Программа для зуботехнической лаборатории: каждый заказ от звонка стоматолога до оплаченного счёта
Зуботехническая лаборатория живёт обещаниями: эта коронка к четвергу, тот протез после примерки, мост до отъезда пациента. В этом руководстве описано, что должна хранить карточка заказа, как один заказ проходит путь от звонка стоматолога до оплаченного счёта и о чём спросить, прежде чем выбирать программу для лаборатории.
Главное
- Заказ под контролем только тогда, когда одна запись хранит клинику, пациента, работу, срок сдачи и этап, на котором заказ находится.
- Сроки должны быть видны без вопросов к коллегам: на доске, в календаре сдачи и в списке задач каждого техника на сегодня.
- Выставляйте счёт прямо из заказа. Тогда готовая работа никогда не останется без счёта, а остаток по каждой клинике всегда актуален.
- Оценивайте любую программу по своей настоящей неделе: введите за пробный период пять реальных заказов, а не смотрите демонстрацию от продавца.
Почему звонки, бумажные бланки и таблицы перестают справляться
Большинство лабораторий начинают одинаково. Стоматолог звонит или пишет сообщение, кто-то записывает работу на бланке или в блокноте, оттиск ложится на полку, а остальное владелец держит в голове. С двумя техниками и несколькими клиниками это работает. Потом перестаёт работать: сначала незаметно, а затем сразу.
Признаки хорошо знакомы:
- Срок, который никто не видел. Заказ пришёл по телефону в понедельник, бланк оказался под чужим лотком, а в четверг клиника звонит и спрашивает, где коронка.
- Работа сделана, но счёт не выставлен. Переделка, лишняя единица, ремонт «по-дружески»: когда счета пишут позже по памяти, часть из них так и не появляется.
- Остатки, которые никто не может назвать. Ответ на вопрос «сколько нам должна эта клиника?» занимает вечер с банковскими выписками и таблицей, и всё равно это лишь догадка.
- Вопросы, на которые отвечает один человек. На каком этапе мост? Кто делает керамику? Когда владельца нет, лаборатория замедляется.
Дело не в людях. Это проблема информации: сведения о каждом заказе разбросаны по телефону, бланку, полке и таблице, и ничто их не связывает. Программа для зуботехнической лаборатории нужна, чтобы собрать эти сведения в одной записи и хранить их там с момента поступления заказа до получения денег.
Программа сама не ускоряет лабораторию. Она делает видимым каждый заказ, а видимая работа выполняется в срок и оплачивается.
Что должна хранить карточка каждого заказа
Прежде чем сравнивать программы, договоритесь, что должна хранить одна карточка заказа. Чем бы вы ни пользовались, включая бумагу, каждый заказ должен отвечать на эти вопросы без телефонного звонка:
| Поле | Зачем оно нужно |
|---|---|
| Клиника-заказчик и стоматолог | Кто заказал работу, кому звонить с вопросом и кому выставлять счёт. |
| Данные пациента | Имя или код, которым пользуется стоматолог, чтобы готовая работа попала к нужному пациенту. |
| Работа с количеством и ценами | Коронка, мост, протез, работа на имплантах или ремонт: каждая позиция с ценой, так что счёт составляется сам. |
| Зубы, цвет и материал | Сведения, нужные технику за рабочим столом, записанные там, где он их прочтёт. |
| Дата приёма и срок сдачи | Обещание, которое вы дали. Всё остальное планируется от него в обратном порядке. |
| Этапы и исполнители | Модель, каркас, керамика, финишная обработка: где заказ сейчас и на чьём он рабочем столе. |
| Статус | В ожидании, в работе, выполнен, сдан или отменён: читается с одного взгляда. |
| Счёт и оплата | Выставлен ли счёт за готовую работу и оплатила ли его клиника. |
Есть и нормативная причина вести такую запись. В Европейском союзе коронка или протез, изготовленные по назначению стоматолога, считаются медицинским изделием индивидуального изготовления согласно Регламенту (ЕС) 2017/745 о медицинских изделиях (внешняя ссылка). Приложение XIII требует от изготовителя хранить заявление на каждое изделие не менее десяти лет после выпуска на рынок, а для имплантируемых изделий пятнадцать. За пределами ЕС действуют национальные правила о медицинских изделиях, и ваши обязанности зависят от того, куда вы поставляете работу. Привычка хороша везде: по каждой работе вы должны уметь сказать, кто её заказал, для какого пациента, когда она поступила, кто над ней работал и когда она ушла.
