:

• Кто чем занимается? Регистратура, врачи, медсёстры или ассистенты, тот, кто принимает деньги, и владелец.
• Как пациенты связываются с вами? По телефону, приходят без записи, через сообщение или онлайн.
• Как вы получаете оплату? Наличными на стойке, картой, банковским переводом, в рассрочку или после окончания лечения.
• Что вы передаёте бухгалтеру в конце месяца и в каком виде?
• Что сегодня идёт не так? Потерянные записи, неоплаченные остатки, заметки, которые никто не может прочесть, касса, которая не сходится.

Правильная программа убирает то, что сегодня идёт не так в вашей клинике. Функция, которой вы никогда не воспользуетесь, не повод что-либо выбирать.

Задайте эти вопросы каждой программе, которую рассматриваете. Они подходят для общей практики, специализированной клиники, стоматологического кабинета или небольшого отделения больницы. Хороший поставщик отвечает на них прямо и письменно, без «это зависит».

1. Будут ли врачи действительно вести карту в программе?

Программа для клиники живёт или умирает вместе с картой пациента. Если врачам она кажется медленной, они возвращаются к бумаге, и все отчёты, на которые вы рассчитывали, оказываются пустыми. Требуйте одну карточку на пациента со всеми визитами, документами и платежами; предупреждение перед повторной регистрацией того же человека; быстрый поиск по имени, коду или телефону; и записи, подходящие каждому отделению, например зубную карту в стоматологии, без необходимости пропускать всех через поля, лишённые для них смысла.

2. Соответствует ли календарь вашей записи и напоминает ли он пациентам?

Проверьте виды на день, неделю и месяц для каждого врача, соблюдение календарём рабочих часов, быстрый способ принять пациентов без записи и онлайн-запись со своей страницы, если она вам нужна. Затем спросите, как напоминают пациентам: по электронной почте, SMS или WhatsApp, только с согласия пациента и по какой цене за сообщение. Пропущенные приёмы — потерянный доход; напоминания — один из самых дешёвых способов его вернуть.

3. Подходят ли счета под ваши правила?

Счёт — это юридический документ, а не распечатка. В нём должны быть название вашей организации, адрес и регистрационный номер (налоговый номер или номер регистрации компании, принятый в вашей стране), нумерация без пропусков, и его нельзя удалить после выставления, можно только отменить. Спросите, можно ли выставить проформу или смету до лечения, задать собственные ставки НДС (или не применять их, если ваши услуги освобождены от налога) и отправлять счета в PDF по электронной почте.

4. Будете ли вы знать, где деньги, в конце дня?

Небольшие клиники редко теряют деньги из-за мошенничества; они теряют их из-за остатков, за которыми никто не следит. Требуйте ежедневную кассу, которую вы открываете с начальной суммой и закрываете с пересчитанной наличностью, с отчётами на конец дня, понятными вашему бухгалтеру, и список неоплаченных остатков, самые старые сверху, с которым можно работать каждую пятницу. Платежи картой и переводом должны записываться со способом оплаты, а возвраты должны быть возможны без удаления чего-либо.

5. Видит ли каждый только то, что нужно для его работы?

Регистратуре нужны календарь и деньги, а не клинические заметки. Финансам нужны счета, а не диагнозы. Требуйте понятные роли (администратор, врач, медсестра или ассистент, регистратура, финансы), которые можно настраивать, и личную учётную запись для каждого. Общие логины делают невозможным понять, кто что изменил, и это одно из самых частых слабых мест небольшой практики.

6. Как программа защищает данные пациентов и может ли поставщик это доказать?

Сведения о здоровье — чувствительные персональные данные по законам о защите данных в большинстве стран, например по Общему регламенту ЕС о защите данных (внешняя ссылка). Как клиника вы остаётесь ответственными за них, даже когда их хранит программа. Поэтому спросите:

• Есть ли соглашение об обработке данных, опубликованное или подписанное, в котором сказано, где хранятся данные и какие поставщики их обрабатывают?
• Хранятся ли записи каждой клиники отдельно от записей всех остальных?
• Хранятся ли пароли только в виде хеша и используется ли для каждого соединения HTTPS?
• Может ли каждый человек включить двухэтапную проверку и можно ли заблокировать экран, когда кто-то отходит?
• Ведётся ли журнал действий, который никто не может изменить?
• Как часто делаются резервные копии и как долго они хранятся?

7. Есть ли программа на языке вашей команды?

Программа, которую сотрудники понимают наполовину, даёт наполовину заполненные записи. Спросите, на вашем ли языке весь интерфейс, а не только меню, печатаются ли на нём документы для пациентов и счета и может ли смешанная команда работать на разных языках: например, на одном в регистратуре и на английском для приглашённого специалиста или всем на одном языке, если вы предпочитаете так.