Запись, а не средство соблюдения требований
Программа для лаборатории хранит заказ, даты, этапы и тех, кому они поручены. Она не составляет заявления, которые требует регулятор. Храните эти документы так, как требует закон, а программой пользуйтесь, чтобы сведения для них находились быстро.
Один заказ шаг за шагом в OPALEVI
Вот путь одного заказа в OPALEVI для зуботехнических лабораторий: от звонка стоматолога до оплаченного счёта. Слова, выделенные жирным, — это названия, которые вы видите на экране.
Клиника становится клиентом
Каждый стоматолог или кабинет, присылающий вам работу, — это клиент с собственной карточкой: контактное лицо, адрес, телефон, регистрационный номер и электронная почта. Регистрационный номер печатается в каждом счёте, который вы выставляете этой клинике, а карточка собирает заказы клиники, выставленные и оплаченные счета и то, что ещё осталось оплатить.
Примите заказ
Нажмите Новый заказ, выберите клиента и укажите пациента, дату приёма и срок сдачи. Заказ получает собственный код (P-00001, P-00002 и так далее). Добавьте работы из вашего прайс-листа через Выберите оценённую работу… или введите строку вроде «Циркониевая коронка 21» с количеством и ценой.
Спланируйте этапы
В разделе Этапы работы выберите участки, через которые проходит заказ, в том порядке, в котором он их проходит: например, сначала CAD/CAM, затем работа с керамикой. Новая лаборатория начинает с шести участков (коронки и мосты, зубные импланты, протезы, CAD/CAM, работа с керамикой и приём заказов), и вы можете переименовывать, добавлять или архивировать их в разделе Настройки → Рабочие участки.
Ведите работу
Техники нажимают Начать и Завершить на своих этапах: в самом заказе или на доске Рабочий процесс лаборатории. Статус заказа меняется сам: в ожидании, в работе, а когда выполнены все этапы, — выполнен.
Сдайте работу
Распечатайте Бланк заказа, который поедет вместе с работой, со строками для того, кто сдал, и того, кто принял, затем выберите Отметить как доставленный. На заказе проставляется дата сдачи.
Выставьте счёт
Нажмите Выставить счёт по заказу. Строки заказа копируются в счёт, строки заказа блокируются, чтобы они не разошлись, а заказ связывается со своим счётом.
Получите оплату
Запишите платёж: наличными, картой или банковским переводом. Пока счёт не оплачен полностью, сумма ждёт в разделе Непогашенные остатки, самые старые сверху, с кнопкой Принять оплату рядом.
Два честных замечания о деталях. В заказе OPALEVI нет зубной карты и выбора цвета: техники записывают номера зубов и цвет в строке работы или в примечаниях. И программа не хранит сканы и фотографии в заказе, поэтому STL-файлы остаются в программе вашего сканера или в письме, с которым пришли, а ссылаться на них можно по коду заказа.
Как держать каждый срок перед глазами
Сорванный срок обходится дороже переделки. Стоматологу приходится переносить приём пациента, и он начинает думать, не отдавать ли следующий заказ в другое место. Хорошая программа не просто хранит срок, а показывает его тем, кто ещё может что-то сделать.
В OPALEVI один и тот же срок виден в четырёх местах:
- Заказы — список всех заказов, который можно фильтровать по статусу и искать по коду заказа, клиенту или пациенту.
- Рабочий процесс лаборатории — доска с этапами всех открытых заказов в трёх столбцах (в ожидании, в работе, выполнено) и быстрыми фильтрами Мои задачи, Срок сегодня и Просрочено. Карточки можно перетаскивать между столбцами и передавать другому технику того же участка.
- Календарь сдачи — месяц с тем, что должно уйти из лаборатории в каждый день, с цветом по статусу.
- Сегодня — первый экран, который видит техник: его задачи, то, что нужно сдать сегодня, просроченное и следующий этап, который его ждёт.
На телефоне панель внизу экрана сразу открывает заказы, календарь и доску рабочего процесса лаборатории, так что техник может посмотреть работу на день прямо за рабочим столом, не идя к компьютеру.
Назначайте срок, который сможете выдержать
Вводите дату, когда вы действительно сдадите работу, а не дату, на которую надеялся стоматолог. Если заказу нужна примерка, оформите её отдельным заказом со своим сроком, чтобы обе даты были в календаре.
Счета клиникам и понимание, кто сколько должен
Лаборатории выставляют счета в одном из двух ритмов: по каждому заказу при сдаче или раз в месяц на клинику. Какой бы вы ни выбрали, действует одно правило: счёт должен рождаться из заказа, а не из памяти.
В OPALEVI выставить счёт по заказу можно одним действием. Команда Выставить счёт по заказу копирует строки с ценами либо в обычный счёт с непрерывной нумерацией (F-00001, F-00002…), который можно отменить, но нельзя удалить, либо в проформу для клиники, которой нужна сумма до окончательного счёта. Проформу позже можно превратить в обычный счёт. У лабораторий, работающих по месячным счетам, те же сведения собраны в одном месте: карточка клиента перечисляет все заказы со стоимостью, а кнопка Новый счёт для этого клиента начинает оттуда месячный счёт.
При первом выставлении счёта OPALEVI один раз спросит реквизиты вашей организации (название, адрес, город и регистрационный номер), чтобы они были в каждом счёте. Счета можно распечатать или скачать в PDF, отправить по электронной почте; в них указаны ваши банковские реквизиты для клиник, которые платят переводом.
Кто нам должен?
Этот вопрос задаёт каждый владелец, и ответ должен занимать секунды. Раздел Непогашенные остатки показывает, сколько клиники-заказчики ещё должны лаборатории, начиная с самого старого счёта, и отмечает просроченное. Карточка каждого клиента рассказывает то же самое об одной клинике: стоимость её заказов, сколько выставлено, сколько оплачено и какой долг остаётся.
Если лаборатория принимает наличные на стойке, Касса открывает день с начальной суммой и закрывает его с пересчитанной наличностью, так что недостача или излишек видны сразу. Клиникам, которые сначала просят назвать цену, можно отправить предложение, которое одним действием превращается в счёт после согласия; предложения включаются в разделе Настройки → Меню приложения.
Техники, регистратура и владелец: кто что видит
В лаборатории работают люди, которым нужно разное, а деньги не касаются всех. В OPALEVI у каждого человека есть роль:
- Зубной техник принимает заказы, работает над ними и возвращает их; видит предложения, но не деньги лаборатории. Техник не может добавлять клиентов и выставлять счета.
- Регистратура принимает работу, отвечает клиникам, выставляет счета и принимает оплату на стойке.
- Финансы / Бухгалтерия ведёт счета, платежи и кассу и читает финансовые отчёты.
- Администратор управляет делом: клиентами, заказами, деньгами, сотрудниками и настройками.
Каждую роль можно настроить по отдельным правам, если ваша лаборатория работает иначе. Каждый входит под своей учётной записью, поэтому общих паролей нет, а каждый сотрудник может работать на своём языке.
Десять вопросов перед выбором программы для лаборатории
Выберете ли вы OPALEVI или другую программу, задайте эти вопросы каждому варианту и отвечайте на них своими заказами, а не по демонстрации.