8. Работает ли она на том, что у вас уже есть?

Программа, работающая в браузере, подходит для компьютеров, планшетов и телефонов, которые у вас уже есть, обновляется сама и не требует сервера в шкафу. Спросите, нужно ли что-то устанавливать, удобна ли она на телефоне и что происходит при обрыве интернета; мобильная точка доступа телефона — недорогой и разумный запасной план для любой клиники.

9. Можно ли уйти со своими данными?

Лучшее время спросить, как уйти, — до того как вы пришли. Спросите, как перенести уже существующих пациентов (например, импортом из таблицы), что вы можете выгрузить сами в любой момент, что поставщик выгружает для вас по запросу и что происходит с вашими данными, если вы закроете аккаунт. Ответы должны быть в условиях, а не в обещании продавца.

10. Можно ли предсказать цену?

Программы для клиник оцениваются за пользователя, за пациента, за модуль или за место, и разница складывается. Спросите, что именно считается, стоят ли отдельно пациенты, отделения и места, сколько стоят сообщения-напоминания, есть ли скидка за год и как меняется цена, когда вы нанимаете ещё одного человека. Посчитайте цену на сегодня и на два года вперёд.

11. Кто ответит, когда что-то пойдёт не так?

Спросите, как связаться с поддержкой (почта, телефон, WhatsApp, форма), на каком языке и как быстро. Затем проверьте это в пробный период настоящим вопросом. Справка внутри программы, написанная для персонала клиники, а не для программистов, отвечает на большинство повседневных вопросов, и звонить не приходится.

12. Позволяет ли пробный период всё проверить?

Демонстрация показывает лучший день поставщика. Пробный период показывает ваш. Просите бесплатный пробный период без карты, со всеми функциями, за которые вы будете платить, достаточно долгий, чтобы прожить две настоящие недели, и ясный ответ о том, что происходит по его окончании.

• Цену нельзя узнать без звонка продавцу. Если цена зависит от того, кто спрашивает, она изменится при продлении.
• Демонстрация идёт на идеальных примерах данных, а попробовать со своими не дают.
• Выгрузка ваших данных стоит денег, или никто не готов записать, как это работает.
• Предлагают общие логины, чтобы сэкономить на лицензиях.
• Никто не может сказать, где хранятся ваши данные и какие компании их обрабатывают.
• На любой вопрос о счетах или законе отвечают: «ей пользуются все наши клиенты».

Большинство пробных периодов проваливаются, потому что их никто не планирует: аккаунт открывают, кто-то полдня щёлкает по экранам, и через две недели решение принимается по ощущению. Используйте вместо этого такой план:

1. 1

   День 1: настройте основу

   Введите реквизиты организации, часы работы, услуги и цены. Пригласите двух-трёх коллег с их настоящими ролями.

2. 2

   День 2: загрузите настоящих пациентов

   Импортируйте таблицу с пациентами или добавьте пациентов этой недели вручную.

3. 3

   Дни 3–7: проживите настоящую неделю

   Записывайте каждый приём в новой системе параллельно с текущей. Фиксируйте визиты, принимайте платежи, открывайте и закрывайте кассу каждый день.

4. 4

   День 8: выставьте счета и сверьте

   Выставьте счета за неделю и сравните итоги с тем, что, как вы знаете, получили. Они должны совпасть до копейки.

5. 5

   Дни 9 и 10: задайте трудные вопросы

   Войдите как регистратура: видите ли вы клинические заметки, которых не должны видеть? Выгрузите пациентов в таблицу. Отправьте в поддержку настоящий вопрос и засеките время ответа.

6. 6

   Дни 11 и 12: покажите бухгалтеру

   Распечатайте отчёты и счёт и спросите, есть ли в них то, что нужно бухгалтеру.

7. 7

   Дни 13 и 14: решите вместе

   Оцените программу по листу ниже и спросите тех, кто пользовался ею каждый день. Их ответ весит больше вашего.

Ставьте каждой области 0, 1 или 2 балла и придавайте больший вес областям, важнейшим для вашей клиники. Программа, получившая 0 по счетам, ролям или защите данных, не должна побеждать по остальному.

Мы создаём OPALEVI, поэтому вот наши собственные ответы, включая те, что звучат как «нет». Оценивайте их по тому же листу, что и всех остальных.

У вас зуботехническая лаборатория, а не клиника? Читайте программа для зуботехнической лаборатории: каждый заказ от звонка стоматолога до оплаченного счёта или посмотрите OPALEVI для стоматологических клиник, частных практик и клиник.