| Вопрос | Хороший ответ | OPALEVI |
|---|---|---|
| Хранит ли одна запись весь заказ? | Клиент, пациент, работа с ценами, даты, этапы и статус на одном экране. | Да: заказ. |
| Видит ли каждый техник, что нужно сдать сегодня? | Доска или список для каждого человека с фильтрами «срок сегодня» и «просрочено». | Да: доска рабочего процесса лаборатории и экран «Сегодня». |
| Можно ли увидеть сдачи недели одним взглядом? | Календарь сроков, а не только список. | Да: календарь сдачи. |
| Рождается ли счёт из заказа? | Одним действием, со строками и ценами самого заказа. | Да: «Выставить счёт по заказу». |
| Можно ли узнать, сколько сейчас должна каждая клиника? | Остаток по каждому клиенту и список неоплаченных счетов, самые старые сверху. | Да: карточка клиента и «Непогашенные остатки». |
| Можно ли держать деньги подальше от рабочего стола? | Роли, которые скрывают финансы от техников. | Да: роль «Зубной техник» не видит денег. |
| Работает ли программа на телефоне в кармане? | Ничего не нужно устанавливать; удобно за рабочим столом и в дороге. | Да, в браузере телефона. |
| Есть ли она на вашем языке? | Весь интерфейс, включая счета. | 47 языков интерфейса; счета печатаются на 35 из них. |
| Хранит ли она зубные карты, цвета и сканы? | Структурированные поля или хотя бы понятное место, куда это записать. | Частично: зубы и цвет записываются в строке работы или в примечаниях; сканы остаются в программе вашего сканера. |
| Сколько она будет стоить по мере роста? | Цена, которую можно рассчитать заранее. | За каждого сотрудника; заказы и клиники-заказчики никогда не считаются. |
Полная цена с калькулятором для вашей команды указана на странице с ценами. Более широкий список вопросов, охватывающий и клиники, читайте в статье как выбрать программу для клиники.
Ваш первый день: от регистрации до первого заказа
Настройка лаборатории в OPALEVI занимает один день, а не целый проект. После регистрации в качестве зуботехнической лаборатории короткий список на экране Сегодня проведёт вас через первые шаги и будет отмечать выполненные:
Добавьте стоматологов, которые у вас заказывают
Добавьте каждую клинику или стоматолога как клиента. Для начала достаточно названия, контактные данные можно добавить позже.
Составьте прайс-лист
OPALEVI предлагает короткий пример списка (керамическая коронка, полный протез, ремонт протеза). Замените его своими работами и ценами в разделе Настройки → Услуги до того, как будет выставлен первый счёт.
Примите первый заказ
Введите настоящий заказ. Его этапы появятся на доске рабочего процесса лаборатории, как только вы их добавите.
Пригласите команду
Добавьте техников и регистратуру, каждого со своей ролью, чтобы на доске появились настоящие имена.
Проведите пробный период на настоящей работе
Вводите реальные заказы этой недели в течение пяти рабочих дней. К пятнице вы узнаете, подходят ли вашей лаборатории доска, календарь и счета, чего не покажет ни одна демонстрация.
Часто задаваемые вопросы
Что такое программа для зуботехнической лаборатории?
Это программа, которая записывает каждый заказ, поступивший в зуботехническую лабораторию от клиник, ведёт его через участки лаборатории до сдачи и превращает готовую работу в счета и платежи. Она заменяет журнал заказов, бланки на лотках и таблицу для счетов одной общей записью.
Могут ли техники работать, не видя финансов лаборатории?
Да. В OPALEVI роль «Зубной техник» принимает заказы и работает над ними, но не может выставлять счета и не видит денег лаборатории: платежей, кассы и финансовых отчётов.
Работает ли она на телефоне или планшете?
Да. OPALEVI работает в браузере на компьютере, планшете или телефоне, ничего устанавливать не нужно. На телефоне нижняя панель открывает заказы, календарь и доску рабочего процесса лаборатории.
Сколько стоит OPALEVI для зуботехнической лаборатории?
Цена OPALEVI считается за каждого сотрудника, который им пользуется: 10,95 € в месяц при помесячной оплате или 7,95 € в месяц при годовой. Заказы и клиники-заказчики никогда не считаются. Цены указаны в евро, налог добавляется при оплате там, где он применяется. См. страницу с ценами.
Можно ли попробовать до оплаты?
Да. После регистрации начинается бесплатный пробный период без карты. Если по его окончании вы не выберете тариф, ничего не будет списано, а аккаунт просто станет доступен только для чтения.
